STT

Nội dung công việc

Thời gian xử lý

Ghi chú

I

1

+ Kiểm tra các cửa ra vào, cửa sổ và cửa thoát hiểm;

+ Kiểm tra máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió và máy hút ẩm;

+ Hút bụi trên tư liệu;

2

2.1

+ Chuẩn bị tài liệu để quét;

+ Quét với độ phân giải phù hợp với dạng tư liệu môi trường (theo khổ giấy, tỷ lệ, nội dung);

+ Sao lưu đĩa CD-ROM, dán nhãn, thống kê danh mục;

+ Thường xuyên dán lại các tư liệu bị rách, gãy trong quá trình sử dụng;

2.2

+ Dán các tư liệu bị rách;

2.3

3

II

1

2

3

4

5

III. QUY TRÌNH CÔNG TÁC THƯ VIỆN MÔI TRƯỜNG

Quy trình công tác thư viện môi trường (TVMT) được thiết lập nhằm đảm bảo tính khoa học trong quản lý, vận hành và sử dụng thư viện đạt hiệu quả, có hệ thống. Nâng cao chất lượng công tác phục vụ học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, công nhân viên chức trong và ngoài Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Quy trình công tác TVMT áp dụng để quản lý vốn tài liệu và bạn đọc của thư viện một cách khoa học và hiệu quả nhất.

- Pháp lệnh Thư viện năm 2000.

Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 06 tháng 8 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện.

4. Nội dung công tác thư viện môi trường

4.1.1. Lưu đồ bảo quản kho thư viện môi trường

Bảng 1: Lưu đồ bảo quản kho thư viện môi trường

Bước 1: Thường xuyên kiểm tra an toàn kho TVMT

- Kiểm tra hệ thống chiếu sáng.

- Kiểm tra hệ thống báo cháy tự động, các thiết bị và dụng cụ chữa cháy.

- Kiểm tra mối, mọt, vi sinh vật phá hoại tài liệu.

- Sửa chữa nhỏ những dụng cụ bị hư hỏng.

- Đảo kho, sắp xếp và di chuyển tài liệu vào cặp, hộp, giá và tủ bảo quản để thuận lợi cho công tác lưu giữ, bảo quản và sử dụng tài liệu.

- Đăng ký, bổ sung vào sổ tổng hợp, gán mã tài liệu sẽ thuận tiện cho công tác bảo quản cũng như việc khai thác sử dụng tài liệu.

- Lập sổ theo dõi các hoạt động của thư viện và dán tem nhãn trên tư liệu giấy, cặp, hộp, giá, tủ bảo quản để tiện cho việc theo dõi và tra cứu.

- Thống kê danh mục tài liệu của thư viện để việc quản lý cũng như tra cứu sử dụng một cách thuận tiện.

- Thường xuyên dán lại các tài liệu in trên giấy bị rách, gãy trong quá trình sử dụng.

4.2. Bổ sung tài liệu TVMT

Lưu đồ bổ sung tài liệu TVMT được thể hiện chi tiết ở bảng sau:

Bảng 2: Lưu đồ bổ sung tài liệu TVMT

Bước 1: Xem xét tổng hợp yêu cầu về tài liệu bổ sung

- Lập danh mục các loại báo và tạp chí chuyên ngành môi trường được phép mua để đặt vào đầu mỗi quý.

- Lập danh mục tài liệu cần bổ sung và bảng báo giá trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt.

- Nếu không đạt sẽ xem xét lại danh mục tài liệu bổ sung.

- Yêu cầu các đầu mối cung cấp tài liệu theo danh mục đã được duyệt.

- Bổ sung tài liệu từ nguồn khác như: trao đổi, hợp tác, cho, tặng.

- Tiến hành các thủ tục nhập kho.

- Sau khi tài liệu được nhập vào kho, cán bộ thư viện tiến hành xử lý phân tích, tổng hợp tài liệu: vào sổ đăng ký cá biệt (ĐKCB), đóng dấu thư viện, mô tả, phân loại tài liệu, làm tóm tắt, chú giải, định từ khóa, định chủ đề, dán tem nhãn.

Bước 5: Bố trí, sắp xếp cho mượn và giới thiệu tài liệu mới

- Phục vụ mượn, giới thiệu tài liệu mới theo đúng quy định của thư viện. Tất cả các loại tài liệu cho mượn ra ngoài thư viện phải kiểm tra chất lượng trước và sau khi trả, đều được ghi vào sổ mượn tài liệu và lưu trong phần mềm thư viện, trong đó phải ghi rõ: ngày mượn, thời hạn trả, sổ đăng ký cá biệt, tên tác giả, tên sách, người mượn tài liệu.

- Kiểm kê về số lượng và chất lượng tài liệu thư viện theo định kỳ hàng năm. Kết quả kiểm kê phải ghi rõ số lượng tư liệu hiện có, số lượng tư liệu thiếu hụt, hư hỏng cần phục chế tu bổ, số lượng tư liệu cần thanh lý.

- Tăng cường hoạt động giám sát, trật tự thư viện.

- Khi có sự cố xảy ra, nhân viên thực hiện phải lập biên bản và báo cáo lãnh đạo cùng các đơn vị có liên quan để đưa ra các giải pháp xử lý.

- Thực hiện lưu hồ sơ theo quy định của quy trình kiểm soát hồ sơ.

4.3.1. Lưu đồ quản lý bạn đọc thư viện

Bảng 3: Lưu đồ quản lý bạn đọc thư viện

Bước 1: Tổng hợp thông tin về bạn đọc

Bước 2: Cập nhật thông tin bạn đọc vào phần mềm quản lý thư viện

- Thông tin về bạn đọc phải thường xuyên được cập nhật và bổ sung.

- Cán bộ thư viện quản lý về việc mượn, trả tài liệu của bạn đọc thông qua sổ ghi chép tổng hợp và hệ thống phần mềm quản lý thư viện. Các thông tin về bạn đọc và tài liệu sẽ được ghi lại một cách rõ ràng: tên bạn đọc, mã số thẻ (nếu có), tên tài liệu, sổ đăng ký cá biệt … nhằm giúp dễ dàng trong việc quản lý tài liệu và bạn đọc của thư viện.

- Cán bộ thư viện hoàn thiện và lưu hồ sơ bạn đọc theo quy định

Hồ sơ lưu của TVMT được thể hiện chi tiết ở bảng sau:

Bảng 4: Hồ sơ lưu của thư viện môi trường

ĐỊNH MỨC

KINH TẾ - KỸ THUẬT VỀ TƯ LIỆU MÔI TRƯỜNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 42/2011/TT-BTNMT ngày 12 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tài nguyên và Môi trường)

QUY ĐỊNH CHUNG

Định mức kinh tế - kỹ thuật về tư liệu môi trường (sau đây gọi tắt là Định mức) áp dụng cho các công việc sau:

1.2. Bảo quản và cung cấp tư liệu môi trường.

2. Đối tượng áp dụng

3. Cơ sở xây dựng Định mức

- Thông tư số 06/2005/TT-LĐTBXH ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn phương pháp xây dựng định mức lao động trong các công ty nhà nước theo Nghị định số 206/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ;

- Thông tư số 07/2009/TT-BTNMT ngày 10 tháng 7 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường;

4.1. Định mức lao động công nghệ

Nội dung của định mức lao động bao gồm:

b) Định biên: xác định số lượng lao động và cấp bậc kỹ thuật cần thiết để thực hiện công việc.

4.2. Định mức vật tư và thiết bị

- Định mức sử dụng vật liệu: là số lượng vật liệu cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm.

b) Thời hạn sử dụng dụng cụ, thiết bị: là thời gian dự kiến sử dụng dụng cụ, thiết bị vào hoạt động sản xuất trong điều kiện bình thường, phù hợp với các thông số kinh tế - kỹ thuật của dụng cụ, thiết bị.

- Thời hạn sử dụng thiết bị: theo quy định tại Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29 tháng 05 năm 2008 của Bộ Tài chính

d) Mức vật liệu nhỏ và hao hụt được tính bằng 8% mức vật liệu trong bảng định mức vật liệu.

Tư liệu môi trường là số liệu, dữ liệu về các thành phần môi trường; về trữ lượng, giá trị sinh thái, giá trị kinh tế của các nguồn tài nguyên thiên nhiên; về các tác động đối với môi trường; về chất thải; về mức độ môi trường bị ô nhiễm, suy thoái và thông tin về các vấn đề môi trường khác và các sản phẩm của đề tài, dự án, nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực môi trường do các Bộ/ngành, các đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Chi cục bảo vệ môi trường thực hiện từ các nguồn kinh phí sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp khoa học, sự nghiệp môi trường, nguồn vốn viện trợ nước ngoài.

- Bảo hộ lao động                     BHLĐ

- Kỹ sư bậc 1                            KS1

- Kỹ sư bậc 4                            KS4

- Thư viện viên bậc 3                 TVV3

QUY ĐỊNH ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT VỀ TƯ LIỆU MÔI TRƯỜNG

A. THU NHẬN, KIỂM TRA TƯ LIỆU MÔI TRƯỜNG

1. Nội dung công việc

1.1.1. Xử lý thông báo tiếp nhận TLMT

b) Sao, gửi theo ý kiến xử lý của lãnh đạo.

1.1.2. Tiếp nhận TLMT

- Lập kế hoạch tiếp nhận trình lãnh đạo duyệt bao gồm:

+ Khối lượng công việc cần thực hiện;

- Bố trí nơi bảo quản tư liệu môi trường;

b) Tiếp nhận TLMT

+ Xem xét tính pháp lý của TLMT;

+ Số lượng của các loại TLMT;

+ Thống kê danh mục, số lượng sản phẩm còn thiếu (chưa bàn giao đủ theo kế hoạch phê duyệt).

1.2. Kiểm tra TLMT

a) Bố trí mặt bằng.

c) Chuẩn bị vật liệu, dụng cụ, thiết bị.

a) Sao lưu sản phẩm dạng số từ đĩa CD-ROM vào máy tính.

c) Kiểm tra số lượng TLMT.

- Kiểm tra lỗi kỹ thuật của TLMT.

- Kiểm tra sự trùng khớp giữa các bộ của một báo cáo.

- Kiểm tra sự trùng khớp giữa nội dung trên đĩa CD-ROM và nội dung trên giấy.

- Kiểm tra các lỗi kỹ thuật, thể thức và quy cách của sản phẩm dạng cơ sở dữ liệu, sản phẩm phần mềm, bản đồ, phim ảnh.

1.2.3. Cấp giấy chứng nhận giao nộp TLMT

1.3.1. Gán mã cho TLMT đã được tiếp nhận.

1.3.3. Vận chuyển TLMT đã được thu nhận, kiểm tra bàn giao kho lưu trữ tư liệu môi trường:

b) Chuyển ra Kho lưu trữ TLMT được giao nhận tại đơn vị chi nhánh (chỉ lưu lại Chi nhánh bộ sao phục vụ việc cung cấp TLMT).

1.4.1. Danh mục TLMT

2. Định biên

Bảng 1

Bảng 2

Bảng 3

II. ĐỊNH MỨC VẬT TƯ VÀ THIẾT BỊ

1.1. Thu nhận, kiểm tra và bàn giao TLMT

Bảng 4

Bảng 5

Bảng 6

Bảng 7

Bảng 8

2. Định mức thiết bị: ca/TLMT

Bảng 9

Bảng 10

3. Định mức vật liệu

Bảng 11

(2) Mức cho từng bước công việc tính theo hệ số sau:

Bảng 12

B. BẢO QUẢN VÀ CUNG CẤP TƯ LIỆU MÔI TRƯỜNG

1. Nội dung công việc

1.1.1. Bảo quản kho lưu trữ tư liệu môi trường

b) Kiểm tra an toàn kho lưu trữ tư liệu môi trường (kiểm tra các cửa ra vào, cửa sổ, cửa thoát hiểm, hệ thống chiếu sáng, máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy tự động, các thiết bị và dụng cụ chữa cháy).

d) Kiểm tra mối, mọt, vi sinh vật phá hoại tư liệu.

- Hút bụi trên tư liệu.

1.1.2. Bảo quản TLMT.

- Đảo kho.

- Quét TLMT chưa có ở định dạng số (chuẩn bị tài liệu để quét, kiểm tra, căn chỉnh máy quét, quét với độ phân giải phù hợp với dạng TLMT, kiểm tra nghiệm thu kết quả quét, ghi đĩa CD-ROM, dán nhãn, thống kê danh mục và gán mã chuyển vào bộ SAN).

b) Bảo quản tư liệu số

- Lau chùi, sắp xếp và bảo quản băng đĩa (DVD, VCD, CD, băng từ) trên các hộp, giá, tủ bảo quản).

- Gán mã và chuyển dữ liệu số vào bộ SAN.

c) Cập nhật thư mục TLMT

- Cập nhật trên phần mềm tra cứu.

1.1.3. Lập biểu thống kê và báo cáo tình hình bảo quản kho TLMT

b) Danh mục tư liệu giấy đang bảo quản.

d) Tình trạng tư liệu bị hư hỏng.

1.2. Cung cấp TLMT

a) Tiếp nhận yêu cầu, hướng dẫn cơ quan, đơn vị hay cá nhân hoàn tất thủ tục đề nghị cung cấp.

c) Hoàn tất thủ tục và chứng từ cần thiết.

a) Nhân bản tư liệu giấy, kiểm tra, thống kê danh mục, dán nhãn trình lãnh đạo ký theo thẩm quyền, đóng dấu đảm bảo tính pháp lý.

1.2.3. Giao tư liệu cho đơn vị, cá nhân đề nghị cung cấp và hoàn tất các thủ tục

a) Danh mục tư liệu cung cấp.

c) Tổng kinh phí (trong trường hợp thu phí)

Bảng 13

Bảng 14

II. ĐỊNH MỨC VẬT TƯ VÀ THIẾT BỊ

Bảng 15

Bảng 16

2. Định mức thiết bị

Bảng 17

2.2. Cung cấp TLMT: ca/lần

Bảng 18

3. Định mức vật liệu

3.1.1. Bảo quản kho tư liệu môi trường: tính cho 50 m² kho

Bảng 19

3.1.2. Bảo quản TLMT

Bảng 20

Bảng 21

Bảng 22

Bảng 23

Bảng 24

Bảng 25

Bảng 26

Bảng 27

Bảng 28

I. ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG

1.1. Bảo quản kho TVMT

a) Kiểm tra các cửa ra vào, cửa sổ và cửa thoát hiểm.

c) Kiểm tra máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió và máy hút ẩm.

1.1.2. Kiểm tra thường xuyên mối, mọt, vi sinh vật phá hoại tài liệu, vệ sinh kho (sau đây gọi tắt là vệ sinh kho)

b) Vệ sinh kho: quét, hút bụi trên tài liệu, lau vệ sinh máy tính, giá kệ và các thiết bị cứu hỏa.

1.1.4. Đăng ký tài liệu, bổ sung vào sổ tổng hợp, gán mã tài liệu (sau đây gọi tắt là đăng ký tài liệu)

1.1.6. Thống kê danh mục tài liệu

a) Dán lại các tư liệu in trên giấy bị rách, gãy trong quá trình sử dụng.

1.2. Bổ sung tài liệu thư viện

a) Lập danh mục tài liệu bổ sung cho thư viện căn cứ vào chính sách bổ sung kho sách của thư viện và kết quả thống kê tình hình sử dụng tài liệu từ phần mềm hệ thống quản lý thư viện.

1.2.2. Trình duyệt

b) Tiến hành bổ sung tài liệu theo danh mục đã được lãnh đạo duyệt (khi được thông qua).

1.2.3. Tiến hành bổ sung tài liệu

b) Tiếp nhận tài liệu, kiểm tra, đối chiếu lại danh mục, ký xác nhận số lượng tài liệu thực tế bổ sung theo danh mục đã được lãnh đạo phê duyệt.

1.2.4. Nhập kho thư viện

b) Lập sổ bàn giao tài liệu kho có ký nhận trong sổ, ghi rõ ngày giao, số lượng, số đăng ký cá biệt đầu, cuối và thực hiện nhập tài liệu vào kho.

d) Nhập các thông tin về tài liệu vào phần mềm hệ thống quản lý thư viện.

a) Trưng bày tài liệu theo các tiêu chí quy định của thư viện: tài liệu trên giá được xếp theo chuyên ngành, từ ngăn trên xuống ngăn dưới, từ bên trái sang bên phải. Đánh số giá theo số ĐKCB.

c) Lưu giữ và bảo quản tài liệu; đối với những tài liệu không còn giá trị sử dụng sẽ tiến hành thanh lý, đóng quyển theo từng quý, theo năm tùy theo từng loại (công báo, báo, tạp chí).

1.3. Quản lý bạn đọc thư viện

Thu thập các thông tin về bạn đọc: họ tên, năm sinh, quê quán, trình độ văn hóa, đơn vị công tác; lập thành danh sách bạn đọc; nhập phần mềm quản lý thư viện, in thẻ bạn đọc.

1.3.3. Quản lý việc sử dụng tài liệu thư viện

1.3.4. Hoàn thiện và lưu hồ sơ bạn đọc

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện môi trường.

- Sổ nhật ký thư viện.

- Phiếu yêu cầu.

- Phiếu đề nghị mua tài liệu bổ sung thư viện.

- Danh mục thanh lý tài liệu thư viện.

2. Định biên: nhóm 2 lao động, bao gồm: 01 KTV4 và 01 TVV3

Bảng 29

II. ĐỊNH MỨC VẬT TƯ VÀ THIẾT BỊ

1.1. Bảo quản kho tài liệu thư viện

Bảng 30

Bảng 31

1.2. Bổ sung tài liệu thư viện

Bảng 32

Bảng 33

1.3. Quản lý bạn đọc thư viện

Bảng 34

Bảng 35

1.4. Lưu và bảo quản Hồ sơ lưu: ca/lần

Bảng 36

Bảng 37