Kính gửi: Công ty TNHH Thương mại và\r\nXây lắp Meiko
\r\nĐịa chỉ: Số 91 Linh Lang, P. Cống Vị, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội - Mã số thuế:\r\n0106515626

Trả lời công văn không số đề ngày 31/10/2019 của Công ty\r\nTNHH Thương mại và Xây lắp Meiko về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục\r\nThuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày\r\n12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định:

“3. Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày\r\n31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP\r\nngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch\r\nvụ van còn hiệu lực thi hành.”

Căn cứ Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày\r\n14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người\r\nbán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực\r\nhiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh\r\ntế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng\r\nthông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử\r\ndụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng\r\ntương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử\r\ntheo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần\r\nmềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự\r\nđộng chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa\r\nđơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ\r\ndữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được\r\nchứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ\r\nthống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang\r\ntin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC\r\nngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định\r\ndạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn,\r\nký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng\r\nhóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ\r\nchức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các\r\nbên theo quy định của pháp luật.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo\r\nhóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế\r\nquản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua\r\nCổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này\r\n(theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung\r\nchủ yếu sau:

- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện\r\ntử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên\r\ncông nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dân không dây, quang học,\r\nđiện từ hoặc công nghệ tương tự.

- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu\r\ntrách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong\r\nnội bộ tổ chức.

- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan\r\nviệc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong\r\nnội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa\r\nđơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo\r\nhóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế\r\nquản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục\r\nban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn\r\nđiện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại\r\nhóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số\r\nlượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số … đến số …)), ngày lập Thông báo phát\r\nhành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường\r\nhợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử\r\ncủa tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông\r\nqua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức\r\nkhởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế\r\nnơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp\r\ntục sử dụng.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo\r\nphát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới\r\ntheo hướng dẫn tại khoản này.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa\r\nđơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người\r\nmua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm\r\nhóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử\r\nhoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử\r\ntrong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”.

Căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày\r\n31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định:

“Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt\r\nđộng kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự\r\nán).

Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động\r\nkinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và\r\nhoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.

b) Hộ, cá nhân kinh doanh;

c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT\r\ntheo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.

d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in\r\nthuộc loại rủi ro cao về thuế;

đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có\r\nhành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế,\r\ngian lận thuế.

Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua\r\nhóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn\r\ncứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp về đề\r\nnghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản\r\nthông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua\r\nhóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn\r\n(mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)”.

+ Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau:

“...Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn\r\ndo cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc\r\nhóa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế\r\nkể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư\r\nnày.”

+ Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau:

“c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của\r\ncơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải\r\ntiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.”

+ Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số\r\n119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau:

“Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ\r\n(trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình\r\nhình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong\r\nkỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất\r\nlà ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày\r\n30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3\r\nban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại\r\nBáo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có\r\nhành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc\r\nloại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn\r\ntại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo\r\ntháng.

…”

Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Thương mại và Xây lắp\r\nMeiko đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 7/2014 (đến nay hết thời\r\nhạn 12 tháng). Trường hợp Công ty TNHH Thương mại và Xây lắp Meiko đáp ứng các\r\nđiều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều\r\n4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước\r\nkhi sử dụng, đề nghị Công ty TNHH Thương mại và Xây lắp Meiko thực hiện Thông\r\nbáo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số\r\n32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ\r\nngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan\r\nthuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ\r\nTài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo\r\ntháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế\r\nvà chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế\r\nkể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu\r\ntrên.

Công ty TNHH Thương mại và Xây lắp Meiko phải hoàn toàn chịu\r\ntrách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng\r\nhóa đơn điện tử theo quy định.

Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH Thương mại và Xây lắp\r\nMeiko liên hệ với Phòng Tuyên\r\ntruyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa\r\nchỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội.

Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Thương mại và\r\nXây lắp Meiko được biết.