Quyết định 58/2012/QĐ-TTg sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, công vụ do Thủ tướng Chính phủ ban hành
Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
1. Quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân thuộc phạm vi quản lý của mình, bao gồm các công việc sau:
a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
b) Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho đương sự biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
c) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.
d) Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan chủ quản về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.
đ) Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
e) Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu này, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.
g) Báo cáo cơ quan chủ quản để xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng theo Quyết định này.
2. Cơ quan quản lý hộ chiếu của những người thuộc diện quy định từ Khoản 1 đến Khoản 8 Điều 6 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Nghị định 65 phải thu giữ và quản lý hộ chiếu của vợ hoặc chồng cùng đi theo hành trình công tác của những người này (nếu có) theo quy định tại Quyết định này.
3. Cơ quan được ủy quyền quản lý hộ chiếu vi phạm các quy định của Quyết định này có thể bị hạn chế hoặc rút lại ủy quyền quản lý hộ chiếu.
Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan chủ quản
1. Ban hành quy định quản lý hộ chiếu tại cơ quan mình phù hợp với Quyết định này.
2. Trực tiếp hoặc ủy quyền cho các cơ quan trực thuộc trực tiếp thực hiện việc quản lý hộ chiếu theo Quyết định này. thông báo cho Bộ Ngoại giao tên cơ quan được ủy quyền quản lý hộ chiếu, nội dung và thời hạn ủy quyền.
3. Trực tiếp hoặc phối hợp với Bộ Ngoại giao và các cơ quan chức năng khác xử lý vi phạm trong sử dụng và quản lý hộ chiếu.
Điều 7. Trách nhiệm của các cơ quan liên quan
1. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm:
a) Hướng dẫn và phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan thực hiện việc quản lý, sử dụng hộ chiếu nêu tại Quyết định này.
b) Quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức thuộc cơ quan mình, những người được cử đi công tác nhiệm kỳ tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và người đi thăm, đi theo của những người này quy định tại Khoản 11 Điều 6 và Khoản 4 Điều 7 Nghị định 136.
c) Phối hợp với cơ quan chủ quản xử lý các trường hợp cấp không đúng đối tượng và sử dụng trái mục đích.
d) Từ chối cấp, gia hạn hộ chiếu và cấp công hàm đề nghị nước ngoài cấp thị thực đối với trường hợp vi phạm quy định tại Điều 4 Quyết định này.
đ) Thông báo cho Bộ Công an và Bộ Quốc phòng về các hộ chiếu hết giá trị sử dụng.
e) Kịp thời báo cáo Thủ tướng Chính phủ về vấn đề phát sinh trong sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, cũng như về việc xem xét quyết định hình thức xử phạt đối với vi phạm của cơ quan quản lý hộ chiếu, cơ quan được ủy quyền cử cán bộ, công chức ra nước ngoài theo quy định tại Khoản 9 Điều 1 Nghị định 65.
2. Bộ Công an, Bộ Quốc phòng thông báo cho Bộ Ngoại giao và cơ quan chủ quản nếu phát hiện những trường hợp sử dụng hộ chiếu không đúng mục đích theo quy định.
3. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thông báo cho Bộ Ngoại giao và cơ quan chủ quản nếu phát hiện những sai phạm của người mang hộ chiếu ở nước ngoài. từ chối cấp, gia hạn hộ chiếu, cấp công hàm đề nghị nước ngoài cấp thị thực đối với trường hợp vi phạm quy định tại Điều 4 Quyết định này.
