| Số hiệu | 1808/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 07/11/2013 |
| Người ký | Võ Thanh Phong |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY\r\n BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 1808 | \r\n \r\n Thành\r\n phố Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 1 | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
Thực hiện Quyết định số 5131/QĐ-UBND\r\nngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố\r\nvề Phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ; Chỉ thị số\r\n16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố về một số\r\nbiện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn\r\nThành phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ hướng dẫn việc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài\r\nliệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân\r\nquận, huyện trên địa bàn Thành phố như sau:
\r\n\r\nI. TỔ CHỨC CHỈNH\r\nLÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG
\r\n\r\n1. Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài\r\nliệu lưu trữ
\r\n\r\nCác cơ quan, tổ chức tiến hành lập kế\r\nhoạch chỉnh lý khối hồ sơ, tài liệu tồn đọng theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân\r\nThành phố tại Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND gồ
a) Rà soát, thống kê số lượng hồ sơ,\r\ntài liệu hiện có từ trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 đến 31 tháng 12 năm 2012 còn\r\ntồn đọng, chưa được chỉnh lý (Mẫu 1).
\r\n\r\nb) Tổng hợp số lượng tài liệu cần chỉnh\r\nlý, bố trí nhân sự và dự toán kinh phí để thực hiện chỉnh lý số
Đối với khối hồ sơ, tài liệu trước\r\nngày 30 tháng 4 năm 1975: Tổng hợp số lượng tài liệu cầ
c) Xây dựng kế hoạch chỉnh lý và đưa\r\nvào lưu trữ, bảo quản tài liệu đúng theo quy định (Mẫu 4).
\r\n\r\n2. Tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
\r\n\r\nSau khi xây dựng kế hoạch chỉnh lý hồ\r\nsơ, tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, các cơ quan, tổ chức cần tiến hành như sau:
\r\n\r\na) Trường hợp cơ quan, tổ chức tự chỉnh\r\nlý hồ sơ, tài liệu
\r\n\r\nThực hiện theo quy định tại Thông tư\r\nsố 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định Định mức kinh\r\ntế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng\r\n6 năm 2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy\r\ntrình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Công văn số\r\n283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về\r\nviệc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
\r\n\r\nb) Trường hợp các cơ quan, tổ chức ký\r\nhợp đồng thuê đơn vị làm dịch vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu:
\r\n\r\n- Cần đảm bảo thực hiện theo các nội\r\ndung được quy định tại Điều 36, Điều 37 của Luật Lưu trữ;
\r\n\r\n- Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu\r\ntrữ để kiểm tra, thẩm định năng lực của tổ chức, cá nhân làm dịch vụ chỉnh lý\r\ntrước khi ký hợp đồng, trong quá trình chỉnh lý và nghiệm thu bàn giao.
\r\n\r\nII. VỀ HỦY TÀI LIỆU\r\nHẾT GIÁ TRỊ
\r\n\r\nTrên cơ sở quy định của Luật Lưu trữ,\r\nThông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về\r\nthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các\r\ncơ quan, tổ chức, Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục\r\nVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu\r\nhủy tài liệu hết giá trị, việc hủy tài liệu cần lưu ý một số nội dung sau:
\r\n\r\n1. Hội đồng xác định giá trị tài\r\nliệu
\r\n\r\nĐối với tài liệu bảo quản tại Lưu trữ\r\ncơ quan, cần thành lập Hội đồng, theo Điều 18 của Luật Lưu trữ, thành phần gồm:
\r\n\r\n- Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơ\r\nquan, tổ chức: Chủ tịch Hội đồng;
\r\n\r\n- Người làm lưu trữ cơ quan, tổ chức:\r\nThư ký Hội đồng;
\r\n\r\n- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu:\r\nỦy viên;
\r\n\r\n- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu\r\ncần xác định giá trị: Ủy viên.
\r\n\r\n2. Về\r\nthẩm tra tài liệu hết giá trị
\r\n\r\nViệc thẩm tra tài liệu hết giá trị cần\r\nthực hiện theo các quy định như sau:
\r\n\r\n- Xác định giá trị tài liệu: Đố
- Thành phần tham gia thẩm tra tài liệu\r\ngồm: Lãnh đạo được phân công theo dõi công tác lưu trữ, cán bộ chuyên trách\r\ncông tác lưu trữ, thủ trưởng và cán bộ phụ trách lưu trữ\r\ntài liệu của đơn vị có tài liệu đề nghị tiêu hủy;
\r\n\r\n- Quá trình thẩm tra phải có lập biên\r\nbản, nội dung kết luận và các ý kiến khác về tài liệu hết giá trị trong quá\r\ntrình thẩm tra, cần thể hiện đầy đủ trong biên bản và được các thành viên tham\r\ngia thẩm tra ký tên;
\r\n\r\n- Sau khi thẩm tra, cơ quan có thẩm\r\nquyền ban hành văn bản thông báo đến đơn vị kết quả thẩm\r\ntra về tài liệu hết giá trị.
\r\n\r\n3. Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết\r\ngiá trị
\r\n\r\nThẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu\r\nhết giá trị thực hiện theo quy định tại Điều 28 của Luật Lưu trữ. Theo đó, người\r\nđứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hế
a) Đối với Sở Nội vụ
\r\n\r\nCăn cứ Điểm b, Khoản 2, Điều 20 Luật\r\nLưu trữ, việc quản lý tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào\r\nLưu trữ lịch sử Thành phố thuộc trách nhiệm của Sở Nội vụ. Theo đó, việc thẩm định\r\ntài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố, các cơ quan cấp huyện\r\nthuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố thuộc thẩm\r\nquyền của Sở Nội vụ, trong đó bao gồm cả tài liệu thuộc Danh mục thành phần nộp\r\nlưu và tài liệu không thuộc Danh mục thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Cụ\r\nthể:
\r\n\r\n- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp\r\nlưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố khi có\r\nyêu cầu tiêu hủy tài liệu hết giá trị, cần lập hồ sơ đề nghị Chi cục Văn thư -\r\nLưu trữ tham mưu giúp Giám đốc Sở\r\nNội vụ thẩm tra, thẩm định tài liệu hết giá trị;
\r\n\r\n- Các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc\r\nnguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố khi có yêu cầu\r\ntiêu hủy tài liệu hết giá trị, cần lập hồ sơ đề nghị Ủy\r\nban nhân dân quận, huyện thành lập Hội đồ
b) Đối với Phòng Nội vụ quận, huyện
\r\n\r\nCăn cứ Khoản 1, Điều 19, Thông tư số\r\n14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định “Phòng Nội vụ\r\ncấp huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị c
c) Tài liệu lưu trữ được hình thành\r\ntrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ\r\nchức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố, hết giá trị\r\nthuộc thẩm quyền thẩm định của Thủ trưởng cơ quan quản lý trực tiếp của cơ\r\nquan, tổ chức này.
\r\n\r\n4. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị
\r\n\r\na) Việc hủy tài liệu hết giá trị quy định\r\ntại Điều 28 của Luật Lưu trữ, được lập thành biên bản bàn giao tài liệu hết giá\r\ntrị.
\r\n\r\nb) Việc hủy tài liệu phải bảo đảm hủy\r\nhết thông tin trong tài liệu và có biên bản. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải\r\nđược bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất hai mươi năm, kể\r\ntừ ngày hủy tài liệu.
\r\n\r\n5. Hồ sơ thủ tục thẩm tra tài liệu\r\nhết giá trị và tiêu hủy tài liệu hết giá trị
\r\n\r\nKhi thực hiện thẩm tra giá trị tài liệu\r\nvà tiêu hủy tài liệu hết giá trị, các cơ quan, tổ chức thực hiện theo hướng dẫn\r\ntại các phụ lục kèm theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006\r\ncủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu\r\nhết giá trị.
\r\n\r\nIII. VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CỦA ỦY\r\nBAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, XÃ, THỊ TRẤN
\r\n\r\nCăn cứ Điều 14 Luật Lưu trữ; Khoản 1,\r\nĐiều 19, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy\r\nđịnh quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân\r\nvà Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Công văn số 3415/UBND-VX ngày 13 tháng\r\n7 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố về triển khai thực hiện Thông tư số\r\n14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ, việc quản lý tài liệu\r\nlưu trữ của phường, xã, thị trấn được xác định như sau:
\r\n\r\n1. Xác định trách nhiệm của Chủ tịch Ủy\r\nban nhân dân phường, xã, thị trấn trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành\r\ntrong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp\r\nxã, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu\r\ntrữ tại địa phương.
\r\n\r\n2. Tài liệu hình thành trong quá\r\ntrình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ\r\nchức xã hội - nghề nghiệp của phường, xã, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại\r\nVăn phòng Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn. Do đó, Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn bố trí Kho Lưu trữ có diện tích phù hợp (tối thiểu\r\nlà 20 m2) để tổ chức quản lý tố
1. Tiến độ thực hi
a) Các cơ quan, tổ chức tiến hành tổ\r\nchức rà soát, thống kê, tổng hợp tài liệu tồn đọng và lập kế hoạch chỉnh lý tài\r\nliệu tồn đọng, báo cáo về Ủy ban nhân dân Thành phố trước ngày 15 tháng 12 năm\r\n2013 (thông qua Sở Nội vụ).
\r\n\r\nRiêng đối với khối hồ sơ, tài liệu\r\ntrước ngày 30 tháng 4 năm 1975: Sau khi rà soát, thống kê,\r\ntổng hợp, dự trù kinh phí chỉnh lý, các cơ quan tổ chức\r\nbáo cáo theo Mẫu 2, 3 về Sở Nội vụ để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân Thành phố\r\nphê duyệt trước ngày 30 tháng 11 năm 2013.
\r\n\r\nb) Tổ chức chỉnh lý hồ sơ tài liệu:
\r\n\r\nSau khi được Ủy ban nhân dân Thành phố\r\nphê duyệt, các cơ quan, tổ chức tiến hành chỉ
2. Trách nhiệm thực hiện
\r\n\r\na) Bãi bỏ Mục 2 tại Công văn số 62/CCVTLT-QL\r\nngày 01 tháng 6 năm 2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về thành phần Hội đồng\r\nxác định giá trị tài liệu cấp huyện.
\r\n\r\nb) Trên cơ sở Hướng dẫn này và căn cứ\r\nvào tình hình thực tế về công tác lưu trữ, các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố\r\nvà Ủy ban nhân dân quận, huyện triển khai thực hiện và chỉ đạo, hướng dẫn các\r\ncơ quan, tổ chức trực thuộc thực hiện.
\r\n\r\nc) Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách\r\nnhiệm giúp Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện của\r\ncác cơ quan tổ chức; thẩm định kế hoạch chỉnh lý tài liệu\r\ncủa các cơ quan, tổ chức để thông qua\r\nSở Nội vụ và Ban Chỉ đạo Đề án chỉnh lý tài liệu Thành phố\r\ntrình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt.
\r\n\r\nTrên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về\r\ntổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức và Ủy ban\r\nnhân dân quận, huyện trên địa bàn Thành phố. Trong quá trình thực hiện, nêu có\r\nkhó khăn, vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ảnh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn\r\nthư - Lưu trữ địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ\r\nNguyễn Văn Linh, Quận 7, điện thoại số 08.37.760.692, fax\r\n08.37.863.024) để cùng phối hợp thực hiện./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n KT.\r\n GIÁM ĐỐC | \r\n
\r\n\r\n
Mẫu 1 - Phiếu Thống kê hồ\r\nsơ, tài liệu
\r\n\r\n(Kèm theo Hướng dẫn số 1808/HD-SNV ngày\r\n07/11/2013 của Sở Nội vụ)
\r\n\r\n| \r\n CƠ | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n Thành phố Hồ Chí\r\n Minh, ngày tháng năm 2013 \r\n | \r\n
\r\n\r\n
PHIẾU THỐNG KÊ HỒ\r\nSƠ, TÀI LIỆU
\r\n\r\nTại Kho lưu trữ\r\ncơ quan và tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc (nếu có)
\r\n\r\nĐơn vị tính: mét\r\ngiá hoặc hồ sơ
\r\n\r\n| \r\n STT \r\n | \r\n \r\n Phòng hoặc tên\r\n hồ sơ, tài liệu \r\n | \r\n \r\n Ngôn ngữ (tiếng\r\n Việt, tiếng Pháp...) \r\n | \r\n \r\n Số lượng \r\n | \r\n \r\n Tình trạng hồ\r\n sơ, tài liệu \r\n | \r\n \r\n Ghi chú \r\n | \r\n ||
| \r\n Tổng số \r\n | \r\n \r\n Chưa chỉnh lý \r\n | \r\n \r\n Tốt \r\n | \r\n \r\n Đã hư hỏng \r\n | \r\n ||||
| \r\n I \r\n | \r\n \r\n HỒ SƠ, TÀI LIỆU \r\nTrước 30/4/1975 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 1 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 2 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n II \r\n | \r\n \r\n HỒ SƠ, TÀI LIỆU \r\nTừ 30/4/1975 đến 31/12/2012 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 1 \r\n | \r\n \r\n Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc sở, ngành, Tổng\r\n Công ty... \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 2 \r\n | \r\n \r\n Văn phòng, phòng ban, đơn vị sự nghiệp, phường xã,\r\n thị trấn... \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n Tổng cộng \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
| \r\n NGƯỜI LẬP BẢNG \r\n | \r\n \r\n THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ \r\n | \r\n
| \r\n Nơi nhận: | \r\n \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Mẫu 2 - Bảng Tổng hợp khối\r\nlượng hồ sơ, tài liệu cần chỉnh lý
\r\n\r\n(Kèm theo Hướng dẫn số 1808/HD-SNV ngày\r\n07/11/2013 của Sở Nội vụ)
\r\n\r\n| \r\n UBND TP HỒ CHÍ\r\n MINH | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n Thành phố Hồ Chí\r\n Minh, ngày tháng năm 2013 \r\n | \r\n
\r\n\r\n
BẢNG TỔNG HỢP
\r\n\r\nKHỐI LƯỢNG HỒ SƠ,\r\nTÀI LIỆU CẦN CHỈNH LÝ
\r\n\r\nĐơn vị tính: mét giá\r\nhoặc hồ sơ
\r\n\r\n| \r\n STT \r\n | \r\n \r\n Phòng hoặc tên\r\n hồ sơ, tài liệu \r\n | \r\n \r\n Ngôn ngữ (tiếng\r\n Việt, tiếng Pháp...) \r\n | \r\n \r\n Số lượng \r\n | \r\n \r\n Tình trạng hồ\r\n sơ, tài liệu \r\n | \r\n \r\n Ghi chú \r\n | \r\n ||
| \r\n Tổng số \r\n | \r\n \r\n Chưa chỉnh lý \r\n | \r\n \r\n Tốt \r\n | \r\n \r\n Đã hư hỏng \r\n | \r\n ||||
| \r\n I \r\n | \r\n \r\n HỒ SƠ, TÀI LIỆU \r\nTrước 30/4/1975 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 1 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 2 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n II \r\n | \r\n \r\n HỒ SƠ, TÀI LIỆU \r\nTừ 30/4/1975 đến 31/12/2012 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 1 \r\n | \r\n \r\n Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc sở, ngành, Tổng\r\n Công ty... \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 2 \r\n | \r\n \r\n Các đơn vị trực thuộc \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n Tổng cộng \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
| \r\n NGƯỜI LẬP BẢNG \r\n | \r\n \r\n THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TỔ CHỨC \r\n | \r\n
| \r\n Nơi nhận: | \r\n \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Mẫu 3 - Dự kiến kinh phí\r\nchỉnh lý tài liệu
\r\n\r\n(Kèm theo Hướng dẫn số 1808/HD-SNV ngày 07/11/2013\r\ncủa Sở Nội vụ)
\r\n\r\n| \r\n UBND TP HỒ CHÍ\r\n MINH | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n Thành phố Hồ Chí\r\n Minh, ngày tháng năm 2013 \r\n | \r\n
\r\n\r\n
DỰ KIẾN KINH PHÍ\r\nCHỈNH LÝ TÀI LIỆU
\r\n\r\n(Khối hồ sơ, tài\r\nliệu trước 30/4/1975)
\r\n\r\nĐơn vị tính: mét\r\ngiá hoặc hồ sơ
\r\n\r\n| \r\n STT \r\n | \r\n \r\n NỘI DUNG \r\n | \r\n \r\n Đơn vị tính \r\n | \r\n \r\n Số lượng \r\n | \r\n \r\n Đơn giá (đồng) \r\n | \r\n \r\n Tổng kinh phí\r\n (đồng) \r\n | \r\n \r\n Ghi chú \r\n | \r\n
| \r\n I \r\n | \r\n \r\n Hồ sơ, tài liệu cần chỉnh lý \r\n | \r\n \r\n Mét giá \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n II \r\n | \r\n \r\n Cơ sở vật chất, trang thiết bị \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n III \r\n | \r\n \r\n Trang thiết bị lưu trữ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 1 \r\n | \r\n \r\n Xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 2 \r\n | \r\n \r\n Vật tư, văn phòng phẩm \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 3 \r\n | \r\n \r\n Trang thiết bị lưu trữ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n Kệ, giá (Quy cách) \r\n | \r\n \r\n Cái \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n Cặp, hộp \r\n | \r\n \r\n Cái \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n Bìa hồ sơ \r\n | \r\n \r\n Cái \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n ……….. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 4 \r\n | \r\n \r\n Phần mềm lưu trữ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n 5 \r\n | \r\n \r\n Máy vi tính (máy chủ) \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n ... \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n Tổng cộng \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
| \r\n NGƯỜI LẬP BẢNG \r\n | \r\n \r\n THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TỔ CHỨC \r\n | \r\n
| \r\n Nơi nhận: | \r\n \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Mẫu 4 - Kế\r\nhoạch chỉnh lý hồ sơ tài liệu tồn đọng
\r\n\r\n(Kèm theo Hướng dẫn số 1808
| \r\n UBND TP HỒ CHÍ\r\n MINH | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số:\r\n /KH- \r\n | \r\n \r\n Thành phố Hồ Chí\r\n Minh, ngày tháng năm 2013 \r\n | \r\n
\r\n\r\n
KẾ\r\nHOẠCH
\r\n\r\nChỉnh\r\nlý hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại (cơ quan, tổ chức)\r\ngiai đoạn 2013 - 201.....
\r\n\r\nThực hiện Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND\r\nngày 9 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố về một số biện pháp để giải\r\nquyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Th
I. MỤC TIÊU
\r\n\r\n1. Nhằm giải quyết\r\ndứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọ
2. Tổ chức thực hiện đúng các quy định\r\nvề công tác văn thư, lưu trữ; kể từ năm 2014, tất cả cán bộ, công chức, viên chức\r\nphải biết lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan\r\nđúng quy định và không còn phát sinh hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý trước\r\nkhi nộp vào lưu trữ cơ quan;
\r\n\r\n3. Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu\r\ntrong quá trình chỉnh lý. Phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền của Thành phố\r\ntriển khai Chỉ thị đúng tiến độ và bảo đảm chất lượng.
\r\n\r\nII. NỘI DU
1. Số\r\nlượng hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng cần chỉnh lý:
Tổng số: ……….. mét\r\ngiá. Trong đó:
\r\n\r\n- Tổng số hồ sơ, tài liệu trước ngày\r\n30 tháng 4 năm 1975: ...mét giá
\r\n\r\n- Tổng số hồ sơ, tài liệu từ ngày 30\r\ntháng 4 năm 1975 đến 31 tháng 12 năm 2012: ...mét giá
\r\n\r\n2. Số\r\nlượng nhân sự thực hiện chỉnh lý tài liệu
\r\n\r\na) Số lượng nhân sự: Căn cứ số lượng\r\ntài liệu tồn đọng cần chỉnh lý; căn cứ quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật\r\nchỉnh lý tài liệu giấy tại Thông\r\ntư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ mà xác định số lượng\r\nnhân sự cần bố trí hoặc thuê các đơn vị dịch vụ lưu trữ để thực hiện chỉnh lý\r\ntài liệu;
\r\n\r\nb) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo\r\nnghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác chỉnh lý tài liệu
\r\n\r\nCăn cứ số lượng công chức, viên chức\r\ntham gia công tác chỉnh lý của cơ quan, tổ chức mà xác định cụ thể nội dung,\r\ntrình độ cần đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho từng người.
\r\n\r\n3. Đầu tư cơ
a) Xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ tài\r\nliệu
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 09/2007/TT-BNV\r\nngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;\r\ncác cơ quan, tổ chức căn cứ số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và sẽ phát sinh để\r\nbảo quản và sử dụng, xác định diện tích kho lưu trữ tài liệu cần có để tiến\r\nhành xây dựng mới hoặc sửa chữa và trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công\r\ntác lưu trữ theo quy định;
\r\n\r\nb) Mua sắm trang thiết bị, văn phòng\r\nphẩm
\r\n\r\nCăn cứ số lượng tài liệu cần chỉnh\r\nlý, căn cứ Khoản 2, Điều 3 Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010\r\ncủa Bộ Nội vụ quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;\r\nxác định việc mua sắm trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công\r\ntác chỉnh lý tài liệu, cụ thể:
\r\n\r\n- Văn phòng phẩm; bìa
- Giá, kệ để sắp xếp, bảo quản tài liệu;
\r\n\r\n- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ\r\ncác yêu cầu quản lý, tra cứu tài liệu lưu trữ và sử dụng\r\nthông tin tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý; giúp việc khai thác tài liệu được phổ\r\nbiến rộng rãi, tiện lợi....
\r\n\r\n4. Dự toán
Căn cứ Thô
a) Tổng kinh phí: .. .đồng. Chia ra:
\r\n\r\n- Chỉnh lý tài liệu: ... đồng;
\r\n\r\n- Mua sắm, lắp đặt\r\ntrang thiết bị phục vụ lưu trữ tài sau chỉnh lý: …\r\nđồng;
\r\n\r\n- Xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức:\r\n... đồng.
\r\n\r\nb) Nguồn kinh phí:
\r\n\r\n- Ngân sách Thành phố: ... đồng;
\r\n\r\n- Kinh phí của cơ quan, tổ chức: ....\r\nđồng.
\r\n\r\nIII. TỔ
1. Phân công nhiệm vụ
2. Phối hợp vớ
3. Thời gian thực hiện
\r\n\r\na) Rà soát, thống kê, t
b) Xây dựng và báo cáo Kế hoạch về\r\ncác cơ quan thẩm quyền thẩm định;
\r\n\r\nc) Tiến hành ch
d) Sơ, tổng kết\r\nthực hiện kế hoạch.
\r\n\r\nTrong quá trình thực\r\nhiện, nếu có khó khăn, vướng mắc yêu cầu các cơ quan, tổ chức liên quan báo cáo\r\nLãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, giải quyết./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n Nơi nhận: | \r\n \r\n THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN | \r\n
\r\n\r\n
| Số hiệu | 1808/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 07/11/2013 |
| Người ký | Võ Thanh Phong |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 1808/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 07/11/2013 |
| Người ký | Võ Thanh Phong |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |