Thông tư 153/2012/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Điều 3. Phát hành chứng từ thu phí lệ phí
1. Nguyên tắc phát hành
Cơ quan thuế, cơ quan thu phí, lệ phí được phát hành các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí đảm bảo các yêu cầu về hình thức và nội dung thông tin theo quy định tại Thông tư này dưới 2 hình thức: tự in và đặt in.
2. Trách nhiệm của cơ quan phát hành đối với việc in chứng từ thu phí, lệ phí
2.1. Đối với cơ quan Thuế
Cục Thuế đặt in Biên lai (loại không có mệnh giá) để bán cho cơ quan thu theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.
Cục Thuế phải báo cáo Tổng cục Thuế theo thời hạn và nội dung quy định của chế độ quản lý ấn chỉ thuế.
2.2. Đối với cơ quan thu phí, lệ phí
Cơ quan thu phí, lệ phí được đặt in hoặc tự in Biên lai
a) Trường hợp đặt in
- Cơ quan thu phí, lệ phí chỉ được lựa chọn nhà in đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện in hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính để ký hợp đồng và đặt in Biên lai thu tiền phí, lệ phí cho đơn vị mình.
Khi đặt in Biên lai thu tiền phí, lệ phí phải có hợp đồng in với tổ chức nhận in, ghi cụ thể mẫu Biên lai, số lượng, ký hiệu mẫu Biên lai và ký hiệu Biên lai, số thứ tự Biên lai đặt in. Kết thúc hợp đồng in phải thanh lý hợp đồng giữa bên đặt in và tổ chức nhận in. Không được đặt in Biên lai thu tiền phí, lệ phí ngoài hợp đồng đã ký kết.
- Biên lai thu tiền phí, lệ phí đặt in phải đúng mẫu đã thông báo với Cơ quan thuế. Người đứng đầu cơ quan thu phí, lệ phí phải ký xác nhận vào mẫu Biên lai thu tiền phí, lệ phí đặt in.
b) Trường hợp tự in Biên lai thu tiền phí, lệ phí
b1) Cơ quan thu phí, lệ phí phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) đảm bảo cho việc in Biên lai thu tiền phí, lệ phí.
+ Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm quản lý thu phí, lệ phí gắn liền với phần mềm kế toán. đồng thời đảm bảo dữ liệu của Biên lai thu tiền phí, lệ phí tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập Biên lai.
+ Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về phí, lệ phí hoặc đã bị xử phạt trong thời hạn 365 (ba trăm sau mươi lăm) ngày kể từ ngày chấp hành xong quyết định xử phạt hoặc kể từ ngày hết thời hiệu thi hành quyết định xử phạt vi phạm pháp luật về phí, lệ phí lần trước đến nay không bị xử phạt vi phạm pháp luật về phí, lệ phí.
b2) Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Việc đánh số thứ tự trên Biên lai thu tiền phí, lệ phí được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số Biên lai thu tiền phí, lệ phí chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
+ Phần mềm ứng dụng để in Biên lai thu tiền phí, lệ phí phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Trường hợp Cơ quan thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì phải lựa chọn tổ chức đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện in hoá đơn theo quy định của Bộ Tài chính.
+ Biên lai thu tiền phí, lệ phí tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
+ Biên lai thu tiền phí, lệ phí tự in đã lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin và nội dung biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.