QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ TRONG VIỆC THỰC HIỆN THỦ TỤC THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Nghị định số 05/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Xét đề nghị của Trưởng ban Thu,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 5 năm 2015.

QUY ĐỊNH

VỀ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ TRONG VIỆC THỰC HIỆN THỦ TỤC THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ
(ban hành kèm theo Quyết định số 528/QĐ-BHXH ngày 14/4/2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi điều chỉnh

2. Đối tượng áp dụng

b) Bảo hiểm xã hội các cấp.

Điều 2. Viết tắt và giải thích từ ngữ

- BHXH: là viết tắt của từ “bảo hiểm xã hội”;

- BHYT: là viết tắt của từ “bảo hiểm y tế”;

- BHXH tỉnh: viết tắt của Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

2. Giải thích từ ngữ

b) Hồ sơ BHXH điện tử bao gồm: Tờ khai và các tài liệu theo quy định của pháp luật BHXH, BHYT, BHTN ở dạng điện tử.

d) Tổ chức I-VAN: là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH.

e) Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam là điểm truy cập duy nhất trên môi trường mạng, để liên kết, tích hợp các kênh thông tin, các ứng dụng và dịch vụ của BHXH Việt Nam mà qua đó người dùng có thể khai thác, sử dụng.

g) Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam là điểm truy cập duy nhất trên môi trường mạng của hệ thống công nghệ thông tin của BHXH Việt Nam để nhận, truyền, lưu trữ thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH với Tổ chức I-VAN.

i) Quyết định số 1111/QĐ-BHXH: viết tắt của Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam ban hành Quy định quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

k) Quyết định số 1018/QĐ-BHXH: viết tắt của Quyết định số 1018/QĐ-BHXH ngày 10/10/2014 của BHXH Việt Nam về việc sửa đổi một số nội dung tại các quyết định ban hành quy định quản lý thu, chi BHXH, BHYT, BHTN.

1. Đơn vị nộp hồ sơ BHXH điện tử quy định tại Văn bản này qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ (thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ, ngày Tết).

2. Thời điểm nộp hồ sơ BHXH điện tử là thời điểm được ghi trên Thông báo xác nhận nộp hồ sơ của cơ quan BHXH (mẫu 02/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định này).

Chương II

QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG PHƯƠNG THỨC GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ

Điều 4. Đăng ký qua Cổng thông tin của BHXH Việt Nam

a) Đơn vị, bao gồm đơn vị mới thành lập, đơn vị đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam để kê khai và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (mẫu 01/ĐK-GD ban hành kèm theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg).

b) Cơ quan BHXH

- Trường hợp không đủ điều kiện, Hệ thống quản lý thông tin tự động gửi thông báo (mẫu 01/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định này) vào địa chỉ thư điện tử của đơn vị.

2. Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử

Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin về chứng thư số hoặc địa chỉ thư điện tử, điện thoại và người liên hệ, đơn vị truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam để kê khai và gửi Tờ khai thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (mẫu 02/SĐ-GD ban hành kèm theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg) trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày phát sinh thay đổi, bổ sung thông tin.

Hệ thống quản lý thông tin tiếp nhận Tờ khai của đơn vị (mẫu 02/SĐ-GD ban hành kèm theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg), tự động kiểm tra các thông tin kê khai: tình trạng mã số thuế (nếu có), chữ ký số, địa chỉ thư điện tử...; cập nhật thông tin thay đổi, bổ sung và thông báo xác nhận thay đổi, bổ sung thông tin cho đơn vị (mẫu 04/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định này) trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Tờ khai.

a) Đơn vị

- Kể từ thời điểm nhận được thông báo xác nhận ngừng giao dịch điện tử do cơ quan BHXH gửi đến, đơn vị thực hiện giao dịch bằng hồ sơ giấy theo quy định.

b) Cơ quan BHXH

- Gửi thông báo xác nhận ngừng giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (mẫu 05/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định này) đến địa chỉ thư điện tử của đơn vị trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai của đơn vị.

1. Đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN

b) Tổ chức I-VAN

- Trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan BHXH, Tổ chức I-VAN gửi thông báo cho đơn vị.

- Hệ thống quản lý thông tin tiếp nhận Tờ khai của đơn vị (mẫu 04/ĐK-IVAN ban hành kèm theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg), tự động kiểm tra các thông tin kê khai: tình trạng mã số thuế (nếu có), chữ ký số, địa chỉ thư điện tử ...và các thông tin của Tổ chức I-VAN. Nếu đủ điều kiện thì trong thời hạn 03 ngày làm việc, gửi thông báo xác nhận đến Tổ chức I-VAN.

2. Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN

- Trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin trên Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN, đơn vị truy cập vào tài khoản giao dịch BHXH điện tử của mình để lập và gửi Tờ khai thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN (mẫu 05/SĐ-IVAN ban hành kèm theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg) tại Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN;

b) Tổ chức I-VAN

c) Cơ quan BHXH

3. Đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN

- Truy cập Cổng giao dịch của Tổ chức I-VAN để lập và gửi Tờ khai đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN (mẫu 06/NG-IVAN ban hành kèm theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg).

b) Tổ chức I-VAN

- Trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được thông báo xác nhận ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN của Cơ quan BHXH, Tổ chức I-VAN gửi thông báo cho người sử dụng lao động.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Tờ khai đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN, Cơ quan BHXH gửi thông báo xác nhận ngừng sử dụng dịch vụ I-VAN (mẫu 05/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định này) đến đơn vị qua Tổ chức I-VAN đang cung cấp dịch vụ cho đơn vị.

THỦ TỤC, HỒ SƠ VÀ THỜI HẠN GIẢI QUYẾT; QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ TRONG VIỆC THỰC HIỆN THỦ TỤC THAM GIA BHXH, BHYT, BHTN; CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT

Điều 6. Thủ tục, hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và thời hạn giải quyết thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH, Quyết định số 1018/QĐ-BHXH và các quy định sửa đổi, bổ sung của BHXH Việt Nam.

Điều 7. Trách nhiệm của người lao động

Người lao động kê khai thông tin trên tờ khai theo mẫu quy định, kèm theo hồ sơ, tài liệu giấy, nộp cho đơn vị.

2. Nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ cơ quan BHXH thông qua đơn vị.

3. Người lao động cùng tham gia BHXH, BHYT, BHTN nhận thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng năm do cơ quan BHXH gửi đến, hoặc người lao động truy cập Cổng thông tin của BHXH Việt Nam để tra cứu thông tin.

Điều 8. Trách nhiệm của đơn vị

a) Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu quy định; kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý.

Riêng các trường hợp sau thì quét (scan) hồ sơ, tài liệu giấy để gửi kèm theo:

Khoản 4, Điều 8 Thông tư số 03/2010/TTLT-BNV-BTC-BLĐTBXH.

- Cấp lại, đổi thẻ BHYT do điều chỉnh thông tin về thân nhân, địa chỉ, mức hưởng BHYT, thời gian tham gia BHYT đủ 05 năm liên tục.

- Truy thu BHXH, BHYT, BHTN thời gian trên 03 tháng.

d) Lưu hồ sơ giấy của đơn vị và của người lao động.

2. Nhận thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử tại tài khoản giao dịch của đơn vị.

4. Hằng tháng, nhận thông báo điện tử về kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng trước và tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN do cơ quan BHXH gửi đến tài khoản giao dịch; kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót thì phối hợp với cơ quan BHXH để xử lý.

Điều 9. Trách nhiệm của cơ quan BHXH

a) Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị:

- Trường hợp đơn vị gửi hồ sơ qua Tổ chức I-VAN: Hệ thống quản lý thông tin tự động kiểm tra việc đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN: đối chiếu mã số BHXH, địa chỉ thư điện tử, chứng thư số của Tổ chức I-VAN trong Hệ thống quản lý thông tin.

+ Kiểm tra nhà cung cấp: Nhà cung cấp chứng thư số phải nằm trong danh sách các nhà cung cấp được cơ quan có thẩm quyền cấp phép;

+ Kiểm tra danh sách chứng thư không hợp lệ của nhà cung cấp: Chứng thư của đơn vị không được nằm trong danh sách chứng thư không hợp lệ do nhà cung cấp thông báo.

b) Gửi thông tin tiếp nhận hồ sơ BHXH

c) Lưu tệp hồ sơ BHXH gốc.

2. Tổ thu/Phòng Quản lý thu.

- Đối với những trường hợp hồ sơ đúng thì thực hiện giải quyết theo quy định đối với từng loại hồ sơ. Sau đó, ký bằng chữ ký số trên hồ sơ BHXH điện tử và lưu dữ liệu vào Hệ thống quản lý thông tin.

- Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (mẫu 03/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định này) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN.

c) Đối với các trường hợp hồ sơ có tài liệu kèm theo ở dạng điện tử có đủ thành phần, rõ ràng về hình thức và đủ thông tin, nhưng có yếu tố không hợp lý, không phù hợp thực tế, thì sau khi giải quyết thủ tục hành chính theo quy định, cơ quan BHXH có văn bản thông báo cho cơ quan nhà nước có liên quan đến hồ sơ, tài liệu có yếu tố không hợp lý hoặc không phù hợp để biết và xử lý theo thẩm quyền.

3. Tổ/Phòng sổ, thẻ.

b) Xuất danh sách cấp sổ BHXH, danh sách cấp thẻ BHYT ký bằng chữ ký số để trình Giám đốc ký duyệt.

d) Ký điện tử trên phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH, phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT, lưu vào Hệ thống quản lý thông tin.

e) Chuyển sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH, thẻ BHYT cho Tổ/Phòng Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả để chuyển trả đơn vị.

4. Tổ/Phòng Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả

b) Việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN thực hiện theo quy định.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Lập hồ sơ đủ thành phần; kê khai trung thực, đúng, đủ thông tin theo quy định và hướng dẫn của đơn vị, của cơ quan BHXH.

3. Chịu trách nhiệm trước pháp luật trong việc kê khai, lập hồ sơ của mình.

Điều 11. Trách nhiệm của đơn vị

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử của đơn vị, của người lao động.

Điều 12. Trách nhiệm của Tổ chức I-VAN

Điều 13. Trách nhiệm của BHXH tỉnh, BHXH huyện

2. Đảm bảo về công nghệ thông tin trong thực hiện giao dịch điện tử theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

Điều 14. Trách nhiệm của BHXH Việt Nam

1. Ban Thu

2. Trung tâm Công nghệ Thông tin

3. Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam

Phụ lục 1. Mẫu biểu ban hành kèm theo Quyết định số 528/QĐ-BHXH