BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 74/2014/TT-BGTVT | Hà Nội, ngày 19 tháng 12 năm 2014 |
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng;
Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;
Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 08 năm 2014 của Bộ Nội vụ - Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Thông tư ban hành Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.
Điều 2. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 02 năm 2015, thay thế Thông tư số 12/2009/TT-BGTVT ngày 03 tháng 07 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định chi tiết công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải và Quyết định số 2578/QĐ/1998/GTVT-CGĐ ngày 14 tháng 10 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải về việc ban hành nội dung, danh mục hồ sơ hoàn công công trình giao thông cầu, đường bộ.
Nơi nhận: | BỘ TRƯỞNG |
CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
(Ban hành kèm theo Thông tư số: 74/2014/TT-BGTVT ngày 19 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải)
Quy chế này quy định về công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải, áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
3. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
7. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
9. Lưu trữ Bộ là Lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải (Phòng Lưu trữ - Văn phòng Bộ).
1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ
b) Tham mưu, giúp Bộ trưởng quản lý, kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ tại Bộ Giao thông vận tải và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
a) Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ về những việc mà cơ quan, đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ theo đúng thời hạn quy định.
đ) Trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ cho cơ quan lưu trữ cấp trên trực tiếp.
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định.
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
c) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
đ) Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ giao nộp.
g) Lập biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác lưu trữ
THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
1. Danh mục nguồn tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.
a) TH: Nhóm tài liệu tổng hợp;
c) TCNS: Nhóm tài liệu tổ chức, nhân sự;
đ) TCKT: Nhóm tài liệu tài chính, kế toán;
g) KHCN: Nhóm tài liệu khoa học công nghệ;
i) TTKN: Nhóm tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;
l) PC: Nhóm tài liệu pháp chế;
n) CMNV: Nhóm tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ;
p) HSHC: Nhóm tài liệu hồ sơ hoàn công.
Mã Hồ sơ bao gồm: Tên viết tắt của cơ quan, đơn vị và tên viết tắt của nhóm tài liệu được quy định tại khoản 2 Điều này.
- Tài liệu tổng hợp của Vụ Môi trường: MT-TH;
- Tài liệu hồ sơ hoàn công của Ban QLDA1: BQLDA1-HSHC.
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, cụ thể: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ theo quy định tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc. Trường hợp hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Khi kết thúc hồ sơ, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
b) Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính, trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị liên quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại; bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.
Ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể tách thành các đơn vị bảo quản như: các dự thảo, các tài liệu hội thảo, các tài liệu trình...
đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần).
1. Nguyên tắc chỉnh lý
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
3. Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ.
a) Hồ sơ hoàn công các công trình giao thông thực hiện như chỉnh lý tài liệu hành chính theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ.
c) Định mức xác định đơn giá lập, chỉnh lý hồ sơ hoàn công và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý được áp dụng như các quy định về chỉnh lý tài liệu hành chính của Bộ Nội vụ.
1. Văn phòng Bộ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành giao thông vận tải trình Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quyết định.
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
Điều 9. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
b) Thư ký Hội đồng: Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị;
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Bộ và Lưu trữ lịch sử.
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị:
b) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại cơ quan, đơn vị mình quản lý.
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy đối với hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ Bộ; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đề nghị Lưu trữ cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến thẩm định đối với tài liệu hết giá trị cần hủy của cơ quan, đơn vị mình.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
c) Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị;
g) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
i) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị theo mẫu quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này.
1. Hồ sơ, tài liệu của các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Ban Quản lý đầu tư các dự án đối tác công - tư, Ban Chỉ đạo Phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn của Bộ được lưu trữ như sau:
b) Đối với Hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên: phải nộp vào Lưu trữ Bộ trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Các văn bản do Bộ ban hành lưu tại Văn thư Bộ bao gồm: Công văn, Quyết định, định kỳ 01 tháng phải nộp lưu vào Lưu trữ Bộ một lần, các loại văn bản khác nộp định kỳ 06 tháng một lần.
Điều 12. Hồ sơ hoàn công thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Bộ
2. Các công trình giao thông từ cấp I trở lên theo quy định của pháp luật về phân loại, phân cấp công trình xây dựng giao thông.
Điều 13. Quy cách hồ sơ hoàn công
a) Bìa ghi rõ: Tên cơ quan chủ quản, tên đơn vị hình thành phông, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, phông số, mục lục số, hồ sơ số, thời hạn bảo quản.
c) Chữ viết là kiểu chữ thường, đứng, nét đậm, rõ ràng, sạch, đẹp, đúng chính tả và chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt bằng bút mực đen bền màu, không phai.
đ) Bìa, hộp đựng tài liệu theo quy định tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
3. Khổ của tập hoặc khổ gấp bản vẽ: A4.
Điều 14. Số lượng bộ hồ sơ nộp vào Lưu trữ Bộ
2. Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Một bộ bản chính.
1. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào Lưu trữ Bộ như sau:
b) Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo thành phần, hình thức và quy cách theo đúng quy định. Lập 03 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
d) Đối với hồ sơ hoàn công: Giao nộp một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể giao nộp hồ sơ, tài liệu riêng cho từng công trình (hạng mục công trình) đó.
e) Thực hiện đúng quy định về thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu.
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, tài liệu hành chính có giá trị bảo quản vĩnh viễn phải được nộp vào Lưu trữ lịch sử.
BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ do các cơ quan, đơn vị tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
3. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Điều 18. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
Mọi tổ chức, cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
a) Cán bộ, công chức, viên chức trong khối cơ quan Bộ khi đến khai thác hồ sơ tài liệu vì mục đích công vụ phải có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hoặc Chánh Văn phòng Bộ đồng ý.
c) Tổ chức, cá nhân, trừ đối tượng quy định tại điểm a, điểm b khoản 2 Điều này đến khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
a) Đọc tài liệu tại chỗ.
c) Photocopy tài liệu.
đ) Mượn tài liệu (chỉ áp dụng đối với tài liệu là hồ sơ cá nhân).
Điều 19. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
1. Cán bộ, công chức, viên chức mang tài liệu của Lưu trữ Bộ ra nước ngoài công tác, khai thác tài liệu lưu trữ nằm trong danh mục “Mật” phải được sự đồng ý của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải. Cán bộ, công chức, viên chức mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, đơn vị phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
3. Chánh Văn phòng Bộ cho phép khai thác sử dụng tài liệu và ký sao y bản chính, sao lục, trích sao tài liệu của Bộ.
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Ban hành kèm theo Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT ngày 19 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải)
Thành phần Mục lục hồ sơ bao gồm:
2. Tờ nhan đề;
4. Lời nói đầu;
6. Bảng kê các hồ sơ;
8. Phần kết thúc.
Mẫu Mục lục hồ sơ quy định tại Thông tư này bao gồm:
- Mẫu tờ nhan đề Mục lục hồ sơ;
- Mẫu tờ kết thúc.
1. Mẫu 1: Bìa Mục lục hồ sơ tài liệu hành chính
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (Nộp lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG ……………… (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Từ năm ………….. đến năm …………….
|
Mẫu 2: Bìa Mục lục hồ sơ dự án, công trình
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CHỦ ĐẦU TƯ
MỤC LỤC HỒ SƠ
…………………………….. Từ năm ………….. đến năm ……… |
Mẫu 3: Mẫu tờ nhan đề Mục lục hồ sơ
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG …………. (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Từ hồ sơ …………. đến hồ sơ ……………
|
4. Mẫu 4: Mẫu Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu
BẢNG KÊ HỒ SƠ, TÀI LỆU NỘP LƯU
Hộp/ cặp số | Hồ sơ số | Tên nhóm hồ sơ và tiêu đề hồ sơ | Thời gian BĐ-KT | Số tờ | Ghi chú | ||
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | ||
Hướng dẫn ghi các cột: Cột 2 - Hồ sơ số: ghi số thứ tự của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản; Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ, ví dụ: 02.7.2012 - 15.01.2013; Cột 6 - Ghi chú: ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có trong hồ sơ (nếu có). 5. Mẫu 5: Mẫu Tờ kết thúc
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải Căn cứ Thông tư số ……../2014/TT-BGTVT ngày ….. tháng …. năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải; Chúng tôi gồm: BÊN GIAO: (Tên cơ quan, đơn vị nộp lưu tài liệu) Chức vụ: …………………………………………………………………………………….. Chức vụ: …………………………………………………………………………………….. 1. Ông (bà): ………………………………………………………………………………… 2. Ông (bà): ………………………………………………………………………………… Thống nhất lập Biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau: 2. Thời gian của tài liệu: …………………………………………………………………… 4. Tình trạng tài liệu nộp lưu: (mô tả tóm tắt về tình trạng của phông hoặc khối tài liệu nộp lưu) …………………………………………………………………………… - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Biên bản này được lập thành 04 bản; bên giao (cơ quan, đơn vị) giữ 02 bản, bên nhận (Lưu trữ Bộ) giữ 02 bản./.
| |||||||
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
| ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
| ||||||
Xác nhận của Lưu trữ Bộ
(chức vụ, chữ ký, họ tên, đóng dấu) | Xác nhận của cơ quan đơn vị
(chức vụ, chữ ký, họ tên, đóng dấu) |
DANH MỤC NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT ngày 19 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải)
1. Phòng Tổng hợp
- Hồ sơ các cuộc họp của Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các cuộc họp chuyên ngành khác do Bộ trưởng, Thứ trưởng triệu tập gồm các văn bản, tài liệu sau: Giấy mời họp; Danh sách các thành viên dự họp; Chương trình họp; Biên bản cuộc họp; Các đề án, tờ trình, báo cáo, ý kiến phát biểu của các cơ quan, cá nhân có liên quan đến cuộc họp; Các bức ảnh, băng ghi âm, ghi hình về cuộc họp; Các Dự thảo Thông báo kết luận cuộc họp; Thông báo kết luận cuộc họp;
- Bài phát biểu, bài diễn văn (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh... nếu có) của Bộ trưởng, các Thứ trưởng tại các hội nghị, tại các buổi làm việc;
- Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do Bộ Giao thông vận tải chủ trì tổ chức;
- Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của các đồng chí Lãnh đạo Bộ;
- Hồ sơ công việc khác được Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng giao;
2. Phòng Hành chính
- Công văn, Thông báo, Công điện, Giấy mời họp của Bộ GTVT (bản gốc);
- Các loại sổ mục lục, băng, đĩa lưu danh mục các loại tài liệu trên;
- Hồ sơ quản lý và sử dụng con dấu;
- Các Hợp đồng BOT, BT (bản gốc);
- Các bài phát biểu, trả lời phỏng vấn của Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
- Thông cáo báo chí;
- Tài liệu nghe nhìn (phim, ảnh...) của Bộ GTVT;
- Thư khen, thư chúc mừng, thư thăm hỏi... của Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
4. Phòng Quản trị
- Hồ sơ cải tạo, sửa chữa các công trình của cơ quan như: Trụ sở làm việc, nhà khách, nhà ở... (gồm các loại văn bản, tài liệu sau: Tờ trình xin chủ trương, Báo cáo kinh tế kỹ thuật, Nhật ký thi công, Hồ sơ hoàn công, Báo cáo nghiệm thu và thanh quyết toán công trình...);
- Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ hàng năm của cơ quan;
- Hồ sơ công sở bao gồm các loại văn bản, tài liệu sau: Giấy chứng nhận QSD đất, Sơ đồ hiện trạng, Báo cáo nhà đất, các văn bản liên quan khác...
5. Phòng Kế toán
- Các hồ sơ công việc khác được Lãnh đạo Văn phòng giao.
- Biên bản giao nhận và quản lý xe ô tô;
- Các hồ sơ công việc khác được Lãnh đạo Văn phòng giao.
- Hồ sơ công tác bảo đảm trật tự, an ninh, an toàn, công tác phòng chống cháy, nổ, thiên tai của cơ quan;
- Sổ ghi chép danh sách và các thông tin về khách đến làm việc;
- Các hồ sơ công việc khác được Lãnh đạo Văn phòng giao
1. Vụ Tổ chức cán bộ
- Chế độ, quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ;
- Hồ sơ xây dựng đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, quy định phân cấp quản lý tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương;
- Hồ sơ đề án phát triển nhân lực ngành GTVT;
- Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức;
- Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ;
- Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, kỷ luật cán bộ;
- Hồ sơ kỷ luật cán bộ;
- Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ;
- Hồ sơ công tác bảo hiểm xã hội của cơ quan;
- Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện;
- Báo cáo tình hình tai nạn lao động hàng năm của Ngành, cơ quan;
- Hợp đồng lao động vụ việc;
- Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan;
- Hồ sơ Hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức;
- Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm;
- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ;
- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Hồ sơ, tài liệu xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo công chức, viên chức, các lớp tập huấn nghiệp vụ, cán bộ kỹ thuật, công nhân kỹ thuật, tinh giảm biên chế hành chính sự nghiệp;
- Hồ sơ công tác đào tạo, công tác sát hạch, cấp giấy phép lái xe, hội thi tay nghề giỏi ngành GTVT, giáo viên dạy nghề giỏi Ngành GTVT;
- Tài liệu quản lý của cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc bao gồm: Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch báo cáo năm, kế hoạch báo cáo quý, công văn trao đổi, tài liệu tham khảo;
- Các báo cáo quý, năm của Vụ Tổ chức cán bộ;
2. Vụ Kế hoạch - Đầu tư
- Các báo cáo quý, năm và các báo cáo đột xuất;
- Hồ sơ thẩm định đề án quy hoạch, chiến lược, kế hoạch huy động vốn ngoài ngân sách, các hợp đồng BOT;
- Hồ sơ các dự án hàng hải, đường thủy nội địa, đường sắt, hàng không, đường bộ cao tốc;
- Hồ sơ dự án giao thông địa phương;
- Các niên giám thống kê, số liệu lịch sử của các ngành kinh tế kỹ thuật thuộc ngành GTVT;
3. Vụ Tài chính
- Hồ sơ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch thu chi ngân sách nhà nước, phân bổ, giao dự toán và công khai ngân sách hàng năm;
- Hồ sơ tổng hợp quyết toán thu, chi ngân sách và công khai quyết toán thu, chi ngân sách hàng năm;
- Hồ sơ theo dõi công tác quản lý tài sản của các đơn vị;
- Hồ sơ tổng hợp báo cáo quyết toán và công khai quyết toán vốn đầu tư XDCB;
- Hồ sơ cơ chế chính sách, kế hoạch trong lĩnh vực giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp; hồ sơ xác định giá trị doanh nghiệp khi cổ phần hóa, chuyển đổi;
- Hồ sơ công tác thực hành tiết kiệm;
- Các báo cáo quý, năm của Vụ Tài chính;
4. Vụ Khoa học - Công nghệ
- Các tài liệu về công nghệ mới đối với lĩnh vực công nghiệp GTVT lần đầu tiên áp dụng tại Việt Nam;
- Các tài liệu tiêu chuẩn về lĩnh vực công nghiệp GTVT và các lĩnh vực khác;
- Hồ sơ, tài liệu công tác đấu thầu, mua sắm thiết bị, công nghệ thuộc thẩm quyền của Bộ GTVT phê duyệt;
- Các báo cáo quý, năm của Vụ Khoa học - Công nghệ;
5. Vụ Kết cấu hạ tầng giao thông
- Hồ sơ xây dựng cơ chế chính sách, văn bản quy phạm pháp luật, đề án về kết cấu hạ tầng giao thông do Vụ Kết cấu hạ tầng giao thông chủ trì;
- Hồ sơ cơ sở dữ liệu hệ thống kết cấu hạ tầng giao thông bao gồm: Đường bộ, đường sắt, đường thủy, hàng hải và hàng không;
6. Vụ Môi trường
- Hồ sơ các báo cáo đánh giá môi trường chiến lược, báo cáo đánh giá tác động môi trường, đề án bảo vệ môi trường chi tiết do Bộ GTVT phê duyệt;
- Hồ sơ thẩm định các gói thầu liên quan đến công tác bảo vệ môi trường Vụ được giao giải quyết;
- Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, đề án... do Vụ Môi trường chủ trì trình.
- Hồ sơ xây dựng, thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật;
- Hồ sơ hội nhập kinh tế quốc tế;
- Hồ sơ trợ giúp pháp lý cho doanh nghiệp;
- Hồ sơ công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật;
- Hồ sơ giải quyết công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;
- Các báo cáo quý, năm của Vụ Pháp chế;
8. Vụ Vận tải
- Hồ sơ vận tải đô thị và giao thông nội đô, công tác chống ùn tắc giao thông;
- Công tác tạo thuận lợi cho người và phương tiện qua lại biên giới các nước tiểu vùng sông Mê Công (GMS);
- Hồ sơ vận tải hàng không, an ninh, an toàn hàng không, phí, lệ phí và giá đặc thù trong ngành hàng không;
- Hồ sơ vận tải đường sắt trong nước và liên vận quốc tế, hoạt động của đường sắt chuyên dùng, giá cước vận tải đường sắt;
- Hồ sơ các nhiệm vụ liên quan đến hệ thống cảng biển, dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng hải, hoạt động của các hợp tác xã (HTX) vận tải biển, các loại phí, lệ phí và giá đặc thù ngành hàng hải;
- Hồ sơ vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng nguy hiểm theo quy định của Chính phủ;
- Hồ sơ vận tải đường thủy nội địa, quản lý phương tiện vận tải đường thủy nội địa và người điều khiển phương tiện, các loại phí, lệ phí và giá đặc thù ngành đường thủy nội địa.
- Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, đề án... do Vụ Vận tải chủ trì trình.
- Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, đề án, dự án, cơ chế, chính sách, biện pháp liên ngành về bảo đảm trật tự, an toàn giao thông do Vụ An toàn giao thông chủ trì;
- Hồ sơ việc phát triển và mở rộng các quan hệ quốc tế về an toàn giao thông, xây dựng các đề án, dự án hợp tác quốc tế về an toàn giao thông đường bộ, đường thủy nội địa, đường sắt, hàng không, hàng hải;
- Các báo cáo quý, năm của Vụ An toàn giao thông.
- Các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế trong lĩnh vực GTVT;
- Hồ sơ các đoàn đi công tác nước ngoài;
- Hồ sơ xin cấp thị thực nhập cảnh cho chuyên gia nước ngoài vào làm việc cho các dự án GTVT tại Việt Nam;
- Hồ sơ dự án hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo, nâng cao năng lực;
- Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đầu tư cho công ty liên doanh nước ngoài;
- Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
- Các báo cáo quý, năm của Vụ Hợp tác quốc tế;
11. Vụ Quản lý doanh nghiệp
- Hồ sơ thành lập, sắp xếp, tổ chức lại, phá sản, cổ phần hóa đối với doanh nghiệp thuộc Bộ;
- Các báo cáo, đánh giá kết quả sắp xếp, đổi mới và phát triển doanh nghiệp nhà nước;
- Hồ sơ phê duyệt danh mục các dự án đầu tư nhóm A, B hàng năm;
- Hồ sơ góp vốn, chuyển nhượng vốn của các doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
- Các báo cáo quý, năm của Vụ Quản lý doanh nghiệp;
12. Ban Quản lý đầu tư các dự án đối tác công - tư
- Hồ sơ xây dựng kế hoạch và tổ chức xúc tiến đầu tư, huy động vốn đầu tư theo hình thức đối tác công - tư;
- Hồ sơ các dự án đầu tư theo hình thức PPP, BOT, BT, BTO;
- Hồ sơ lựa chọn, chấp thuận nhà đầu tư theo hình thức đối tác công - tư của các dự án;
- Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, đề án... do Ban Quản lý đầu tư các dự án đối tác công - tư chủ trì trình.
- Hồ sơ thanh tra;
- Hồ sơ giải quyết tố cáo;
- Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, đề án... do Thanh tra Bộ chủ trì trình.
- Hồ sơ việc điều động vật tư, phương tiện phục vụ công tác phòng, chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn; Hồ sơ về việc sản xuất vật tư dự phòng, phân bổ trang thiết bị tìm kiếm cứu nạn;
- Các báo cáo quý, năm của Ban Chỉ đạo phòng, chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn của Bộ.
III. Danh mục tài liệu lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ
2. Hồ sơ, tài liệu hoàn công các công trình giao thông về cầu đường bộ.
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT ngày 19 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải)
DANH MỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
………………………………………..
Bó số | Tập số | Tiêu đề hồ sơ hoặc tập tài liệu | Lý do hủy | Ghi chú | |||||||||||||||||||
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) | |||||||||||||||||||
Hướng dẫn cách ghi: (1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu. (3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên trong. (5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị hồ sơ tài liệu hoặc các ghi chú khác. MẪU BIÊN BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU
BIÊN BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU Hôm nay, ngày …….. tháng …… năm ……. chúng tôi gồm: 2. Ông (bà) …………. Chức vụ …………… Đại diện Phòng Lưu trữ, Văn phòng Bộ Cùng thống nhất tiêu hủy số hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị có bản danh mục thống kê tài liệu tiêu hủy kèm theo. 2. Thời gian tài liệu ………………………………………………………………………….. 4. Sổ mục lục hồ sơ, tài liệu tiêu hủy từng loại
DANH MỤC CHI TIẾT THÀNH PHẦN HỒ SƠ HOÀN CÔNG 1. Báo cáo đầu tư (Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi). 3. Văn bản về chủ trương đầu tư dự án, công trình xây dựng. II. Hồ sơ lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc Báo cáo kinh tế-kỹ thuật xây dựng công trình bao gồm: 2. Thuyết minh và thiết kế cơ sở (đối với dự án); Thuyết minh và Thiết kế bản vẽ thi công (đối với những công trình chỉ phải lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật). 4. Văn bản thẩm định dự án. 6. Giấy phép xây dựng (nếu có). 8. Tài liệu khác có liên quan. 1. Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình b) Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình gồm: Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng đã được chủ đầu tư phê duyệt; báo cáo kết quả khảo sát xây dựng đã được nghiệm thu; văn bản của cơ quan quản lý chuyên ngành có liên quan (nếu có). a) Thuyết minh thiết kế. - Về đường: + Các loại kết cấu mặt đường. + Mặt cắt địa chất dọc tuyến và cao độ mực nước tính toán. + Bình đồ khu vực cầu, các mốc tọa độ, mốc cao độ thuộc công trình. + Bản vẽ bố trí chung toàn cầu theo ba hình chiếu có đủ các cao độ thiết kế. + Bản vẽ các công trình điều tiết, hướng dòng, bảo vệ chống xói, gia cố bờ sông, đường đầu cầu. Bản vẽ: Cắt dọc, cắt ngang thân cống, cấu tạo cửa cống, các yếu tố địa chất, thủy văn, cao độ. + Bình đồ, trắc dọc tường kè theo tuyến đường. - Các công trình khác: Hồ sơ gồm bình đồ và các chú dẫn cụ thể. c) Hồ sơ thẩm định, phê duyệt bản vẽ thiết kế kỹ thuật (thiết kế bản vẽ thi công) gồm các văn bản: báo cáo thẩm tra thiết kế kỹ thuật (thiết kế bản vẽ thi công); văn bản thẩm định thiết kế kỹ thuật (thiết kế bản vẽ thi công); Văn bản phê duyệt thiết kế kỹ thuật (thiết kế bản vẽ thi công); biên bản nghiệm thu các bước thiết kế và tài liệu của cơ quan quản lý chuyên ngành có liên quan. 1. Tài liệu về phương án giải phóng mặt bằng (nếu có). 3. Tài liệu về kinh phí giải phóng mặt bằng (Quyết định đền bù - nếu có). V. Tài liệu thi công - nghiệm thu công trình xây dựng bao gồm: 2. Tài liệu nghiệm thu chất lượng công trình Thành phần tài liệu nghiệm thu bao gồm: b) Tài liệu đo đạc, quan trắc lún và biến dạng các hạng mục công trình, toàn bộ công trình và các công trình lân cận trong phạm vi lún ảnh hưởng trong quá trình xây dựng (nếu có). d) Kết quả kiểm định chất lượng sản phẩm của các tổ chức kiểm định chất lượng công trình xây dựng hoặc thông báo kết quả kiểm tra chất lượng; báo cáo của tổ chức kiểm định chất lượng công trình xây dựng đối với những bộ phận, hạng mục công trình hoặc công trình có dấu hiệu không đảm bảo chất lượng trước khi chủ đầu tư nghiệm thu (nếu có). e) Quy trình vận hành khai thác công trình. h) Hồ sơ về sự cố và giải quyết sự cố công trình chính trong quá trình thi công xây dựng (nếu có), gồm: Báo cáo sự cố; báo cáo giám định nguyên nhân sự cố và các tài liệu liên quan trong quá trình thực hiện giám định sự cố; biên bản kiểm tra hiện trường sự cố; các tài liệu về thiết kế và thi công xây dựng liên quan đến sự cố; tài liệu giải quyết sự cố. k) Các văn bản pháp lý khác. Trường hợp chủ đầu tư không tự thực hiện mà thuê tư vấn trong quá trình lập dự án, khảo sát, thiết kế, thi công thì thành phần tài liệu còn bao gồm tài liệu lựa chọn nhà thầu: 2. Hợp đồng, nghiệm thu hợp đồng và các tài liệu khác có liên quan đến đối tượng nghiệm thu. 1. Báo cáo quyết toán. 3. Hồ sơ phê duyệt quyết toán. Từ khóa: Thông tư 74/2014/TT-BGTVT, Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT, Thông tư 74/2014/TT-BGTVT của Bộ Giao thông vận tải, Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT của Bộ Giao thông vận tải, Thông tư 74 2014 TT BGTVT của Bộ Giao thông vận tải, 74/2014/TT-BGTVT File gốc của Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải đang được cập nhật. Thông tư 74/2014/TT-BGTVT về Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tảiTóm tắt
Đăng nhậpĐăng ký |