QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ VIỆC TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CỦA BỘ NỘI VỤ

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Căn cứ Chỉ thị số 02/CT-BNV ngày 11/9/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Quyết định số 146/QĐ-BNV ngày 20/01/2017 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Ban hành Chương trình công tác năm 2017 của Bộ Nội vụ;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Giao Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với Trung tâm Thông tin và các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ triển khai thực hiện Quy chế theo đúng quy định.

Điều 4. Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc Trung tâm Thông tin, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

- Như Điều 4;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Các Thứ trưởng (để chỉ đạo);
- Đảng ủy, Công đoàn, ĐTN Bộ;
- Lưu: VT, TTTT (5).

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Trần Anh Tuấn

QUY CHẾ

QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ VIỆC TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CỦA BỘ NỘI VỤ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1101/QĐ-BNV ngày 31 tháng 3 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

1. Quy chế này quy định, việc sử dụng hệ thống thông tin, công nghệ thông tin và viễn thông thống nhất của Bộ để trao đổi văn bản điện tử nội bộ (bao gồm cả các ý kiến chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ) trên môi trường mạng, nhằm cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

3. Quy chế này không áp dụng đối với:

b) Đơn thư khiếu nại, tố cáo;

Điều 2. Giải thích từ ngữ

2. “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử.

Điều 3. Hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử

1. Phần mềm quản lý văn bản và kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ Nội vụ (Phần mềm quản lý văn bản)

2. Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Nội vụ có tên miền @moha.gov.vn

3. Hệ thống thông báo nội bộ: Thực hiện thông báo ý kiến chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ; Thông báo văn bản đến, văn bản đi tới Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ qua hình thức nhắn tin gửi đến điện thoại di động hoặc gửi đến hòm thư điện tử công vụ.

1. Văn bản điện tử được trao đổi trên hệ thống thông tin của Bộ Nội vụ phải sử dụng phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt nam TCVN 6909:2001.

3. Các ý kiến chỉ đạo (bút phê trên văn bản giấy, ý kiến được cập nhật trên phần mềm, nội dung thư điện tử công vụ) của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ phân công xử lý công việc được xem là mệnh lệnh hành chính.

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Điều 35, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Điều 6. Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi điện tử

2. Văn bản xin ý kiến góp ý, thẩm định;

4. Giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp, kết luận cuộc họp;

6. Các báo cáo: giao ban, thường xuyên, đột xuất, định kỳ,...;

8. Các văn bản hành chính (được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính);

10. Các văn bản và tài liệu khác được thực hiện trong quá trình trao đổi, xử lý công việc.

1. Văn bản đến, văn bản đi của Bộ Nội vụ và của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ (trừ các loại văn bản được quy định, tại Khoản 3, Điều 1 của Quy chế này) đều phải được số hóa, ký số và cập nhật vào Phần mềm quản lý văn bản.

Điều 8. Sử dụng Chữ ký số

2. Đối với văn bản đến: ký số của cơ quan, tổ chức vào góc trên bên trái trang đầu văn bản để xác thực tính pháp lý của văn bản đến điện tử.

4. Đối với phiếu trình, phiếu xin ý kiến: ký số của cá nhân vào các vị trí theo quy định ISO của Bộ.

1. Văn phòng Bộ

b) Nhập thông tin văn bản đến, văn bản đi vào Phần mềm quản lý văn bản ngay trong ngày hoặc ngày làm việc kế tiếp.

d) Đối với các văn bản điện tử đến đã chuyển trên Phần mềm quản lý văn bản, Văn phòng Bộ chỉ gửi văn bản giấy (bản gốc) đến cơ quan, đơn vị chủ trì xử lý chính; các cơ quan, đơn vị phối hợp xử lý hoặc các cơ quan, đơn vị liên quan chỉ gửi bản điện tử.

e) Phối hợp cùng Trung tâm Thông tin thiết lập, quản lý, vận hành Hệ thống thông báo nội bộ bằng tin nhắn, gửi email công vụ để thông báo ý kiến chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ; Thông báo văn bản đến, văn bản đi tới Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ.

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ đẩy mạnh việc sử dụng Phần mềm quản lý văn bản; hệ thống thư điện tử công vụ và các hệ thống công nghệ thông tin liên quan nhằm tăng cường cải cách hành chính, giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí.

c) Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn sử dụng chứng thư số, phần mềm quản lý văn bản, hệ thống thư điện tử công vụ và các hệ thống công nghệ thông tin khác của Bộ Nội vụ.

3. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ

b) Giám sát, đôn đốc công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, đơn vị mình nghiêm túc thực hiện Quy chế này.

4. Trách nhiệm của công chức, viên chức phụ trách văn thư các đơn vị

b) Số hóa, nhập thông tin các văn bản nội bộ (đối với các văn bản chưa được nhập thông tin), cập nhật văn bản đi (bao gồm các văn bản toàn văn) vào phần mềm quản lý văn bản.

5. Trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao động các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ

b) Chỉ sử dụng hộp thư điện tử công vụ của Bộ Nội vụ để trao đổi thông tin, gửi, nhận văn bản điện tử phục vụ công việc được giao và chịu trách nhiệm về nội dung trao đổi, tệp tin đính kèm trong thư điện tử công vụ; Không sử dụng các hộp thư điện tử không chính thức, miễn phí (yahoo, gmail, hotmail,...) để trao đổi thông tin liên quan đến công việc.

d) Kịp thời thông báo cho đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin khi tài khoản truy cập Phần mềm quản lý văn bản và thư điện tử công vụ của Bộ Nội vụ gặp sự cố.

1. Công chức, viên chức, người lao động các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ nghiêm túc thực hiện các quy định trong Quy chế này.