Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ tổ chức phòng bán hàng" được thiết kế nhằm chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ trong bộ phận bán hàng. Tài liệu này giúp mỗi cá nhân và phòng ban trực thuộc hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình, từ đó thực hiện công việc đúng quy trình, đạt hiệu quả cao. Đồng thời, biểu mẫu còn hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc quản lý nhân sự, phát triển đội ngũ theo chiến lược kinh doanh của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Bán hàng hoặc người được ủy quyền (như Trưởng nhóm kinh doanh, Giám đốc bán hàng) chịu trách nhiệm soạn thảo và cập nhật. Thời điểm điền thường là khi thành lập phòng bán hàng mới, khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức (thêm kênh bán hàng, sáp nhập chi nhánh), hoặc định kỳ hàng năm để rà soát, điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Nhân viên mới cần đọc kỹ biểu mẫu này để nắm được sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ của phòng ban mình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục đích: Ghi rõ ba mục tiêu chính: đảm bảo cá nhân thực hiện đúng chức năng, tránh chồng chéo giữa các phòng, và phát triển đội ngũ nhân viên. Không thêm bớt nội dung ngoài phạm vi này.
2. Phạm vi: Xác nhận văn bản này áp dụng cho toàn bộ bộ phận bán hàng, bao gồm tất cả các kênh và chi nhánh. Không mở rộng sang các phòng ban khác như marketing hay kế toán.
3. Sơ đồ tổ chức: Liệt kê chi tiết từng kênh bán hàng: siêu thị (mỗi siêu thị ít nhất 2 nhân viên theo ca, có giám sát và trưởng kênh), đại lý (do trưởng kênh phụ trách, có thể có thư ký), cửa hàng (cửa hàng trưởng quản lý nhân viên), bán hàng trực tiếp (trưởng nhóm kinh doanh và nhân viên kinh doanh), và chi nhánh (giám đốc chi nhánh trực thuộc giám đốc bán hàng).
4. Chức năng 2.1: Mô tả việc triển khai bán hàng để đạt doanh thu mục tiêu. Cần ghi rõ các chỉ tiêu được ban giám đốc giao.
5. Chức năng 2.2: Trình bày nhiệm vụ quản trị hàng hóa: nhập xuất, điều phối cho các cửa hàng, và đặt hàng sản xuất. Không bỏ sót khâu kiểm kê tồn kho.
6. Chức năng 2.3: Nêu rõ vai trò tham mưu cho ban giám đốc về phát triển thương hiệu, kênh phân phối và nhãn hiệu mới. Đây là phần quan trọng thể hiện tính chiến lược của phòng.
7. Chức năng 2.4: Ghi nhận trách nhiệm tham gia tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn nhân sự trong bộ phận. Cần đề cập đến việc xây dựng quy chế đào tạo và quy trình công việc.
8. Chức năng 2.5: Mô tả công tác kiểm tra giám sát, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Phần này phải phù hợp với quy chế công ty.
9. Nhiệm vụ 3.1: Chi tiết hóa chức năng 2.1: ra chỉ tiêu doanh thu tháng, phân bổ cho các kênh, theo dõi hàng hóa xuất nhập, lập sổ sách tồn kho, soạn tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, lập kế hoạch quảng cáo khuyến mãi, và kiểm tra giám sát nhân viên.
10. Nhiệm vụ 3.2: Cụ thể hóa chức năng 2.2: tổ chức hệ thống thu thập dữ liệu hàng hóa (nhập xuất tồn, vận tốc bán), thu thập thông tin sản phẩm mới và ý kiến khách hàng, lập kế hoạch đặt hàng sản xuất.
11. Nhiệm vụ 3.3: Thực hiện chức năng 2.3: tham mưu cho BGĐ về phát triển thương hiệu, kênh phân phối và xây dựng nhãn hiệu mới. Cần ghi rõ từng đề xuất cụ thể.
12. Nhiệm vụ 3.4: Thực hiện chức năng 2.4: lên kế hoạch tuyển dụng, xây dựng quy chế đào tạo, và quy trình công việc trong bộ phận cùng mối quan hệ với các phòng khác.
13. Nhiệm vụ 3.5: Thực hiện chức năng 2.5: lập kế hoạch giao việc, kiểm tra giám sát, khen thưởng kỷ luật, xét tăng lương và điều động nhân sự.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo tính nhất quán giữa sơ đồ tổ chức và các chức năng, nhiệm vụ được mô tả. Ví dụ: nếu có kênh siêu thị thì phải có mục nhiệm vụ tương ứng cho kênh này.
• Không tự ý thêm hoặc bỏ sót bất kỳ kênh bán hàng nào đang hoạt động thực tế. Mọi thay đổi về cơ cấu đều phải được cập nhật kịp thời.
• Các chỉ tiêu doanh thu, kế hoạch đào tạo, quy chế khen thưởng phải phù hợp với văn bản pháp lý hiện hành của công ty, tránh mâu thuẫn.
• Người điền cần tham khảo ý kiến của trưởng các kênh bán hàng để đảm bảo thông tin chính xác, tránh áp đặt chủ quan.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa chức năng và nhiệm vụ: chức năng là vai trò tổng quát, nhiệm vụ là hành động cụ thể. Ví dụ: "quản trị hàng hóa" là chức năng, còn "lập sổ sách theo dõi tồn kho" là nhiệm vụ.
• Bỏ sót kênh bán hàng trong sơ đồ tổ chức, đặc biệt là các kênh mới phát sinh như bán hàng online hoặc chi nhánh vùng miền.
• Ghi chức năng 2.3 (tham mưu) quá chung chung, không nêu rõ lĩnh vực tham mưu như thương hiệu hay kênh phân phối.
• Không cập nhật khi có thay đổi nhân sự hoặc cơ cấu, dẫn đến tài liệu lạc hậu, gây hiểu lầm cho nhân viên mới.
• Viết nhiệm vụ 3.5 (khen thưởng, kỷ luật) không khớp với quy chế công ty, dễ gây tranh cãi khi thực hiện.