Hướng dẫn điền biểu mẫu báo cáo tiếp khách HC-07-BM03

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-07-BM03 "Báo cáo tiếp khách" được ban hành nhằm mục đích chuẩn hóa quy trình báo cáo sau mỗi hoạt động tiếp khách của công ty. Biểu mẫu này giúp ghi nhận đầy đủ thông tin về đơn vị chủ trì tiếp, thành phần tham gia, thông tin đoàn khách, nội dung và kết quả làm việc. Đây là căn cứ để Ban giám đốc và Phòng HCQT theo dõi, đánh giá hiệu quả các chuyến làm việc, đồng thời lưu trữ hồ sơ phục vụ công tác quản trị và kiểm toán nội bộ. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất cũng giúp tránh tình trạng báo cáo thiếu thông tin hoặc không đúng quy định.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ được phân công làm đầu mối tổ chức tiếp khách tại các đơn vị/phòng ban chủ trì điền. Người báo cáo thường là trưởng bộ phận hoặc nhân viên được ủy quyền trực tiếp tham gia buổi tiếp. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi kết thúc buổi tiếp khách, chậm nhất là trong vòng 2 ngày làm việc kế tiếp. Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được trình lên Quản lý trực tiếp ký duyệt, sau đó chuyển đến Phòng HCQT và Ban giám đốc để phê duyệt và lưu hồ sơ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Đánh dấu chọn hoặc ghi rõ "Ban giám đốc" và "Phòng HCQT" như mẫu. Đây là hai đơn vị nhận báo cáo bắt buộc.
2. I. Thông tin của đơn vị tiếp khách: Ghi tên đơn vị chủ trì (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật). Ở mục "Họ tên cán bộ tham gia tiếp khách", lập bảng gồm các cột: TT, Họ tên, Chức vụ, Nhiệm vụ tiếp khách. Điền đầy đủ tất cả thành viên tham gia, không bỏ sót ai.
3. 3. Thời gian tiếp: Ghi rõ giờ bắt đầu, ngày tháng năm và giờ kết thúc. Ví dụ: Lúc 8h30, ngày 15/06/2025, kết thúc 11h00. Không để trống mục này.
4. 4. Đã được BGD phê duyệt đồng ý: Ghi ngày tháng năm mà Ban giám đốc đã phê duyệt kế hoạch tiếp khách trước đó. Nếu chưa có phê duyệt, cần bổ sung trước khi nộp báo cáo.
5. II. Thông tin về Đoàn khách: Lập danh sách đoàn gồm các cột: TT, Họ tên, Chức vụ, Địa chỉ, Nơi lưu trú. Điền đầy đủ thông tin từng thành viên trong đoàn khách, đặc biệt là chức vụ và địa chỉ liên hệ.
6. III. Nội dung báo cáo: Mục 1 ghi rõ mục tiêu chuyến viếng thăm (ví dụ: khảo sát thị trường, đàm phán hợp đồng). Mục 2 lập bảng chương trình làm việc chi tiết với các cột: Thời gian, Nội dung công việc, Địa điểm, Ghi chú. Mục 3 mô tả kết quả làm việc cụ thể. Mục 4 nêu các mục tiêu hợp tác ngắn hạn và dài hạn có thể triển khai.
7. IV. Kiến nghị khác: Ghi các đề xuất, kiến nghị bổ sung nếu có (ví dụ: đề xuất hỗ trợ thêm nguồn lực, kiến nghị về chính sách ưu đãi cho đối tác). Nếu không có, ghi "Không".
8. Ngày tháng năm và chữ ký: Ghi ngày lập báo cáo. Người báo cáo ký và ghi rõ họ tên. Quản lý trực tiếp ký duyệt và ghi rõ họ tên ở phần "QUẢN LÝ".

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền bằng chữ in hoa hoặc chữ viết rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa. Nếu điền bằng máy tính, phải in ra để ký tay.
• Mọi thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần tham gia phải chính xác tuyệt đối, tránh sai lệch gây khó khăn cho công tác kiểm tra sau này.
• Phần danh sách đoàn khách cần đối chiếu với danh sách đã đăng ký trước đó với Phòng HCQT để đảm bảo khớp đúng.
• Nếu buổi tiếp khách có phát sinh chi phí, cần đính kèm thêm chứng từ thanh toán theo quy định tài chính riêng, không ghi vào biểu mẫu này.
• Biểu mẫu sau khi ký duyệt phải được scan lưu trữ điện tử và nộp bản cứng về Phòng HCQT trong vòng 3 ngày làm việc.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót thông tin ở mục "Thời gian tiếp" hoặc "Đã được BGD phê duyệt đồng ý" – đây là hai trường bắt buộc nhưng hay bị bỏ trống.
• Ghi thiếu thành viên tham gia tiếp khách, đặc biệt là các cán bộ cấp thấp hoặc nhân viên hỗ trợ hậu cần.
• Nhầm lẫn giữa "Mục tiêu chuyến viếng thăm" và "Kết quả làm việc" – mục tiêu là dự kiến trước, kết quả là thực tế đạt được.
• Không ghi địa chỉ và nơi lưu trú của đoàn khách, dẫn đến khó khăn khi cần liên hệ lại sau buổi làm việc.
• Quên ký tên hoặc ký không đúng vị trí quy định (người báo cáo ký bên phải, quản lý ký bên trái).