Kính gửi: Tổng Công ty, Công ty thuộc Ủy ban nhân dân Thành\r\nphố

Thực hiện Công văn số 4197/UBND-VX ngày 05 tháng 8\r\nnăm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc quản lý tài liệu lưu\r\ntrữ trong trường hợp chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính;\r\ntổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản tại các doanh nghiệp Nhà\r\nnước trên địa bàn Thành phố.

Để quản lý tốt tài liệu lưu trữ trong trường hợp\r\ndoanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu\r\nhoặc phá sản, Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung liên quan đến công tác quản\r\nlý tài liệu như sau:

1. Công tác chuẩn bị

a) Thu thập hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

Trong trường hợp doanh nghiệp nhà nước chia, tách,\r\nsáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản là cơ quan thuộc\r\nnguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố phải thực hiện\r\ncác công việc:

- Xây dựng Phương án quản lý tài liệu;

- Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ\r\ncơ quan;

- Trường hợp tài liệu chưa được chỉnh lý cần dự toán\r\nkinh phí, tổ chức thực hiện chỉnh lý, lựa chọn lập Mục lục hồ sơ bảo quản tại\r\nLưu trữ cơ quan và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

b) Tổ chức quản lý và chỉnh lý hồ sơ, tài liệu

Tổ chức thực hiện chỉnh lý, cần đảm bảo các nội dung:

- Lập Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị cơ quan\r\ncó thẩm quyền thẩm định và cho phép hủy tài liệu hết giá trị.

- Thống kê thành Mục lục hồ sơ và giao nộp vào Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử Thành phố những hồ sơ có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn.

- Không được hủy tài liệu khi chưa thực hiện đúng các\r\nquy trình về xác định giá trị tài liệu.

- Bố trí diện tích Kho Lưu trữ phù hợp để bảo quản hồ\r\nsơ, tài liệu có thời hạn bảo quản.

c) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của\r\nLưu trữ cơ quan, gồm:

+ Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc, Phó\r\nGiám đốc: Chủ tịch Hội đồng;

+ Người được phân công làm công tác Lưu trữ cơ quan\r\nlà thư ký Hội đồng;

+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

+ Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định\r\ngiá trị là ủy viên.

- Nhiệm vụ của Hội đồng:

+ Xác định thời hạn bảo quản tài liệu để Lưu trữ tại\r\ncơ quan và đề nghị hủy khi tài liệu không có giá trị hoặc hết giá trị bảo quản;

+ Lựa chọn tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh\r\nviễn để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

2. Tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu khi tổ chức lại,\r\nchuyển đổi hình thức sở hữu hoặc giải thể, phá sản

a) Hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu phải tổ chức\r\ngiao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

- Tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản\r\nvĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử\r\nThành phố.

- Thủ tục nộp lưu:

+ Giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu và\r\ncông cụ tra cứu;

+ Lập hai bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và hai\r\nbản Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu; cơ quan giao nộp và Trung tâm Lưu trữ Lịch\r\nsử giữ mỗi loại một bản.

- Trường hợp cơ quan, tổ chức mới được kế thừa có\r\nliên quan đến nội dung công việc cần sử dụng hồ sơ, tài liệu thì phải có văn bản\r\nthống nhất của Sở Nội vụ, không bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức\r\nkhác khi chưa có ý kiến của Sở Nội vụ.

b) Quản lý hồ sơ, tài liệu không thuộc nguồn nộp lưu\r\nvào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

- Tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử Thành phố đang bảo quản tại Kho Lưu trữ cơ quan tiếp tục\r\nlưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.

- Trường hợp cơ quan mới tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục\r\nquản lý. Nếu trường hợp các cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở\r\ncũ, hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì việc quản lý những tài liệu do cơ quan quản\r\nlý cấp trên quyết định.

c) Hồ sơ, tài liệu liên quan đến những công việc dở\r\ndang: cơ quan mới thành lập, có chức năng quản lý và được giao nhiệm vụ tiếp tục\r\ngiải quyết công việc đó thì được tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu để theo dõi giải\r\nquyết tiếp.

d) Ngoài những nội dung hướng dẫn tại Công văn này việc\r\nchuẩn bị thực hiện lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào\r\nTrung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố được thực hiện theo Hướng dẫn số 991/HD-SNV\r\nngày 25 tháng 3 năm 2016 của Sở Nội vụ.

Trên cơ sở nội dung hướng dẫn nêu trên, các doanh\r\nnghiệp Nhà nước xây dựng kế hoạch thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có\r\nkhó khăn, vướng mắc, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ, địa chỉ Tầng 6,\r\nTòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7; điện thoại\r\nsố (08) 37.760.692; số fax (08) 37.760.684 hoặc địa chỉ email: [email protected]./.