Thông tư 303/2016/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Điều 2. Loại và hình thức biên lai
1. Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
...
3. Hình thức của biên lai
Biên lai được thể hiện bằng các hình thức sau:
...
c) Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Thông tư 303/2016/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Điều 6. Quản lý, sử dụng biên lai
...
5. Hủy biên lai thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cụ thể như sau:
a) Các trường hợp hủy biên lai
- Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu tiền phí, lệ phí.
- Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy biên lai.
- Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
b) Biên lai được xác định đã hủy
- Các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo biên lai đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ biên lai nào hoặc không còn chữ trên tờ biên lai để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.
- Biên lai tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo biên lai được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra biên lai.
- Đối với biên lai điện tử: Việc hủy biên lai điện tử là làm cho biên lai điện tử đó không có giá trị sử dụng, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong đó.
Biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép hủy. Việc hủy biên lai điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử chưa hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
c) Trình tự, thủ tục hủy biên lai
c.1) Thời hạn hủy biên lai chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trường hợp cơ quan thuế thông báo biên lai hết giá trị sử dụng thì tổ chức thu phí, lệ phí phải hủy biên lai và gửi cơ quan thuế bao gồm nội dung sau: tên cơ quan thu phí, lệ phí. mã số thuế (nếu có). địa chỉ. phương pháp huỷ biên lai. vào hồi mấy giờ, ngày, tháng, năm huỷ. tên loại biên lai. ký hiệu mẫu biên lai. ký hiệu biên lai. từ số. đến số. số lượng. Thời hạn huỷ biên lai chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.
c.2) Tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Bảng kiểm kê biên lai cần hủy. Bảng kiểm kê biên lai cần hủy phải được ghi chi tiết các nội dung gồm: tên biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số lượng biên lai hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số biên lai nếu số biên lai cần huỷ không liên tục).
c.3) Tổ chức thu phí, lệ phí phải thành lập Hội đồng hủy biên lai. Hội đồng huỷ biên lai phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức thu phí, lệ phí.
c.4) Các thành viên Hội đồng hủy biên lai phải ký vào biên bản hủy biên lai và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
c.5) Hồ sơ hủy biên lai gồm: Quyết định thành lập Hội đồng hủy biên lai. Bảng kiểm kê biên lai cần hủy. Biên bản hủy biên lai. Thông báo kết quả hủy biên lai.
Hồ sơ hủy biên lai được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí. Riêng Thông báo kết quả hủy biên lai thu tiền phí, lệ phí phải được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy biên lai. Thông báo kết quả hủy biên lai phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng biên lai hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.
c.6) Cơ quan thuế thực hiện hủy biên lai do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán nhưng không tiếp tục sử dụng. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy biên lai do Cục Thuế đặt in.

Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Điều 27. Hủy hóa đơn
1. Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy chậm nhất trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
2. Tổ chức, cá nhân có hóa đơn hết giá trị sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày dừng sử dụng hóa đơn, ngày thông báo tìm lại được hóa đơn đã mất hoặc ngày thông báo hết giá trị sử dụng hóa đơn.
3. Tổ chức, cá nhân có các loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành, nhưng không tiếp tục sử dụng nữa thì phải hủy hóa đơn chậm nhất trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày không còn sử dụng.
4. Tổ chức, cá nhân mua hóa đơn của cơ quan thuế khi chuyển sang sử dụng các loại hóa đơn khác phải quyết toán và hủy số hóa đơn đã mua còn chưa sử dụng chậm nhất trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày sử dụng hình thức hóa đơn mới.
5. Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
6. Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Việc hủy hóa đơn phải được thông qua Hội đồng hủy hóa đơn. Thành phần Hội đồng và thủ tục hủy hóa đơn do Bộ Tài chính quy định.