| BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 1640/QĐ-BGTVT | Hà Nội, ngày 06 tháng 06 năm 2017 |
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ VÀ CHỮ KÝ SỐ CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
BỘ TRƯỞNG BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
Nghị định số 12/2017/NĐ-CP ngày 10 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông vận tải;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ vào Quy chế làm việc của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định số 685/QĐ-BGTVT ngày 14 tháng 3 năm 2017;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế các Quyết định số 3255/QĐ-BGTVT ngày 26 tháng 8 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành quy chế sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số trong hoạt động của Bộ Giao thông vận tải, Quyết định số 3256/QĐ-BGTVT ngày 26 tháng 8 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ Giao thông vận tải.
| - Như Điều 3; | BỘ TRƯỞNG |
CÔNG TÁC VĂN THƯ, SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ VÀ CHỮ KÝ SỐ CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1640/QĐ-BGTVT ngày 06 tháng 6 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải)
1. Quy chế này quy định về công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số trong hoạt động của Bộ Giao thông vận tải, bao gồm việc quản lý văn bản đến; soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi; sao văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu, gửi và nhận văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Giao thông vận tải.
2. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là đơn vị), cá nhân thuộc Bộ Giao thông vận tải, Sở Giao thông vận tải các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có liên quan đến việc quản lý văn bản đến; soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi; sao văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu, sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số trong hoạt động của Bộ Giao thông vận tải.
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do Bộ Giao thông vận tải ban hành gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài.
4. Văn thư Bộ là công chức thuộc Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ Giao thông vận tải.
6. Văn thư đơn vị trực thuộc Bộ là người được giao nhiệm vụ làm công tác văn thư hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.
8. Dự thảo văn bản là bản hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản do đơn vị chủ trì soạn thảo trình.
10. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản, được Bộ Giao thông vận tải ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.
12. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
14. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một người hay một số người được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Giao thông vận tải, kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.
Tất cả văn bản gửi đến Bộ Giao thông vận tải phải được quản lý theo trình tự sau:
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
Điều 4. Nguyên tắc tiếp nhận văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến, kể cả văn bản do Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo và chuyên viên cơ quan tham mưu của Bộ nhận trực tiếp từ nơi gửi, đều phải được chuyển đến Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản đến không làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản đến tại Văn thư Bộ thì các cơ quan tham mưu không có trách nhiệm giải quyết.
3. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản đến có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư Bộ hoặc lãnh đạo Phòng Hành chính phải báo cáo ngay với Phó Chánh Văn phòng Bộ phụ trách công tác văn thư hoặc Chánh Văn phòng; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản đến.
5. Các đơn vị được cấp tài khoản sử dụng phần mềm quản lý văn bản phải gửi bản scan văn bản qua hệ thống quản lý văn bản đến Bộ trước khi gửi văn bản giấy. Trường hợp đã gửi văn bản giấy nhưng chưa gửi bản scan văn bản đến hệ thống quản lý văn bản thì Văn thư Bộ chưa làm thủ tục đăng ký văn bản đến đối với văn bản đó.
Điều 5. Trình tự tiếp nhận văn bản đến
1. Phân loại sơ bộ các bì văn bản đến thành hai loại sau:
b) Loại không bóc bì là các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, Ban Cán sự Đảng Bộ, Đảng ủy Bộ, Đoàn Thanh niên Bộ, Công đoàn Cơ quan Bộ.
a) Văn bản của Trung ương Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước;
c) Văn bản của các Bộ, cơ quan ngang Bộ;
đ) Văn bản của các cơ quan, đơn vị trong ngành giao thông vận tải;
g) Văn bản gửi đích danh cá nhân, Ban Cán sự đảng Bộ, Đảng ủy Bộ, Đoàn Thanh niên Bộ, Công đoàn Cơ quan Bộ;
i) Đơn thư.
a) Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;
4. Kiểm tra văn bản trong bì, đối chiếu tài liệu có trong bì với số, ký hiệu ghi trên bì và có trách nhiệm làm Phiếu báo hoặc Phiếu gửi lại văn bản trình Chánh Văn phòng ký để thông báo cho nơi gửi văn bản trong các trường hợp sau:
b) Trường hợp văn bản đến không đúng thủ tục hành chính như gửi vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức, bản phô tô (trừ bản fax), nhàu nát hoặc chữ mờ khó đọc (sử dụng Phiếu gửi lại văn bản theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 của Quy chế này);
5. Đóng dấu “Công văn đến” vào khoảng trống dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu (đối với công văn) hoặc vào khoảng trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản; ghi số và ngày đến.
1. Văn bản đến phải được đăng ký vào hệ thống quản lý văn bản ngay trong ngày nhận văn bản đến; nếu văn bản gửi đến vào cuối buổi chiều, thì có thể đăng ký vào buổi sáng ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc” hẹn giờ, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình, chuyển giao ngay sau khi tiếp nhận văn bản.
a) Đóng dấu “Công văn đến”, nhập đầy đủ, chính xác các thông tin chung của văn bản vào hệ thống quản lý văn bản;
b) Ký chữ ký số cơ quan với dấu “Công văn đến” vào chỗ trống góc phía trên lề trái trang đầu của văn bản;
4. Đối với văn bản có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, Ban Cán sự đảng Bộ, Đảng ủy Bộ, Đoàn Thanh niên Bộ, Công đoàn Cơ quan Bộ thì Văn thư Bộ chỉ nhập thông tin về nơi gửi, số và ký hiệu ghi ngoài bì vào hệ thống quản lý văn bản.
1. Sau khi đăng ký văn bản vào hệ thống quản lý văn bản, Văn thư Bộ thực hiện việc trình, chuyển giao văn bản đến theo quy định sau đây:
a) Đối với bì văn bản đến có đóng dấu “Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”:
- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng hoặc Thư ký Bộ trưởng bóc bì, cho ý kiến xử lý và chuyển giao cho Phòng Tổng hợp, Văn phòng Bộ (sau đây gọi tắt là Phòng Tổng hợp) để trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng được Bộ trưởng ủy quyền (nếu Bộ trưởng đi vắng).
b) Đối với điện mật: Văn thư Bộ chuyển giao bì cho Trưởng phòng Hành chính hoặc Chánh Văn phòng (nếu Trưởng phòng Hành chính vắng mặt) để bóc bì điện mật, vào sổ theo dõi và trình ngay Bộ trưởng qua Thư ký Bộ trưởng. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, Phòng Tổng hợp chuyển điện mật cho đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết. Sau khi giải quyết xong, đơn vị được giao nhiệm vụ phải chuyển trả lại điện mật cho Phòng Tổng hợp để bàn giao cho Trưởng phòng Hành chính quản lý và làm thủ tục trả lại Cơ yếu theo quy định.
d) Đối với văn bản đến có dấu “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”: Văn thư Bộ phải chuyển giao ngay cho Phòng Tổng hợp để trình Lãnh đạo Bộ. Trường hợp văn bản gửi đích danh các đơn vị, Văn thư Bộ có trách nhiệm chuyển trực tiếp hoặc liên hệ với văn thư đơn vị đó để chuyển giao;
e) Đối với văn bản điện tử được gửi đến qua hệ thống Quản lý văn bản (thư mục Văn bản điện tử), Email, Văn thư Bộ xác thực chữ ký số, kiểm tra thông tin chung của văn bản, lấy số đến và chuyển đến nơi nhận được ghi trong văn bản qua hệ thống quản lý văn bản.
3. Phòng Tổng hợp có trách nhiệm cập nhật đầy đủ ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo Bộ vào hệ thống quản lý văn bản và thực hiện theo quy định sau đây:
b) Phối hợp với Phòng Hành chính chuyển văn bản cho các cơ quan, đơn vị không có hộp thư tại Văn phòng Bộ;
d) Chuyển ngay văn bản qua hệ thống quản lý văn bản cho các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết. Đối với những văn bản cần giải quyết gấp phải gọi điện thoại thông báo cho đơn vị đó biết để xác nhận việc đã nhận được văn bản trên hệ thống quản lý văn bản. Trường hợp không thể chuyển qua hệ thống quản lý văn bản thì sử dụng biện pháp phù hợp khác như gửi khẩn, fax, điện thoại, email;
4. Đối với những đơn thư do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Bộ Giao thông vận tải mà nội dung cần giải quyết mang tính chất chuyên môn nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ: Văn thư Bộ bóc bì, giữ lại bì và đính kèm đơn thư, làm các thủ tục đăng ký văn bản đến và chuyển giao cho Thanh tra Bộ giải quyết(1).
6. Văn thư đơn vị tham mưu có trách nhiệm nhận văn bản giấy tại Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp 04 (bốn) lần một ngày: Buổi sáng vào 08g30 và 11g00, buổi chiều vào 14g00 và 16g30. Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị tham mưu trình người đứng đầu đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối và ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản (nếu có).
8. Văn thư của Tổng cục Đường bộ Việt Nam và các Cục thuộc Bộ có trách nhiệm nhận văn bản giấy tại Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp ít nhất 01 (một) lần/ngày.
1. Khi nhận được văn bản đến, Lãnh đạo Bộ ghi trực tiếp nội dung chỉ đạo vào văn bản để giao cơ quan chủ trì và cơ quan phối hợp tham mưu giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị. Nội dung chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ là trực tiếp cho chủ trương, cách thức giải quyết hoặc giao lại các cơ quan, đơn vị nghiên cứu, tham mưu hướng giải quyết.
3. Đối với văn bản có nhiều đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết, đơn vị chủ trì xin ý kiến các đơn vị phối hợp được Lãnh đạo Bộ giao nhiệm vụ. Đối với văn bản chỉ giao cho một đơn vị giải quyết thì đơn vị được giao giải quyết văn bản tự quyết định việc xin ý kiến các đơn vị liên quan (nếu cần thiết) và chịu trách nhiệm về việc giải quyết văn bản của đơn vị mình.
Điều 9. Thời hạn giải quyết văn bản đến
2. Văn bản có thời hạn phải được giải quyết theo thời hạn Lãnh đạo Bộ yêu cầu, nếu Lãnh đạo Bộ không có yêu cầu thì thực hiện theo thời hạn quy định trong văn bản.
4. Đối với những văn bản cần xin ý kiến của các Bộ, ngành, địa phương có liên quan, đơn vị chủ trì có trách nhiệm bám sát, thúc đẩy để nhận được kết quả trả lời theo Quy chế làm việc của Chính phủ ban hành kèm theo Nghị định số 138/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 10 năm 2016 của Chính phủ và văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có).
6. Đối với những vấn đề có thời hạn giải quyết theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật liên quan do cấp có thẩm quyền ban hành, thời hạn giải quyết thực hiện theo quy định tại văn bản quy phạm pháp luật liên quan đó.
a) Chậm nhất là 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận văn bản trên hệ thống Quản lý văn bản, đơn vị được giao nhiệm vụ phải giải quyết xong và lập Hồ sơ trình giải quyết công việc để báo cáo Lãnh đạo Bộ và cập nhật kết quả xử lý công việc vào hệ thống quản lý văn bản;
8. Trường hợp không thể đảm bảo thời gian quy định, đơn vị được giao giải quyết văn bản báo cáo Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực để xin ý kiến chỉ đạo. Văn bản báo cáo, sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ phải được sao chụp gửi Văn phòng Bộ để theo dõi.
Điều 10. Quản lý, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của đơn vị mình, bảo đảm đúng thời hạn; báo cáo kết quả giải quyết văn bản đến theo quy định.
1. Nội dung văn bản được soạn thảo phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
b) Phù hợp với nội dung yêu cầu giải quyết công việc;
d) Thể hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ (nếu có). Trường hợp cơ quan tham mưu thấy có vướng mắc về tính pháp lý, tính khả thi hoặc những vấn đề phát sinh trên thực tế dẫn đến không thể thực hiện được theo đúng chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ thì được tham mưu trình theo ý kiến của mình và phải có văn bản giải trình rõ lý do kèm theo. Nếu Lãnh đạo Bộ vẫn giữ ý kiến chỉ đạo như trước thì cơ quan tham mưu chấp hành, thực hiện theo đúng ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, đồng thời được bảo lưu ý kiến của mình.
a) Đối với văn bản hành chính: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có).
c) Quy định về khuôn dạng văn bản điện tử
- Dạng 1: Văn bản điện tử được tạo ra trực tiếp bằng phần mềm máy tính (định dạng Microsoft Word), được lưu dưới dạng file phù hợp, có thể chỉnh sửa nội dung văn bản (bản mềm).
d) Các loại văn bản điện tử quy định tại Khoản 7 Điều 18 của Quy chế này có thể được lưu trữ và gửi, nhận ở dạng 1 hoặc dạng 2.
1. Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải lập Hồ sơ trình giải quyết công việc và cập nhật các nội dung vào hệ thống quản lý văn bản tại mục “Văn bản trình ký”.
a) Phiếu trình giải quyết công việc theo mẫu quy định tại Phụ lục 4, 5 hoặc Phụ lục 6 Quy chế này có ghi số trình văn bản (tự động xuất hiện trên hệ thống quản lý văn bản của Bộ sau khi đã nhập và chuyển thông tin về “Văn bản trình ký”.)
c) Văn bản giải trình rõ lý do không thực hiện được theo đúng chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ (nếu có);
d) Ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, tổ chức có liên quan (nếu có);
3. Trường hợp Hồ sơ trình giải quyết công việc có văn bản bằng tiếng nước ngoài, khi trình Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm dịch những văn bản Lãnh đạo Bộ yêu cầu.
1. Cơ quan tham mưu chủ trì soạn thảo văn bản nộp Hồ sơ trình giải quyết công việc cho Văn phòng Bộ qua Phòng Tổng hợp, tuyệt đối không được gửi qua những người không phải của cơ quan mình.
a) Nếu hồ sơ trình giải quyết công việc đúng quy định thì cập nhật vào sổ giao nhận văn bản để theo dõi, sau đó giao Hồ sơ trình giải quyết công việc cho Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng để trình Lãnh đạo Bộ giải quyết;
Điều 14. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành
Trường hợp nội dung văn bản được soạn thảo theo đúng ý kiến chỉ đạo Bộ nhưng khác với ý kiến tham mưu của cơ quan soạn thảo đã được báo cáo, giải trình đầy đủ thì Lãnh đạo Bộ ký văn bản chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó.
3. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Thư ký Bộ trưởng và Chuyên viên giúp việc Thứ trưởng chịu trách nhiệm chính trước Chánh Văn phòng trong việc kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký, ban hành.
1. Trường hợp Bộ trưởng, Thứ trưởng đồng ý với dự thảo văn bản được trình ký:
b) Đối với hồ sơ trình Thứ trưởng: Thứ trưởng ký 01 bản dự thảo văn bản.
3. Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Giao thông vận tải.
3. Thứ trưởng ký thay (KT) Bộ trưởng để giải quyết những vấn đề được Bộ trưởng phân công phụ trách.
5. Trong trường hợp đặc biệt, Bộ trưởng có thể ủy quyền cho Tổng cục trưởng Tổng cục Đường bộ Việt Nam, Cục trưởng các Cục quản lý chuyên ngành ký thừa ủy quyền (TUQ) đối với văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng. Việc giao ký thừa ủy quyền phải bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
7. Thứ trưởng không được ủy quyền ký văn bản.
1. Phòng Hành chính có trách nhiệm phô tô, nhân bản những văn bản đã được Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị tham mưu ký hoặc các văn bản do Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị tham mưu của Bộ yêu cầu nhân bản.
a) Nhân bản đúng số lượng quy định; số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư Bộ;
c) Giữ bí mật nội dung văn bản.
Điều 18. Phát hành văn bản, chuyển phát văn bản đi
2. Phòng Hành chính tổ chức kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm; nhân bản theo quy định và đóng dấu vào văn bản, đóng các dấu chỉ độ mật, độ khẩn do người ký văn bản duyệt ghi trong Phiếu trình giải quyết công việc.
4. Văn thư Bộ chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của Bộ đến địa chỉ nơi nhận ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn hoặc theo yêu cầu gấp của người ký thì phải được chuyển phát nhanh (trường hợp không gửi được văn bản điện tử); các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ mật phải gửi theo chế độ bảo mật. Trường hợp đặc biệt, nếu cơ quan, tổ chức nơi nhận cần nhận văn bản trực tiếp tại Văn thư Bộ, phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, đồng thời phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản của Văn thư Bộ.
6. Văn bản gửi đi Văn phòng Chính phủ được gửi bản điện tử qua trục kết nối liên thông văn bản, đồng thời gửi văn bản giấy đến Văn phòng Chính phủ.
a) Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật gửi xin ý kiến;
8. Các văn bản gửi đi để lấy ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị đối với các Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, dự thảo Tờ trình,...: Các đơn vị chủ trì tham mưu trình văn bản gửi cho Cổng thông tin điện tử Bộ Giao thông vận tải để đăng nội dung các dự thảo Tờ trình, dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật, đồng thời chỉ dẫn rõ địa chỉ lấy dự thảo văn bản trong văn bản gửi đi.
10. Việc phát hành giấy mời họp, hội nghị, hội thảo mà thời gian từ khi phát hành đến khi diễn ra cuộc họp, hội nghị, hội thảo không quá 07 ngày làm việc thì Phòng Tổng hợp có trách nhiệm gửi Giấy mời qua thư điện tử (email) đến các cơ quan tham mưu giúp việc Bộ trưởng (gồm các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Vụ Đối tác công - tư, Văn phòng Thường trực Ban chỉ đạo Phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn). Đối với những thành phần dự họp còn lại, Văn thư Bộ phải gửi Fax hoặc gửi thư điện tử (email), đồng thời gửi “Hỏa tốc” cho nơi nhận. Đối với các thông báo hoãn họp gấp, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm thông báo trước cho các thành phần dự họp, Phòng Hành chính gửi Fax (hoặc gửi thư điện tử) và gửi “Hỏa tốc” cho nơi nhận.
11. Văn bản mật phát hành đi được đánh số và lập sổ đăng ký riêng.
Điều 19. Quy định về gửi, nhận văn bản điện tử
2. Khi gửi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử phải sử dụng địa chỉ thuộc hệ thống thư điện tử của Bộ Giao thông vận tải (@mt.gov.vn) và hệ thống thư điện tử có địa chỉ (tên miền.gov.vn) để bảo đảm độ tin cậy, an toàn, an ninh thông tin.
4. Đối với những tài liệu điện tử có tính chất nhạy cảm (không phải tài liệu mật), sau khi ký xong phải mã hóa (mã mật) trước khi gửi bằng phần mềm GCA-01 do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.
1. Văn thư Bộ lưu bản gốc văn bản có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo và bản chính phiếu trình giải quyết công việc.
a) Hồ sơ trình giải quyết công việc;
c) 01 bản chụp phô tô Phiếu trình giải quyết công việc.
Chương IV
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU, SAO VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
1. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản các loại con dấu theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Quy chế này.
a) Bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Chánh Văn phòng hoặc cấp có thẩm quyền cao hơn;
c) Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, tài liệu sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản quy định tại Điều 16 của Quy chế này;
đ) Phải báo cáo ngay với lãnh đạo Văn phòng Bộ khi bị mất dấu.
4. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
6. Tất cả các Quyết định gồm nhiều trang đều phải đóng dấu giáp lai. Việc đóng dấu giáp lai đối với những văn bản gồm nhiều trang do người ký văn bản quyết định. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu giáp lai đóng tối đa 05 trang văn bản.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
a) Văn bản do Lãnh đạo Bộ ký ban hành: Văn bản để sao phải nộp qua Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ (Văn phòng Bộ) để kiểm tra và trình Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng ký sao.
c) Văn bản do các cơ quan, tổ chức không thuộc Bộ Giao thông vận tải gửi đến Bộ: Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng ký sao.
1. Hồ sơ công việc gồm các văn bản, tài liệu sau đây:
b) Danh mục văn bản, tài liệu có trong Hồ sơ;
d) Văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị;
e) Văn bản đi (bản chính) có nội dung xin ý kiến hoặc trả lời văn bản đến;
2. Thủ trưởng đơn vị tham mưu và cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải về tổ chức, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức trong đơn vị lập hồ sơ công việc trong phạm vi chức trách được giao.
4. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các hồ sơ công việc; chủ trì, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho các đơn vị.
1. Cán bộ, công chức, viên chức Bộ Giao thông vận tải có trách nhiệm quản lý và giữ gìn văn bản, hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc được giao.
1. Thiết bị lưu khóa do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp chứa chứng thư số và khóa riêng (khóa bí mật) được sử dụng để tạo và kiểm tra chữ ký số.
3. Thiết bị lưu khóa của cơ quan, đơn vị phải được quản lý như quản lý con dấu của cơ quan, đơn vị. Người được giao quản lý thiết bị lưu khóa của cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa để tạo ra chữ ký số của cơ quan, đơn vị mình. Khi thay đổi người quản lý thiết bị lưu khóa phải thực hiện việc bàn giao theo đúng quy định.
Điều 26. Sử dụng chữ ký số
2. Các văn bản điện tử quy định tại Khoản 7 Điều 18 của Quy chế này khi lưu trữ, gửi ở dạng 2 phải có 01 (một) chữ ký số của cơ quan, đơn vị với hình ảnh con dấu của cơ quan và được thể hiện dưới dạng file PDF. Vị trí đặt chữ ký số của cơ quan, đơn vị tại góc trên bên trái trang đầu của văn bản điện tử theo mẫu tại Phụ lục 9 của Quy chế này.
3. Chữ ký số quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều này được tạo ra bằng thiết bị USB token và phần mềm ký số pdf (VsignPDF) do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.
a) Xác định được trạng thái chứng thư số hợp lệ trước khi ký;
b) Trạng thái chứng thư số hợp lệ tại thời điểm ký;
1. Tổ chức phổ biến, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện các quy định tại Quy chế này và định kỳ 6 tháng, hàng năm báo cáo Bộ trưởng về tình hình thực hiện Quy chế của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
3. Triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quy chế này.
5. Tổng hợp, tham mưu báo cáo Thủ tướng Chính phủ và các Bộ, ngành liên quan về sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số theo quy định.
7. Đề xuất việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.
1. Cài đặt các phần mềm liên quan, hướng dẫn và hỗ trợ cán bộ, công chức, Cơ quan Bộ trong việc sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số; hướng dẫn, hỗ trợ Sở Giao thông vận tải các tỉnh, thành phố trong việc sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số.
Điều 29. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị tham mưu của Bộ
2. Chỉ đạo công chức thuộc đơn vị mình cập nhật kịp thời, đầy đủ kết quả giải quyết văn bản được giao vào hệ thống quản lý văn bản; chịu trách nhiệm về sự chính xác của nội dung thông tin được cập nhật.
3. Các đơn vị trực thuộc Bộ có trụ sở chính, Chi nhánh hoặc Văn phòng đại diện đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội có nhu cầu nhận văn bản trực tiếp tại Bộ Giao thông vận tải phải gửi văn bản đăng ký đến Văn phòng Bộ, nêu rõ họ tên, số điện thoại (cố định và di động), địa chỉ email của Văn thư đơn vị trực thuộc.
1. Tất cả các đơn vị phải mở sổ giao nhận văn bản. Mọi tác nghiệp giao nhận văn bản, tài liệu, Hồ sơ trình giải quyết công việc, Hồ sơ công việc quy định tại Quy chế này đều phải ký xác nhận vào Sổ Giao nhận văn bản.
3. Phòng Hành chính và Phòng Tổng hợp chỉ thực hiện giao nhận văn bản, tài liệu, Hồ sơ trình giải quyết công việc, Hồ sơ công việc với Văn thư đơn vị tham mưu, chuyên viên được giao nhiệm vụ trực tiếp soạn thảo văn bản, Văn thư đơn vị trực thuộc Bộ hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền.
| BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: ………../BGTVT-VP | Hà Nội, ngày …. tháng …. năm …… |
PHIẾU BÁO
Kính gửi:
Qua kiểm tra, Bộ Giao thông vận tải thấy thiếu các tài liệu sau:
2.
Bộ Giao thông vận tải báo (cơ quan, tổ chức) biết để bổ sung tài liệu đầy đủ.
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Lưu: VT, VP.
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
| BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: /BGTVT-VP | Hà Nội, ngày …. tháng …. năm …… |
PHIẾU GỬI LẠI VĂN BẢN
Kính gửi:
Qua kiểm tra Bộ Giao thông vận tải thấy văn bản đến:
Căn cứ Quy chế công tác văn thư của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định số ..../QĐ-BGTVT ngày .... tháng.... năm.... của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải, Bộ Giao thông vận tải xin gửi lại văn bản số:…… ngày....tháng....năm....cho (cơ quan, tổ chức)./.
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Lưu: VT, VP.
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
| BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: /VP | Hà Nội, ngày …. tháng …. năm …… |
PHIẾU CHUYỂN VĂN BẢN
Kính gửi:
Số đến
Nơi gửi
Số văn bản
Ngày văn bản
Nội dung văn bản
| - Như trên; | CHÁNH VĂN PHÒNG |
MẪU PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
| BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
| Hà Nội, ngày …. tháng …. năm …… |
PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
THỨ TRƯỞNG DUYỆT, KÝ
Kính trình Thứ trưởng:
* Chuyên viên soạn thảo:
* Tóm tắt nội dung trình:
* Độ mật:
|
* Độ khẩn:
|