Hướng dẫn điền mô tả công việc nhân viên kinh doanh

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mô tả công việc nhân viên kinh doanh" (mã 1.2.15) được thiết kế để chuẩn hóa và ghi nhận chi tiết các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cũng như tiêu chuẩn tuyển dụng đối với vị trí nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp. Tài liệu này giúp nhân viên mới hiểu rõ phạm vi công việc, đồng thời hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc đánh giá hiệu suất và xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp. Ngoài ra, biểu mẫu còn là cơ sở pháp lý để xác định trách nhiệm giữa nhân viên và công ty, đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh đều được thực hiện theo đúng quy trình đã được phê duyệt.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng nhân sự hoặc Trưởng nhóm kinh doanh trực tiếp soạn thảo và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhân viên kinh doanh mới, hoặc khi cần điều chỉnh, bổ sung nhiệm vụ cho vị trí này do thay đổi chiến lược kinh doanh. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được rà soát định kỳ hàng năm để đảm bảo tính phù hợp với thực tế thị trường và mục tiêu công ty. Nhân viên kinh doanh hiện tại có thể tham khảo biểu mẫu này để hiểu rõ hơn về kỳ vọng của cấp quản lý đối với vai trò của mình.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Bộ phận: Ghi rõ "Phòng bán hàng/bộ phận kinh doanh". Đây là thông tin cố định, không thay đổi theo từng đợt tuyển dụng.
  2. Chức danh: Nhập "Nhân viên kinh doanh". Nếu có phân cấp (junior, senior), cần ghi rõ để tránh nhầm lẫn khi xếp lương.
  3. Mã công việc: Điền mã "BH-KD-NVKD" theo quy tắc: BH (Bán hàng) - KD (Kinh doanh) - NVKD (Nhân viên kinh doanh). Mã này dùng để tra cứu trong hệ thống nhân sự.
  4. Cán bộ quản lý trực tiếp: Ghi "Trưởng nhóm kinh doanh". Đây là người sẽ trực tiếp giám sát, đánh giá và phê duyệt báo cáo của nhân viên.
  5. Nhiệm vụ: Liệt kê chi tiết từng đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Các nhiệm vụ bao gồm: duy trì quan hệ khách hàng hiện có, lập kế hoạch công tác tuần/tháng, nắm rõ sản phẩm và đối thủ, tiếp xúc và ghi nhận thông tin khách hàng, soạn thảo hợp đồng, đốc thúc giao hàng và thanh toán, xử lý khiếu nại, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cập nhật kiến thức và chăm sóc khách hàng theo lịch trình.
  6. Quyền hạn: Ghi rõ "Đề xuất phương án thực hiện hợp đồng và phương án tiếp cận khách hàng hiệu quả". Nhân viên có quyền đề xuất nhưng không có quyền quyết định cuối cùng.
  7. Báo cáo uỷ quyền: Nhập "Báo cáo công việc trực tiếp Trưởng kênh bán hàng". Mọi báo cáo hàng ngày, tuần, tháng đều phải gửi cho người này.
  8. Tiêu chuẩn công việc: Ghi các yêu cầu về trình độ (Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketing), kỹ năng (thành thạo vi tính văn phòng), phẩm chất (nhiệt tình, năng động, nhạy bén) và kinh nghiệm (ít nhất 1 năm).

Lưu ý quan trọng

  • Mỗi nhiệm vụ trong phần "Nhiệm vụ" cần được mô tả cụ thể, có thể đo lường được, tránh dùng từ chung chung như "làm việc chăm chỉ".
  • Mã công việc phải thống nhất với mã trong hợp đồng lao động và bảng lương để tránh sai sót khi tính toán thu nhập.
  • Tiêu chuẩn công việc cần được cập nhật theo từng thời kỳ, đặc biệt khi thị trường thay đổi về yêu cầu kỹ năng số hoặc ngoại ngữ.
  • Biểu mẫu sau khi điền xong phải được Trưởng phòng nhân sự và Trưởng nhóm kinh doanh ký duyệt trước khi ban hành chính thức.
  • Lưu bản cứng và bản mềm vào hồ sơ nhân sự của công ty, đồng thời gửi một bản cho nhân viên mới trong ngày đầu tiên đi làm.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa "nhiệm vụ" và "quyền hạn": Nhiều người điền quyền hạn quá rộng (ví dụ: "được ký hợp đồng") trong khi thực tế nhân viên chỉ có quyền đề xuất, dẫn đến tranh chấp sau này.
  • Bỏ sót mã công việc hoặc điền sai mã: Điều này gây khó khăn khi tra cứu trong hệ thống phần mềm nhân sự và tính lương.
  • Tiêu chuẩn công việc quá chung chung: Ví dụ chỉ ghi "có kinh nghiệm" mà không nêu rõ số năm tối thiểu, khiến ứng viên không đạt yêu cầu vẫn nộp hồ sơ.
  • Không cập nhật nhiệm vụ mới: Khi công ty triển khai thêm kênh bán hàng online nhưng biểu mẫu vẫn chỉ ghi nhiệm vụ bán hàng truyền thống, gây thiếu sót trong đánh giá hiệu suất.
  • Thiếu chữ ký xác nhận: Biểu mẫu không có chữ ký của cấp quản lý sẽ không có giá trị pháp lý khi xảy ra tranh chấp lao động.

Nội dung biểu mẫu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH DOANH

Bộ phận

Phòng bán hàng/bộ phận kinh doanh

Chức danh

Nhân viên kinh doanh

Mã công việc

BH-KD-NVKD

Cán bộ quản lý trực tiếp

Trưởng nhóm kinh doanh

1.Nhiệm vụ:

-Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.

-Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt.

-Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.

-Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này.

-Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh.

-Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ.

-Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao.

-Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng….

-Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong.

-Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

-Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng.

-Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó.

-Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định.

2.Quyền hạn: Đề xuất phương án thực hiện hợp đồng với khách hàng, đế xuất các phương án tiếp can khách hàng hiệu quả.

3.Báo cáo uỷ quyền: Báo cáo công việc trực tiếp Trưởng kênh bán hàng.

4.Tiêu chuẩn công việc:

-Trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketting.

-Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm liên quan đến công việc, làm việc độc lập.

-Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén.

-Thúc đẩy kinh doanh, kỹ năng giao tiếp.

-Kinh nghiệm kinh doanh ít nhất 1 năm trở lên.