Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định về công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải, áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính. trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
2. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
3. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
4. Tài liệu dự án, công trình xây dựng (sau đây gọi chung là Hồ sơ hoàn công) là tập hợp các tài liệu, lý lịch của dự án, công trình xây dựng, bao gồm các tài liệu về chủ trương ban đầu, lập dự án, quyết định đầu tư, tài liệu nghiên cứu, khảo sát thiết kế, dự toán, lựa chọn nhà thầu, thi công đến khi nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào sử dụng và các tài liệu khác có liên quan đến dự án, công trình đó.
5. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
6. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
7. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
8. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
9. Lưu trữ Bộ là Lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải (Phòng Lưu trữ - Văn phòng Bộ).

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác lưu trữ
1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ
a) Tham mưu, giúp Bộ trưởng tổ chức xây dựng, ban hành các chế độ, quy định về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
b) Tham mưu, giúp Bộ trưởng quản lý, kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ tại Bộ Giao thông vận tải và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ. Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền.
c) Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Bộ Giao thông vận tải và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
Các Vụ trưởng thuộc Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Tổng Cục trưởng, Cục trưởng, Tổng Giám đốc, Giám đốc các Ban Quản lý dự án, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm:
a) Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ về những việc mà cơ quan, đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ.
c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ theo đúng thời hạn quy định.
d) Trường hợp cơ quan, đơn vị chia tách, sáp nhập, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trước khi chia tách, sáp nhập có trách nhiệm giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Bộ.
đ) Trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ cho cơ quan lưu trữ cấp trên trực tiếp.
3. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định.
4. Trách nhiệm của Lưu trữ Bộ trong thu thập hồ sơ, tài liệu:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
b) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập.
c) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
đ) Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ giao nộp.
e) Tiếp nhận hồ sơ kèm theo các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và công cụ tra cứu.
g) Lập biên bản giao nhận tài liệu.
Biên bản được lập thành 04 bản. Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Chương II THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 5. Xác định, phân loại tài liệu
1. Danh mục nguồn tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Tên viết tắt của các nhóm tài liệu
a) TH: Nhóm tài liệu tổng hợp.
b) QHKHTK: Nhóm tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê.
c) TCNS: Nhóm tài liệu tổ chức, nhân sự.
d) LĐTL: Nhóm tài liệu lao động, tiền lương.
đ) TCKT: Nhóm tài liệu tài chính, kế toán.
e) XDCB: Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản.
g) KHCN: Nhóm tài liệu khoa học công nghệ.
h) HTQT: Nhóm tài liệu hợp tác quốc tế.
i) TTKN: Nhóm tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo.
k) TĐKT: Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng.
l) PC: Nhóm tài liệu pháp chế.
m) HCQT: Nhóm tài liệu về hành chính, quản trị công sở.
n) CMNV: Nhóm tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ.
o) ĐĐT: Nhóm tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.
p) HSHC: Nhóm tài liệu hồ sơ hoàn công.
3. Các đơn vị xác định nhóm tài liệu, lập hồ sơ và viết mã hồ sơ như sau:
Mã Hồ sơ bao gồm: Tên viết tắt của cơ quan, đơn vị và tên viết tắt của nhóm tài liệu được quy định tại khoản 2 Điều này.
Ví dụ:
- Tài liệu tổng hợp của Vụ Môi trường: MT-TH.
- Tài liệu tổ chức, nhân sự của Vụ Kế hoạch - Đầu tư: KHĐT-TCNS.
- Tài liệu hồ sơ hoàn công của Ban QLDA1: BQLDA1-HSHC.
4. Loại hình tài liệu lưu trữ: Tài liệu giấy. tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình. tài liệu điện tử và các loại hình tài liệu khác (nếu có).
Điều 6. Lập hồ sơ
1. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, cụ thể: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ theo quy định tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
3. Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc. Trường hợp hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Khi kết thúc hồ sơ, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
a) Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.
b) Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính, trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị liên quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại. bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.
c) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì. tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 03 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau, mỗi đơn vị bảo quản không dưới 01 cm.
Ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể tách thành các đơn vị bảo quản như: các dự thảo, các tài liệu hội thảo, các tài liệu trình...
d) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ).
đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần).
Điều 7. Chỉnh lý tài liệu
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ.
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu. sự kiện logic và lịch sử của tài liệu.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
3. Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ.
4. Chỉnh lý Hồ sơ hoàn công
a) Hồ sơ hoàn công các công trình giao thông thực hiện như chỉnh lý tài liệu hành chính theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ.
b) Kinh phí lập, chỉnh lý hồ sơ hoàn công được trích từ nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản của dự án.
c) Định mức xác định đơn giá lập, chỉnh lý hồ sơ hoàn công và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý được áp dụng như các quy định về chỉnh lý tài liệu hành chính của Bộ Nội vụ.
Điều 8. Xác định giá trị tài liệu
1. Văn phòng Bộ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành giao thông vận tải trình Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quyết định.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 9. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu lưu trữ để giao nộp và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng: Chánh Văn phòng cơ quan, đơn vị.
b) Thư ký Hội đồng: Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
c) Ủy viên: Lãnh đạo đơn vị có tài liệu, người am hiểu về lĩnh vực công việc có tài liệu cần xác định giá trị.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số. các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Bộ và Lưu trữ lịch sử.
Điều 10. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị:
a) Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quyết định hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ Bộ.
b) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại cơ quan, đơn vị mình quản lý.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị:
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy đối với hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ Bộ. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đề nghị Lưu trữ cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến thẩm định đối với tài liệu hết giá trị cần hủy của cơ quan, đơn vị mình.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến của cơ quan thẩm định, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
b) Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị theo mẫu quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.
c) Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
đ) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị.
e) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền.
g) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
h) Biên bản bàn giao tài liệu hủy.
i) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị theo mẫu quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 5. Xác định, phân loại tài liệu
1. Danh mục nguồn tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 6. Lập hồ sơ
...
2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 8. Xác định giá trị tài liệu
1. Văn phòng Bộ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành giao thông vận tải trình Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quyết định.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ
1. Hồ sơ, tài liệu của các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Ban Quản lý đầu tư các dự án đối tác công - tư, Ban Chỉ đạo Phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn của Bộ được lưu trữ như sau:
a) Đối với Hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản dưới 05 năm: tự bảo quản tại cơ quan, đơn vị.
b) Đối với Hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên: phải nộp vào Lưu trữ Bộ trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.
2. Đối với hồ sơ hoàn công của các Dự án, công trình quy định tại Điều 12 của Thông tư này: Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán, phải nộp hồ sơ vào Lưu trữ Bộ. Trường hợp cơ quan, đơn vị không nộp đúng thời hạn quy định thì phải chịu toàn bộ chi phí phát sinh cho hoạt động thu nhận hồ sơ của Lưu trữ Bộ. Danh mục chi tiết thành phần hồ sơ hoàn công quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này.
3. Các văn bản do Bộ ban hành lưu tại Văn thư Bộ bao gồm: Công văn, Quyết định, định kỳ 01 tháng phải nộp lưu vào Lưu trữ Bộ một lần, các loại văn bản khác nộp định kỳ 06 tháng một lần.
4. Trường hợp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc giữ lại. Thời hạn giữ lại không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Đối với Hồ sơ, tài liệu cần giữ lại thuộc diện phải nộp vào lưu trữ Bộ, cơ quan, đơn vị thông báo bằng văn bản Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ Bộ.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 12. Hồ sơ hoàn công thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Bộ
1. Dự án, công trình quan trọng quốc gia theo Nghị quyết của Quốc hội.
2. Các công trình giao thông từ cấp I trở lên theo quy định của pháp luật về phân loại, phân cấp công trình xây dựng giao thông.
3. Trường hợp dự án đầu tư xây dựng công trình có nhiều công trình xây dựng hoặc hạng mục công trình thuộc các cấp khác nhau thì tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Bộ được căn cứ vào công trình xây dựng có cấp được quy định tại khoản 2 Điều này.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 14. Số lượng bộ hồ sơ nộp vào Lưu trữ Bộ
1. Đối với hồ sơ hoàn công: Một bộ bản chính (trường hợp không có bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp), USB chứa file mềm.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 15. Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ
1. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào Lưu trữ Bộ như sau:
a) Thu thập đủ thành phần hồ sơ, tài liệu. Thống nhất với Lưu trữ Bộ về Mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.
b) Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo thành phần, hình thức và quy cách theo đúng quy định. Lập 03 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
c) Giao nộp: Hồ sơ, tài liệu. 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và công cụ tra cứu khác (nếu có). Riêng đối với hồ sơ hoàn công, phải nộp thêm các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, USB chứa file mềm (file mềm phải có đầy đủ dữ liệu và đọc được).
d) Đối với hồ sơ hoàn công: Giao nộp một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể giao nộp hồ sơ, tài liệu riêng cho từng công trình (hạng mục công trình) đó.
đ) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
e) Thực hiện đúng quy định về thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 17. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ do các cơ quan, đơn vị tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ Bộ và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ Bộ. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định, đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định. thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ. trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
4. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ của Bộ có trách nhiệm: Sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ để thuận tiện cho việc thống kê, tra cứu phục vụ khai thác. Hồ sơ, tài liệu được để trong hộp (cặp), dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin theo quy định.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 18. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Các đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu
Mọi tổ chức, cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:
a) Cán bộ, công chức, viên chức trong khối cơ quan Bộ khi đến khai thác hồ sơ tài liệu vì mục đích công vụ phải có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hoặc Chánh Văn phòng Bộ đồng ý.
b) Cơ quan, đơn vị cử cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu, trừ các đối tượng quy định tại điểm a khoản 2 Điều này vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị nơi công tác.
c) Tổ chức, cá nhân, trừ đối tượng quy định tại điểm a, điểm b khoản 2 Điều này đến khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
3. Các hình thức khai thác tài liệu:
a) Đọc tài liệu tại chỗ.
b) Sao y bản chính tài liệu.
c) Photocopy tài liệu.
d) In ra giấy, sao chép tập tin đối với tài liệu lưu trữ điện tử.
đ) Mượn tài liệu (chỉ áp dụng đối với tài liệu là hồ sơ cá nhân).
4. Lưu trữ Bộ phải lập Sổ phục vụ khai thác tài liệu

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 19. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng Lưu trữ-Văn phòng Bộ Giao thông vận tải.

Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải

Điều 20. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ, công chức, viên chức mang tài liệu của Lưu trữ Bộ ra nước ngoài công tác, khai thác tài liệu lưu trữ nằm trong danh mục “Mật” phải được sự đồng ý của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải. Cán bộ, công chức, viên chức mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, đơn vị phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
2. Tuyệt đối không được sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
3. Chánh Văn phòng Bộ cho phép khai thác sử dụng tài liệu và ký sao y bản chính, sao lục, trích sao tài liệu của Bộ.
4. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị mình./.