Quyết định 1875/QĐ-UBND năm 2022 về Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm ISO điện tử tỉnh Trà Vinh

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG  PHẦN MỀM ISO ĐIỆN TỬ\r\nTỈNH TRÀ VINH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa\r\nphương ngày 19 tháng 6\r\nnăm 2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số\r\nđiều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22\r\ntháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6\r\nnăm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin\r\ntrong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23\r\ntháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông\r\ntrong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng\r\n12 năm 2021 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số\r\n61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018.

Căn cứ Nghị định số\r\n45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành\r\nchính trên môi trường điện tử;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở\r\nThông tin và Truyền thông.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định\r\nnày Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm ISO điện tử tỉnh Trà Vinh.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực\r\nkể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng\r\nUBND tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Giám đốc\r\nSở Khoa học và Công nghệ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch\r\nUBND cấp huyện, cấp xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm\r\nthi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN\r\nLÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG PHẦN MỀM ISO ĐIỆN TỬ TỈNH TRÀ VINH
\r\n(Kèm theo Quyết định số 1875/QĐ-UBND ngày 20 tháng 9 năm 2022 của Ủy ban\r\nnhân dân tỉnh Trà Vinh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi\r\nđiều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về quản lý, vận\r\nhành, sử dụng phần mềm ISO điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa\r\nbàn tỉnh Trà Vinh.

2. Đối tượng áp dụng

a) Quy chế này được áp dụng đối với\r\ncác cơ quan, đơn vị (đã được trang bị phần mềm ISO điện tử) gồm: Các sở, ban,\r\nngành, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,\r\nthành phố (gồm các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc, trực thuộc),\r\nUBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan\r\nnhà nước các cấp).

b) Khuyến khích các cơ quan Đảng,\r\nĐoàn thể xây dựng và áp dụng phần mềm ISO điện tử.

Điều 2. Giải\r\nthích từ ngữ

1. Phần mềm ISO điện tử (có tên miền\r\niso.travinh.gov.vn) là hệ thống công\r\nnghệ thông tin có chức năng hỗ trợ cơ quan nhà nước các cấp xây\r\ndựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN\r\n9001:2015 trên môi trường mạng.

2. Bối cảnh tổ chức là tài liệu mô\r\ntả cung cấp thông tin tình hình hiện tại, điểm\r\nmạnh, điểm yếu, các thử thách và cơ hội của cơ quan, đơn vị,\r\ntừ đó đề ra mục tiêu và hướng phát triển tối ưu nhất dựa theo đặc thù của cơ quan, đơn vị.

3. Chính sách chất lượng là tài liệu\r\nmô tả về mục đích hoạt động và định hướng chiến lược phát triển của cơ quan,\r\nđơn vị, nhằm tuyên bố, thể hiện các mục tiêu và cam kết về chất lượng trong hoạt\r\nđộng của cơ quan, đơn vị.

4. Chương trình và kế hoạch đánh\r\ngiá nội bộ là tài liệu mô tả chương trình và kế hoạch đánh giá định kỳ trong nội\r\nbộ cơ quan, đơn vị, nhằm đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của việc áp dụng các\r\nchính sách chất lượng vào hoạt động của cơ quan, đơn vị.

5. Xem xét của lãnh đạo là tài liệu\r\nmô tả cách thức và nội dung mà lãnh đạo cơ quan, đơn vị cần thực hiện xem xét\r\nnhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, đơn vị luôn tuân thủ các chính sách chất\r\nlượng và đạt được các mục tiêu chất lượng đã đề ra.

Điều 3. Nguyên\r\ntắt quản lý, vận hành, sử dụng ISO điện tử

1. Hệ thống ISO điện tử được thiết\r\nkế, vận hành theo mô hình tập trung tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền\r\nthông, Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Thống nhất áp dụng Hệ thống ISO\r\nđiện tử tại tất cả các cơ quan nhà nước của tỉnh; dữ liệu do cơ quan nhà nước\r\ncác cấp công bố trên hệ thống ISO điện tử là dữ liệu chính thức, được sử dụng để\r\nđánh giá việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại từng cơ quan, đơn vị.

3. Việc quản lý, vận hành, sử dụng\r\nhệ thống ISO điện tử đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về ứng dụng công\r\nnghệ thông tin, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và các quy định khác của pháp\r\nluật có liên quan.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG\r\nHỆ THỐNG ISO ĐIỆN TỬ

Điều 4. Các chức\r\nnăng chính của hệ thống ISO điện tử

1. Công khai thông tin gồm:

a) Công khai danh sách thủ tục\r\nhành chính, hiện trạng xử lý hồ sơ thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị.

b) Công khai việc cập nhật các nội\r\ndung: Bối cảnh tổ chức; chính sách chất lượng; đánh giá nội bộ; xem xét của\r\nlãnh đạo; tài liệu ban hành; hồ sơ lưu trữ; các phản ánh kiến nghị; góp ý.

2. Chức năng hỗ trợ cho thư ký ISO

Hỗ trợ Thư ký ISO lập và trình\r\nlãnh đạo đơn vị xem xét phê duyệt các nội dung gồm:

a) Phân tích bối cảnh:\r\nPhân tích tình hình hiện tại của đơn vị, điểm mạnh, điểm yếu, các\r\nthử thách và cơ hội, từ đó đề ra mục tiêu và hướng phát triển của đơn vị.

b) Chính sách chất lượng: Đề ra chính sách chất lượng cho cơ quan, đơn vị mình theo từng năm.

c) Mục tiêu chất lượng:\r\nPhối hợp với các phòng, ban xây dựng mục tiêu chất lượng trình\r\nlãnh đạo cơ quan phê duyệt, cập nhật và lưu trữ dạng phiên bản.

d) Chương trình và kế hoạch đánh giá nội bộ: Lập chương trình đánh\r\ngiá; phê duyệt chương trình; lập kế hoạch đánh giá; lập kế hoạch đánh giá cho\r\ncác phòng, ban.

e) Xem xét của lãnh\r\nđạo: Lập, trình nội dung xem xét của lãnh đạo về kết quả giá\r\nlại tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị và thông báo kết\r\nquả xem xét của lãnh đạo gửi các phòng, ban thực hiện.

3. Chức năng hỗ trợ cho lãnh đạo của cơ quan, đơn vị

Hỗ trợ lãnh đạo đơn vị phê duyệt\r\ncác nội dung Thư ký ISO trình để triển khai áp dụng, bao gồm:

a) Phê duyệt phân tích bối cảnh để áp dụng trong toàn đơn vị.

b) Phê duyệt chính\r\nsách chất lượng để các phòng ban đăng ký mục tiêu.

c) Phê duyệt mục\r\ntiêu chất lượng dự thảo và phân bổ mục tiêu chất lượng cho từng phòng, ban.

d) Phê duyệt chương\r\ntrình đánh giá nội bộ để đại diện lãnh đạo phòng, ban có\r\nthể tiến hành lên kế hoạch đánh giá các phòng ban.

e) Phê duyệt xem xét\r\nlãnh đạo để các lãnh đạo phòng, ban báo cáo xem xét các nội\r\ndung đã được thông báo.

f) Phê duyệt chương\r\ntrình cải tiến liên tục để đại diện lãnh đạo tiến hành lập kế hoạch cải tiến cho\r\ntừng đợt.

g) Ký phê duyệt tài\r\nliệu.

4. Chức năng hỗ trợ lãnh đạo cấp phòng, ban

a) Báo cáo các\r\nnội dung theo thông báo kết quả xem xét lãnh đạo phục vụ đánh giá tình hình hoạt động đơn vị.

b) Quản trị rủi ro:\r\nNhận dạng các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu mà phòng ban đã đăng ký để tiến\r\nhành đánh giá và kiểm soát.

c) Quản lý tài liệu:\r\nNhằm đảm bảo cho đơn vị luôn được sử dụng tài liệu mới nhất và được phê duyệt.

d) Quản lý cải tiến\r\nthường xuyên: Hỗ trợ đề xuất cải tiến quy trình, nhân sự và các vấn đề khác\r\ntrong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

e) Quản lý cải tiến\r\nliên tục: Xây dựng, kiểm soát chương trình và kế hoạch cải tiến theo từng năm (gồm:\r\nLập chương trình cải tiến; Phê duyệt chương\r\ntrình; Lập kế hoạch đề xuất cải tiến; Thêm phiếu đề xuất;\r\nKý xem xét tài liệu)

5. Chức năng hỗ trợ người kiểm soát hồ sơ, kiểm soát tài liệu

a) Đảm bảo cho đơn vị\r\nluôn được sử dụng tài liệu mới nhất.

b) Hỗ trợ việc lưu\r\ntrữ hồ sơ đúng quy định, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ;

c) Quản lý thông tin\r\nmượn, trả hồ sơ;

d) Hủy hồ sơ không còn\r\nsử dụng.

6. Chức\r\nnăng hỗ trợ cơ quan chủ quản thực hiện chức năng kiểm tra

a) Thông báo lịch kiểm\r\ntra định kỳ và đột xuất

b) Lưu trữ kết quả\r\nkiểm tra

c) Lưu trữ phân loại\r\nchấm điểm kết quả áp dụng đối với các cơ quan áp dụng ISO.”

Điều 5. Nội\r\ndung quản lý hệ thống ISO điện tử

1. Quản lý trang thiết\r\nbị, phần mềm hệ thống vận hành hệ thống ISO điện tử

a) Tham mưu xây dựng\r\nvà tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, nâng cấp phần cứng, phần mềm hệ\r\nthống, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dịch vụ công nghệ thông tin có liên quan… đảm\r\nbảo vận hành phần mềm ISO điện tử thông suốt, an toàn.

b) Tổ chức, triển\r\nkhai thực hiện việc quản lý, sử dụng các tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị,\r\nphần mềm hệ thống ISO hiệu quả, tiết kiệm; thực hiện các\r\nbiện pháp bảo trì, bảo dưỡng, đánh giá an toàn thông tin định kỳ theo quy định.\r\n

c) Tổ chức cập nhật\r\nđầy đủ các bản vá lỗi đối với hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các phần\r\nmềm nền tảng, hệ thống mã nguồn, phần mềm điều khiển thiết bị… theo khuyến nghị\r\ncủa nhà sản xuất.

2. Quản lý phần mềm ISO\r\nđiện tử

a) Tham mưu xây dựng\r\nvà tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm hoặc thuê dịch vụ để trang bị, nâng cấp, phát triển phần mềm ISO điện tử đáp ứng yêu\r\ncầu về chức năng, tính năng sử dụng theo hướng dẫn của Bộ Khoa học và Công nghệ,\r\nchỉ đạo của UBND tỉnh.

b) Tổ chức khai thác\r\ncó hiệu quả chức năng các phần mềm ISO điện tử; cập nhật\r\ncác bản vá lỗi theo khuyến nghị của đơn vị cung cấp dịch vụ; thực hiện các biện\r\npháp bảo trì, bảo dưỡng, đánh giá an toàn thông tin định kỳ theo quy định.

c) Tổ chức kết nối đảm\r\nbảo chia sẻ dữ liệu thông suốt, an toàn giữa hệ thống ISO điện tử, Cổng\r\ndịch vụ công của tỉnh và các hệ thống thông tin có liên quan.

Điều 6. Nội\r\ndung vận hành ISO điện tử

1. Tổ chức lập hồ sơ\r\nxác định cấp độ an toàn thông tin và thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn\r\nthông tin theo cấp độ cho phần mềm ISO điện tử theo quy định\r\nsau khi được phê duyệt.

2. Tổ chức lực lượng\r\ntrực vận hành, xử lý sự cố an toàn thông tin 24/7, đảm bảo hệ thống ISO\r\nđiện tử vận hành liên tục, thông suốt.

4. Phân cấp, phân quyền cho các Sở, Ban ngành tỉnh,\r\nUBND các cấp trong khai thác các chức năng của hệ thống ISO điện tử.

3. Tổ chức tổng hợp,\r\nbáo cáo định kỳ, đột xuất tình hình vận hành, quản lý, sử dụng ISO điện\r\ntử theo quy định.

Chương III

TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP QUẢN\r\nLÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG ISO ĐIỆN TỬ

Điều 7. Trách\r\nnhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Đảm bảo điều kiện về hạ tầng kỹ\r\nthuật (máy chủ, lưu trữ, phần mềm hệ thống, dịch vụ có liên quan) để vận hành\r\nphần mềm ISO điện tử tỉnh.

2. Phối hợp với các cơ quan, các\r\nđơn vị có liên quan triển khai kết nối, liên thông giữa phần mềm ISO điện tử với\r\ncác hệ thống thông tin khác có liên quan thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ\r\nliệu của tỉnh (LGSP).

3. Phối hợp với Sở Khoa học và\r\nCông nghệ đề xuất mở rộng, nâng cấp, phát triển chức năng phần mềm ISO điện tử\r\nđáp ứng yêu cầu xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn\r\nquốc gia TCVN 9001 theo từng thời kỳ.

4. Quản trị người dùng, quản trị\r\nchức năng hệ thống

Điều 8. Trách\r\nnhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông\r\ntin và Truyền thông hướng dẫn cơ quan nhà nước các cấp áp dụng đồng bộ phần mềm\r\nISO điện tử phục vụ công tác xây dựng, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu\r\nchuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 theo từng thời kỳ; giúp UBND tỉnh theo dõi, kiểm\r\ntra, đôn đốc cơ quan nhà nước các cấp áp dụng quy trình ISO điện tử thay thế\r\ncho quy trình ISO giấy.

2. Chủ trì, phối hợp với cơ quan\r\nliên quan thống nhất sử dụng hệ thống ISO điện tử phục vụ đánh giá kết quả xây\r\ndựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN\r\n9001:2015 từ năm 2022.

3. Chủ trì tổng hợp và phối hợp Sở\r\nThông tin và Truyền thông đề xuất UBND tỉnh chủ trương chỉnh sửa, nâng cấp, bổ\r\nsung chức năng phần mềm ISO điện tử phù hợp với yêu cầu thực tế.

Điều 9. Trách\r\nnhiệm của các sở, ban ngành tỉnh, UBND các cấp

1. Chỉ đạo rà soát tổ chức sử dụng đồng bộ iGate (hoặc hệ thống thông tin một cửa điện tử của\r\nngành) thực hiện Cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ\r\ntục hành chính (TTHC) đối với tất cả các TTHC chính thuộc trách nhiệm của từng\r\ncơ quan, đơn vị đúng quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của\r\nChính phủ; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ\r\nvề sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng\r\n4 năm 2018.

2. Đăng ký, quản lý tài khoản đăng\r\nnhập hệ thống ISO điện tử

a) Rà soát, kịp thời đăng ký mới,\r\nthay đổi thông tin, khóa, xóa khoản cán bộ, công chức, viên chức không còn nhiệm\r\nvụ có liên quan trên hệ thống ISO điện tử gửi Sở Khoa học và Công nghệ tổng hợp\r\nphối hợp Sở Thông tin và Truyền thông cập nhật trên hệ thống ISO điện tử.

b) Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên\r\nchức có liên quan thực hiện nghiêm các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin tài\r\nkhoản và mật khẩu đăng nhập hệ thống ISO điện tử.

3. Thực hiện và chỉ đạo cơ quan,\r\nđơn vị thuộc, trực thuộc tổ chức cập nhật nội dung xây dựng, áp dụng Hệ thống\r\nquản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 theo Mô hình khung\r\ndo Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành vào phần mềm ISO điện tử để quản lý, sử dụng:

a) Đối với thư ký ISO: Tổ chức rà\r\nsoát cập nhật Phân tích bối cảnh tổ chức; chính sách chất lượng; mục tiêu chất\r\nlượng; chương trình và kế hoạch đánh giá nội bộ; thông báo xem xét của lãnh đạo\r\ntrình lãnh đạo phê duyệt.

b) Đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị:\r\nPhê duyệt các tài liệu Thư ký ISO trình trên phần mềm ISO điện tử gồm: Phân\r\ntích bối cảnh tổ chức; chính sách chất lượng; mục tiêu chất lượng; chương trình\r\nvà kế hoạch đánh giá nội bộ; xem xét của lãnh đạo; chương trình cải tiến. Ký và\r\nphê duyệt tài liệu có liên quan khác.

c) Đối với lãnh đạo phòng ban: Thực\r\nhiện đánh giá báo cáo tình hình hoạt động của\r\nđơn vị theo thông báo kết quả xem xét lãnh đạo; quản\r\ntrị rủi ro; quản lý tài liệu; quản lý cải tiến thường xuyên; quản lý cải tiến\r\nliên tục; ký xem xét tài liệu.

d) Đối với người kiểm\r\nsoát hồ sơ, kiểm soát tài liệu: thực hiện lưu trữ hồ\r\nsơ đúng quy định; quản lý thông tin mượn, trả hồ sơ; hủy hồ sơ không còn sử dụng.

Tất cả các nội dung a, b, c, d khoản\r\nnày phải hoàn thành trong tháng 9 năm 2022 và thực hiện thường xuyên theo quy định\r\ntrong xây dựng, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN\r\n9001:2015.

4. Đảm bảo trang thiết bị phục vụ\r\nxây dựng, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015\r\ntại cơ quan, đơn vị, địa phương.

Điều 10.\r\nTrách nhiệm của Sở Kế hoạch và Đầu tư

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền\r\nthông tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí đầu tư phục vụ quản lý, vận hành hệ thống\r\nISO điện tử tỉnh.

Điều 11.\r\nTrách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền\r\nthông tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí sự nghiệp phục vụ quản lý, vận hành, bảo\r\ntrì, bảo dưỡng hệ thống ISO điện tử tỉnh.

Chương IV\r\n

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Khen\r\nthưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân\r\ncó thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này sẽ được xem xét khen\r\nthưởng; mọi hành vi vi phạm các điều khoản trong Quy chế này, tùy\r\ntheo tính chất, mức độ sẽ bị xem xét xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Giao Sở Nội vụ chủ trì phối hợp\r\nvới Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu UBND tỉnh\r\nđưa tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm ISO điện tử vào nội\r\ndung kiểm tra cải cách hành chính, thi đua khen thưởng hằng năm; đề xuất hình\r\nthức khen thưởng đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân có\r\nthành tích xuất sắc; đề xuất hình thức xử lý phù hợp đối với trường hợp tổ chức,\r\ncán bộ, công chức, viên chức vi phạm trong quá trình thực hiện Quy chế này.

Điều 13. Điều\r\nkhoản thi hành

1. Giao Sở Thông tin và Truyền\r\nthông chủ trì triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy chế này; định kỳ\r\nhằng năm, đột xuất theo yêu cầu tổng hợp báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện.

2. Thủ trưởng các sở, ban ngành tỉnh,\r\nChủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực\r\nhiện Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện tại các cơ\r\nquan, đơn vị thuộc, trực thuộc, có biện pháp kịp thời chấn chỉnh hạn chế (nếu\r\ncó).

3. Trong quá trình thực hiện, nếu\r\ncó khó khăn, vướng mắc cần điều chỉnh nội dung quy chế, cơ quan, đơn vị kịp thời\r\nthời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh\r\nxem xét./.