QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG ĐĂNG KÝ CHỨNG KHOÁN

TỔNG GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU KÝ CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM

Căn cứ Luật Chứng khoán ngày 29 tháng 6 năm 2006 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Chứng khoán ngày 24 tháng 11 năm 2010;

Căn cứ Quyết định số 171/2008/QĐ-TTg ngày 18 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 1393/QĐ-BTC ngày 04 tháng 6 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán và Thông tư số 43/2010/TT-BTC ngày 25 tháng 3 năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung Quy chế đăng chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán;

Căn cứ công văn số 1181/UBCK-PTTT ngày 17/04/2012 của UBCKNN về việc chấp thuận các quy chế hoạt động nghiệp vụ sửa đổi của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế hoạt động đăng ký chứng khoán”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/06/2012 và thay thế Quyết định số 23/QĐ-VSD ngày 22/4/2010 của Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam về việc ban hành Quy chế hoạt động đăng ký chứng khoán.

Điều 3. Giám đốc Chi nhánh tại Tp.HCM, Trưởng phòng Hành chính Quản trị, Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán, Trưởng các phòng thuộc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam, các tổ chức và cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

HOẠT ĐỘNG ĐĂNG KÝ CHỨNG KHOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 36/QĐ-VSD ngày 25 tháng 4 năm 2012 của Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định các nội dung liên quan đến quy trình, thủ tục thực hiện đăng ký, huỷ đăng ký chứng khoán, điều chỉnh thông tin chứng khoán đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (sau đây viết tắt là VSD).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Thông tin nhận diện người sở hữu chứng khoán: là số hiệu, ngày cấp các loại giấy tờ còn hiệu lực do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp cho tổ chức, cá nhân sở hữu chứng khoán được VSD ghi nhận để theo dõi, xác định và quản lý thông tin người sở hữu chứng khoán trên hệ thống của VSD

- Đối với cá nhân trong nước: số chứng minh nhân dân và ngày cấp

- Đối với tổ chức trong nước: số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc số Giấy phép thành lập và ngày cấp

- Đối với tổ chức là Thành viên của VSD: Số Giấy chứng nhận thành viên lưu ký do VSD cấp và ngày cấp

- Đối với cá nhân/tổ chức nước ngoài: Mã số giao dịch chứng khoán (trading code) và ngày cấp

- Các giấy tờ khác được VSD chấp thuận.

2. Bản sao hợp lệ: là bản sao được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công chứng, chứng thực.

3. Chứng khoán tự do chuyển nhượng: là loại chứng khoán mà người sở hữu được tự do chuyển nhượng theo quy định của pháp luật và điều lệ của Tổ chức phát hành (sau đây viết tắt là TCPH).

4. Chứng khoán chuyển nhượng có điều kiện: là loại chứng khoán mà người sở hữu chỉ được chuyển nhượng khi đáp ứng đủ các điều kiện quy định của pháp luật và Điều lệ của TCPH.

5. Thành viên: là các Thành viên lưu ký (sau đây viết tắt là TVLK) và Thành viên mở tài khoản trực tiếp tại VSD.

Chương II

ĐĂNG KÝ CHỨNG KHOÁN

Điều 3. Chứng khoán đăng ký tại VSD

1. Các loại chứng khoán được đăng ký tại VSD bao gồm các chứng khoán được quy định tại Khoản 1 Điều 14 Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán ban hành kèm theo Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Chứng khoán đăng ký tại VSD theo hình thức chứng khoán ghi sổ.

3. Đối với chứng chỉ chứng khoán đã phát hành, TCPH phải chuyển đổi sang chứng khoán ghi sổ khi đăng ký chứng khoán với VSD.

4. Chứng khoán đăng ký tại VSD phải có mệnh giá theo quy định giao dịch của các Sở Giao dịch Chứng khoán (sau đây viết tắt là SGDCK) đối với từng loại chứng khoán. Trường hợp khác mệnh giá, khi đăng ký chứng khoán với VSD, TCPH phải chuyển đổi sang mệnh giá phù hợp với mệnh giá giao dịch tại các SGDCK.

Điều 4. Thông tin về chứng khoán đăng ký

1. TCPH thực hiện đăng ký các thông tin sau tại VSD:

a. Thông tin về TCPH bao gồm:

- Tên đầy đủ;

- Tên giao dịch/tên viết tắt/tên tiếng anh;

- Trụ sở chính, số điện thoại, fax;

- Vốn điều lệ, vốn thực góp;

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Giấy CN ĐKKD)/giấy phép thành lập;

- Người đại diện theo pháp luật;

- Người đại diện liên hệ.

b. Thông tin về chứng khoán phát hành bao gồm:

- Tổng số lượng và giá trị chứng khoán phát hành;

- Tổng số lượng và giá trị chứng khoán phát hành theo từng loại (chứng khoán chuyển nhượng tự do chuyển nhượng, chứng khoán chuyển nhượng có điều kiện…)

- Số lượng chứng khoán do nhà đầu tư nước ngoài nắm giữ.

c. Thông tin về người sở hữu chứng khoán bao gồm:

- Họ, tên;

- Thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân;

- Quốc tịch;

- Loại hình người sở hữu (cá nhân, tổ chức, trong nước, ngoài nước);

- Bộ phận (cán bộ nhân viên, thành viên ban quản lý điều hành, nhà nước, cổ đông ngoài);

- Thông tin về cổ đông sáng lập;

- Địa chỉ liên hệ;

- Email;

- Điện thoại;

- Thông tin về người đại diện (đối với người sở hữu chứng khoán là tổ chức): Họ tên, số thông tin nhận diện và quốc tịch của người đại diện.

2. TCPH thực hiện đăng ký các thông tin theo hồ sơ đăng ký chứng khoán quy định tại Điều 6, Điều 10 Quy chế này.

Điều 5. Đối tượng nộp hồ sơ đăng ký

1. TCPH có chứng khoán đăng ký niêm yết tại các SGDCK làm thủ tục đăng ký chứng khoán trực tiếp tại VSD.

2. Công ty đại chúng chưa niêm yết làm thủ tục đăng ký chứng khoán tại VSD thông qua thành viên là công ty chứng khoán, trừ trường hợp công ty đại chúng là công ty chứng khoán.

3. TCPH chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của các thông tin đăng ký với VSD. Công ty chứng khoán là TVLK chịu trách nhiệm trong phạm vi liên quan khi thực hiện tư vấn hồ sơ đăng ký chứng khoán cho TCPH.

Điều 6. Hồ sơ đăng ký chứng khoán lần đầu

1. Hồ sơ đăng ký đối với cổ phiếu, chứng chỉ quỹ đầu tư, trái phiếu công ty

1.1. Hồ sơ yêu cầu chung gồm:

a. Giấy đề nghị đăng ký chứng khoán của TCPH (Mẫu 01A, 01B, 01C/ĐKCK) (02 bản gốc);

b. Sổ đăng ký người sở hữu chứng khoán (Mẫu 02/ĐKCK) (bản gốc và file mềm) theo định dạng do VSD quy định (02 bản) kèm theo bản sao tài liệu TCPH thông báo cho cổ đông về ngày chốt danh sách để làm thủ tục đăng ký chứng khoán tại VSD.

Sổ đăng ký người sở hữu chứng khoán phải được lập trong khoảng thời gian tối đa là 30 ngày trước ngày nộp hồ sơ đăng ký chứng khoán tại VSD;

c. Giấy đề nghị cấp mã chứng khoán (Mẫu 03/ĐKCK);

d. Bản sao hợp lệ Giấy CN ĐKKD/Giấy phép thành lập/Giấy chứng nhận đầu tư;

e. Bản sao hợp lệ Điều lệ công ty/Điều lệ quỹ;

g. Mẫu Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán có đóng dấu “Mẫu” và chữ ký của người có thẩm quyền của TCPH (03 bản);

h. Danh sách người sở hữu chứng khoán chuyển nhượng có điều kiện, trong đó ghi rõ thông tin về cổ đông bị hạn chế chuyển nhượng, lý do và thời gian bị hạn chế chuyển nhượng (nếu có) (02 bản);

i. Bản sao Hợp đồng quản lý cổ đông và Biên bản thanh lý hợp đồng quản lý cổ đông (trường hợp trước khi đăng ký chứng khoán, TCPH có ủy quyền quản lý cổ đông cho Công ty chứng khoán);

d. Văn bản báo cáo về quá trình tăng vốn điều lệ kèm các tài liệu liên quan đến các đợt phát hành tăng vốn;

e. Báo cáo tài chính năm gần nhất có kiểm toán xác nhận số vốn thực góp. Trường hợp TCPH thực hiện phát hành thêm chứng khoán để tăng vốn sau thời điểm kết thúc niên độ của báo cáo tài chính kiểm toán gần nhất, TCPH phải bổ sung thêm báo cáo kiểm toán vốn cho phần phát hành thêm đó;

k. Các tài liệu khác theo yêu cầu của VSD trong trường hợp cần làm rõ thông tin trong hồ sơ đăng ký.

1.2. Trường hợp TCPH chưa thực hiện đăng ký niêm yết/đăng ký giao dịch trên các SGDCK, hồ sơ gồm:

a. Các tài liệu quy định tại Mục 1.1 Khoản 1 Điều 6 Quy chế này;

b. Văn bản của Hội đồng quản trị thông báo cho VSD về việc chỉ đăng ký chứng khoán tại VSD theo nghĩa vụ của Công ty đại chúng và chưa thực hiện đăng ký niêm yết/đăng ký giao dịch trên các SGDCK;

c. Hợp đồng tư vấn giữa TCPH và công ty chứng khoán tư vấn về việc lập hồ sơ đăng ký chứng khoán tại VSD.

1.3. Trường hợp TCPH đăng ký giao dịch trên thị trường UPCOM, hồ sơ gồm:

a. Các tài liệu quy định tại Mục 1.1 Khoản 1 Điều 6 Quy chế này;

b. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/Nghị quyết Hội đồng quản trị thông qua việc đăng ký giao dịch trên thị trường UPCOM và Bản công bố thông tin về việc đăng ký giao dịch trên thị trường UPCOM theo mẫu quy định của SGDCK;

c. Hợp đồng tư vấn giữa TCPH và công ty chứng khoán tư vấn về việc lập hồ sơ đăng ký chứng khoán tại VSD.

1.4. Trường hợp TCPH đăng ký niêm yết tại các SGDCK, hồ sơ gồm:

a. Các tài liệu quy định tại Mục 1.1 Khoản 1 Điều 6 Quy chế này;

b. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua việc niêm yết trên SGDCK;

c. Bản cam kết nắm giữ chứng khoán của các thành viên ban quản lý điều hành và cổ đông lớn theo quy định pháp luật hiện hành (Mẫu 04/ĐKCK); Trường hợp các tổ chức có đại diện sở hữu là thành viên ban quản lý điều hành, trong bản cam kết phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu xác nhận của tổ chức đó;

d. Văn bản điều chỉnh loại chứng khoán đối với các thành viên ban quản lý điều hành (Mẫu 14/ĐKCK) (trường hợp TCPH đã đăng ký chứng khoán theo quy định tại Mục 1.2, 1.3 Khoản 1 Điều 6 Quy chế này).

2. Hồ sơ đăng ký đối với trái phiếu niêm yết và giao dịch trên thị trường trái phiếu chính phủ chuyên biệt

2.1. Trường hợp phát hành theo phương thức đấu thầu, hồ sơ bao gồm:

a. Văn bản đề nghị đăng ký, lưu ký trái phiếu của TCPH;

b. Thông báo kết quả đấu thầu của đơn vị tổ chức đấu thầu;

c. Danh sách các nhà đầu tư trúng thầu của đơn vị tổ chức đấu thầu, trong đó nêu rõ số tài khoản lưu ký và Thành viên nơi mở tài khoản lưu ký;

d. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

2.2. Trường hợp phát hành theo phương thức bảo lãnh phát hành/đại lý phát hành, hồ sơ bao gồm:

a. Văn bản đề nghị đăng ký, lưu ký trái phiếu của TCPH;

b. Danh sách người sở hữu trái phiếu, trong đó nêu rõ số tài khoản lưu ký và Thành viên nơi mở tài khoản lưu ký;

c. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 7. Xử lý hồ sơ đăng ký chứng khoán lần đầu

1. Thời gian VSD xem xét, xử lý hồ sơ đăng ký chứng khoán lần đầu là trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn của VSD (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu công văn đến (trường hợp chuyển bằng đường bưu điện).

2. Trường hợp hồ sơ đầy đủ hợp lệ, VSD cấp Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán (Mẫu 06A,06B,06C/ĐKCK) cho TCPH và gửi thông báo chấp thuận đăng ký chứng khoán cho TCPH, SGDCK có liên quan và các Thành viên (Mẫu 07/ĐKCK). Mã chứng khoán được VSD cấp theo quy định tại Quy chế cấp mã chứng khoán tại VSD.

3. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, VSD gửi văn bản thông báo cho TCPH đề nghị bổ sung, giải trình hoặc nêu rõ lý do chưa chấp thuận đăng ký chứng khoán.

Điều 8. Trách nhiệm của TCPH trong quá trình làm thủ tục đăng ký chứng khoán

1. Kể từ ngày chốt danh sách người sở hữu chứng khoán để đăng ký chứng khoán tại VSD, TCPH chỉ được thực hiện xác nhận chuyển quyền sở hữu chứng khoán khi đã có sự chấp thuận của VSD để đảm bảo tính thống nhất trong hồ sơ đăng ký nộp tại VSD.

2. Hoàn tất hồ sơ đăng ký chứng khoán lần đầu theo đề nghị bằng văn bản của VSD (nếu có) tối đa trong vòng 60 ngày kể từ ngày VSD có văn bản phản hồi. Quá thời hạn trên, TCPH phải làm lại hồ sơ đăng ký chứng khoán mới.

3. Đối với các chứng khoán niêm yết/đăng ký giao dịch trên SGDCK (bao gồm trường hợp niêm yết/đăng ký giao dịch lần đầu và niêm yết/đăng ký giao dịch bổ sung), TCPH có trách nhiệm hoàn tất thủ tục đăng ký chứng khoán tại VSD chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày giao dịch trên SGDCK (Ngày hoàn tất thủ tục đăng ký căn cứ vào ngày hiệu lực đăng ký ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do VSD cấp).

4. Trong quá trình nộp hồ sơ đăng ký, trường hợp thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân là cổ đông của TCPH trùng với thông tin đã có trong hệ thống của VSD nhưng có sự khác biệt về Họ tên, Loại hình, Quốc tịch của cổ đông, TCPH có trách nhiệm thực hiện xác nhận thông tin theo nguyên tắc quy định tại Khoản 1 Điều 19 Quy chế này.

5. Sau khi đăng ký chứng khoán tại VSD, TCPH phải thực hiện theo đúng quy định về quản lý, thay đổi, điều chỉnh thông tin và chuyển quyền sở hữu quy định tại Chương III và Chương IV Quy chế này.

6. Ngay sau khi được VSD chấp thuận đăng ký chứng khoán lần đầu, TCPH thực hiện ký Hợp đồng cung cấp dịch vụ với VSD (Mẫu 05/ĐKCK).

7. TCPH nộp phí đăng ký chứng khoán theo quy định.

Điều 9. Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán

VSD thực hiện thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán trong các trường hợp sau:

a. TCPH đăng ký bổ sung chứng khoán

b. TCPH điều chỉnh giảm số lượng chứng khoán đăng ký

c. TCPH thay đổi tên.

Điều 10. Hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán

1. Trường hợp điều chỉnh do đăng ký chứng khoán bổ sung

1.1. Hồ sơ đối với cổ phiếu, trái phiếu công ty và chứng chỉ quỹ:

a. Giấy đề nghị điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do đăng ký bổ sung (Mẫu 08A/ĐKCK);

b. Danh sách người sở hữu chứng khoán đối với phần chứng khoán bổ sung chưa lưu ký (bản gốc và file mềm theo định dạng do VSD quy định) (Mẫu 02/ĐKCK);

c. Điều lệ công ty/Điều lệ quỹ thay đổi;

d. Mẫu Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán có đóng dấu “Mẫu” và chữ ký của người có thẩm quyền của TCPH (03 bản) (đối với trường hợp Mẫu khác so với Mẫu trong hồ sơ đăng ký lần đầu);

e. Danh sách người sở hữu chứng khoán chuyển nhượng có điều kiện, trong đó ghi rõ thông tin về cổ đông bị hạn chế chuyển nhượng, lý do và thời gian bị hạn chế chuyển nhượng (nếu có);

g. Các tài liệu khác theo yêu cầu của VSD trong trường hợp cần làm rõ thông tin trong hồ sơ đăng ký bổ sung;

Trường hợp đăng ký bổ sung đối với các chứng khoán phát hành thêm ra công chúng do thực hiện quyền mua, thực hiện trả cổ tức bằng cổ phiếu/cổ phiếu thưởng, thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi, phát hành riêng lẻ, phát hành cho cán bộ nhân viên…, TCPH nộp thêm các tài liệu sau:

h. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông của TCPH (bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH) thông qua việc phát hành, nguyên tắc làm tròn thành cổ phiếu hoặc nguyên tắc xử lý số cổ phiếu lẻ, cổ phiếu nhà đầu tư không đặt mua hết; Nghị quyết HĐQT về việc xử lý cổ phiếu nhà đầu tư không đặt mua hết;

i. Văn bản báo cáo UBCKNN kết quả phát hành;

k. Văn bản chấp thuận hoặc không phản đối kết quả phát hành của cơ quan có thẩm quyền có liên quan khác (nếu có);

l. Văn bản xác nhận số dư tiền đặt mua chứng khoán trên tài khoản phong toả của ngân hàng nơi TCPH mở tài khoản hoặc báo cáo kiểm toán có xác nhận thông tin về việc tăng vốn thông qua phát hành thêm (áp dụng đối với trường hợp phát hành thêm do thực hiện quyền mua, phát hành riêng lẻ, phát hành cho cán bộ nhân viên);

Trường hợp đăng ký bổ sung đối với chứng khoán được bán đấu giá cổ phần, TCPH phải nộp thêm văn bản của các tổ chức thực hiện đấu giá xác nhận về kết quả cuối cùng của đợt đấu giá, trong đó nêu rõ tổng số lượng và giá trị cổ phần bán được, số tiền đã thu được.

1.2. Hồ sơ đăng ký bổ sung đối với các trái phiếu niêm yết và giao dịch trên thị trường trái phiếu chính phủ chuyên biệt do trường hợp phát hành lô lớn:

a. Văn bản đề nghị đăng ký, lưu ký trái phiếu của TCPH;

b. Thông báo kết quả đấu thầu; Danh sách các nhà đầu tư trúng thầu của đơn vị tổ chức đấu thầu, trong đó nêu rõ số tài khoản lưu ký và Thành viên nơi mở tài khoản lưu ký (trường hợp phát hành qua đấu thầu);

c. Danh sách chủ sở hữu trái phiếu trong đó nêu rõ số tài khoản lưu ký và Thành viên nơi mở tài khoản lưu ký (trường hợp phát hành qua bảo lãnh).

1.3. Hồ sơ đăng ký bổ sung đối với các trái phiếu niêm yết và giao dịch trên thị trường trái phiếu chính phủ chuyên biệt do trường hợp hoán đổi trái phiếu:

a. Văn bản thông báo về kết quả hoán đổi trái phiếu và đề nghị hủy đăng ký với trái phiếu bị hoán đổi và đăng ký, lưu ký với trái phiếu được hoán đổi của TCPH;

b. Danh sách chủ sở hữu trái phiếu hoán đổi trái phiếu.

2. Trường hợp điều chỉnh do giảm số lượng chứng khoán đăng ký

2.1. Hồ sơ điều chỉnh do giảm số lượng chứng khoán đăng ký bao gồm:

a. Giấy đề nghị điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do giảm số lượng chứng khoán đăng ký (Mẫu 08B/ĐKCK);

b. Bản sao hợp lệ Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc giảm vốn điều lệ và Giấy CN ĐKKD thể hiện việc giảm vốn điều lệ;

c. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

2.2. Sau khi TCPH điều chỉnh giảm số lượng chứng khoán đăng ký, VSD sẽ thực hiện nghiệp vụ rút chứng khoán theo quy định tại Quy chế hoạt động lưu ký chứng khoán và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán cho TCPH.

3. Trường hợp điều chỉnh do thay đổi tên TCPH

Hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán đối với việc thay đổi tên TCPH bao gồm:

a. Giấy đề nghị điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán (Mẫu 08C/ĐKCK);

b. Bản sao Nghị quyết đại hội đồng cổ đông/Quyết định về việc đổi tên công ty;

c. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận ĐKKD thay đổi;

d. Bản sao hợp lệ xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thay đổi con dấu;

e. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

Điều 11. Xử lý hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán

1. Thời gian VSD xem xét, xử lý hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do đăng ký bổ sung và giảm số lượng chứng khoán đăng ký là trong vòng 05 ngày làm việc; do thay đổi tên TCPH là trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn của VSD (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu công văn đến (trường hợp chuyển qua đường bưu điện).

2. Trường hợp hồ sơ đầy đủ hợp lệ, VSD sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán đã được điều chỉnh (Mẫu 09A, 09B, 09C/ĐKCK) cho TCPH và gửi công văn thông báo về việc điều chỉnh (Mẫu 10A, 10B, 10C/ĐKCK) cho TCPH, SGDCK có liên quan và các Thành viên.

3. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, VSD gửi văn bản thông báo cho TCPH đề nghị bổ sung, giải trình hoặc nêu rõ lý do chưa chấp thuận điều chỉnh Giấy đăng ký chứng khoán.

Điều 12. Các trường hợp hủy đăng ký chứng khoán

VSD thực hiện hủy đăng ký chứng khoán trong các trường hợp được quy định tại Khoản 1 Điều 19 Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán ban hành kèm theo Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Điều 13. Hồ sơ huỷ đăng ký chứng khoán

1. Hồ sơ huỷ đăng ký chứng khoán (trừ trái phiếu Chính phủ và cổ phiếu bị hoán đổi do sáp nhập) hết hiệu lực lưu hành bao gồm:

a. Giấy đề nghị huỷ đăng ký chứng khoán (Mẫu 11/ĐKCK);

b. Tài liệu pháp lý liên quan đến việc chứng khoán hết hiệu lực lưu hành của TCPH;

c. Quyết định hủy niêm yết/văn bản thông báo huỷ đăng ký giao dịch của SGDCK (trường hợp chứng khoán đã niêm yết/đăng ký giao dịch);

d. Các tài liệu kèm theo (nếu có).

2. Hồ sơ huỷ đăng ký chứng khoán do TCPH không đủ điều kiện là công ty đại chúng hoặc TCPH không phải là công ty đại chúng tự nguyện huỷ đăng ký chứng khoán bao gồm:

a. Giấy đề nghị huỷ đăng ký chứng khoán (Mẫu 11/ĐKCK);

b. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc huỷ đăng ký chứng khoán (Bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

c. Các tài liệu chứng minh TCPH không đáp ứng đủ các điều kiện là công ty đại chúng;

d. Quyết định hủy niêm yết/văn bản thông báo huỷ đăng ký giao dịch của SGDCK (trường hợp chứng khoán đã niêm yết/đăng ký giao dịch);

e. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

3. Huỷ đăng ký đối với trái phiếu chính phủ, trái phiếu chính phủ bảo lãnh phát hành niêm yết và giao dịch trên thị trường trái phiếu chính phủ chuyên biệt:

TCPH không phải nộp hồ sơ hủy đăng ký khi trái phiếu hết hiệu lực lưu hành và thủ tục thực hiện sẽ được tiến hành theo Biên bản thỏa thuận giữa VSD và TCPH.

4. Trường hợp hủy đăng ký đối với cổ phiếu bị hoán đổi do sáp nhập, VSD thực hiện hủy đăng ký tự động căn cứ vào Quyết định hủy niêm yết của SGDCK có liên quan, hồ sơ thông báo thực hiện quyền hoán đổi cổ phiếu của TCPH có cổ phiếu bị hoán đổi và hồ sơ đăng ký bổ sung cổ phiếu phát hành thêm để hoán đổi của TCPH có cổ phiếu phát hành thêm để hoán đổi.

Điều 14. Xử lý hồ sơ huỷ đăng ký chứng khoán

1. Thời gian VSD xem xét, xử lý hồ sơ hủy đăng ký chứng khoán là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn của VSD (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu bưu điện (trường hợp chuyển qua đường bưu điện).

2. Trong vòng 01 ngày làm việc sau khi chấp thuận huỷ đăng ký chứng khoán, VSD gửi Thông báo về việc chấp thuận huỷ đăng ký chứng khoán (Mẫu 12A/ĐKCK) cho TCPH và công văn thông báo huỷ đăng ký chứng khoán (Mẫu 12B/ĐKCK) cho SGDCK có liên quan và các Thành viên.

3. Trường hợp hủy đăng ký đối với trái phiếu đáo hạn, trái phiếu chuyển đổi, VSD chủ động gửi thông báo về ngày đăng ký cuối cùng để thanh toán lãi và vốn gốc trái phiếu đến TCPH, SGDCK có liên quan và các Thành viên, trong đó nêu rõ việc huỷ đăng ký trái phiếu hết hiệu lực lưu hành. Ngày đăng ký cuối cùng được ấn định là ngày làm việc trước ngày đáo hạn trái phiếu 10 ngày làm việc và ngày VSD huỷ đăng ký là ngày làm việc trùng với ngày đáo hạn trái phiếu. Trường hợp ngày đáo hạn là ngày nghỉ hoặc ngày lễ, Tết, ngày huỷ đăng ký sẽ là ngày làm việc liền trước ngày đáo hạn trái phiếu.

4. VSD lập và gửi Danh sách người sở hữu chứng khoán sau khi hủy đăng ký theo yêu cầu của TCPH (nếu có đề nghị) hoặc các tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Thủ tục đăng ký đối với các TCPH chuyển sàn giao dịch

1. TCPH đã đăng ký chứng khoán tại VSD khi chuyển sàn giao dịch từ SGDCK Hà Nội sang SGDCK TPHCM và ngược lại hoặc từ thị trường UPCoM sang thị trường niêm yết trên các SGDCK và ngược lại không phải thực hiện đăng ký lại chứng khoán với VSD.

2. TCPH có trách nhiệm lựa chọn ngày giao dịch đầu tiên tại SGDCK chuyển đến cách ngày giao dịch cuối cùng tại SGDCK chuyển đi ít nhất 3 ngày làm việc.

3. Trong vòng 03 ngày làm việc trước ngày giao dịch cuối cùng tại SGDCK chuyển đi, TCPH chuyển sàn giao dịch phải nộp cho VSD các tài liệu sau:

a. Văn bản thông báo cho VSD về việc chuyển sàn giao dịch trong đó nêu rõ thông tin về ngày hủy giao dịch/niêm yết, ngày giao dịch cuối cùng tại SGDCK chuyển đi, ngày dự kiến giao dịch đầu tiên tại SGDCK chuyển đến và đề nghị VSD thực hiện các thủ tục đăng ký, lưu ký, thanh toán bù trừ có liên quan đến việc chuyển sàn;

b. Bản sao Quyết định chấp thuận hủy đăng ký niêm yết/văn bản thông báo về việc hủy đăng ký giao dịch và Thông báo về ngày hủy niêm yết/đăng ký giao dịch, ngày giao dịch cuối cùng của SGDCK chuyển đi;

c. Bản sao Quyết định chấp thuận niêm yết/văn bản thông báo về việc đăng ký giao dịch của SGDCK chuyển đến và Thông báo về ngày giao dịch chính thức đầu tiên tại SGDCK chuyển đến;

d. Các tài liệu quy định tại Điểm c, d Mục 1.4 Khoản 1 Điều 6 Quy chế này (trường hợp TCPH chuyển sàn giao dịch từ thị trường UPCOM lên thị trường niêm yết tại các SGDCK);

e. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

4. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn của VSD (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu bưu điện (trường hợp chuyển qua đường bưu điện), VSD sẽ xử lý hồ sơ và thông báo cho TCPH và các Thành viên liên quan.

Điều 16. Thủ tục đăng ký đối với các TCPH đã đăng ký chứng khoán tại VSD và chuyển lên niêm yết/đăng ký giao dịch trên các SGDCK

1. TCPH đã thực hiện đăng ký chứng khoán tại VSD khi thực hiện niêm yết/đăng ký giao dịch trên các SGDCK không phải thực hiện đăng ký lại chứng khoán với VSD.

2. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày SGDCK có quyết định chấp thuận niêm yết/đăng ký giao dịch chính thức, TCPH phải gửi đến VSD văn bản thông báo về việc thực hiện đăng ký giao dịch/niêm yết trên SGDCK và bổ sung đầy đủ các tài liệu quy định tại điểm b Mục 1.3 Khoản 1 Điều 6 Quy chế này (trường hợp đăng ký giao dịch trên thị trường UPCOM) hoặc các tài liệu quy định tại điểm c, d Mục 1.4 Khoản 1 Điều 6 Quy chế này (trường hợp niêm yết trên các SGDCK).

3. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn của VSD (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu bưu điện (trường hợp chuyển qua đường bưu điện), VSD sẽ xử lý hồ sơ và thông báo cho TCPH và các Thành viên liên quan.

Chương III

QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN ĐĂNG KÝ

Điều 17. Các trường hợp điều chỉnh thông tin đăng ký

VSD thực hiện điều chỉnh thông tin theo đề nghị của TCPH khi có sự thay đổi thông tin về chứng khoán đăng ký quy định tại Điều 4 Quy chế này.

Điều 18. Điều chỉnh thông tin về TCPH

1. Trong vòng 01 ngày làm việc sau khi có sự thay đổi thông tin về TCPH theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 4 Quy chế này, TCPH phải gửi hồ sơ điều chỉnh thông tin về TCPH cho VSD.

2. Hồ sơ điều chỉnh thông tin về TCPH bao gồm:

a. Văn bản của TCPH đề nghị VSD điều chỉnh thông tin;

b. Các tài liệu liên quan đến việc thay đổi thông tin nêu trên của TCPH (Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, Nghị quyết Hội đồng quản trị, Giấy chứng nhận ĐKKD thay đổi…).

3. VSD thực hiện điều chỉnh và thông báo cho TCPH trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ của TCPH.

Điều 19. Quản lý và điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán

1. Nguyên tắc quản lý thông tin người sở hữu chứng khoán tại VSD

1.1. Thông tin của người sở hữu chứng khoán được đăng ký trên hệ thống của VSD là duy nhất dựa trên thông tin nhận diện của tổ chức, cá nhân do TCPH hoặc Thành viên cung cấp.

1.2. Trong quá trình đăng ký chứng khoán, thực hiện quyền, trường hợp họ tên, thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân, loại hình, quốc tịch của người sở hữu chứng khoán do TCPH cung cấp đã có trên hệ thống của VSD, VSD sẽ sử dụng thông tin đã có để theo dõi và quản lý người sở hữu trên hệ thống.

1.3. Trường hợp thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân của người sở hữu chứng khoán do TCPH cung cấp trùng với thông tin trên hệ thống của VSD nhưng thông tin về Họ tên, Loại hình hoặc Quốc tịch của người sở hữu chứng khoán khác với thông tin trên hệ thống của VSD, TCPH có trách nhiệm gửi văn bản xác nhận lại tính chính xác về thông tin của người sở hữu chứng khoán theo yêu cầu của VSD.

- Trường hợp TCPH gửi văn bản xác nhận thông tin chính xác của người sở hữu chứng khoán, VSD sẽ thực hiện điều chỉnh thông tin trên hệ thống của VSD và thông báo nội dung điều chỉnh tới TCPH khác mà người đầu tư có chứng khoán sở hữu (trường hợp chứng khoán đó chưa lưu ký) và TVLK nơi người sở hữu chứng khoán này mở tài khoản lưu ký chứng khoán.

- Trường hợp không thể xác định chính xác thông tin của người sở hữu chứng khoán, TCPH phải có văn bản đề nghị VSD theo dõi và thực hiện điều chỉnh lại sau khi đã xác định được thông tin chính xác.

1.4. Trường hợp người sở hữu chứng khoán là cá nhân người Việt Nam có nhiều quốc tịch sẽ được quản lý như sau:

a. Người sở hữu chứng khoán định cư ở nước ngoài, đã nhập quốc tịch nước ngoài nhưng vẫn có quốc tịch Việt Nam (hộ chiếu do Việt Nam cấp còn hiệu lực) sẽ được đăng ký là nhà đầu tư trong nước và được sử dụng số hộ chiếu còn thời hạn sử dụng do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp để làm thông tin nhận diện người đầu tư khi đăng ký sở hữu;

b. Trường hợp không lựa chọn quốc tịch Việt Nam mà lựa chọn quốc tịch nước ngoài thì phải làm thủ tục đăng ký trading code với VSD theo quy định tại Quy chế cấp mã số giao dịch chứng khoán do VSD ban hành và sẽ không được thay đổi về quốc tịch Việt Nam trong quá trình giao dịch sau này;

c. Trường hợp trước đây đã đăng ký là quốc tịch nước ngoài trên Danh sách người sở hữu mà TCPH đã nộp cho VSD nay muốn đăng ký lại là cá nhân trong nước với quốc tịch Việt Nam sẽ thực hiện điều chỉnh thông tin tại VSD sang loại hình nhà đầu tư trong nước theo quy định tại Quy chế này và sẽ không được sử dụng mã số trading code cùng tài khoản lưu ký được cấp trước đây (nếu có).

2. Hồ sơ điều chỉnh thông tin người sở hữu chứng khoán

Trường hợp có sai sót thông tin về người sở hữu chứng khoán theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 4 Quy chế này, TCPH gửi hồ sơ điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán cho VSD. Hồ sơ bao gồm:

a. Văn bản của người sở hữu chứng khoán đề nghị điều chỉnh thông tin (Mẫu 13A/ĐKCK) (Bản chính hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

b. Văn bản của TCPH đề nghị điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán (Mẫu 13B/ĐKCK);

c. Giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân có liên quan (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

d. Văn bản của người sở hữu chứng khoán gửi TCPH và VSD thông báo về việc lựa chọn quốc tịch Việt Nam trong đó có cam kết không thay đổi quốc tịch trong quá trình giao dịch sau này và không còn CMND, đề nghị sử dụng hộ chiếu làm thông tin đăng ký (trường hợp người sở hữu đề nghị thay đổi sang quốc tịch Việt Nam theo quy định tại điểm c Mục 1.4 Khoản 1 Điều này);

e. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

3. Trong vòng 02 ngày làm việc sau ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, VSD thực hiện điều chỉnh thông tin người sở hữu chứng khoán, gửi văn bản xác nhận cho TCPH và thông báo về nội dung điều chỉnh tới các TCPH khác mà nhà đầu tư có chứng khoán sở hữu (trường hợp chứng khoán đó chưa lưu ký) và TVLK nơi nhà đầu tư mở tài khoản lưu ký chứng khoán.

Điều 20. Điều chỉnh thông tin về loại chứng khoán

1. Hồ sơ điều chỉnh loại chứng khoán từ chứng khoán hạn chế chuyển nhượng sang chứng khoán tự do chuyển nhượng và ngược lại bao gồm:

a. Văn bản của TCPH đề nghị điều chỉnh loại chứng khoán (Mẫu 14/ĐKCK);

b. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/Nghị quyết của Hội đồng quản trị thông qua việc điều chỉnh loại chứng khoán (Trong trường hợp pháp luật có liên quan hoặc Điều lệ Công ty có quy định) (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

c. Các tài liệu chứng minh kèm theo (nếu có).

2. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, VSD thực hiện điều chỉnh loại chứng khoán và gửi văn bản xác nhận cho TCPH và TVLK liên quan (Mẫu 15/ĐKCK).

Điều 21. Điều chỉnh thông tin sai sót về số lượng chứng khoán sở hữu

1. VSD thực hiện điều chỉnh các sai sót về số lượng chứng khoán sở hữu của người đầu tư trong các trường hợp sau:

1.1. Do sai sót của TCPH trong việc cập nhật thông tin chuyển nhượng vào Sổ đăng ký người sở hữu chứng khoán đã đăng ký với VSD đối với các giao dịch đã được chuyển nhượng trước thời điểm TCPH chốt danh sách người sở hữu để thực hiện đăng ký chứng khoán và đã được TCPH xác nhận chuyển quyền sở hữu.

Thời gian điều chỉnh các sai sót này tại VSD tối đa trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán. Quá thời hạn trên, VSD có quyền từ chối thực hiện chuyển quyền sở hữu chứng khoán, trừ những trường hợp có sai sót đặc biệt do Tổng Giám đốc VSD quyết định.

1.2. Do người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký thay đổi số thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân hoặc do sai sót trong quá trình cập nhật thông tin sau khi thực hiện quyền dẫn đến TCPH cung cấp cho VSD nhiều số thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân khác nhau đối với cùng một người sở hữu trên hệ thống.

2. Hồ sơ điều chỉnh thông tin sai sót về số lượng chứng khoán sở hữu:

2.1 Trường hợp do TCPH sai sót không cập nhật vào Sổ đăng ký chứng khoán với VSD giao dịch chuyển nhượng của nhà đầu tư trước thời điểm chốt danh sách, hồ sơ bao gồm:

a. Văn bản của TCPH đề nghị điều chỉnh sở hữu chứng khoán trong đó giải trình rõ lý do và cam kết chịu trách nhiệm liên quan đến việc điều chỉnh;

b. Văn bản đề nghị điều chỉnh sở hữu chứng khoán của bên được điều chỉnh;

c. Hợp đồng chuyển nhượng chứng khoán/Giấy xác nhận chuyển nhượng của các bên có xác nhận của TCPH (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

d. Giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện của cá nhân, tổ chức liên quan (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

e. Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của nhà đầu tư liên quan (Bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

g. Tài liệu liên quan khác trong trường hợp VSD có yêu cầu để làm rõ thông tin trong hồ sơ.

2.2. Trường hợp sai sót do người đầu tư có nhiều số thông tin nhận diện khác nhau, hồ sơ bao gồm:

a. Văn bản đề nghị điều chỉnh thông tin của TCPH, trường hợp do sai sót của TCPH cần nêu rõ lý do và cam kết chịu trách nhiệm liên quan đến việc điều chỉnh;

b. Văn bản đề nghị điều chỉnh thông tin của nhà đầu tư có liên quan (Mẫu 13B/ĐKCK);

c. Giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện của tổ chức cá nhân có liên quan (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

d. Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của nhà đầu tư (Bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

e. Tài liệu liên quan khác (nếu có).

3. Thời gian VSD thực hiện điều chỉnh sai sót số lượng chứng khoán sở hữu cho người đầu tư và gửi văn bản xác nhận cho TCPH là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Điều 22. Điều chỉnh thông tin về quyền sở hữu do thực hiện chuyển giao quyền đại diện chủ sở hữu vốn Nhà nước:

1. Hồ sơ điều chỉnh thông tin về quyền sở hữu do thực hiện chuyển giao quyền đại diện chủ sở hữu vốn Nhà nước gồm:

a. Công văn của TCPH đề nghị điều chỉnh sở hữu chứng khoán, trong đó nêu rõ lý do điều chỉnh;

b. Quyết định của cơ quan chủ quản về việc chuyển giao quyền đại diện chủ sở hữu vốn Nhà nước tại doanh nghiệp;

c. Bản sao Biên bản chuyển giao phần vốn nhà nước giữa đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước tại doanh nghiệp có vốn bàn giao và Công ty được bàn giao;

d. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

2. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, VSD thực hiện điều chỉnh thông tin về quyền sở hữu và gửi văn bản xác nhận cho TCPH.

Điều 23. Từ chối điều chỉnh thông tin chứng khoán đăng ký

1. VSD sẽ từ chối đề nghị điều chỉnh thông tin của TCPH quy định tại các Điều 18, 19, 20, 21 và 22 Quy chế này nếu hồ sơ điều chỉnh không có tài liệu liên quan để chứng minh, tài liệu không rõ ràng hoặc việc điều chỉnh thông tin không phù hợp với các quy định của pháp luật.

2. Trường hợp từ chối, VSD có văn bản trả lời, nêu rõ lý do.

Chương IV

CHUYỂN QUYỀN SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN

Điều 24. Chuyển quyền sở hữu đối với các chứng khoán giao dịch qua hệ thống của các SGDCK

1. Người sở hữu chứng khoán đã đăng ký tại VSD nhưng chưa lưu ký muốn thực hiện chuyển quyền sở hữu phải lưu ký chứng khoán vào VSD để giao dịch mua bán qua SGDCK.

2. Việc chuyển quyền sở hữu chứng khoán đã lưu ký và giao dịch mua, bán qua hệ thống giao dịch tập trung của SGDCK được VSD thực hiện thông qua việc chuyển khoản hạch toán bằng bút toán ghi sổ giữa các tài khoản lưu ký chứng khoán của Thành viên hoặc khách hàng lưu ký tại VSD để thanh toán giao dịch theo quy định tại Quy chế thanh toán bù trừ chứng khoán tại VSD.

Điều 25. Chuyển quyền sở hữu đối với các chứng khoán đã niêm yết/đăng ký giao dịch nhưng không giao dịch qua hệ thống của các SGDCK

1. VSD thực hiện chuyển quyền sở hữu đối với các chứng khoán không qua hệ thống giao dịch của các SGDCK trong các trường hợp quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 4 Thông tư 43/2010/TT-BTC ngày 25/03/2010 về việc sửa đổi, bổ sung Quy chế đăng ký lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán ban hành kèm theo Quyết định 87/2007/QĐ-BTC.

2. Việc chuyển quyền sở hữu được VSD thực hiện thông qua chuyển khoản hạch toán bằng bút toán ghi sổ giữa các tài khoản lưu ký chứng khoán của Thành viên/khách hàng của Thành viên và/hoặc điều chỉnh trên sổ theo dõi người sở hữu chứng khoán trên hệ thống tại VSD.

Điều 26. Chuyển quyền sở hữu chứng khoán đã đăng ký, lưu ký tập trung tại VSD nhưng chưa niêm yết/đăng ký giao dịch tại SGDCK

Đối với trường hợp chuyển quyền sở hữu chứng khoán đã đăng ký, lưu ký tập trung tại VSD nhưng chưa niêm yết/đăng ký giao dịch tại SGDCK, VSD sẽ hướng dẫn sau khi được UBCKNN chấp thuận.

Điều 27. Chuyển quyền sở hữu do biếu, tặng, cho chứng khoán

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do biếu, tặng, cho chứng khoán gồm:

1. Văn bản của Thành viên đề nghị xử lý hồ sơ chuyển quyền sở hữu chứng khoán của nhà đầu tư do biếu, tặng cho;

2. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán của các bên biếu, tặng cho (Mẫu 16A/ĐKCK) kèm theo giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện của các bên tặng cho (bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH/Thành viên).

3. Hợp đồng biếu, tặng, cho chứng khoán có xác nhận của cơ quan công chứng.

4. Tài liệu chứng minh đã nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định Thông tư 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài chính (Tờ khai/Thông báo nộp thuế thu nhập cá nhân có xác nhận của cơ quan thuế và văn bản xác nhận đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước) (trường hợp bên nhận tặng cho là cá nhân).

5. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên bên chuyển quyền sở hữu mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký bên chuyển quyền sở hữu và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu.

6. Tài liệu chứng minh việc đã thực hiện công bố thông tin theo quy định đối với các đối tượng phải thực hiện công bố thông tin khi chuyển nhượng chứng khoán theo quy định của Luật Chứng khoán.

7. Các tài liệu, giấy tờ liên quan khác (nếu có).

Điều 28. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do thừa kế

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do thừa kế gồm:

1. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán của người nhận thừa kế hoặc đại diện những người nhận thừa kế (Mẫu 16B/ĐKCK) kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ của bên nhận thừa kế và Giấy chứng tử của bên để lại tài sản thừa kế.

2. Tài liệu chứng minh đã nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định Thông tư 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài chính (Tờ khai/Thông báo nộp thuế thu nhập cá nhân có xác nhận của cơ quan thuế và văn bản xác nhận đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước) (trường hợp bên nhận thừa kế là cá nhân).

3. Trường hợp thừa kế theo di chúc:

a. Bản sao hợp lệ Di chúc hợp pháp theo quy định của pháp luật;

b. Văn bản phân chia tài sản thừa kế trong trường hợp di chúc không ghi rõ số lượng chứng khoán.

4. Trường hợp thừa kế theo pháp luật:

a. Bản tường trình của người nhận thừa kế về các mối quan hệ nhân thân của người để lại thừa kế, trong đó liệt kê đầy đủ thông tin về hàng thừa kế của người để lại thừa kế (vợ, chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi…) và cam kết về tính chính xác của các thông tin kê khai trong bản tường trình, đồng thời chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật nếu có phát sinh tranh chấp;

b. Bản sao hợp lệ các tài liệu chứng minh mối quan hệ nhân thân nêu tại bản tường trình nêu trên (giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy chứng tử...);

c. Bản sao hợp lệ văn bản thỏa thuận về việc phân chia di sản thừa kế (trường hợp có nhiều người trong diện được nhận thừa kế)/văn bản khai nhận di sản thừa kế (trường hợp chỉ có một người trong diện được nhận thừa kế) có xác nhận của cơ quan công chứng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

d. Bản sao hợp lệ Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế (trường hợp người nằm trong diện thừa kế từ chối nhận di sản thừa kế)/văn bản ủy quyền đứng tên sở hữu quản lý di sản thừa kế (trường hợp những người nằm trong diện thừa kế ủy quyền cho người khác) có xác nhận của cơ quan công chứng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

e. Trường hợp người nhận thừa kế là người chưa thành niên phải có văn bản xác nhận về người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật.

5. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên nơi bên để lại thừa kế mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu. Trường hợp chứng khoán chưa lưu ký, TCPH chịu trách nhiệm thu hồi Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của bên để lại thừa kế.

6. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

Điều 29. Chuyển quyển sở hữu đối với các giao dịch chứng khoán lô lẻ theo qui định của pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán

1. Trường hợp công ty chứng khoán mua chứng khoán lô lẻ của khách hàng

Hồ sơ, trình tự, thủ tục thực hiện chuyển quyền sở hữu với các giao dịch chứng khoán lô lẻ do Công ty chứng khoán mua lại từ khách hàng được thực hiện theo quy định tại Quy chế hoạt động lưu ký chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

2. Trường hợp TCPH mua cổ phiếu lô lẻ của cổ đông để làm cổ phiếu quỹ.

2.1 Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do TCPH mua cổ phiếu lô lẻ của nhà đầu tư làm cổ phiếu quỹ bao gồm:

a. Văn bản của TCPH đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán do mua chứng khoán lô lẻ, trong đó nêu rõ các thông tin liên quan bên chuyển nhượng, bên nhận chuyển nhượng, số lượng chứng khoán chuyển nhượng của cổ đông;

b. Giấy đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán lô lẻ của bên chuyển quyền sở hữu (Mẫu 16C/ĐKCK);

c. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán của TVLK bên chuyển quyền sở hữu mở tài khoản lưu ký;

d. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

2.2. Thời gian VSD xem xét, xử lý hồ sơ chuyển quyền sở hữu chứng khoán là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn tại VSD (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu công văn đến (trường hợp chuyển bằng đường bưu điện).

2.3. Trong vòng 01 ngày làm việc sau khi thực hiện chuyển quyền sở hữu chứng khoán, VSD gửi văn bản xác nhận việc chuyển quyền sở hữu cho các bên liên quan.

Điều 30. Chuyển quyền sở hữu do TCPH thu hồi/mua lại cổ phiếu ưu đãi của cán bộ, nhân viên khi chấm dứt hợp đồng lao động làm cổ phiếu quỹ/cổ phiếu thưởng cho cán bộ, nhân viên.

1. VSD thực hiện chuyển quyền sở hữu do thu hồi/mua lại cổ phiếu ưu đãi của cán bộ, nhân viên (CBNV) trong trường hợp TCPH thu hồi/mua lại cổ phiếu đã bán với giá ưu đãi cho CBNV khi CBNV chấm dứt hợp đồng lao động để làm cổ phiếu quỹ/cổ phiếu thưởng cho CBNV khác trên nguyên tắc giá thu hồi/mua lại không thay đổi so với giá bán ưu đãi ban đầu.

2. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do mua lại/thu hồi cổ phiếu ưu đãi của CBNV thôi việc bao gồm:

a. Văn bản của TCPH đề nghị chuyển quyền sở hữu từ CBNV thôi việc sang TCPH, trong đó nêu rõ lý do chuyển quyền và cam kết chịu trách nhiệm trong trường hợp có phát sinh tranh chấp từ việc thu hồi/mua lại cổ phiếu;

b. Điều lệ công ty hoặc Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua phương án phát hành chứng khoán cho CBNV có điều khoản quy định về việc thu hồi/mua lại cổ phiếu của CBNV thôi việc (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

c. Danh sách CBNV được mua và số lượng mua cổ phần ưu đãi đã được Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị phê duyệt (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

d. Văn bản chấm dứt lao động của CBNV với công ty (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH) và văn bản xác nhận việc TCPH đã thanh toán tiền do thu hồi/mua lại của CBNV thôi việc;

e. Tài liệu chứng minh TCPH đã công bố thông tin tại SGDCK về việc mua lại cổ phiếu của CBNV thôi việc để làm cổ phiếu quỹ;

g. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên nơi CBNV thôi việc mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký của các CBNV và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu. Trường hợp chứng khoán chưa lưu ký, TCPH chịu trách nhiệm thu hồi Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của người sở hữu và nộp cho VSD bản sao có dấu treo xác nhận của TCPH;

h. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

Điều 31. Chuyển quyền sở hữu do Công đoàn mua lại cổ phiếu của CBNV thôi việc làm nguồn để thưởng cho CBNV

Hồ sơ chuyền quyền sở hữu do Công đoàn mua lại cổ phiếu của CBNV thôi việc gồm:

1. Công văn của TCPH đề nghị chuyển quyền sở hữu từ CBNV thôi việc sang Công đoàn Công ty.

2. Điều lệ hoặc Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua phương án phát hành cổ phiếu cho CBNV có điều khoản cho phép Công đoàn mua lại cổ phiếu của CBNV thôi việc (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH).

3. Danh sách CBNV được mua cổ phiếu và số lượng cổ phiếu mua đã được Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị phê duyệt (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH).

4. Nghị quyết của Công đoàn thông qua việc mua lại cổ phiếu và nguồn tiền dùng để mua lại (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH) và tài liệu xác nhận công đoàn đã thanh toán tiền mua lại cổ phiếu cho CBNV có liên quan.

5. Quyết định của Hội đồng quản trị/Tổng Giám đốc cho phép Công đoàn trích quỹ khen thưởng phúc lợi thanh toán tiền mua lại cổ phiếu của CBNV thôi việc và Nghị quyết Hội nghị người lao động toàn Công ty thông qua việc Công đoàn được dùng quỹ khen thưởng phúc lợi và đứng tên đại diện mua lại cổ phiếu của CBNV thôi việc (trường hợp Công đoàn mua lại bằng tiền từ quỹ khen thưởng phúc lợi) (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH).

6. Văn bản của Công ty về việc thôi việc với CBNV có liên quan (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH).

7. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên nơi CBNV thôi việc mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký của các CBNV và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu. Trường hợp chứng khoán chưa lưu ký, TCPH chịu trách nhiệm thu hồi Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của người sở hữu và nộp cho VSD bản sao có dấu treo xác nhận của TCPH.

8. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 32. Chuyển quyền sở hữu trong trường hợp TCPH dùng cổ phiếu quỹ để thưởng/phân phối /bán lại cho CBNV với giá ưu đãi

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu trong trường hợp TCPH dùng cổ phiếu quỹ thưởng/phân phối/bán lại cho CBNV gồm:

1. Văn bản của TCPH đề nghị chuyển quyền sở hữu cổ phiếu quỹ cho CBNV (Mẫu 16A/ĐKCK).

2. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc cho phép sử dụng cổ phiếu quỹ thưởng/phân phối/bán lại cho CBNV (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH).

3. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị về việc ban hành Quy chế thưởng/phân phối/bán lại cổ phiếu cho CBNV, trong đó nêu rõ tiêu chí xét thưởng/phân phối/bán lại cho CBNV (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH).

4. Danh sách CBNV được thưởng/phân phối/mua cổ phiếu có phê duyệt của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH).

5. Tài liệu chứng minh đã nộp đầy đủ hồ sơ cho UBCKNN.

6. Tài liệu chứng minh việc đã thực hiện công bố thông tin theo quy định.

7. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên nơi TCPH mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký của TCPH và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu.

8. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 33. Chuyển quyền sở hữu từ tổ chức công đoàn sang CBNV

1. VSD thực hiện chuyển quyền sở hữu từ tổ chức công đoàn sang CBNV trong các trường hợp sau:

a. Tổ chức công đoàn sử dụng nguồn tiền của mình mua cổ phiếu theo phương án phát hành của TCPH để thưởng/phân phối lại cho CBNV với giá ưu đãi.

b. Tổ chức công đoàn sử dụng nguồn tiền của mình mua lại các cổ phiếu đã phát hành cho CBNV nhưng thôi việc hoặc các cổ phiếu lẻ, cổ phiếu không mua hết trong đợt phát hành thêm với giá ưu đãi theo quyết định của Hội đồng quản trị để thưởng/phân phối lại cho CBNV với giá ưu đãi.

2. Hồ sơ đề nghị chuyển quyền sở hữu từ tổ chức công đoàn sang CBNV gồm:

a. Văn bản của TCPH đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán;

b. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của tổ chức công đoàn cho CBNV (Mẫu 16A/ĐKCK);

c. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông cho phép tổ chức công đoàn được mua cổ phiếu trong đợt phát hành hoặc Nghị quyết của Hội đồng quản trị về việc đồng ý phân phối lại các cổ phiếu cho tổ chức công đoàn (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

d. Nghị quyết của tổ chức công đoàn về việc mua cổ phiếu để thưởng/phân phối lại cho CBNV với giá ưu đãi, trong đó nêu rõ nguồn tiền sử dụng để mua và sử dụng tiền thu lại khi phân phối lại cho CBNV (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH). Trường hợp nguồn tiền Công đoàn mua là nguồn từ quỹ khen thưởng phúc lợi thì bổ sung thêm Bản sao hợp lệ Quyết định của Hội đồng quản trị/Tổng Giám đốc cho phép Công đoàn trích quỹ khen thưởng phúc lợi thanh toán tiền mua cổ phiếu và Nghị quyết Hội nghị người lao động toàn Công ty thông qua việc Công đoàn được dùng quỹ khen thưởng phúc lợi và đứng tên đại diện mua cổ phiếu;

e. Quy chế về việc sử dụng cổ phiếu do tổ chức công đoàn mua để chia thưởng cho CBNV, trong đó nêu rõ các tiêu chí về đối tượng được chia thưởng, mức giá và số lượng (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

g. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên nơi tổ chức công đoàn mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký của tổ chức công đoàn và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu;

h. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 34. Chuyển quyền sở hữu đối với cổ phiếu của cổ đông sáng lập trong thời gian hạn chế chuyển nhượng

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu đối với cổ phiếu của cổ đông sáng lập trong thời gian hạn chế chuyển nhượng gồm:

1. Công văn của TCPH đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán của cổ đông sáng lập, trong đó nêu rõ các thông tin liên quan đến bên chuyển nhượng, bên nhận chuyển nhượng, số lượng chứng khoán chuyển nhượng;

2. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán của các bên chuyển nhượng (Mẫu 16A/ĐKCK) kèm theo bản sao hợp lệ hoặc Bản sao có đóng dấu treo của TCPH/Thành viên giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện của các bên chuyển nhượng;

3. Điều lệ công ty hoặc Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông chấp thuận cho cổ đông sáng lập được phép chuyển nhượng cổ phần (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

4. Tài liệu chứng minh việc đã thực hiện công bố thông tin tại SGDCK có liên quan đối với trường hợp các bên chuyển nhượng thuộc đối tượng phải công bố thông tin theo quy định;

5. Văn bản của UBCKNN hoặc SGDCK có liên quan chấp thuận về mức giá thực hiện chuyển nhượng giữa các bên (nếu có);

6. Tài liệu chứng minh đã nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định Thông tư 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài chính (Tờ khai/Thông báo nộp thuế thu nhập cá nhân có xác nhận của cơ quan thuế và văn bản xác nhận đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước) (trường hợp bên chuyển nhượng là cá nhân);

7. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên bên chuyển quyền sở hữu mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký bên chuyển quyền sở hữu và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu;

8. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

Điều 35. Chuyển quyền sở hữu trong trường hợp TCPH thay đổi cổ đông chiến lược trong thời gian hạn chế chuyển nhượng

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu trong trường hợp TCPH thay đổi cổ đông chiến lược trong thời gian hạn chế chuyển nhượng bao gồm:

1. Văn bản của TCPH đề nghị VSD thực hiện chuyển quyền sở hữu chứng khoán;

2. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của các bên chuyển quyền sở hữu (Mẫu 16A/ĐKCK) kèm theo bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của Thành viên giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện của các bên;

3. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông của TCPH thông qua việc thay đổi cổ đông chiến lược (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH);

4. Tài liệu chứng minh việc đã báo cáo UBCKNN và thực hiện công bố thông tin theo quy định đối với các đối tượng phải thực hiện công bố thông tin theo quy định của Luật Chứng khoán;

5. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên nơi bên chuyển quyền sở hữu mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký của bên chuyển quyền sở hữu và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu;

6. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 36. Chuyển quyền sở hữu giữa nhà đầu tư ủy thác và công ty quản lý quỹ hoặc ngược lại và giữa công ty quản lý quỹ với nhau

1. Chuyển quyền sở hữu giữa nhà đầu tư ủy thác và Công ty quản lý quỹ

1.1. VSD thực hiện chuyển quyền sở hữu các chứng khoán từ nhà đầu tư ủy thác sang công ty quản lý quỹ trong trường hợp công ty quản lý quỹ nhận quản lý danh mục đầu tư ủy thác bằng tài sản.

1.2. Hồ sơ đề nghị chuyển quyền sở hữu gửi lên VSD bao gồm:

a. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của các bên chuyển quyền sở hữu (Mẫu 16A/ĐKCK);

b. Giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện của các bên (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của Thành viên);

c. Hợp đồng ủy thác của nhà đầu tư cho công ty quản lý quỹ trong đó có nêu rõ danh mục, số lượng chứng khoán nhà đầu tư đồng ý ủy thác cho công ty quản lý quỹ, thời gian ủy thác, điều kiện chấm dứt ủy thác…(Bản sao hợp lệ);

d. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản xác nhận của Thành viên liên quan về số dư chứng khoán trên tài khoản lưu ký của bên chuyển quyền sở hữu;

e. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

2. Chuyển quyền sở hữu giữa Công ty quản lý quỹ và nhà đầu tư hoặc giữa Công ty quản lý với nhau

2.1. VSD thực hiện chuyển quyền sở hữu các chứng khoán được ủy thác từ công ty quản lý quỹ sang nhà đầu tư ủy thác hoặc sang công ty quản lý quỹ khác trong trường hợp 2 bên chấm dứt hợp đồng quản lý danh mục đầu tư hoặc công ty quản lý quỹ giải thể, phá sản, phải hoàn trả nhà đầu tư ủy thác tài sản hoặc nhà đầu tư chấm dứt hợp đồng ủy thác và chuyển danh mục tài sản sang công ty quản lý quỹ khác quản lý.

2.2. Hồ sơ đề nghị chuyển quyền sở hữu gửi lên VSD bao gồm:

a. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của các bên chuyển quyền sở hữu (Mẫu 16A/ĐKCK) và bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của Thành viên giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện của các bên;

b. Bảng kê chi tiết danh mục tài sản của nhà đầu tư ủy thác có xác nhận bởi ngân hàng lưu ký;

c. Hợp đồng ủy thác, Biên bản thanh lý hợp đồng ủy thác của nhà đầu tư với công ty quản lý quỹ trong đó có nêu rõ danh mục, số lượng chứng khoán ủy thác công ty quản lý quỹ chuyển lại cho nhà đầu tư (trường hợp chấm dứt hợp đồng ủy thác) (Bản sao hợp lệ);

d. Hợp đồng ủy thác, Biên bản thanh lý hợp đồng ủy thác với công ty quản lý quỹ cũ (trong đó có nêu rõ danh mục, số lượng chứng khoán được ủy thác công ty quản lý quỹ chuyển lại cho nhà đầu tư) và Bản sao Hợp đồng ủy thác với công ty quản lý quỹ mới trong đó có nêu rõ danh mục, số lượng chứng khoán được nhà đầu tư ủy thác (trường hợp chuyển danh mục sang công ty quản lý quỹ khác) (Bản sao hợp lệ);

e. Hợp đồng ủy thác, Biên bản thanh lý hợp đồng ủy thác và các tài liệu pháp lý liên quan đến việc giải thể, phá sán (trường hợp công ty quản lý quỹ giải thể, phá sản phải hoàn trả nhà đầu tư ủy thác tài sản) (Bản sao hợp lệ);

g. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản xác nhận của Thành viên liên quan về số dư chứng khoán trên tài khoản lưu ký của bên chuyển quyền sở hữu;

h. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

Điều 37. Chuyển quyền sở hữu chứng khoán theo quyết định có hiệu lực của Tòa án

1. VSD thực hiện chuyển quyền sở hữu chứng khoán theo quyết định có hiệu lực của Tòa án với tư cách là tổ chức có liên quan phải thi hành quyết định và VSD không chịu trách nhiệm đối với các tranh chấp hoặc thiệt hại phát sinh (nếu có) liên quan đến quyết định của Tòa án.

2. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu chứng khoán theo quyết định có hiệu lực của tòa án, bao gồm:

a. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của các bên chuyển quyền sở hữu (Mẫu 16A/ĐKCK) kèm theo bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH/Thành viên giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện của các bên;

b. Quyết định hoặc bản án có hiệu lực của Tòa án kèm theo các hồ sơ liên quan đến xử lý vụ việc (Bản sao hợp lệ);

c. Quyết định của cơ quan thi hành án (Bản sao hợp lệ) đối với trường hợp phải thực hiện thi hành án;

d. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản xác nhận của Thành viên liên quan về số dư chứng khoán trên tài khoản lưu ký của bên chuyển quyền sở hữu;

e. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 38. Chuyển quyền sở hữu do chia tách, sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp hoặc phân định lại cơ chế quản lý tài chính của doanh nghiệp

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do chia tách, sáp nhập doanh nghiệp hoặc phân định lại cơ chế quản lý tài chính của doanh nghiệp gồm:

1. Văn bản của TCPH đề nghị VSD thực hiện chuyển quyền sở hữu chứng khoán.

2. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của các bên chuyển quyền sở hữu (Mẫu 16A/ĐKCK) kèm theo bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH/Thành viên giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện của các bên.

3. Văn bản có hiệu lực pháp lý liên quan đến việc chia tách, sáp nhập hoặc phân định lại cơ chế quản lý tài chính của doanh nghiệp (Bản sao hợp lệ).

4. Văn bản phân định tài sản chứng khoán giữa các bên (Bản sao hợp lệ).

5. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp của các bên có liên quan (Bản sao hợp lệ hoặc bản sao có đóng dấu treo của TCPH).

6. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên bên chuyển quyền sở hữu mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký bên chuyển quyền sở hữu và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu.

7. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 39. Chuyển quyền sở hữu do góp vốn bằng cổ phiếu vào doanh nghiệp

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do góp vốn bằng cổ phiếu vào doanh nghiệp gồm:

1. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của các bên chuyển quyền sở hữu (Mẫu 16A/ĐKCK) kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ của các bên;

2. Điều lệ/Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc quyết định của Hội đồng thành viên/chủ sở hữu (Bản sao có đóng dấu treo của TCPH) của doanh nghiệp nhận góp vốn bằng cổ phiếu, trong đó nêu rõ việc chấp thuận hình thức góp vốn bằng cổ phiếu;

3. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/Quyết định của Hội đồng quản trị hoặc quyết định của Hội đồng thành viên/chủ sở hữu (Bản sao có đóng dấu treo của TCPH) của bên góp vốn bằng cổ phiếu (trường hợp bên góp vốn là pháp nhân) về việc góp vốn, trong đó phải kê khai chi tiết về cổ phiếu dùng để góp vốn;

4. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên bên chuyển quyền sở hữu mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký bên chuyển quyền sở hữu và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu;

5. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 40. Chuyển quyền sở hữu do bán đấu giá phần vốn nhà nước

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do bán đấu giá phần vốn nhà nước, bao gồm:

1. Văn bản của TCPH đề nghị VSD chuyển quyền sở hữu chứng khoán cho các bên;

2. Danh sách bên chuyển quyền sở hữu, bên nhận chuyển quyền sở hữu trong đó nêu rõ các thông tin về số lượng chứng khoán chuyển quyền sở hữu và tài khoản giao dịch và nơi mở tài khoản giao dịch (Mẫu 17/ĐKCK);

3. Bản sao hợp lệ Danh sách nhà đầu tư trúng đấu giá đã hoàn tất việc nộp tiền mua cổ phiếu do đơn vị tổ chức đấu giá gửi cho TCPH và các tài liệu liên quan đến đợt đấu giá;

4. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của Thành viên bên chuyển quyền sở hữu mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký bên chuyển quyền sở hữu và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu;

5. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 41. Chuyển quyền sở hữu do thực hiện chào mua công khai

1. Sau khi được UBCKNN chấp thuận thực hiện chào mua công khai qua hệ thống của VSD, Công ty Chứng khoán được chỉ định làm Đại lý chào mua công khai gửi hồ sơ thông báo cho VSD bao gồm các tài liệu sau:

a. Văn bản thông báo về việc được chỉ định làm đại lý chào mua công khai trong đó phải nêu đầy đủ thông tin về chào mua bao gồm tên tổ chức/cá nhân thực hiện chào mua (họ tên, chứng minh nhân dân, số tài khoản lưu ký), số lượng chứng khoán chào mua (trong đó nêu rõ phương pháp/tỷ lệ tính toán khi số lượng bán vượt quá số lượng chứng khoán mua trong bản chào mua), giá chào mua, thời gian đăng ký chào mua, thời gian chuyển tiền chào mua (Mẫu 18/ĐKCK);

b. Văn bản của UBCKNN chấp thuận cho phép thực hiện chào mua công khai qua hệ thống của VSD (bản sao);

c. Hồ sơ đăng ký chào mua gửi UBCKNN (Bản sao).

2. Trong vòng 03 ngày làm việc sau ngày kết thúc thời gian đăng ký chào mua công khai, căn cứ vào Giấy đề nghị bán chứng khoán của các nhà đầu tư có xác nhận của các TVLK nơi nhà đầu tư mở tài khoản lưu ký, Đại lý chào mua có trách nhiệm tập hợp và gửi văn bản xác nhận về số chứng khoán mua và số tiền sẽ thanh toán đồng thời thông báo về số tài khoản lưu ký của Tổ chức/cá nhân chào mua công khai cho các TVLK liên quan và đề nghị các TVLK này làm các thủ tục yêu cầu chuyển khoản chứng khoán với VSD.

3. Chậm nhất 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc thời gian đăng ký chào mua công khai, Đại lý chào mua gửi cho VSD Văn bản đề nghị thanh toán tiền mua chứng khoán (Mẫu 19/ĐKCK) kèm theo Danh sách nhà đầu tư bán chứng khoán chi tiết theo TVLK đã được Đại lý chào mua xác nhận (Mẫu 20/ĐKCK) đồng thời chuyển toàn bộ số tiền thanh toán vào tài khoản tiền đăng ký mua chứng khoán của VSD.

4. Chậm nhất 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc thời gian đăng ký chào mua công khai, các TVLK có nhà đầu tư đồng ý bán chứng khoán gửi cho VSD các tài liệu sau:

a. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và Văn bản của TVLK bên chuyển quyền sở hữu mở tài khoản gửi VSD xác nhận về số dư chứng khoán lưu ký bên chuyển quyền sở hữu và cam kết phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển quyền sở hữu;

b. Văn bản của TVLK bên chuyển quyền sở hữu cam kết chịu trách nhiệm thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định khi nhận được tiền thanh toán (trường hợp bên bán là nhà đầu tư cá nhân) và thông tin về số tài khoản nhận tiền thanh toán.

5. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ của các bên, VSD sẽ thực hiện chuyển tiền và chứng khoán cho các bên liên quan. Việc thanh toán tiền và chuyển quyền sở hữu chứng khoán sẽ được VSD thực hiện đồng thời trong một ngày.

6. Các TVLK có liên quan thực hiện chuyển tiền thanh toán cho nhà đầu bên bán và hạch toán chứng khoán về cho nhà đầu tư bên chào mua công khai. Phí chuyển tiền sẽ do các TVLK chi trả. Các TVLK bên bán và bên mua có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Thông tư số 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài chính và nộp phí chuyển quyền sở hữu không qua hệ thống giao dịch theo quy định tại mục 1, Điều 3, Thông tư số 27/2010/TT-BTC ngày 26/02/2010 của Bộ Tài chính.

7. Đối với trường hợp hủy đăng ký chào mua công khai khi có đề nghị rút lại đề nghị chào mua công khai từ bên chào mua theo quy định của pháp luật, đại lý chào mua công khai phải gửi văn bản cho VSD thông báo việc không thực hiện chào mua kèm theo văn bản chấp thuận của UBCKNN.

8. Trường hợp phải tiếp tục thực hiện chào mua công khai đối với số chứng khoán còn lại sau khi kết thúc thời gian đăng ký chào mua công khai theo quy định tại Điểm b Khoản 8.7 và Khoản 8.8 Điều 8 Phần II Thông tư số 194/2009/TT-BTC, sau khi kết thúc thời hạn 30 ngày chào mua tiếp, các bên liên quan thực hiện quy trình như quy định tại khoản 2, 3, 4, 5 và 6 Điều này.

Điều 42. Xử lý hồ sơ chuyển quyền sở hữu chứng khoán

1. Thời gian VSD xem xét, xử lý hồ sơ chuyển quyền sở hữu chứng khoán là 05 ngày làm việc (trừ trường hợp chuyển quyền sở hữu đối với các giao dịch lô lẻ được quy định tại Khoản 1 Điều 29 và trường hợp chào mua công khai được quy định tại Điều 41 Quy chế này) kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn tại VSD (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu công văn đến (trường hợp chuyển bằng đường bưu điện).

2. Trong vòng 01 ngày làm việc sau khi thực hiện chuyển quyền sở hữu chứng khoán, VSD gửi văn bản xác nhận việc chuyển quyền sở hữu cho các bên liên quan.

3. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, VSD sẽ gửi văn bản thông báo cho bên có liên quan đề nghị bổ sung, giải trình và nêu rõ lý do chưa chấp thuận chuyển quyền sở hữu

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 43. Điều khoản thi hành

1. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các bên liên quan liên hệ với VSD để được hướng dẫn, giải quyết.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Tổng Giám đốc VSD quyết định sau khi có sự chấp thuận của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.