Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
bản kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị trong năm kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được dùng làm căn cứ để các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ.