QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN CÔNG TY CHỨNG KHOÁN ÁP DỤNG CHỨNG THƯ SỐ CÔNG CỘNG TRONG GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ VỚI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

CHỦ TỊCH ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Chứng khoán ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 06 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;
Căn cứ Quyết định số 112/2009/QĐ-TTg ngày 11 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Thông tư số 50/2009/TT-BTC ngày 16 tháng 3 năm 2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn giao dịch điện tử trên thị trường chứng khoán;
Căn cứ Quyết định số 2198/2010/QĐ-BTC ngày 30/08/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị và quản lý thuê bao chứng thư số tại Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 27/2007/QĐ-BTC ngày 24/04/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động công ty chứng khoán; Quyết định số 126/2008/QĐ-BTC ngày 26/12/2008 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế tổ chức và hoạt động công ty chứng khoán;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình hướng dẫn công ty chứng khoán áp dụng chứng thư số công cộng trong giao dịch điện tử với Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Chánh Văn phòng UBCKNN, Vụ trưởng vụ Quản lý Kinh doanh Chứng khoán, Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, công ty chứng khoán và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN

CÔNG TY CHỨNG KHOÁN ÁP DỤNG CHỨNG THƯ SỐ CÔNG CỘNG TRONG GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ VỚI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC
(Ban hành theo Quyết định số 480/QĐ-UBCK ngày 29/6/2011 của Chủ tịch Ủy ban Chứng khoán Nhà nước)

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy trình này hướng dẫn các công ty chứng khoán áp dụng chứng thư số công cộng (gọi tắt là chứng thư số) trong giao dịch điện tử giữa Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) và các công ty chứng khoán (sau đây gọi tắt là các bên tham gia giao dịch).

2. Các yêu cầu chung

2.1 Các văn bản, thông điệp điện tử khi gửi/nhận được sử dụng chứng thư số để ký trước khi đính kèm vào thư điện tử (Email) có giá trị thay thế cho văn bản có đóng dấu (bản cứng).

2.2 Việc gửi/nhận thư điện tử phải được thực hiện bằng ứng dụng MS Outlook hoặc Outlook Express. Các thư điện tử phải được sử dụng chứng thư số để ký và mã hóa trước khi gửi.

2.3 Loại chứng thư số: sử dụng chứng thư số công cộng VNPT-CA.

2.4 Các yêu cầu về kỹ thuật:

- Sử dụng thiết bị VNPT-CA Token.

- Máy tính sử dụng để gửi/nhận văn bản được cài đặt hệ điều hành Windows XP, bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2003 hoặc Office 2007 (cài tối thiểu các thành phần Word, Excel, Outlook).

- Máy tính sử dụng để gửi/nhận văn bản phải được nối mạng internet.

2.5 Ký và mã hóa:

- Các file tài liệu của công ty chứng khoán trước khi gửi đến UBCKNN phải được ký bằng khóa riêng (private key) trong chứng thư số của công ty chứng khoán.

- Thư điện tử sau khi được tạo lập và đính kèm file tài liệu cũng phải được ký bằng khóa riêng (private key) trong chứng thư số của công ty chứng khoán, sau đó mã hóa với khóa công khai (public key) trong chứng thư số của UBCKNN trước khi gửi đến UBCKNN.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Văn bản điện tử

1.1 Các văn bản, văn bản điện tử công ty chứng khoán phải gửi cho UBCKNN bao gồm:

- Báo cáo hoạt động tháng;

- Báo cáo quý;

- Báo cáo 06 tháng đầu năm;

- Báo cáo cuối năm;

- Báo cáo bất thường;

- Báo cáo theo yêu cầu;

- Báo cáo chỉ tiêu an toàn tài chính;

- Báo cáo giao dịch lô lẻ, lô lớn;

- Báo cáo giao dịch của cổ đông lớn;

- Báo cáo đóng mở tài khoản của khách hàng;

- Báo cáo giám sát tuân thủ;

- Báo cáo nhanh về thị trường chứng khoán;

- Các báo cáo khác theo quy định của UBCKNN.

1.2 Các văn bản điện tử để gửi/nhận được tạo dưới dạng file *.DOC hoặc *.DOCX , *.XLS hoặc *.XLSX.

1.3 Văn bản, tài liệu để gửi nếu thực hiện trên nhiều file, sau khi ký số phải để chung trong một thư mục và nén lại theo định dạng file *.rar hoặc file *.zip trước khi gửi.

1.4 Chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy và ngược lại được thực hiện theo Điều 7 Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính:

Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy;

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

Khi cần thiết, chứng từ giấy có thể chuyển sang chứng từ điện tử, nhưng phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

2. Đặt tên file

Tên file điện tử được đặt theo định dạng sau:

Công ty>_oại tài liệu>_Tóm tắt>

Các mục trong cặp dấu được viết liền, không dấu, ký tự đầu tiên của mỗi từ được viết in hoa (VD: BaoCaoThang).

Trong đó:

Công ty> là mã công ty chứng khoán (VD: ACBS)

 (Xem Phụ lục mã công ty kèm theo Quyết định này)

Loại tài liệu> được đặt ký hiệu như sau:

+ BC_Thang cho Báo cáo tháng

+ BC_Quy cho Báo cáo quý

+ BC_06Thang cho Báo cáo 06 tháng đầu năm

+ BC_Nam cho Báo cáo năm

+ BC_BatThuong cho Báo cáo bất thường

+ BC_TheoYeuCau cho Báo cáo theo yêu cầu

+ BC_ChiTieuATTC cho Báo cáo chỉ tiêu an toàn tài chính

+ BC_GiaoDichLo cho Báo cáo giao dịch lô lẻ, lô lớn

+ BC_GDCoDongLon cho Báo cáo giao dịch cổ đông lớn

+ BC_DongMoTK cho Báo cáo đóng mở tài khoản

+ BC_GiamSat cho Báo cáo giám sát tuân thủ

+ BC_NhanhTTCK cho Báo cáo nhanh về thị trường

+ HoSo cho Hồ sơ

+ CongVan cho Công văn

Tóm tắt> được đặt ký hiệu như sau:

+ Kỳ báo cáo nếu là báo cáo định kỳ, ghi bằng chữ và số (VD: 10 (tháng 10), III (quý 3), 2011 (năm 2011))

+ Các tài liệu khác ghi tóm tắt nội dung có tính gợi nhớ không quá 20 ký tự.

3. Yêu cầu lưu trữ, khai thác sử dụng văn bản điện tử

3.1 Các bên tham gia giao dịch thực hiện:

- Bố trí đội ngũ nhân viên kỹ thuật đáp ứng được các yêu cầu chuyên môn về quản lý, khai thác sử dụng chứng thư số.

- Trang bị đủ máy tính, thiết bị kỹ thuật, bố trí địa điểm lưu trữ để bảo quản, lưu trữ văn bản điện tử và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản điện tử lưu trữ theo quy định.

- Xây dựng quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu dự phòng.

3.2 Lưu trữ văn bản điện tử:

- Văn bản điện tử phải được kiểm soát và đối chiếu lại với các khâu xử lý có liên quan để đảm bảo sự chính xác, khớp đúng và đầy đủ trước khi đưa vào lưu trữ.

- Văn bản điện tử khi lưu trữ phải là dạng nguyên bản, không bị thay đổi sai lệch theo quy định của pháp luật.

- Văn bản điện tử phải được lưu trữ có tổ chức, khoa học đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng và thuận tiện.

- Văn bản điện tử sau khi nhận được phải thực hiện sao lưu định kỳ sang các thiết bị lưu trữ chuyên dụng như băng, đĩa từ và phải được cất trữ tại nơi đảm bảo về an toàn cháy nổ khi có sự cố xảy ra.

3.3 Khai thác sử dụng văn bản điện tử lưu trữ:

- Văn bản điện tử đang lưu trữ được chuyển đổi thành chứng từ giấy để phục vụ cho công tác chuyên môn của các đơn vị (nếu thấy cần thiết).

- Việc khai thác sử dụng văn bản điện tử do đơn vị lưu trữ quy định đảm bảo phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.

- Các bên tham gia khai thác sử dụng văn bản điện tử phải tuân thủ theo quy định do đơn vị quản lý văn bản điện tử lưu trữ ban hành.

4. Quy trình gửi, nhận và lưu trữ văn bản điện tử

4.1 Các công ty chứng khoán thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo lập văn bản điện tử theo đúng định dạng file và đặt tên file theo hướng dẫn tại Mục 1 và 2, Phần II của Quy trình này.

Bước 2: Sử dụng chứng thư số để ký văn bản, ký và mã hóa nội dung thư điện tử chứa file văn bản gửi đến UBCKNN qua đường thư điện tử (Email). Việc ký và mã hóa văn bản điện tử được thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 2.5

Mục 2 Phần I của Quy trình này.

Bước 3: Gửi văn bản điện tử đến UBCKNN theo địa chỉ hòm thư:

VanThu@ssc.gov.vn.

Bước 4: Kiểm tra hòm thư điện tử của công ty để nhận thông điệp phản hồi của UBCKNN, xác thực tính hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử UBCKNN đã nhận được. UBCKNN sẽ gửi phản hồi cho công ty chứng khoán trong thời hạn 1/2 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản điện tử từ công ty chứng khoán.

Bước 5: Lưu trữ văn bản điện tử theo quy định tại Khoản 3.2, Mục 3, Phần II của Quy trình này.

4.2 Trường hợp hệ thống của công ty chứng khoán có sự cố dẫn đến không sử dụng được chứng thư số, công ty thông báo cho bộ phận Văn thư của UBCKNN bằng điện thoại hoặc thư điện tử theo địa chỉ VanThu@ssc.gov.vn và gửi báo cáo bằng bản cứng có đóng dấu đúng thời hạn theo quy định. Thời gian gửi báo cáo được tính theo dấu bưu điện. Sau khi sự cố được khắc phục, công ty chứng khoán gửi lại báo cáo bằng văn bản điện tử để UBCKNN lưu.

Trường hợp hệ thống Email của UBCKNN gặp sự cố, UBCKNN thông báo cho các công ty chứng khoán thông qua cổng thông tin điện tử của UBCKNN và đề nghị các công ty gửi báo cáo bằng bản cứng có đóng dấu. Thời gian gửi báo cáo được tính theo dấu bưu điện. Sau khi sự cố được khắc phục, UBCKNN thông báo bằng thư điện tử đề nghị các công ty chứng khoán gửi lại báo cáo bằng văn bản điện tử để UBCKNN lưu.

4.3 Thời gian gửi/nhận báo cáo điện tử được căn cứ trên nhãn thời gian gửi và nhận của email. Trường hợp có tranh chấp về thời gian gửi/nhận sẽ yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ CA cung cấp thời gian xác thực chứng thư tại thời điểm gửi và nhận email.

5. Hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết khiếu nại

- Đơn vị cung cấp chứng thư số công cộng phối hợp với Cục Công nghệ thông tin UBCKNN giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc sử dụng chứng thư số.

- Cục Công nghệ thông tin UBCKNN là đơn vị chủ trì triển khai áp dụng chứng thư số, làm đầu mối, hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các bên tham gia.

- Các vấn đề khiếu nại khi công ty chứng khoán sử dụng chứng thư số sẽ căn cứ trên hợp đồng sử dụng dịch vụ giữa công ty chứng khoán và nhà cung cấp dịch vụ CA và các quy định pháp luật hiện hành. Các vấn đề liên quan đến gửi/nhận văn bản sẽ áp dụng như đối với các văn bản giấy.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Phân công trách nhiệm thực hiện

1.1. Cục Công nghệ thông tin UBCKNN:

- Chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về áp dụng chữ ký số trong lĩnh vực chứng khoán;

- Làm đầu mối giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình triển khai;

- Phối hợp với đơn vị cung cấp chứng thư số đào tạo và hỗ trợ về kỹ thuật cho các công ty chứng khoán.

1.2. Công ty chứng khoán

- Đăng ký một (01) địa chỉ hòm thư điện tử (Email) với UBCKNN theo đúng địa chỉ hòm thư đã đăng ký sử dụng chứng thư số với nhà cung cấp dịch vụ CA.

- Có trách nhiệm tuân thủ chế độ báo cáo về thời hạn, nội dung báo cáo theo các quy định hiện hành và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, đầy đủ, trung thực của nội dung báo cáo.

- Phân công người sử dụng và bảo quản chứng thư số. Khóa bí mật, các dữ liệu trong thiết bị lưu trữ chứng thư số được bảo quản theo chế độ “Mật”.

- Trong trường hợp phát hiện hoặc nghi ngờ chứng thư số, khóa bí mật không còn an toàn cần thông báo ngay cho đơn vị cung cấp chứng thư số.

- Các công ty chứng khoán căn cứ theo Quy trình này có trách nhiệm xây dựng quy định nội bộ để thực hiện giao dịch điện tử phù hợp với các quy định của Luật giao dịch điện tử và văn bản pháp luật khác. Trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của người khởi tạo nội dung các văn bản điện tử.

2. Phụ lục mã công ty chứng khoán kèm theo Quyết định này sẽ được cập nhật hàng năm theo tình hình thực tế.

3. Việc thay thế, sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Chủ tịch UBCKNN quyết định./.

PHỤ LỤC

MÃ CÔNG TY CHỨNG KHOÁN
(Kèm theo Quyết định số 480/QĐ-UBCK ngày 29 tháng 6 năm 2011 của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước)