Kính gửi: Công ty TNHH KLS Việt Nam
\r\nMã số thuế: 0108273683;
\r\nĐịa chỉ: Tòa\r\nnhà TT04-31, dự án Hải Đăng city, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

Trả lời công văn số không số ngày 21/10/2019 của Công\r\nty TNHH KLS Việt Nam (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa\r\nđơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội\r\ncó ý kiến như sau:

- Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP\r\nngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định:

“3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến\r\nngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010\r\nvà số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn hán hàng hóa, cung ứng dịch vụ\r\nvẫn còn hiệu lực thi hành.”

- Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của\r\nBộ Tài chính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo,\r\nphát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau:

“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa\r\nđơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện\r\ngiao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có\r\nsử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng\r\nthông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử\r\ndụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo,\r\nlập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế\r\ntoán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm\r\n(hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu,\r\nlưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng\r\nminh là tương thích với các chuẩn\r\nmực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố:\r\nđảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực\r\ntuyến toàn bộ dữ liệu. ”

+ Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn\r\nnhư sau:

“1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho\r\nhóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện\r\nđiện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn\r\nđiện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử\r\ncủa các bên theo quy định của pháp luật.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải\r\nra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông\r\nqua cổng thông tin điện tử của cơ\r\nquan thuế và chịu trách nhiệm về quyết\r\nđịnh này (theo Mẫu\r\nsố 1 Phụ\r\nlục ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử),\r\ntên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên\r\ncông nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự.

- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu\r\ntrách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội\r\nbộ tổ chức.

- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan\r\nviệc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong\r\nnội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa\r\nđơn giấy.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo\r\nhóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế\r\nquản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội\r\ndung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa\r\nđơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn,ngày bắt đầu sử dụng,\r\nsố lượng hóa đơn thông báo phát hành\r\n(từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại\r\ndiện theo pháp luật và dấu\r\ncủa đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức\r\nphát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử\r\nthông qua cổng thông tin điện tử của cơ\r\nquan thuế).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện\r\ntử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong\r\nđó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử\r\ndụng, sẽ tiếp tục sử dụng.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo\r\nphát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản\r\nnày.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi\r\nhóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người\r\nmua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu)\r\nphải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của\r\ntổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”

- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của\r\nBộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm\r\n2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP\r\nngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng\r\ndịch vụ:

+ Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau:

“Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động\r\nkinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).

Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động\r\nkinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động\r\ntheo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.

b) Hộ, cá nhân kinh doanh;

c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT\r\ntheo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.

d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in\r\nthuộc loại rủi ro cao về thuế;

đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành\r\nchính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hóa đơn\r\ncủa cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình\r\nhình sử dụng hoá đơn, việc kê khai, nộp thuế của\r\ndoanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ\r\nquan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng\r\nhoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc\r\nđặt in hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục\r\n3 ban hành kèm theo Thông tư này)”.

+ Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau:

“…

Tổ chức, doanh, nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do\r\ncơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử\r\nđể sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21\r\nThông tư này. ”

+ Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau:

“c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của\r\ncơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải\r\ntiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này. ”

+ Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông\r\ntư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau:

“Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng\r\nđược cơ quan thuế cấp hóa\r\nđơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình\r\nsử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ\r\nkhông sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng\r\nhóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của\r\nnăm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong\r\nkỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng\r\nhóa đơn sử dụng bằng không (=0)

Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng\r\nhóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp\r\nthuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện\r\nmua hoá đơn của cơ quan thuế theo hướng\r\ndẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn\r\ntheo tháng.

…”

Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn\r\nmua của của cơ quan thuế từ tháng\r\n6/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện\r\ncủa tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1\r\nĐiều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng\r\nhóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng\r\nđề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại\r\nKhoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế\r\nkể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ\r\nquan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của\r\nBộ Tài chính; Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo\r\ntháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày\r\ndừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình\r\nsử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại\r\nĐiều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên.

Công ty TNHH KLS Việt Nam phải hoàn toàn chịu trách\r\nnhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện\r\nthoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội.

Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH KLS Việt\r\nNam được biết./.