QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

TỔNG CỤC TRƯỞNG
TỔNG CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG

Quyết định số 27/2014/QĐ-TTg ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;

Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 403/QĐ-TĐC ngày 26/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng về việc ban hành “Hướng dẫn thực hiện hoạt động tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước”.

HƯỚNG DẪN

THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2249/QĐ-TĐC ngày 04 tháng 12 năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng)

QUY ĐỊNH CHUNG

Văn bản này quy định về các nội dung thực hiện trong quá trình tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (dưới đây viết tắt là Hệ thống quản lý chất lượng) đối với cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

1. Tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập đã được cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện tư vấn xây dựng HTQLCL đối với cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính theo quy định tại Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (sau đây viết tắt là Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN).

Chương II

CÁC NỘI DUNG CẦN THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH TƯ VẤN

Quá trình tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng tại cơ quan bao gồm: chuẩn bị hoạt động tư vấn (gồm các hoạt động: tiếp xúc ban đầu; xem xét khả năng tiến hành tư vấn; chuẩn bị tài liệu, văn bản cho hoạt động tư vấn); đánh giá thực trạng và lập kế hoạch tư vấn; đào tạo kiến thức về Hệ thống quản lý chất lượng, cách thức xây dựng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc và chuyên gia đánh giá nội bộ cho cơ quan; hướng dẫn xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng, thực hiện đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục, tổ chức cuộc họp xem xét của Lãnh đạo; hướng dẫn công bố, duy trì, cải tiến, cập nhật Hệ thống quản lý chất lượng.

1. Tiếp xúc ban đầu:

2. Xem xét khả năng tiến hành tư vấn:

- Thông tin về cơ quan và Hệ thống quản lý chất lượng đăng ký tư vấn là đầy đủ để có thể tiến hành các hoạt động tư vấn;

- Tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập đáp ứng quy định để được thực hiện hoạt động tư vấn;

b) Tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập xác định thời gian cần thiết để hoạch định và hoàn thành công việc tư vấn. Thời gian và cơ sở để xác định mức thời gian này phải được lưu hồ sơ. Ngoài ra, tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập phải xem xét tới các khía cạnh sau:

- Quy định luật pháp liên quan;

- Mức độ sẵn có của Hệ thống quản lý chất lượng trước đây tại cơ quan.

a) Dựa vào yêu cầu tư vấn, tổ chức tư vấn xác định yêu cầu năng lực của các chuyên gia trực tiếp thực hiện việc tư vấn. Tổ chức tư vấn phải bảo đảm:

- Các tài liệu đào tạo, cách thức đào tạo của chuyên gia tư vấn đã được tổ chức tư vấn xem xét, phê duyệt;

b) Tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập phải bảo đảm mọi nhiệm vụ chuyên gia tư vấn cần thực hiện được xác định rõ và thông tin chính thức tới cơ quan. Các nhiệm vụ này bao gồm:

- Giúp cơ quan căn cứ vào các thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức, cá nhân đã được công bố theo quy định của pháp luật và mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng (nếu có) để xác định lĩnh vực, phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng, bảo đảm toàn bộ hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân được áp dụng;

- Hướng dẫn thành lập Ban Chỉ đạo xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng (gọi tắt là Ban Chỉ đạo ISO);

- Hướng dẫn thực tế xây dựng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc; hướng dẫn xây dựng mở rộng Hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng yêu cầu quy định;

- Hướng dẫn thực hiện đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng đối với các điểm không phù hợp trong quá trình đánh giá nội bộ; hoạt động xem xét của Lãnh đạo;

Điều 5. Đánh giá thực trạng và lập kế hoạch tư vấn

2. Căn cứ vào đánh giá thực trạng và phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng tại cơ quan, tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập xây dựng kế hoạch tổng thể cho quá trình tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng. Kế hoạch này làm rõ các giai đoạn thực hiện; sản phẩm, kết quả cần đạt được; dự kiến số ngày công tư vấn; trách nhiệm của chuyên gia tư vấn và trách nhiệm phối hợp của cơ quan. Kế hoạch tư vấn phải được tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập và cơ quan thỏa thuận, ký kết.

a) Tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập lập kế hoạch tư vấn cho từng giai đoạn làm việc với cơ quan, thỏa thuận với cơ quan;

Điều 6. Đào tạo về xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng

1. Đào tạo kiến thức về Hệ thống quản lý chất lượng cho Ban chỉ đạo ISO và toàn thể cán bộ, công chức trong phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng. Thời gian tối thiểu 1,5 ngày (1,5 ngày công).

3. Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng. Thời gian tối thiểu 02 ngày (02 ngày công).

Điều 7. Hướng dẫn xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng

1. Hướng dẫn cơ quan thành lập Ban chỉ đạo ISO (Trưởng Ban chỉ đạo là Lãnh đạo cơ quan); xây dựng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, quy trình, thủ tục, hồ sơ và các tài liệu theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng và theo đúng phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng đã được xác định trong kế hoạch.

3. Hướng dẫn cơ quan ban hành và kiểm soát hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc theo các quy định của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

a) Phổ biến, hướng dẫn để các cán bộ, công chức hiểu và thực hiện các quy định của Hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng;

c) Chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng như cặp file, tủ hồ sơ tài liệu, văn phòng phẩm phục vụ việc sắp xếp, cải tiến việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu..

5. Hướng dẫn cơ quan tổ chức đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng và xem xét của Lãnh đạo với các nội dung sau:

b) Lập chương trình đánh giá nội bộ trong năm hoặc một giai đoạn thích hợp và kế hoạch chi tiết cho một cuộc đánh giá nội bộ;

d) Thực hiện hành động khắc phục và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng đối với các điểm không phù hợp phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ;

Điều 8. Hướng dẫn công bố, duy trì, cải tiến, cập nhật Hệ thống quản lý chất Iượng

Sau khi cơ quan xây dựng xong Hệ thống quản lý chất lượng và đưa vào áp dụng, tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập có trách nhiệm hướng dẫn cơ quan đánh giá xác định mức độ phù hợp của Hệ thống quản lý chất lượng so với yêu cầu của tiêu chuẩn theo đúng lĩnh vực, phạm vi áp dụng đã được xác định trong kế hoạch.

Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

4. Khi được yêu cầu, tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập tổ chức đào tạo, hướng dẫn thêm cho cơ quan trong quá trình áp dụng, duy trì, cải tiến, cập nhật thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng để áp dụng.

NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN XÂY DỰNG, ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ CỦA TỔ CHỨC TƯ VẤN, CHUYÊN GIA TƯ VẤN ĐỘC LẬP

1. Cơ quan chuẩn bị tất cả các điều kiện cần thiết cho hoạt động tư vấn, bao gồm việc cung cấp thông tin và bố trí cán bộ phối hợp với chuyên gia tư vấn trong suốt quá trình tiến hành tư vấn.

Điều 41 Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN.

1. Thực hiện hoạt động tư vấn đối với cơ quan khi có yêu cầu theo quy định tại Quyết định này và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình theo quy định của pháp luật.

Khoản 1 Điều 22 Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN./.