Hướng dẫn 1808/HD-SNV năm 2013 về tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

HƯỚNG DẪN

VỀ TỔ CHỨC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Thực hiện Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố về Phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ hướng dẫn việc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân quận, huyện trên địa bàn Thành phố như sau:

I. TỔ CHỨC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG

1. Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tiến hành lập kế hoạch chỉnh lý khối hồ sơ, tài liệu tồn đọng theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố tại Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND gồm các bước như sau:

a) Rà soát, thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu hiện có từ trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 đến 31 tháng 12 năm 2012 còn tồn đọng, chưa được chỉnh lý (Mẫu 1).

b) Tổng hợp số lượng tài liệu cần chỉnh lý, bố trí nhân sự và dự toán kinh phí để thực hiện chỉnh lý số hồ sơ, tài liệu (Mẫu 2, 3), trong đó:

Đối với khối hồ sơ, tài liệu trước ngày 30 tháng 4 năm 1975: Tổng hợp số lượng tài liệu cần chỉnh lý; dự trù kinh phí thực hiện; báo cáo về Sở Nội vụ để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt;

c) Xây dựng kế hoạch chỉnh lý và đưa vào lưu trữ, bảo quản tài liệu đúng theo quy định (Mẫu 4).

2. Tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu

Sau khi xây dựng kế hoạch chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, các cơ quan, tổ chức cần tiến hành như sau:

a) Trường hợp cơ quan, tổ chức tự chỉnh lý hồ sơ, tài liệu

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định Định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

b) Trường hợp các cơ quan, tổ chức ký hợp đồng thuê đơn vị làm dịch vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu:

- Cần đảm bảo thực hiện theo các nội dung được quy định tại Điều 36, Điều 37 của Luật Lưu trữ;

- Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ để kiểm tra, thẩm định năng lực của tổ chức, cá nhân làm dịch vụ chỉnh lý trước khi ký hợp đồng, trong quá trình chỉnh lý và nghiệm thu bàn giao.

II. VỀ HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Trên cơ sở quy định của Luật Lưu trữ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, việc hủy tài liệu cần lưu ý một số nội dung sau:

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Đối với tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, cần thành lập Hội đồng, theo Điều 18 của Luật Lưu trữ, thành phần gồm:

- Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơ quan, tổ chức: Chủ tịch Hội đồng;

- Người làm lưu trữ cơ quan, tổ chức: Thư ký Hội đồng;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên;

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị: Ủy viên.

2. Về thẩm tra tài liệu hết giá trị

Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị cần thực hiện theo các quy định như sau:

- Xác định giá trị tài liệu: Đối chiếu với các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu để xác định tài liệu còn giá trị để bảo quản và tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy;

- Thành phần tham gia thẩm tra tài liệu gồm: Lãnh đạo được phân công theo dõi công tác lưu trữ, cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ, thủ trưởng và cán bộ phụ trách lưu trữ tài liệu của đơn vị có tài liệu đề nghị tiêu hủy;

- Quá trình thẩm tra phải có lập biên bản, nội dung kết luận và các ý kiến khác về tài liệu hết giá trị trong quá trình thẩm tra, cần thể hiện đầy đủ trong biên bản và được các thành viên tham gia thẩm tra ký tên;

- Sau khi thẩm tra, cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản thông báo đến đơn vị kết quả thẩm tra về tài liệu hết giá trị.

3. Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị

Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại Điều 28 của Luật Lưu trữ. Theo đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến thẩm tra bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền.

a) Đối với Sở Nội vụ

Căn cứ Điểm b, Khoản 2, Điều 20 Luật Lưu trữ, việc quản lý tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc trách nhiệm của Sở Nội vụ. Theo đó, việc thẩm định tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố, các cơ quan cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc thẩm quyền của Sở Nội vụ, trong đó bao gồm cả tài liệu thuộc Danh mục thành phần nộp lưu và tài liệu không thuộc Danh mục thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Cụ thể:

- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố khi có yêu cầu tiêu hủy tài liệu hết giá trị, cần lập hồ sơ đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ thẩm tra, thẩm định tài liệu hết giá trị;

- Các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố khi có yêu cầu tiêu hủy tài liệu hết giá trị, cần lập hồ sơ đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và đề nghị Phòng Nội vụ trình Ủy ban nhân dân quận, huyện đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ thẩm tra, thẩm định tài liệu hết giá trị.

b) Đối với Phòng Nội vụ quận, huyện

Căn cứ Khoản 1, Điều 19, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định “Phòng Nội vụ cấp huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị cấp xã”.

c) Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố, hết giá trị thuộc thẩm quyền thẩm định của Thủ trưởng cơ quan quản lý trực tiếp của cơ quan, tổ chức này.

4. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

a) Việc hủy tài liệu hết giá trị quy định tại Điều 28 của Luật Lưu trữ, được lập thành biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.

b) Việc hủy tài liệu phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và có biên bản. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

5. Hồ sơ thủ tục thẩm tra tài liệu hết giá trị và tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Khi thực hiện thẩm tra giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị, các cơ quan, tổ chức thực hiện theo hướng dẫn tại các phụ lục kèm theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

III. VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, XÃ, THỊ TRẤN

Căn cứ Điều 14 Luật Lưu trữ; Khoản 1, Điều 19, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Công văn số 3415/UBND-VX ngày 13 tháng 7 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố về triển khai thực hiện Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ, việc quản lý tài liệu lưu trữ của phường, xã, thị trấn được xác định như sau:

1. Xác định trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương.

2. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của phường, xã, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn. Do đó, Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn bố trí Kho Lưu trữ có diện tích phù hợp (tối thiểu là 20 m²) để tổ chức quản lý tốt tài liệu của cơ quan mình.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Tiến độ thực hiện

a) Các cơ quan, tổ chức tiến hành tổ chức rà soát, thống kê, tổng hợp tài liệu tồn đọng và lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, báo cáo về Ủy ban nhân dân Thành phố trước ngày 15 tháng 12 năm 2013 (thông qua Sở Nội vụ).

Riêng đối với khối hồ sơ, tài liệu trước ngày 30 tháng 4 năm 1975: Sau khi rà soát, thống kê, tổng hợp, dự trù kinh phí chỉnh lý, các cơ quan tổ chức báo cáo theo Mẫu 2, 3 về Sở Nội vụ để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt trước ngày 30 tháng 11 năm 2013.

b) Tổ chức chỉnh lý hồ sơ tài liệu:

Sau khi được Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt, các cơ quan, tổ chức tiến hành chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch được duyệt; hàng năm báo cáo kết quả thực hiện và báo cáo khi hoàn thành kế hoạch về Ủy ban nhân dân Thành phố.

2. Trách nhiệm thực hiện

a) Bãi bỏ Mục 2 tại Công văn số 62/CCVTLT-QL ngày 01 tháng 6 năm 2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu cấp huyện.

b) Trên cơ sở Hướng dẫn này và căn cứ vào tình hình thực tế về công tác lưu trữ, các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố và Ủy ban nhân dân quận, huyện triển khai thực hiện và chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trực thuộc thực hiện.

c) Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện của các cơ quan tổ chức; thẩm định kế hoạch chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức để thông qua Sở Nội vụ và Ban Chỉ đạo Đề án chỉnh lý tài liệu Thành phố trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt.

Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân quận, huyện trên địa bàn Thành phố. Trong quá trình thực hiện, nêu có khó khăn, vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ảnh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, Quận 7, điện thoại số 08.37.760.692, fax 08.37.863.024) để cùng phối hợp thực hiện./.

Mẫu 1 - Phiếu Thống kê hồ sơ, tài liệu

(Kèm theo Hướng dẫn số 1808/HD-SNV ngày 07/11/2013 của Sở Nội vụ)

PHIẾU THỐNG KÊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Tại Kho lưu trữ cơ quan và tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc (nếu có)

Đơn vị tính: mét giá hoặc hồ sơ

Mẫu 2 - Bảng Tổng hợp khối lượng hồ sơ, tài liệu cần chỉnh lý

(Kèm theo Hướng dẫn số 1808/HD-SNV ngày 07/11/2013 của Sở Nội vụ)

BẢNG TỔNG HỢP

KHỐI LƯỢNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU CẦN CHỈNH LÝ

Đơn vị tính: mét giá hoặc hồ sơ

Mẫu 3 - Dự kiến kinh phí chỉnh lý tài liệu

(Kèm theo Hướng dẫn số 1808/HD-SNV ngày 07/11/2013 của Sở Nội vụ)

DỰ KIẾN KINH PHÍ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

(Khối hồ sơ, tài liệu trước 30/4/1975)

Đơn vị tính: mét giá hoặc hồ sơ

Mẫu 4 - Kế hoạch chỉnh lý hồ sơ tài liệu tồn đọng

(Kèm theo Hướng dẫn số 1808/HD-SNV ngày 07/11/2013 của Sở Nội vụ)

KẾ HOẠCH

Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại (cơ quan, tổ chức) giai đoạn 2013 - 201.....

Thực hiện Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 9 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và Kế hoạch số 1614/KH-SNV ngày 10 tháng 10 năm 2013 của Sở Nội vụ về thực hiện Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND; (cơ quan, tổ chức) xây dựng Kế hoạch chỉnh lý hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng tại (cơ quan, tổ chức) giai đoạn 2013 - 201...., cụ thể như sau:

I. MỤC TIÊU

1. Nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý trong kho lưu trữ của (cơ quan, tổ chức). Tài liệu sau khi chỉnh lý, được tổ chức sắp xếp khoa học, phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, nhanh chóng. Đồng thời, lựa chọn những tài liệu có giá trị, thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố;

2. Tổ chức thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; kể từ năm 2014, tất cả cán bộ, công chức, viên chức phải biết lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định và không còn phát sinh hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan;

3. Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý. Phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền của Thành phố triển khai Chỉ thị đúng tiến độ và bảo đảm chất lượng.

II. NỘI DUNG

1. Số lượng hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng cần chỉnh lý: (Bảng tổng hợp đính kèm)

Tổng số: ……….. mét giá. Trong đó:

- Tổng số hồ sơ, tài liệu trước ngày 30 tháng 4 năm 1975: ...mét giá

- Tổng số hồ sơ, tài liệu từ ngày 30 tháng 4 năm 1975 đến 31 tháng 12 năm 2012: ...mét giá

2. Số lượng nhân sự thực hiện chỉnh lý tài liệu

a) Số lượng nhân sự: Căn cứ số lượng tài liệu tồn đọng cần chỉnh lý; căn cứ quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ mà xác định số lượng nhân sự cần bố trí hoặc thuê các đơn vị dịch vụ lưu trữ để thực hiện chỉnh lý tài liệu;

b) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác chỉnh lý tài liệu

Căn cứ số lượng công chức, viên chức tham gia công tác chỉnh lý của cơ quan, tổ chức mà xác định cụ thể nội dung, trình độ cần đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho từng người.

3. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ cho việc chỉnh lý tài liệu của đơn vị

a) Xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ tài liệu

Căn cứ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; các cơ quan, tổ chức căn cứ số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và sẽ phát sinh để bảo quản và sử dụng, xác định diện tích kho lưu trữ tài liệu cần có để tiến hành xây dựng mới hoặc sửa chữa và trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác lưu trữ theo quy định;

b) Mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm

Căn cứ số lượng tài liệu cần chỉnh lý, căn cứ Khoản 2, Điều 3 Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; xác định việc mua sắm trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu, cụ thể:

- Văn phòng phẩm; bìa hồ sơ; tờ mục lục; cặp, hộp đựng tài liệu;

- Giá, kệ để sắp xếp, bảo quản tài liệu;

- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ các yêu cầu quản lý, tra cứu tài liệu lưu trữ và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý; giúp việc khai thác tài liệu được phổ biến rộng rãi, tiện lợi....

4. Dự toán kinh phí thực hiện

Căn cứ Thông số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy và các quy định khác của các Bộ ngành có liên quan về đầu tư xây dựng cơ bản mua sắm trang thiết bị...

a) Tổng kinh phí: .. .đồng. Chia ra:

- Chỉnh lý tài liệu: ... đồng;

- Mua sắm, lắp đặt trang thiết bị phục vụ lưu trữ tài sau chỉnh lý: … đồng;

- Xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ: … đồng;

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức: ... đồng.

b) Nguồn kinh phí:

- Ngân sách Thành phố: ... đồng;

- Kinh phí của cơ quan, tổ chức: .... đồng.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Phân công nhiệm vụ (các cơ quan, tổ chức trực thuộc thực hiện)

2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức;

3. Thời gian thực hiện

a) Rà soát, thống kê, tổng hợp tài liệu;

b) Xây dựng và báo cáo Kế hoạch về các cơ quan thẩm quyền thẩm định;

c) Tiến hành chỉnh lý tài liệu;

d) Sơ, tổng kết thực hiện kế hoạch.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc yêu cầu các cơ quan, tổ chức liên quan báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, giải quyết./.