| NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 2899/QĐ-NHNN | Hà Nội, ngày 06 tháng 12 năm 2013 |
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Nghị định số 96/2008/NĐ-CP ngày 26 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 12 năm 2013.
Điều 4. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 4 (để thực hiện);
- Ban lãnh đạo NHNN;
- Bộ Nội vụ (để b/c);
- Lưu VP.
KT. THỐNG ĐỐC
PHÓ THỐNG ĐỐC
Đào Minh Tú
CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2899/QĐ-NHNN ngày 06 tháng 12 năm 2013 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)
Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo và điều hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi là Ngân hàng Nhà nước) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc NHNN; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn vị phát hành.
trình soạn thảo văn bản.
5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn vị ban hành.
thực hiện từ bản chính.
8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
11. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
đơn vị hoặc của cá nhân.
đơn vị) là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan NHNN (hoặc đơn vị thuộc NHNN).
15. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan (hoặc đơn vị), Lưu trữ lịch sử.
17. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
1. Trách nhiệm của Thống đốc NHNN trong việc quản lý công tác văn thư lưu trữ
b) Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ đối với các đơn vị trong Ngành; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
Giúp Thống đốc NHNN trong việc tổ chức xây dựng, ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ của NHNN và quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại trụ sở chính NHNN; đồng thời tổ chức đi kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trong ngành Ngân hàng.
Có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước, Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước và của NHNN về công tác văn thư, lưu trữ.
Trong quá trình giải quyết công việc được phân công, mỗi cá nhân phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, cơ quan, đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ.
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị, cá nhân thuộc NHNN phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
1. Văn bản quy phạm pháp luật;
3. Văn bản chuyên ngành;
2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Nội vụ và văn bản hướng dẫn của NHNN về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (hiện tại thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Công văn hướng dẫn số 2309/NHNN-VP ngày 23/3/2011 của Ngân hàng Nhà nước).
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo các quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16/8/2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị thuộc NHNN giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Soạn thảo văn bản;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
a) Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước để xác định việc đóng dấu mật; xác định đối tượng nhận văn bản; ký nháy (ký tắt) vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo NHNN ký ban hành.
c) Vụ Pháp chế có trách nhiệm thẩm định tính hợp pháp đối với văn bản quy phạm pháp luật của Ngân hàng Nhà nước trước khi trình Lãnh đạo NHNN ký ban hành.
a) Lãnh đạo phòng chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn; mật; xác định đối tượng nhận văn bản; ký nháy (ký tắt) tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo đơn vị ký ban hành;
3. Đối với văn bản do Lãnh đạo NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp trực thuộc NHNN ký:
b) Lãnh đạo Phòng Hành chính-Nhân sự kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy (ký tắt) vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Thống đốc NHNN (hoặc Thủ trưởng các đơn vị thuộc NHNN) ký tất cả các văn bản ban hành theo thẩm quyền. Các trường hợp ký thay phải ghi (KT.), ký thừa lệnh phải ghi (TL.), ký thừa ủy quyền phải ghi (TUQ.), ký thay mặt phải ghi (TM.).
2. Thể thức bản sao thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và Công văn hướng dẫn số 2309/NHNN-VP của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
a) Thống đốc NHNN ủy quyền Chánh Văn phòng NHNN ký sao các văn bản của Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, Lãnh đạo NHNN ban hành và các văn bản thừa lệnh, thừa ủy quyền của Thống đốc NHNN.
ủy quyền cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự ký sao.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài đơn vị những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thuộc NHNN ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn), văn thư của cơ quan phải thông báo ngay cho văn thư đơn vị có liên quan đến nhận trực tiếp, vào sổ đăng ký và trình ngay lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị xử lý. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
3. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện bì không có văn bản, văn bản bị rách, thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), người được giao tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu văn bản đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu văn bản đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
đơn vị để xử lý.
5. Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc hiện hành của NHNN.
tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng phụ trách văn thư của đơn vị. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng năm của văn bản.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan (hoặc đơn vị) và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).
5. Lưu văn bản đi.
văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
a) Ghi số của văn bản
quy định khác;
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Nội vụ và văn bản hướng dẫn của NHNN về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (hiện tại, thực hiện theo Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và Công văn số 2309/NHNN-VP của NHNN).
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành;
Điểm b, Khoản 1, Điều 9, Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp;
2. Đăng ký văn bản đi
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ khẩn, mật
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;
ượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo;
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị ký văn bản và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
c) Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan (hoặc đơn vị) hoặc tên của phụ lục;
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ;
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
1. Thủ tục phát hành văn bản
đơn vị ký thừa lệnh Thống đốc NHNN (hoặc theo ủy quyền của Lãnh đạo NHNN) và theo phân công, phân cấp quản lý; thủ tục phát hành văn bản như sau:
b) Viết bì,
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản quy phạm pháp luật, đơn vị chủ trì gửi kèm file văn bản cho Văn phòng NHNN để đăng công báo. Đối với văn bản trình xin ý kiến xử lý của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (trừ văn bản có nội dung mật), ngoài bộ hồ sơ giấy, đơn vị chủ trì soạn thảo phải gửi kèm file của toàn bộ hồ sơ trình (qua Văn phòng NHNN) để truyền lên mạng của Văn phòng Chính phủ; Thủ trưởng đơn vị soạn thảo phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của file gửi kèm;
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong hoặc ngoài Ngành phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an.
a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
quyết định;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc hoặc văn bản không có người nhận, văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc lãnh đạo phòng phụ trách văn thư của đơn vị để xử lý.
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư lấy số của cơ quan NHNN (hoặc đơn vị) và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc; bản lưu có kèm theo tài liệu, phụ lục (nếu có).
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
đơn vị.
Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
a) Mở hồ sơ
trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
- Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị
a) Công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị (các đơn vị tại Trụ sở chính NHNN giao nộp về Phòng Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phòng NHNN) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;
hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức, đơn vị khác.
a) Đối với tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
c) Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
3. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;
đơn vị chủ trì);
4. Thủ tục giao nhận
Hằng năm, Lãnh đạo NHNN và Lãnh đạo các đơn vị thuộc NHNN có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan hoặc đơn vị; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;
3. Trách nhiệm của công chức, viên chức NHNN
công theo dõi, giải quyết;
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ thuộc NHNN
Mục 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
1. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng phụ trách văn thư của đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo đơn vị thuộc NHNN có con dấu riêng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị.
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan hoặc đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị và người sử dụng phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị phải báo cáo cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị
tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị, cụ thể:
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị.
hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ
a) Không phân tán phông lưu trữ;
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
Điều 30. Xác định giá trị tài liệu
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
a) Các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được cơ quan chức năng của Nhà nước và NHNN quy định;
c) Bảng quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của NHNN;
đ) Danh mục hồ sơ của đơn vị hình thành phông (nếu có);
thành phông và lịch sử phông;
Điều 31. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
- Đại diện lãnh đạo Văn phòng NHNN là Chủ tịch Hội đồng;
đơn vị có tài liệu là ủy viên;
ủy viên;
b) Đối với Văn phòng đại diện NHNN tại thành phố Hồ Chí Minh, NHNN chi nhánh các tỉnh, thành phố, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp trực thuộc NHNN (gọi chung là đơn vị)
- Đại diện lãnh đạo Phòng Hành chính, nhân sự (hoặc Phòng Tổng hợp) là ủy viên;
ủy viên;
ủy viên, kiêm thư ký Hội đồng.
đơn vị quyết định về Danh mục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại để tiếp tục bảo quản tại lưu trữ của cơ quan hoặc đơn vị; hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị cần nộp vào lưu trữ lịch sử; hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị.
a) Từng thành viên của Hội đồng xem xét để đưa ra ý kiến đối với những hồ sơ, tài liệu được thống kê trong bản Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và Danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy. Đối với Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị bảo quản đề nghị tiêu hủy cần phải được kiểm tra, đối chiếu với thực tế tài liệu;
c) Hội đồng thông qua biên bản, trình thủ trưởng đơn vị quyết định cho thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy.
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị
ủy tài liệu hết giá trị của các đơn vị tại trụ sở chính NHNN, Văn phòng đại diện NHNN tại thành phố Hồ Chí Minh, các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trực thuộc NHNN sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
ủy tài liệu hết giá trị tại đơn vị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Văn phòng NHNN và cơ quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trên địa bàn.
ủy
b) Văn phòng NHNN và cơ quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh, thành phố thẩm định tài liệu hết giá trị của NHNN chi nhánh các tỉnh, thành phố trên địa bàn.
4. Trong quá trình thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải có sự giám sát chặt chẽ của Ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu, đại diện của đơn vị có tài liệu; có xác nhận của người thực hiện và đại diện đơn vị có tài liệu.
đơn vị dưới bất kỳ hình thức nào.
a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
đ) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị;
g) Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
i) Biên bản hủy tài liệu;
l) Các tài liệu liên quan khác (nếu có).
ủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu hủy trong thời hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
kết thúc, NHNN Việt Nam có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;
2. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan, đơn vị:
b) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và các công cụ tra cứu kèm theo;
d) Có biên bản giao nộp tài liệu;
3. Những hồ sơ, tài liệu của đơn vị không thuộc thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được bảo quản tại lưu trữ cơ quan cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để tiêu hủy theo quy định.
Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp và bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị phương tiện cần thiết theo quy định.
4. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước về bảo quản tài liệu lưu trữ:
b) Lập và quản lý các loại sổ sách để theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
d) Trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ;
e) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu;
h) Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho: kiểm tra, vệ sinh định kỳ, đột xuất kho và tài liệu lưu trữ;
với những tài liệu đặc biệt quý hiếm.
về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, kịp thời báo cáo, đề xuất với thủ trưởng đơn vị biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi của mình quản lý.
1. Đối tượng
b) Cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài NHNN và mọi cá nhân có nhu cầu vì mục đích công vụ và nhu cầu riêng chính đáng đều được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
a) Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, đơn vị nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu và phải được Lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị có tài liệu lưu trữ (hoặc Chánh Văn phòng NHNN) đồng ý;
c) Việc khai thác, sử dụng tài liệu có độ mật phải thực hiện đúng quy định hiện hành của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước.
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc NHNN phê duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại đơn vị.
cụ thể:
b) Tài liệu Mật do thủ trưởng đơn vị trực tiếp lưu trữ tài liệu phê duyệt;
a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu Tối mật, Tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
1. Các đơn vị thuộc NHNN quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
của NHNN Trung ương);
c) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt;
e) Không được chiếm đoạt, viết, tẩy xóa, sửa chữa, làm sai lệch, thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn tài liệu trong hồ sơ;
của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
a) Đơn vị, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo đúng Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị;
3. Cho mượn tài liệu lưu trữ về nơi làm việc
b) Thời gian cho mượn về không quá 10 ngày. Trường hợp công việc chưa giải quyết xong người mượn đề nghị gia hạn, nhưng không quá 05 ngày làm việc;
4. Sao, chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ: Người đến khai thác cần sao chụp chứng thực tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật và thủ tục đề nghị như quy định mượn tài liệu. Việc sao, chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ phải do công chức, viên chức lưu trữ trực tiếp thực hiện.
Điều 39. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
1. Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước.
tùy theo mức độ, tính chất vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
File gốc của Quyết định 2899/QĐ-NHNN năm 2013 Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đang được cập nhật.
Quyết định 2899/QĐ-NHNN năm 2013 Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Tóm tắt
| Cơ quan ban hành | Ngân hàng Nhà nước |
| Số hiệu | 2899/QĐ-NHNN |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Người ký | Đào Minh Tú |
| Ngày ban hành | 2013-12-06 |
| Ngày hiệu lực | 2013-12-10 |
| Lĩnh vực | Tài chính - Ngân hàng |
| Tình trạng | Còn hiệu lực |