QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

BỘ TRƯỞNG BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2001;

Căn cứ Nghị định số 187/2007/NĐ-CP ngày 25/12/2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thông tin và Truyền thông;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ trưởng và các Thứ trưởng;
- Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn TNCSHCM Bộ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Website Bộ;
- Lưu VT, VP.

Chương I

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông, được áp dụng thống nhất đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

- Công tác văn thư bao gồm các công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ của Bộ và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ.

4. Mọi cán bộ, công chức, viên chức, trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

1. Tại Văn phòng Bộ thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ. Phòng Văn thư -  Lưu trữ là đầu mối tiếp nhận, giải quyết công văn đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; thực hiện các công việc liên quan đến công tác lưu trữ của cơ quan Bộ.

a) Xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

c) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của Bộ;

đ) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cán bộ, công chức, viên chức của Bộ;

g) Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

i) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan Bộ:

- Trình và chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân thực hiện;

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị thuộc Bộ lập hồ sơ công việc và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ Bộ;

- Bảo quản và sử dụng con dấu của Bộ, Văn phòng Bộ và các loại con dấu khác được giao.

- Tổ chức thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ;

- Giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các đơn vị này được thực hiện theo điểm i, k của khoản 1, điều 3 Quy chế này.

Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, lý lịch rõ ràng và phải đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ:

2. Nếu là cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ thì phải được bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nắm vững và thực hiện đúng quy định tại Quy chế này.

1. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ được lấy từ nguồn ngân sách nhà nước. Hàng năm, Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, bộ phận văn thư, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ lập dự trù kinh phí cho các hoạt động văn thư, lưu trữ.

3. Việc quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

1. Hàng năm, các đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ lập báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và gửi về Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ.

3. Chế độ báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

Mục 1. XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN

Các văn bản do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.

2. Hình thức văn bản hành chính gồm: Quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công, công hàm.

Điều 9. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Điều 5 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; khoản 3 điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Ký hiệu văn bản, tên viết tắt của các đơn vị, thể thức, trình bày văn bản, quy định về kiểu chữ, cỡ chữ trong văn bản được thực hiện thống nhất tại các Phụ lục I – VI.

Điện, thư giao dịch để xử lý công việc; tài liệu, văn bản trao đổi thông tin không chính thức có thể viết bằng tiếng nước ngoài tương ứng hoặc một thứ tiếng thông dụng khác.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

2. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

3. Soạn thảo văn bản hành chính

b) Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản, có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

- Thu thập và xử lý thông tin, tư liệu liên quan;

- Đối với văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết thì đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo văn bản.

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp văn bản do thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền Bộ trưởng và văn bản do đơn vị soạn thảo để thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ phải được thông qua Lãnh đạo Bộ trước khi  thủ trưởng đơn vị hoặc Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành.

3. Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình lại người ký duyệt xem xét, quyết định.

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:

2. Nhân bản (photocopy)

- Số lượng văn bản cần nhân bản được xác định tại mục “Nơi nhận” văn bản, trường hợp văn bản được gửi đến nhiều nơi mà “Nơi nhận” văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo văn bản phải có phụ lục “Nơi nhận” kèm theo để lưu ở văn thư và bản gửi Lãnh đạo Bộ (để báo cáo).

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản trong quá trình thực hiện đánh máy, nhân bản.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký

2. Chánh Văn phòng Bộ có ý kiến về tính hợp pháp, sự phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và các nội dung chuyên môn có liên quan của các văn bản do các cơ quan đơn vị trực thuộc Bộ soạn thảo để trình Lãnh đạo Bộ xem xét quyết định; phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản tại cơ quan Bộ.

Điều 14. Ký tắt văn bản

2. Văn bản do thủ trưởng đơn vị ký ban hành thì lãnh đạo đơn vị trình ký hoặc người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải ký tắt tại vị trí sau dấu chấm kết thúc nội dung văn bản.

1. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Thông tin và Truyền thông được ban hành theo Quyết định số 03/2008/QĐ-BTTTT ngày 06/3/2008 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc Quy chế làm việc của đơn vị.

3. Không ghi học hàm học vị và các danh hiệu danh dự khác trước họ tên, chức vụ của người ký văn bản.

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, trích sao và sao lục.

3. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục số IV.

5. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị. Trường hợp những ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

1. Giải thích từ ngữ:

b) Văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật) của các cơ quan, tổ chức và đơn, thư của cá nhân gửi đến Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

3. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày đó hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn như “Hoả tốc” “Hoả tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký duyệt.

Điều 18. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư Bộ, văn thư của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có). Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, thời gian chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hoả tốc hẹn giờ”) thì phải báo cáo ngay người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư tại đơn vị (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) xem xét, giải quyết; trường hợp cần thiết phải lập biên bản;

c) Văn bản, tài liệu mật đến phải được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản mật - Đến” riêng;

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

- Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”;

b) Loại văn bản văn thư được bóc bì, bao gồm tất cả các loại bì văn bản đến khác. Khi bóc bì cần chú ý:

- Không làm rách, hư hại hoặc để sót văn bản trong bì; kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi trên bì, nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không bảo đảm thể thức quy định (không ghi số, ngày tháng ban hành, thiếu dấu hoặc chữ ký, v.v...) thì gửi trả lại cơ quan gửi văn bản. Trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời, báo cáo người được giao trách nhiệm xử lý;

- Đối với văn bản có dấu “Hoả tốc hẹn giờ”; đơn thư khiếu nại; văn bản, thư từ nước ngoài gửi đến; văn bản có ngày gửi cách quá xa ngày nhận; trên bì và văn bản có độ mật, độ khẩn hoặc số ký hiệu không thống nhất thì cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.

 a) Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến

- Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

- Đối với các bì văn bản mật và các bì có ghi “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì đóng dấu “Đến” ngoài bì, ghi số và ngày đến.

Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo quy trình quản lý văn bản đến trên hệ thống thông tin quản lý văn bản của Bộ và các đơn vị; khi đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

1. Văn bản đến, sau khi đăng ký tại văn thư, phải được kịp thời trình Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, giải quyết và chuyển cho đơn vị, cá nhân theo ý kiến của Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có thẩm quyền ngay trong ngày hoặc chậm nhất trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo (đối với những văn bản đến nhận sau 16h30 hàng ngày). Đối với những văn bản "Khẩn", “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc”, văn thư phải trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

3. Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện chặt chẽ, đúng đối tượng và đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

5. Đối với văn bản mật

b) Việc chuyển giao văn bản mật phải đảm bảo chính xác và tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao và ghi rõ họ, tên.

1. Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Bộ theo dõi việc giải quyết văn bản đến, hàng tháng tổng hợp số liệu văn bản đến (số lượng văn bản, tình hình giải quyết,...) để báo cáo Chánh Văn phòng Bộ. Cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến tại đơn vị.

Điều 21. Trình tự quản lý văn bản đi

a) Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

b) Ghi số và ngày, tháng văn bản

+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

- Ghi ngày, tháng văn bản

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật.

điểm a khoản 10 mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

điểm k khoản 2 mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

Văn bản đi được đăng ký vào sổ văn bản đi hoặc hệ thống quản lý văn bản đi trên máy tính của của cơ quan, đơn vị, do văn thư thống nhất quản lý.

a) Làm thủ tục phát hành văn bản

khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

- Vào bì và dán bì: Tùy theo số lượng, độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản. Khi gấp lưu ý để mặt chữ văn bản vào trong, không làm nhàu văn bản. Khi dán bì, không để hồ dán dính vào văn bản, mép bì phải được dán kín, không bị nhăn, hồ dán phải có độ kết dính cao, khó bóc.

khoản 2,3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

- Văn bản đi chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi; Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện; Trường hợp văn bản đi được chuyển trực tiếp đến nơi nhận (theo quyết định của người có thẩm quyền) phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản phải có ký xác nhận của người nhận văn bản. Mẫu các loại sổ chuyển giao văn bản được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số IX, X của công văn số 425/VTLTNN-NVTW.

Trong trường hợp cần thiết, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó đơn vị phải gửi bản chính;

- Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan ban hành;

5. Lưu văn bản đi

b) Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, đơn vị phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Hàng tuần, nhân viên văn thư phải đối chiếu với sổ đăng ký hoặc chương trình đăng ký để kịp thời bổ sung các văn bản còn thiếu;

Điều 22. Lập hồ sơ

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

a) Mở hồ sơ;

c) Kết thúc hồ sơ khi hoàn thành công việc, biên mục hồ sơ theo trình tự  diễn biến công việc vào mục lục tài liệu.

a) Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a) Các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào kho lưu trữ Bộ hoặc kho lưu trữ của đơn vị trực thuộc Bộ theo thời hạn quy định tại khoản 2 điều này;

c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hư¬u phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm, không được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm của riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.

a) Đối với tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

c) Đối với tài liệu về xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

3. Thủ tục giao nộp tài liệu

Điều 24. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ

2. Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, bộ phận văn thư, lưu trữ của đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị mình.

Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu

2. Bộ trưởng, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức mình. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý con dấu của Bộ và con dấu của Văn phòng Bộ, người được giao trách nhiệm tại các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về việc quản lý con dấu của đơn vị mình.

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

4. Trong trường hợp bị mất con dấu, Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng đơn vị phải thông báo ngay cho cơ quan công an nơi gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.

Điều 26. Đóng dấu

2. Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Bộ, hoặc của đơn vị mình.

4. Đóng dấu phải đúng chiều, ngay ngắn.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Khi đóng dấu giáp lai đối với những văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo thì dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, tài liệu hoặc phụ lục kèm theo và trùm lên một phần các tờ giấy liền kề.

- Việc đóng dấu độ khẩn, mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

Điều 27. Thu thập tài liệu vào lưu trữ

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

c) Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

đ) Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận, lập “Biên bản giao nhận tài liệu”; “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo phụ lục số VII).

Điều 28. Chỉnh lý tài liệu

2. Tài liệu đã chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau đây:

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu để tại lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ;

d) Lập mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

3. Việc chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính được ban hành kèm theo công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Hồ sơ, tài liệu giữ lại;

b) Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:

+ Chánh Văn phòng:   Chủ tịch;

+ Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ: Uỷ viên-thư ký

+ Phó thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ: Chủ tịch;

+ Lưu trữ của đơn vị trực thuộc Bộ: Uỷ viên-thư ký

- Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị và tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu huỷ (nếu cần);

- Thông qua biên bản, đề nghị Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị quyết định.

Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ tổ chức biên soạn để Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ để làm căn cứ cho việc xác định giá trị tài liệu của Bộ.

1. Bộ trưởng quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ của Bộ; thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của đơn vị mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

a) Danh mục tài liệu hết giá trị (kèm theo thuyết minh);

c) Văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 31. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ và lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định tại khoản 3 Điều 6 và khoản 1, 2 Điều 7 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ. Danh mục các cơ quan đơn, vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số I các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

3. Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 của Cục Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

Điều 32. Bảo quản tài liệu lưu trữ

2. Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm:

b) Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật - nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

a) Trực tiếp quản lý kho lưu trữ của Bộ, của đơn vị trực thuộc Bộ;

c) Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như: kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ, v.v... theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ;

Điều 33. Đối tượng, hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

2. Thủ tục xin nghiên cứu, sử dụng tài liệu

b) Người Việt Nam có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị ghi rõ mục đích nghiên cứu và giấy chứng minh nhân dân;

3. Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc kho lưu trữ. Trường hợp cần thiết do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọc thì phải được Chánh Văn phòng Bộ (đối với tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Bộ), thủ trưởng đơn vị cho phép.

1. Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông duyệt cho phép sử dụng, sao tài liệu lưu trữ của Bộ và của các đơn vị trực thuộc Bộ đối với tài liệu có chỉ các mức độ Mật đối với người nước ngoài, thuộc độ Tuyệt mật và Tối mật đối với người Việt Nam trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ.

3. Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, người được giao trách nhiệm tại các đơn vị trực thuộc Bộ duyệt cho phép cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi tại kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.

Điều 35. Trách nhiệm của Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ và người sử dụng tài liệu

a) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt;

2. Người sử dụng tài liệu của Bộ, của các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định của pháp luật có liên quan và các quy định cụ thể tại Quy chế này về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo quản, giữ gìn tài liệu; không được viết, tẩy xoá, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.

Điều 36. Khen thưởng và xử lý vi phạm

2. Cá nhân, tổ chức vi phạm các quy định tại Quy chế này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc bị đề nghị áp dụng các biện pháp xử lý khác theo quy định của pháp luật.

1. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm phổ biến Quy chế này đến cán bộ, công chức, viên chức để thực hiện.

3. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

 Mẫu số 1

 Tờ nhan đề để mục lục

 Mẫu số 2

 Bảng kê hồ sơ, tài liệu giao nộp

 Mẫu số 3

 Tờ kết thúc

 Mẫu số 4

 Biên bản giao nhận tài liệu

 Mẫu số 5

Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu

Mẫu số 1:  Tờ nhan đề để mục lục

Mẫu số 2:  Bảng kê hồ sơ, tài liệu giao nộp

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 2 - Hồ sơ số: ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ của phông;

Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ, ví dụ: 02/7/2003-15/01/2004;

Cột 6 - Ghi chú: ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có trong hồ sơ.

Mẫu số 3:  Tờ kết thúc

Mục lục này gồm: ................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu của Mục lục này gồm: ................ tờ (được đánh số liên tục từ 1 đến .........).

   Hà Nội, ngày      tháng     năm 201....

       (Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

Mẫu số 4:  Biên bản giao nhận tài liệu

Căn cứ Điều 6, 7 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

Chúng tôi gồm:

Đại diện là:

1. Ông (bà): .............................................................................................................

Chức vụ công tác: ...................................................................................................

2. Ông (bà): .............................................................................................................

Chức vụ công tác: ...................................................................................................

BÊN GIAO: (Tên cơ quan, đơn vị giao tài liệu )....................................................

Đại diện là:

1. Ông (bà): ..............................................................................................................

Chức vụ công tác: ....................................................................................................

2. Ông (bà): ..............................................................................................................

Chức vụ công tác: ....................................................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau:

1. Tên phông (khối) tài liệu: ....................................................................................

2. Thời gian của tài liệu: ..........................................................................................

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): .................................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...................... hồ sơ (đơn vị bảo quản)

- Quy ra mét giá: .............. mét

4. Tình trạng tài liệu nộp lưu: .....(mô tả tóm tắt về tình trạng của phông hoặc khối tài liệu nộp lưu) ........................................................................................................

5. Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu và tài liệu liên quan khác gồm:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu khác (nếu có) như bộ thẻ, cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá...;

Mẫu số 5:  Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu

1. Họ và tên: ………………………………………………………………..

3. Đơn vị, cơ quan công tác hoặc tổ chức quản lý: ……………………………………………………………………………………………………

4. Giấy giới thiệu hoặc công văn (số, ngày, trích yếu):

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 939/QĐ-BTTTT ngày 30 tháng 06 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông)

QUY ĐỊNH CHUNG

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 3. LẬP HỒ SƠ  CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Mục 2. BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

PHỤ LỤC VII

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 939 /QĐ-BTTTT ngày 30 tháng 6 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông )

BẢNG KÊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIAO NỘP

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU

CHỨC DANH NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Ký, ghi rõ họ và tên