Bộ Nội vụ hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
Ngày 31 tháng 8 năm 2023, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Theo đó:
1. Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu gồm có:
– Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
– Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
– Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).
2. Các định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu
– Đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được số hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP.
– Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện tử
a) Tài liệu hành chính: định dạng .PDF, phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp phải được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
b) Tài liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
– Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT ngày 25 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành.
– Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
a) Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính.
b) Ngày, tháng, năm, tiếp nhận.
c) Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.
– Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22 tháng 7 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.
Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc
Thông tư 13/2023/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 15 tháng 10 năm 2023./.
