Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mô tả công việc nhân viên Thiết kế đồ họa" (mã TT-TKĐH) được xây dựng nhằm chuẩn hóa và hệ thống hóa các nhiệm vụ, quyền hạn, yêu cầu năng lực đối với vị trí nhân viên thiết kế đồ họa thuộc Phòng tiếp thị. Tài liệu này giúp nhân viên hiểu rõ phạm vi công việc, trách nhiệm và tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để bộ phận nhân sự tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực định kỳ. Việc điền đúng và đầy đủ biểu mẫu này đảm bảo tính minh bạch trong quản lý nhân sự và hỗ trợ xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng tiếp thị hoặc cán bộ quản lý trực tiếp (người được phân công phụ trách nhân sự) chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu bao gồm: khi tuyển dụng nhân viên mới cho vị trí thiết kế đồ họa, khi có sự thay đổi về nhiệm vụ hoặc yêu cầu công việc, hoặc định kỳ hàng năm trong quá trình đánh giá và điều chỉnh mô tả công việc. Nhân viên thiết kế đồ họa cũng có thể tham khảo biểu mẫu này để hiểu rõ trách nhiệm của mình và đối chiếu với công việc thực tế. Sau khi điền, biểu mẫu cần được Trưởng phòng tiếp thị phê duyệt và lưu trữ tại bộ phận nhân sự.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bộ phận: Ghi rõ "Phòng tiếp thị" – đây là bộ phận chính thức của vị trí này. Không ghi tên phòng ban khác hoặc để trống.
2. Chức danh: Ghi "Nhân viên thiết kế đồ họa" – đúng chức danh theo quy định của công ty. Không viết tắt hoặc thay đổi tên chức danh.
3. Mã công việc: Ghi "TT-TKĐH" – mã này được quy định sẵn cho vị trí thiết kế đồ họa thuộc Phòng tiếp thị. Cần kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn với mã của vị trí khác.
4. Cán bộ quản lý trực tiếp: Ghi "Trưởng phòng tiếp thị" – đây là người quản lý trực tiếp, chịu trách nhiệm giám sát và đánh giá công việc của nhân viên thiết kế đồ họa.
5. Nhiệm vụ, quyền hạn: Liệt kê đầy đủ các nhiệm vụ từ mục 1 trong biểu mẫu, bao gồm: lên kế hoạch thiết kế, phối hợp với các bộ phận, báo cáo tổng kết, sáng tạo hình ảnh, xử lý hình ảnh, phối hợp in ấn, tạo mẫu POSM, giám sát thi công, đề xuất nhân lực, thực hiện quy chế công ty, báo cáo định kỳ và các công việc khác theo chỉ đạo. Mỗi nhiệm vụ cần được mô tả ngắn gọn, rõ ràng, không thêm bớt nội dung.
6. Yêu cầu: Ghi đầy đủ các yêu cầu từ mục 2 trong biểu mẫu, bao gồm: trình độ học vấn (Cao đẳng trở lên chuyên ngành thiết kế đồ họa), trình độ ngoại ngữ (Anh văn B), kỹ năng vi tính (thành thạo phần mềm thiết kế), các khóa huấn luyện (quảng cáo, truyền thông, ISO 9000), năng lực quản lý, sáng tạo, nhạy bén thị trường, khả năng làm việc dưới áp lực, trung thực, ham học hỏi, năng động và làm việc nhóm. Không bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được điền bằng tiếng Việt, rõ ràng, không viết tắt, không tẩy xóa. Sử dụng font chữ và cỡ chữ thống nhất theo quy định của công ty.
• Mỗi nhiệm vụ trong phần "Nhiệm vụ, quyền hạn" cần được đánh số thứ tự hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi. Không gộp chung các nhiệm vụ khác nhau vào một dòng.
• Phần "Yêu cầu" cần phân loại rõ ràng: yêu cầu về trình độ, kỹ năng, năng lực và phẩm chất cá nhân. Điều này giúp bộ phận nhân sự dễ dàng đối chiếu khi tuyển dụng.
• Sau khi điền xong, biểu mẫu cần được Trưởng phòng tiếp thị ký duyệt và đóng dấu (nếu có). Bản sao được lưu tại phòng nhân sự và phòng tiếp thị.
• Khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức hoặc nhiệm vụ, biểu mẫu cần được cập nhật kịp thời và thông báo đến nhân viên liên quan.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn mã công việc: Một số người điền nhầm mã của vị trí khác (ví dụ: TT-PR) thay vì TT-TKĐH. Cần kiểm tra kỹ danh mục mã công việc trước khi điền.
• Bỏ sót nhiệm vụ quan trọng: Nhiều người chỉ liệt kê nhiệm vụ chính mà quên các nhiệm vụ phối hợp hoặc báo cáo định kỳ. Cần đọc kỹ toàn bộ danh sách nhiệm vụ trong biểu mẫu gốc.
• Ghi yêu cầu không đầy đủ: Thường bỏ qua các yêu cầu về khóa huấn luyện ISO 9000 hoặc năng lực quản lý. Đây là những yêu cầu bắt buộc theo quy định của công ty.
• Viết tắt chức danh: Một số người viết "NV TKĐH" thay vì "Nhân viên thiết kế đồ họa". Cần viết đầy đủ chức danh theo đúng quy định.
• Không cập nhật khi có thay đổi: Biểu mẫu cũ được sử dụng lại mà không điều chỉnh theo nhiệm vụ mới. Cần rà soát định kỳ và cập nhật nội dung cho phù hợp với thực tế.