Kính gửi:

Nhằm thống nhất nguyên tắc giải quyết trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn như sau:

1. Mỗi người lao động (NLĐ) chỉ được cấp một sổ BHXH với mã số định danh duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật.

- Sổ gốc là sổ đang hưởng các chế độ hàng tháng; hoặc sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng BHXH 1 lần; hoặc đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn quá trình BHTN.

- Trường hợp có quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không đủ 10 ký tự thì lấy số sổ BHXH liền kề sau đó là sổ gốc.

- Sổ đang hưởng các chế độ hàng tháng.

- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh, thành phố khác, nếu NLĐ muốn giữ thời gian đóng tại thành phố, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh, thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ.

II. Nguyên tắc xử lý khi giải quyết các nội dung liên quan sổ BHXH

Khi có yêu cầu cấp mới số sổ BHXH, Bộ phận giải quyết phải căn cứ số chứng minh nhân dân (hoặc số căn cước) rà soát trong phần mềm quản lý thu và chỉ cấp số sổ mới khi không phát hiện được NLĐ có bất kỳ số sổ nào.

b. Trường hợp phát hiện NLĐ có nhiều số sổ, thì sử dụng tiện ích tra cứu kiểm tra những sổ đó đã hưởng chế độ hay chưa:

+ Nếu các sổ đều không xác định được thì tạm thời lấy số sổ do BHXH Thành phố cấp sau cùng và kèm theo Phiếu yêu cầu gộp sổ (P01-ĐV) chuyển đơn vị.

2. Xử lý khi phát hiện nhiều sổ:

a. Trường hợp các sổ này đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng nhưng người lao động không cung cấp sổ hoặc đơn không thừa nhận thì thực hiện khóa dữ liệu và hủy các sổ này đồng thời chốt sổ, cấp lại sổ.

III. Nguyên tắc xử lý khi có quá trình đóng BHXH trùng

2. Người lao động đã hưởng chế độ ngắn hạn cả 2 sổ hoặc hưởng chế độ ngắn hạn 1 sổ nhưng quá trình cần giảm trùng có mức lương cao hơn mức lương của quá trình giữ lại thì ra quyết định thu hồi số tiền chênh lệch đã giải quyết chế độ, sau khi thu hồi được tiền thì thực hiện giảm trùng.

Ví dụ 2: Người lao động có sổ A là sổ gốc có mức tiền lương là 5.000.000 và sổ B có mức tiền lương là 7.000.000, chỉ sổ B được giải quyết chế độ ốm đau ngày 15/12/2015 (giải quyết 1 lần). Trường hợp này phải thu hồi số tiền chênh lệch 2.000.000 đã giải quyết giữa sổ B và sổ A, sau đó mới tiến hành giảm trùng và gộp sổ.

4. Trường hợp người lao động có yêu cầu cấn trừ số tiền phải thu hồi và số tiền giảm trùng (hoàn trả) thì các bộ phận liên quan phối hợp tổ chức thực hiện theo yêu cầu của người lao động. Trường hợp số tiền thu hồi lớn hơn số tiền hoàn trả thì sau khi thu hồi xong số tiền chênh lệch mới hoàn chỉnh sổ và trả cho người lao động.

IV. Một số lưu ý khi xử lý nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH:

2. Trường hợp đơn vị hoặc người lao động nộp hồ sơ gộp và chốt sổ nhưng quá trình tham gia tại đơn vị trước đó chưa được chốt sổ do đơn vị nợ không có khả năng thanh toán, phá sản, giải thể, chủ bỏ trốn... và người lao động có đơn yêu cầu chốt sổ với quá trình đóng BHXH, BHTN tương ứng với thời gian đơn vị đóng đủ thì vẫn thực hiện gộp sổ đồng thời khóa dữ liệu quá trình BHXH, BHTN còn nợ. Khi đơn vị thực hiện nộp đủ tiền thì phục hồi lại thời gian tham gia này và chỉ dùng để giải quyết chế độ cho lần sau không xem xét giải quyết lại các chế độ đã hưởng trước đó.

4. Trường hợp sổ không phải là sổ gốc đã hưởng BHXH 1 lần nhưng vẫn còn quá trình BHTN chưa hưởng thì cắt dữ liệu BHXH đã hưởng, chuyển quá trình BHTN còn lại về sổ gốc và thực hiện nghiệp vụ hủy sổ.

6. Người lao động cam kết sổ đã hưởng BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp, nhưng dữ liệu tra cứu của cơ quan BHXH không thể hiện thì vẫn thực hiện khóa dữ liệu như nội dung cam kết của NLĐ và giải quyết hồ sơ.

8. Các trường hợp phục hồi lại quá trình BHTN trước đây của người lao động do đã hưởng sai quy định và bị thu hồi tiền trợ cấp thất nghiệp, sổ này đã bị hủy khi gộp. Khi có quyết định thu hồi của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nhưng quá trình tham gia BHTN cần phục hồi bị khóa thì cơ quan BHXH nơi xử lý hồ sơ lập C02-TS (kèm phiếu thu và Quyết định thu hồi trợ cấp thất nghiệp) gửi qua FTP đến cơ quan BHXH nơi khóa để mở khóa, thời gian xử lý C02-TS không quá 1 ngày. Nếu dữ liệu chốt sổ có quá trình BHTN tại tỉnh không có dữ liệu trên trang thông tin điện tử của BHXH Việt Nam thì bộ phận quản lý thu liên hệ Trung tâm Dịch vụ Việc làm Thành phố đề nghị cung cấp bản sao sổ BHXH đang lưu trữ tại trung tâm để phục hồi quá trình BHTN.

10. Trường hợp khi gộp sổ phát hiện các sổ có quá trình tham gia trùng khớp nhau trong cùng 1 đơn vị về thời gian đóng, mức lương do trước đây đã được gộp sổ nhưng chưa hủy hoặc chưa chuyển quá trình về sổ gốc thì không thực hiện cấp lại sổ hoặc giảm thu đối với sổ đóng trùng.

P01-ĐV

PHIẾU YÊU CẦU

V/v yêu cầu người lao động gộp sổ BHXH

Đơn vị: .............................................................................................................................

STT

Họ và tên

Số sổ BHXH đã cấp

Tên đơn vị tham gia BHXH sau cùng

Cơ quan BHXH quản lý sau cùng

Ghi chú

Đề nghị ông (bà) nộp lại toàn bộ các sổ BHXH nói trên cho đơn vị để lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.

Trân trọng./.

CÁN BỘ BHXH

GIÁM ĐỐC

Số sổ ………… đã được giải quyết chốt sổ/ Cấp lại sổ do NLĐ có nhiều sổ không in tờ rời, tờ bìa. Căn cứ xác nhận này để thực hiện gộp sổ.

P02-CN

PHIẾU YÊU CẦU

V/v yêu cầu người lao động gộp sổ BHXH

Ông (bà): ..........................................................................................................................

STT

Số sổ BHXH đã cấp

Tên đơn vị tham gia BHXH sau cùng

Cơ quan BHXH quản lý sau cùng

Ghi chú

Đề nghị ông (bà) nộp lại toàn bộ các sổ BHXH nói trên cho đơn vị để lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.

Trân trọng./.

CÁN BỘ BHXH

GIÁM ĐỐC

Số sổ ………… đã được giải quyết chốt sổ/ Cấp lại sổ do NLĐ có nhiều sổ không in tờ rời, tờ bìa. Căn cứ xác nhận này để thực hiện gộp sổ.

G01-NB

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ………………………..

STT

Họ và tên

Số sổ BHXH đã hủy

Chuyển về số sổ BHXH gốc

Ghi chú

1

…

Trân trọng./.

- Như trên;
- Lưu VT, BHXH quận…..

GIÁM ĐỐC

G02-NT

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ………………………..

STT

Họ và tên

Số sổ BHXH đã hủy

Chuyển về số sổ BHXH gốc

Ghi chú

1

…

Trân trọng./.

- Như trên;
- NLĐ (nếu có thời gian đóng trùng);
- Lưu VT, Đơn vị soạn thảo VB.

GIÁM ĐỐC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------

ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC MINH SỐ CHỨNG MINH NHÂN DÂN GỐC

Kính gửi: Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH tỉnh, (TP) …..………………..

Sinh ngày: ………………..; Nguyên quán:.........................................................................

Nơi ĐKHK thường trú: ......................................................................................................

Địa chỉ liên lạc:..................................................................................................................

Số điện thoại liên lạc:........................................................................................................

Lý do: Số CMND của tôi bị trùng với một người khác, cụ thể:

Sinh ngày: ………………..; Nguyên quán:........................................................................

Nơi ĐKHK thường trú: .....................................................................................................

Hồ sơ gửi kèm:

- CMND (photo) mang tên:...............................................................................................

.........................................................................................................................................

BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
BẢO HIỂM XÃ HỘI
QUẬN (HUYỆN)
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:       /PTT-BHXH

TP. Hồ Chí Minh, ngày   tháng   năm 201

PHIẾU THÔNG TIN

V/v yêu cầu đơn vị chuyển trả số tiền thoái thu cho người lao động

Bảo hiểm xã hội ………………. đã điều chỉnh giảm ……………… đồng, là số tiền thoái thu cho:

…

khi thực hiện gộp sổ BHXH do đóng trùng nhiều nơi.

Trân trọng./.

Cán bộ BHXH

GIÁM ĐỐC

- Tên đơn vị;
- Lưu VT, QLT.

Từ khóa: Công văn 1746/BHXH-QLT, Công văn số 1746/BHXH-QLT, Công văn 1746/BHXH-QLT của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh, Công văn số 1746/BHXH-QLT của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh, Công văn 1746 BHXH QLT của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh, 1746/BHXH-QLT