Kính gửi: Chi\r\nnhánh Công ty TNHH Mỹ phẩm Shiseido Việt Nam
\r\nMã số thuế: 0309672832-003;
\r\nĐịa chỉ: P. 603B, tầng 6, Tòa nhà Capital Tower, số 109 Trần Hưng Đạo, Phường Cửa\r\nNam, Quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội

Trả lời công văn số số 190417/SCVHW-CV ngày\r\n17/4/2019 của Chi nhánh Công ty TNHH Mỹ phẩm Shiseido Việt Nam (sau đây viết tắt\r\nlà Chi nhánh Công ty) về việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), Cục thuế TP Hà Nội\r\ncó ý kiến như sau:

- Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018\r\ncủa Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ\r\nquy định:

+ Tại Điều 6 quy định các nội dung của hóa đơn điện\r\ntử:

"Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu\r\ncó);

…

2. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung\r\nhóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ\r\nnhững nội dung quy định tại Khoản 1 Điều này.

+ Tại Điều 10 quy định về việc chuyển đổi từ hóa\r\nđơn điện tử sang chứng từ giấy như sau:

"1. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi\r\nthành chứng từ giấy.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ\r\ngiấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy\r\nsau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ\r\ngiấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định\r\ncủa pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để\r\ngiao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có\r\nkết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định\r\nnày."

+ Tại Khoản 1 Điều 24 quy định về việc xử lý đối với\r\nhóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập như sau:

“1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã lập hóa đơn\r\nđiện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi cho người mua có sai sót (do người\r\nbán hoặc người mua phát hiện) thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa\r\nthuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số\r\n04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập\r\ncó sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi\r\ncho người mua, cơ quan thuế.”.

+ Tại Khoản 1, Khoản 3 và Khoản 4 Điều 35 quy định\r\nhiệu lực thi hành như sau:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày\r\n01 tháng 11 năm 2018.

…

3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018\r\nđến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5\r\nnăm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về\r\nhóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định:\r\nsố 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01\r\nnăm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết\r\nhiệu lực thi hành.”

- Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011\r\ncủa Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử\r\nbán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau:

+ Tại Khoản 1 Điều 3 hướng dẫn:

"1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp\r\ndữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận,\r\nlưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội\r\ndung quy định tại Điều 6 Thông tư này."

+ Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn:

“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là\r\nngười bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực\r\nhiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế\r\ncó sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin,\r\nmạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử\r\nlý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả\r\nnăng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện\r\ntử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với\r\nphần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch\r\nvụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm\r\nlập hóa đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ\r\nliệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được\r\nchứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ\r\nthống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang\r\ntin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

+ Tại điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 quy định các\r\nnội dung trên hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của\r\nngười bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của\r\npháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy\r\nđủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.\r\n”

+ Tại Khoản 1 Điều 7 quy định về khởi tạo hóa đơn\r\nđiện tử như sau:

“1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định\r\ndạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn,\r\nký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng\r\nhóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức\r\ncung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của\r\ncác bên theo quy định của pháp luật

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi\r\ntạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan\r\nthuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông\r\nqua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định\r\nnày (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội\r\ndung chủ yếu sau:

- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện\r\ntử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa\r\ntrên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tỉnh, truyền dẫn không dây, quang\r\nhọc, điện tử hoặc công nghệ tương tự.

- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ\r\nchịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ\r\ndữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên\r\nquan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử\r\ntrong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi\r\nhóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy”

+ Tại Điều 12 quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện\r\ntử sang hóa đơn giấy như sau:

"1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện\r\ntử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong\r\nquá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển\r\nđổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các\r\nquy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo\r\npháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện\r\ntử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của\r\nLuật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng\r\ntừ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải\r\nđáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử\r\ngốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi\r\ntừ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển\r\ntừ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển\r\nđổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý\r\nkhi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký\r\nhiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện\r\nchuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện\r\ntử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn\r\nđiện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau; dòng chữ phân\r\nbiệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ\r\n“HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực\r\nhiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi "

+ Tại Khoản 2 Điều 14 quy định như sau:

“2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại\r\nThông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số\r\n51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày\r\n28/9/2010 của Bộ Tài chính.”

- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014\r\ncủa Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày\r\n14/5/2010 của Chính phủ và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính\r\nphủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

+ Tại điểm b Khoản 3 Điều 4 hướng dẫn:

“- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số\r\nlượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh,\r\nphương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ\r\nsở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn\r\nkhông nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”. ”

+ Tại điểm d Khoản 2 Điều 16 hướng dẫn:

“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa\r\nđơn

…

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi\r\nrõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu\r\nthức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người\r\ntrực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía\r\ntrên bên trái của tờ hóa đơn.”

+ Tại Khoản 1 Điều 19 hướng dẫn về lập hóa đơn khi\r\ndanh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

“Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục\r\nhàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập\r\nthành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn.\r\nDòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và\r\ndòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt\r\nkê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông\r\ntin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ\r\nký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí\r\nthu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn\r\ncuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự\r\nin, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng\r\nhóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng\r\ntrường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều\r\nhơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số\r\nhóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ,\r\nMST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như\r\ntrang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc -\r\ntrang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn\r\nđó).”

- Tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ\r\nTài chính về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử hướng dẫn:

“...trường hợp người mua không phải là đơn vị kế\r\ntoán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp\r\nhàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất\r\nkho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, ...thì người\r\nbán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không\r\nnhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp\r\nphát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn\r\ntiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.”

Căn cứ các quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời\r\nnguyên tắc như sau:

1. Về việc khởi tạo hóa đơn điện\r\ntử:

Căn cứ theo quy định nêu trên, trường hợp Chi nhánh\r\nCông ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định\r\ntại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của\r\nBộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.\r\nTrước khi sử dụng, Chi nhánh Công ty phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn\r\ntheo quy định tại Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài\r\nchính.

2. Về việc miễn chữ ký số, chữ\r\nký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử:

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán\r\nhoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng\r\nhóa, dịch vụ giữa Chi nhánh Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu\r\nxuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ,\r\nchứng từ liên quan khác... thì Chi nhánh Công ty lập HĐĐT theo quy định, trên\r\nHĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người\r\nmua là đơn vị kế toán yêu cầu phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa\r\nđơn).

3. Về việc miễn chữ ký của người\r\nđại diện pháp luật và đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy:

Với đặc thù Chi nhánh Công ty khi bán lẻ hàng hóa tại\r\ncác cửa hàng trực thuộc tại nhiều địa điểm khác nhau nên việc luân chuyển trên\r\nHĐĐT chuyển đổi ra giấy về trụ sở Chi nhánh để đóng dấu người bán gặp nhiều khó\r\nkhăn; để phù hợp với mô hình hoạt động của Chi nhánh Công ty, Cục Thuế TP Hà Nội\r\nhướng dẫn như sau:

Trường hợp Chi nhánh Công ty đáp ứng các điều kiện\r\nchuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC\r\nngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính và hệ thống HĐĐT cho phép kiểm soát chặt chẽ việc\r\nchuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa\r\ntrong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì trên HĐĐT\r\nchuyển đổi sang hóa đơn giấy của Chi nhánh Công ty không nhất thiết phải có dấu\r\ncủa người bán. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không trực tiếp ký vào tiêu thức\r\nngười bán hàng thì thực hiện ủy quyền theo quy định của pháp luật về ủy quyền\r\ncho người trực tiếp bán hàng ký và ghi rõ họ tên trên HĐĐT chuyển đổi. Các nội\r\ndung bắt buộc khác trên HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy của Chi nhánh Công ty\r\nvẫn phải đảm bảo thực hiện theo đúng quy định tại Điều 12 Thông tư số\r\n32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Chi nhánh Công ty phải hoàn\r\ntoàn chịu trách nhiệm về việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy.

4. Về việc lập HĐĐT có danh mục\r\nhàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang.

Trường hợp Chi nhánh Công ty sử dụng hóa đơn điện tử,\r\nnếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn\r\nthì Chi nhánh Công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in, cụ\r\nthể:

Chi nhánh Công ty được sử dụng HĐĐT nhiều hơn một\r\ntrang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như\r\ncủa trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của\r\nngười mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu;\r\nkèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y”\r\n(trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Trong quá trình thực hiện, nếu còn vướng mắc đề nghị\r\nChi nhánh Công ty liên hệ với Phòng Thanh tra - Kiểm tra số 1 để được hướng dẫn.

Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Chi nhánh Công ty\r\nTNHH Mỹ phẩm Shiseido Việt Nam được biết và thực hiện./.