Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.