Mô tả công việc Chánh văn phòng - Mẫu biểu mẫu công ty

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu mô tả công việc Chánh văn phòng được sử dụng để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, tiêu chuẩn và yêu cầu công việc của vị trí này trong công ty. Mẫu giúp nhân sự hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và các hoạt động cụ thể mà Chánh văn phòng cần thực hiện trong quá trình vận hành của bộ phận văn phòng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này được sử dụng chủ yếu bởi bộ phận nhân sự hoặc quản lý cấp cao khi xây dựng hoặc cập nhật mô tả công việc cho vị trí Chánh văn phòng. Người điền biểu mẫu thường là người phụ trách tuyển dụng, quản lý nhân sự hoặc người có thẩm quyền trong bộ phận hành chính – tổng hợp. Biểu mẫu nên được cập nhật định kỳ hoặc khi có thay đổi trong chức năng, nhiệm vụ của vị trí.

Hướng dẫn điền từng mục

Bộ phận: Ghi rõ tên bộ phận mà vị trí Chánh văn phòng thuộc về, ví dụ: "Văn phòng công ty".
Chức danh: Điền chính xác tên chức danh là "Chánh văn phòng".
Mã công việc: Ghi mã duy nhất của vị trí, ví dụ: "VPCT-CVP".
Cán bộ quản lý trực tiếp: Ghi tên người quản lý trực tiếp, ví dụ: "Giám đốc".
Nhiệm vụ tổng quát: Liệt kê các nhiệm vụ chính theo từng điểm như: hoạch định kế hoạch, tổ chức hoạt động, quản lý nhân viên, phối hợp với các bộ phận, lập ngân sách, phát triển đội ngũ, triển khai kế hoạch, kiểm soát thực hiện, cải tiến liên tục.
Nhiệm vụ cụ thể: Phân chia theo thời gian: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Mỗi nhóm nhiệm vụ cần ghi rõ nội dung cụ thể như: tiếp nhận chỉ đạo, phân công công việc, kiểm tra văn bản, tổ chức họp, báo cáo định kỳ, xây dựng kế hoạch, tổ chức hội nghị, tổng kết hoạt động, đề xuất khen thưởng kỷ luật.
Quyền hạn: Liệt kê các quyền hạn cụ thể mà Chánh văn phòng có như: ký sao y bản chính, ký giấy giới thiệu, duyệt chi thù lao, quyết định cấp/điều chuyển mã số điện thoại nội bộ, cung cấp thông tin, duyệt chi phí mua sách, từ chối tuyển dụng, duyệt danh sách tham gia đào tạo, giao việc, kiểm tra, xử lý kỷ luật, ký giấy ra vào cổng.
Tiêu chuẩn: Ghi rõ trình độ chuyên môn (đại học chuyên ngành Hành chính hoặc ngành khác có đào tạo thêm), kiến thức (quản lý, hành chính, pháp luật, thông tin), kỹ năng (hoạch định, tổ chức, giao tiếp, làm việc nhóm, kiểm tra giám sát, soạn thảo văn bản) và tố chất (năng động, sáng tạo, chịu áp lực, cẩn thận, siêng năng).

Lưu ý quan trọng

Đảm bảo các nhiệm vụ và quyền hạn được liệt kê rõ ràng, không chồng chéo hoặc thiếu sót.
Phải cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi trong chức năng hoặc quy trình làm việc của vị trí.
Các tiêu chuẩn và yêu cầu cần phù hợp với thực tế công việc và năng lực của người đảm nhiệm.
Phải có sự đồng thuận giữa người quản lý và bộ phận nhân sự khi điền các mục liên quan đến quyền hạn và mức thưởng kỷ luật.
Đảm bảo nội dung mô tả công việc phù hợp với các quy định của công ty và pháp luật hiện hành.

Lỗi thường gặp

Không phân biệt rõ giữa nhiệm vụ tổng quát và nhiệm vụ cụ thể, dẫn đến biểu mẫu rối rắm, khó hiểu.
Quyền hạn được liệt kê quá rộng hoặc quá hẹp, không phản ánh đúng thực tế công việc.
Thiếu các tiêu chuẩn kỹ năng và tố chất cần thiết cho vị trí, khiến việc tuyển dụng không hiệu quả.
Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi trong chức năng hoặc quy trình làm việc của bộ phận.
Viết nội dung mô tả quá chung chung, thiếu chi tiết cụ thể khiến nhân viên khó áp dụng vào thực tế.

Nội dung biểu mẫu

BẢNG MÔ TẢ CHÁNH VĂN PHÒNG

Bộ phận	Văn phòng công ty
Chức danh	Chánh văn phòng
Mã công việc	VPCT-CVP
Cán bộ quản lý trực tiếp	Giám đốc

1.Nhiệm vụ:

a)Nhiệm vụ tổng quát:

−Hoạch định kế hoạch hoạt động dài, trung, ngắn hạn của VPCTy theo chiến lược công ty và chỉ đạo cấp trên.

−Tổ chức VPCTy nhằm hình thành một bộ máy hoạt động hữu hiệu có kết quả, hiệu quả, năng suất và chất lượng.

−Quản lý nhân viên VP công ty; Giám sát, nhắc nhở việc thực hiện các c ông việc hành chính, pháp chế, lễ tân, thông tin …. Đảm bảo hoạt động thông suốt tòan Công ty.

−Phối hợp toàn lực lượng VPCTy, phối hợp tốt với các bộ phận bên trong và bên ngoài Công ty để hoàn thành mục tiêu đề ra.

−Lập ngân sách tối ưu để hoạt động và kiểm soát việc thực hiện ngân sách.

−Xây dựng và phát triển đội ngũ CBNV VPCTy, phát triển cán bộ kế thừa.

−Triển khai kế hoạch, vạch ra những giải pháp, biện pháp cụ thể nhằm đạt mục tiêu Kế hoạch đã đề ra.

−Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch và chương trình hành động.

−Cải tiến liên tục nhằm đảm bảo hoàn thành và hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ đã cam kết.

b)Nhiệm vụ cụ thể:

i)Nhiệm vụ hàng ngày

−Tiếp nhận và xử lý kịp thời các chỉ đạo của GĐ, thông tin của các đơn vị trong và ngoài Công ty, báo cáo của CBNV trong VPCty.

−Phân công, giao việc, hướng dẫn cho CBNV trong VP thực hiện những công việc mới phát sinh.

−Kiểm tra, hiệu chỉnh các văn bản, báo cáo, kế hoạch, phương án, v.v.. của CBNV trong VPCTy trước khi trình duyệt hoặc phát hành.

−Phối hợp các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh.

−Tham mưu, tham gia ý kiến với hoạt động của các đơn vị, của Công ty.

ii)Nhiệm vụ hàng tuần

−Triển khai xây dựng và kiểm tra thực hiện kế hoạch công tác tuần của CBNV VPCty.

−Nhắc nhở rút kinh nghiệm, bổ sung kịp thời các thiếu sót trong công tác của CBNV VPCty.

−Kiểm tra chương trình làm việc với các đơn vị bên trong và ngoài Công ty.

iii)Nhiệm vụ hàng tháng

−Báo cáo các chương trình công tác của VPCTy định kỳ theo yêu cầu.

−Xây dựng, triển khai và kiểm tra thực hiện kế hoạch công tác tháng của VP.

−Phối hợp các đơn vị thực hiện các công tác hành chánh định kỳ như kiểm tra lưu trữ soát xét văn bản.

−Tổ chức họp SXKD định kỳ hàng tháng của Công ty.

iv)Nhiệm vụ hàng quý

−Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động quý của đơn vị .

−Lập kế hoạch công tác quý của đơn vị .

−Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác quý của Công ty

v)Nhiệm vụ hàng năm và không định kỳ

−Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm của đơn vị.

−Lập kế hoạch công tác năm của đơn vị.

−Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác năm - tất niên của Công ty.

−Tổng hợp báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm của các đơn vị trong Công ty.

−Tổ chức các Lễ hội, sự kiện lớn trong năm.

−Đề xuất xếp lương, điều chỉnh mức lương chức danh, khen thưởng, kỷ luật đối với CBCNV trong đơn vị.

2.Quyền hạn:

−Ký sao y bản chính các hồ sơ, giấy tờ của Công ty;

−Ký giấy giới thiệu cử CBCNV các đơn vị trong Công ty đi liên hệ công tác;

−Duyệt chi thù lao cho công tác thông tin của Tổ thông tin tuyên truyền trên cơ sở phương án đã được GĐ phê duyệt.

−Quyết định cấp/điều chuyển/thu hồi mã số điện thọai nội bộ (3 số) của các đơn vị.

−Cung cấp thông tin cho các cơ quan nhà nước, các phương tiện thông tin đại chúng.

−Được duyệt chi phí mua sách cho Thư viện Pháp luật, mua thẻ (card) cập nhật phần mềm Thư viện pháp luật với mức không quá 3 triệu đồng/ lần và không quá 3 lần/năm.

−Có quyền từ chối tuyển dụng nhân sự không đạt tiêu chuẩn công việc.

−Duyệt danh sách CBNV thuộc đơn vị tham dự các khóa đào tạo do công ty tổ chức.

−Được quyền giao việc, kiểm tra công việc của CBNV trong đơn vị. Được quyền trả nhân sự không đáp ứng yêu cầu công việc (năng lực kém, thường xuyên vi phạm, không hoàn thành nhiệm vụ, …) về Phong NS để bố trí việc khác hoặc cho nghỉ việc.

−Quyết định khen thưởng CBNV trong đơn vị mức tối đa 300.000 đ/trường hợp và không quá 2.000.000 đ/tháng.

−Quyết định xử lý kỷ luật CBNV trong đơn vị mức tối đa khiển trách;

−Ký giấy ra vào cổng cho CBCNV trong đơn vị.

3.Tiều chuẩn:

−Trình độ chuyên môn: Đại học chuyên ngành Hành chính hoặc ngành khác nhưng được đào tạo thêm có kiến thức và hiểu biết về công tác hành chính

−Kiến thức: có kiến thức về quản lý, công tác hành chính, pháp luật, thông tin. Có hiểu biết về tổ chức và hoạt động của Công ty.

−Kỹ năng: Hoạch định, Tổ chức, Giao tiếp nhân sự, Làm việc theo đội nhóm, Phân công - ủy quyền, Kiểm tra - Giám sát, Đánh giá, Thuyết trình, Soạn thảo văn bản.

−4. Tố chất: Năng động, sáng tạo, phối hợp tốt, chịu áp lực, cẩn thận, siêng năng.