HƯỚNG DẪN

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 9 của Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06-12-2014 của Ban Bí thư Trung ương khóa XI "về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam", Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

1- Phạm vi

2- Đối tượng áp dụng

II- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

1- "Hồ sơ" là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân và là bằng chứng về kết quả công việc đã được thực hiện.

ó liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân và là bằng chứng về kết quả công việc đã được thực hiện.

ết, chữ số được soạn thảo, trao đổi, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

ầu tiên của một hồ sơ cần lập và được thực hiện bằng phần mềm quản lý công văn (hồ sơ); hoặc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.

trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản.

Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:

2- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc.

IV- TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

2- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

4- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; lập kế hoạch và thực hiện tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

1- Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

- Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan.

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Danh mục hồ sơ của những năm trước.

2- Nội dung lập Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.

b) Dự kiến hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập hồ sơ

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng; Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản của cơ quan, tổ chức.

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số, ký hiệu của đề mục lớn và số thứ tự tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ. Số hồ sơ được hiển thị bằng chữ số Ả-rập; ký hiệu của đề mục lớn được hiển thị bằng các chữ viết tắt. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

- Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

3- Soạn thảo, ban hành, sử dụng Danh mục hồ sơ

b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành và đưa vào thực hiện từ ngày 01 tháng 01 của năm.

VI- LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU GIẤY

- Vào đầu năm, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm chuẩn bị bìa hồ sơ cấp phát cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để thực hiện việc lập hồ sơ.

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.

- Khi cơ quan, tổ chức đã xây dựng được Danh mục hồ sơ, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm trích sao phần tương ứng trong Danh mục hồ sơ gửi các đơn vị trong cơ quan để cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm căn cứ để mở hồ sơ cần lập.

Khi cơ quan, tổ chức chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động phải vận dụng các đặc trưng chủ yếu để mở hồ sơ như sau:

- Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như: Nghị quyết, chỉ thị, thông tri... Những văn bản có cùng tên gọi của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, 6 tháng, 9 tháng, cả năm, 1 nhiệm kỳ) có thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi của cơ quan, tổ chức.

- Đặc trưng cơ quan giao dịch: Văn bản, tài liệu của cơ quan này giao dịch với cơ quan khác trong khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ thể lập 1 hồ sơ.

- Đặc trưng thời gian: Là thời gian giới hạn năm, tháng của vấn đề, sự kiện, vụ việc mà nội dung văn bản đề cập đến hoặc thời gian ban hành văn bản.

2- Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

- Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ.

- Không thu thập những văn bản, tài liệu thuộc diện thu hồi, các bản trùng thừa, bản nháp đưa vào hồ sơ.

- Phân chia hồ sơ thành các tập (đơn vị bảo quản)

Phía trên tiêu đề từng đơn vị bảo quản phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ sơ.

Ví dụ 2: Hồ sơ v/v triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 22-01-2002 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về "củng cố và hoàn thiện mạng lưới y tế cơ sở" có thể phân chia thành các đơn vị bảo quản: Học tập, quán triệt, triển khai Chỉ thị; sơ kết 1 năm thực hiện Chỉ thị; sơ kết 5 năm thực hiện Chỉ thị; tổng kết 10 năm thực hiện Chỉ thị.

(Sau đây từ ghép "hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản" được viết tắt: "hồ sơ (đvbq)").

Tài liệu trong hồ sơ (đvbq) được sắp xếp theo trình tự thời gian, vấn đề logic hoặc sự kết hợp đặc điểm chung của chúng như sau:

Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải quyết được xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, giải quyết sau xếp dưới, kết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc vấn đề, vụ việc.

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản của một cơ quan gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng ban hành sớm xếp trên, văn bản nào có ngày tháng ban hành muộn xếp dưới.

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị... của cùng một tác giả ban hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành, số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi của cơ quan ban hành.

Nếu trong hồ sơ (đvbq) có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan, nhiều địa phương, nhiều cá nhân thì sắp xếp theo vần chữ cái tiếng Việt a, b, c...

+ Nếu trong hồ sơ (đvbq) có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì, tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp để bảo quản riêng (cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ (đvbq) địa chỉ bảo quản và các ký hiệu tra tìm).

+ Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí...) đính kèm văn bản, tài liệu thì những tư liệu ấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ (đvbq).

Ví dụ 1: Chương trình công tác năm 2015 của Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh Yên Bái được ban hành vào 18-12-2014 vẫn được xếp vào năm 2015.

+ Chương trình, kế hoạch, công tác nhiều năm xếp vào năm đầu; báo cáo tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối.

Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết công tác ứng dụng công nghệ thông tin 5 năm (2005 - 2010) của Văn phòng Tỉnh ủy Ninh Bình được xếp vào năm 2010.

a) Kết thúc hồ sơ

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.

- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

b) Biên mục hồ sơ (đvbq)

- Đánh số trang

Khi đánh số trang cần lưu ý:

+ Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa được xem là 2 trang tài liệu và được đánh 2 số.

+ Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.

+ Trường hợp đánh sót số trang (trang liền kề không có số) thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c...; trường hợp đánh số trang liên tục nhưng tài liệu bị trùng phải loại ra khỏi hồ sơ (đvbq) thì bỏ trống các số trang của tài liệu loại ra khỏi hồ sơ đó.

- Viết mục lục văn bản, tài liệu

ằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ, chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ (đvbq), ngay sau tờ bìa.

(Mẫu mục lục văn bản, tài liệu: Phụ lục số 2).

Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm...) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ vào tờ "Chứng từ kết thúc". Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ (đvbq).

(Mẫu chứng từ kết thúc: Phụ lục số 3).

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ (đvbq); số lượng trang; số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

+ Chữ viết trên bìa hồ sơ (đvbq) phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước.

Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, tổ chức cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc thường xuyên.

Ví dụ: Tập văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng về "Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng". Năm 1997 -2004.

1- Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

Riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

b) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

a) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Các đơn vị, tổ chức, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm và thông báo cho Lưu trữ cơ quan biết thời gian và địa điểm giao nộp hồ sơ, tài liệu.

ản giao nhận tài liệu".

b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Lưu trữ cơ quan lập "Biên bản giao nhận tài liệu". Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo cơ quan giao và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 3 bản (bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 2 bản).

Lưu ý: Các hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc thường xuyên của cá nhân, đơn vị; các hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản 5 năm trở xuống; các hồ sơ công việc do các cá nhân, đơn vị phối hợp giải quyết công việc nhưng trùng lặp với hồ sơ của các đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết; các văn bản gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tham khảo và các bản nháp, các bản dự thảo chưa hoàn chỉnh không cần lập hồ sơ hoặc không cần phải đưa vào hồ sơ; những loại hồ sơ và tài liệu nêu trên không phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và các cá nhân, đơn vị định kỳ đề xuất lãnh đạo cơ quan cho hủy theo quy định của pháp luật.

1- Lập hồ sơ điện tử

b) Phần mềm Quản lý công văn thuộc Hệ điều hành tác nghiệp do Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng và phát triển được quy định sử dụng thống nhất trong các cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam. Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội sử dụng phần mềm này để quản lý văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử.

Điều 7 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, cụ thể:

b) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

- Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp Danh mục hồ sơ nộp lưu.

- Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.

- Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện từ của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.

IX- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

3- Các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy và văn phòng các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương có trách nhiệm giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện thống nhất Hướng dẫn này trong phạm vi cơ quan và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Hướng dẫn này đối với các văn phòng cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cấp dưới.

Phụ lục số 1

Mẫu Danh mục hồ sơ

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA... (tên cơ quan, tổ chức)

Năm...

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại điểm d thuộc mục 4, phần B của Hướng dẫn này).

Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể)

Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang...

¹ Đối với các tổ chức chính trị - xã hội: thể thức "tiêu đề" thực hiện theo hướng dẫn của tổ chức đó

Phụ lục số 2

Mẫu Mục lục văn bản, tài liệu

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

Hướng dẫn cách ghi:

Cột 2- Ghi số và ký hiệu văn bản, tài liệu.

Cột 4- Ghi tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, tài liệu.

Cột 6- Nếu là bản chính thì đánh dấu x vào cột 6.

Cột 8- Ghi rõ độ mật: Mật hoặc tối mật hoặc tuyệt mật.

Cột 10- Ghi những đặc điểm cần thiết: không dấu, không có chữ ký, bút tích, dự thảo, quyển sách...

Phụ lục số 3

Mẫu Chứng từ kết thúc

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Các trang trùng số: ... (3) ...

Mục lục văn bản, tài liệu có ...(... (4) ...) trang.

.................................................................... (5) ..................................................................

Hướng dẫn cách ghi:

2- Ghi số lượng trang trong hồ sơ (đvbq) bằng chữ.

4- Ghi số lượng trang mục lục văn bản, tài liệu bằng số và bằng chữ.

6- Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, ký và ghi rõ họ tên người lập hồ sơ.

Phụ lục số 4

Mẫu Bìa hồ sơ