Kính gửi:

Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;

điểm 2 của Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới; sau khi trao đổi xin ý kiến Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Bản hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ kèm theo.

BẢN HƯỚNG DẪN

LẬP DỰ ÁN VU KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG, CẢI TẠO KHO LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo văn bản số 283/LTNN-KH ngày 03 tháng 7 năm 2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước)

Việc lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ của các Bộ, ngành và địa phương phải tuân theo các quy định quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ.

II. Những nội dung chính của dự án đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ

2. Chủ đầu tư: Văn phòng UBND tỉnh, hoặc Văn phòng Bộ.

- Thủ tướng Chính phủ - đối với các dự án nhóm A.

4. Địa điểm xây dựng: Địa danh cụ thể nơi công trình xây dựng.

6. Những căn cứ để xác định sự cần thiết phải đầu tư:

b. Đánh giá về hiện trạng cơ sở vật chất, kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ của đơn vị, tình hình tài liệu lưu trữ hiện có; nhu cầu thu nhận tài liệu lưu trữ hàng năm. Phân tích khả năng đáp ứng về cơ sở vật chất, kho tàng đối với nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ hiện tại và tương lai.

7. Lựa chọn hình thức đầu tư.

- Đối với các Bộ, ngành, địa phương chưa có kho lưu trữ;

b. Cải tạo, nâng cấp:

- Đối với yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành, sau đó phải giao nộp để bảo quản cố định tại trung tâm, kho lưu trữ lịch sử.

a. Căn cứ vào khối lượng tài liệu lưu trữ (mét giá) hiện có đang bảo quản tại cơ quan.

c. Tổng số khối lượng tài liệu tính theo mét giá; số tài liệu lưu trữ hiện có cộng với số tài liệu sẽ thu tiếp là nhu cầu cần bảo quản tại kho và là căn cứ để tính tổng diện tích kho phải đầu tư xây dựng.

Căn cứ nhu cầu bảo quản tài liệu đã xác định ở điểm 8 nói trên và diện tích cho các hoạt động cần thiết khác tại cơ quan lưu trữ để xác định mặt bằng sử dụng.

a. Khu vực kho tài liệu. Diện tích sàn kho được tính theo công thức:

b. Khu vực hành chính và xử lý kỹ thuật bao gồm:

- Khu vực tiếp nhận tài liệu, bảo quản tạm.

- Khu vực khử trùng tài liệu.

Số diện tích sàn khu vực này thường chiếm khoảng 30% diện tích sàn kho.

a. Đối với các kho lưu trữ có sử dụng giá cố định bảo quản tài liệu: tải trọng là 1.200 kg/m².

Tùy theo tính chất của tài liệu và địa chất công trình, tải trọng sàn có thể thay đổi cao hơn, nhưng không được thấp hơn mức quy định trên.

a. Chế độ nhiệt độ, độ ẩm:

Độ ẩm: 50% (± 5%)

Độ ẩm: 35% (± 5%)

Độ ẩm: 35% (± 5%)

Độ ẩm: 35% (± 5%)

Độ ẩm: 45% (± 5%)

c. Chế độ thông gió luôn duy trì lượng gió lưu thông luân chuyển 1-8 lần trong 1 giờ.

- Khí sunfuarơ: 3.

- Khí CO₂ 3.

a. Yêu cầu phòng chống cháy: có hệ thống báo cháy tự động, chữa cháy bán tự động bằng khí hoặc nước; tường kho chịu lửa 4 giờ; cửa kho mở ra ngoài; có cầu thang cứu hoả, thoát hiểm an toàn; xung quanh nhà có hệ thống đường cho xe cứu hoả và hệ thống nước cứu hoả. Bản thiết kế thi công của kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy tham gia ý kiến.

c. Yêu cầu phòng chống mối, chuột và côn trùng: khi xây dựng kho, nền nhà kho phải xử lý chống mối. Cửa kho phải được thiết kế chống côn trùng và chống chuột.

13. Các phương án lựa chọn địa điểm xây dựng.

b. Hướng chính: cố gắng chọn hướng đông nam.

14. Phân tích, lựa chọn phương án dây chuyển công nghệ xử lý tài liệu lưu trữ:

a. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: thu tài liệu, bao quản tạm, phân loại, chỉnh lý, loại huỷ tài liệu hết giá trị, làm công cụ tra cứu, khử trùng, đưa vào bảo quản chính thức.

c. Tổ chức sử dụng tài liệu: phòng đọc phục vụ độc giả; phòng công cục tra cứu, tài liệu tham khảo; phòng máy tính; phòng sao chụp tài liệu; phòng trưng bày triển lãm tài liệu.

Vậy diện tích sàn của công trình lưu trữ phải được bố trí theo dây chuyền hợp lý, phù hợp với quy trình xử lý kỹ thuật của tài liệu và khai thác thông tin tài liệu lưu trữ là: đầu vào - xử lý kỹ thuật và bảo quản - khai thác thông tin đầu ra.

a. Các phương án qui hoạch của kho lưu trữ: khi lập phương án quy hoạch phải chú ý đến dây chuyền công nghệ và tính năng hoạt động của toàn công trình. Lưu ý hướng phát triển sau này của công tác lưu trữ. Tối thiểu phải có 2 đến 3 phương án để so sánh chọn phương án tối ưu. Phải có bản vẽ minh hoạ về quy hoạch.

c. Các thông số kỹ thuật:

- Tầng hầm để chống ẩm, chống mối: chiều cao 2,1m - 2,4m.

- Tường kho: thiết kế 2 lớp, tường ngoài cách tường trong 1m - 2m tạo thành hành lang bên để chống nóng, chống ánh sáng và đi lại thuận tiện và để lắp đặt các thiết bị kỹ thuật.

- Cửa sổ: chiếm 1/10 diện tích mặt tường và có song sắt, lưới sắt, có thiết bị chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, chống bụi.

- Lối đi trong kho: lối đi giữa các hàng giá cố định là 0,7 - 0,8m; lối đi đầu giá là 0,4-0,6 m; lối đi chính trong kho là 1,2-1,5 m; lối đi hành lang xung quanh là 1-1,2 m.

- Cấp thoát nước: có hệ thống cấp nước sinh hoạt, hệ thống cấp nước cứu hỏa.

16. Các giải pháp kết cấu chính của khu lưu trữ:

17. Mạng kỹ thuật hạ tầng của kho lưu trữ:

18. Yêu cầu về trang thiết bị bảo quản tài liệu:

- Thiết bị chống sét.

- Thiết bị phòng, chống cháy.

- Thiết bị vận chuyển tài liệu gồm: thang máy, xe đầy tài liệu, băng tải.

- Thiết bị thông tin liên lạc.

- Thiết bị khử trùng tài liệu.

- Thiết bị phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu.

19. Phương án tài chính - kinh tế.

b. Kinh phí trang thiết bị.

e. Tổng mức vốn đầu tư.

Trước khi các Bộ, ngành, địa phương trình duyệt dự án đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ phải có văn bản thoả thuận của Cục lưu trữ Nhà nước về các vấn đề liên quan đến dự án theo yêu cầu của Chỉ thị 726/TTg của Thủ tướng Chính phủ đã nêu và quy định tại mục b khoản 5, Điều 7 của Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ.

Dự án phải nêu được thời gian khởi công, thời gian triển khai các hạng mục, thời gian hoàn thành đưa vào sử dụng.

1. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm:

2. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản:

Các Trung tâm lưu trữ tỉnh và Phòng lưu trữ Bộ, căn cứ vào tình hình thực tế và khả năng phát triển về công tác lưu trữ của đơn vị, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư để thực hiện các nội dung sau:

- Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo khả thi của dự án.

Việc lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư của các dự án phải dựa vào quy hoạch phát triển của Bộ, ngành, địa phương và quy hoạch hệ thống kho lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Các Trung tâm lưu trữ tỉnh và các Phòng lưu trữ Bộ, sau khi có quyết định phê duyệt đầu tư dự án, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị thực hiện dự án để thực hiện các nội dung:

- Lập tổng dự toán.

- Chi phí quản lý: đền bù đất đai, giải phóng mặt bằng...

c. Lập kế hoạch thực hiện dự án:

- Chi phí xây lắp.

- Chi phí khác.

Các dự án được đưa vào kế hoạch thực hiện dự án là các dự án đã có tổng dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc đã có quyết định đầu tư phê duyệt mức vốn của từng hạng mục trong dự án.