Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

I. RÀ SOÁT SỔ BHXH

a) Thực hiện rà soát sổ BHXH của người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc tại các đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin của người lao động ghi trên sổ BHXH.

- Về nhân thân: Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch.

- Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị.

- Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).

2. Quy trình rà soát sổ BHXH của người lao động

a) Tổ Thẩm định

- Thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH tại đơn vị hoặc tại cơ quan BHXH:

+ Sổ BHXH chưa đúng, chưa đủ thông tin; sổ BHXH bị rách, nhòe không đọc được thông tin: lập Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) chi tiết theo từng sổ BHXH, chậm nhất sau 03 ngày đơn vị phải bổ sung hồ sơ; thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và kèm theo hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh; thẩm định, trình Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt trên Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển Tổ Nhập liệu.

b) Tổ Nhập liệu

+ Nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH của người lao động đối với thời gian đóng BHXH, BHTN chưa hưởng và thông tin điều chỉnh đã được Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phê duyệt vào cơ sở dữ liệu.

- Nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH của người lao động (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định nếu đúng, đủ xác nhận thì chốt dữ liệu, ký xác nhận; chuyển Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt; chuyển toàn bộ hồ sơ gồm: sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung và Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

a) Nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) từ cơ quan BHXH; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); nhận lại, ký xác nhận và chuyển cơ quan BHXH.

c) Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) từ cơ quan BHXH, chuyển người lao động bổ sung hồ sơ; nhận lại và chuyển cơ quan BHXH.

a) Nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị, kiểm tra và ký xác nhận; trường hợp thông tin chưa đúng thì ghi nội dung đề nghị điều chỉnh kèm theo hồ sơ; gửi đơn vị.

II. BÀN GIAO SỔ BHXH

a) Chỉ thực hiện bàn giao sổ BHXH cho người lao động sau khi đã rà soát, nhập xong thông tin trên sổ BHXH của người lao động vào cơ sở dữ liệu và đã được nghiệm thu.

2. Quy trình bàn giao sổ BHXH cho người lao động

a) Cấp sổ BHXH

Tiết 2.5.1, Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 4 Quy định về mẫu sổ BHXH ban hành kèm theo Quyết định số 1035/QĐ-BHXH ngày 01/10/2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Toàn bộ sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH đục lỗ và lưu tại Phòng Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (Phòng hồ sơ) của BHXH tỉnh theo quy định.

b) Bàn giao sổ BHXH cho người lao động theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01).

- BHXH huyện lập (Mẫu số 04) gửi BHXH tỉnh trước ngày 05 của tháng sau.

d) Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (Phòng quản lý hồ sơ) của BHXH tỉnh để lưu theo quy định.

1. Trách nhiệm của Giám đốc BHXH tỉnh/huyện

b) Xây dựng lộ trình, thời gian rà soát, bàn giao sổ BHXH cho BHXH huyện.

d) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về quá trình rà soát thông tin ghi trên sổ BHXH và bàn giao sổ BHXH cho người lao động thuộc đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn quản lý của BHXH tỉnh/huyện kể cả khi nghỉ chế độ hoặc chuyển công tác.

e) Thành lập Tổ Thẩm định và Tổ Nhập liệu, thành phần gồm:

- Thành viên các Tổ do Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phân công (gồm cán bộ các Phòng/Tổ: Quản lý thu, cấp sổ, thẻ, Chế độ BHXH).

g) BHXH tỉnh lập dự toán kinh phí chi rà soát sổ BHXH và nhập cơ sở dữ liệu theo quy định.

a) Ban Sổ - Thẻ

- Xây dựng kế hoạch triển khai rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động, trình Tổng Giám đốc phê duyệt.

- Chủ trì, phối hợp với các Ban nghiệp vụ có liên quan sửa đổi, nâng cấp, quản lý và chuyển giao, hướng dẫn kịp thời ứng dụng phần mềm để nhập quá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động từ sổ BHXH vào cơ sở dữ liệu trên phần mềm quản lý.

c) Vụ Tài chính - Kế toán

3. Trách nhiệm của BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo về BHXH Việt Nam để xem xét, giải quyết./.

- Như trên;
- Phó TTg: Vương Đình Huệ (để b/cáo);
- Phó TTg: Vũ Đức Đam (để b/cáo);
- VPCP;
- Các Bộ: LĐTB&XH, Tài chính;
- UBND các tỉnh, TP;
- Tổng Giám đốc (để b/c);
- Các Phó TGĐ;
- Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam;
- Lưu: VT, ST (10b).

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC




Trần Đình Liệu

PHỤ LỤC 01

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LƯU Ý KHI RÀ SOÁT VÀ BÀN GIAO SỔ BHXH
(Ban hành kèm theo Công văn số 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 của BHXH Việt Nam)

2. Hồ sơ làm căn cứ cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH thực hiện theo quy định tại Điều 25 và Điều 29 Quy định về quản lý thu BHXH, bảo hiểm y tế, BHTN; quản lý sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Trường hợp điều chỉnh nhân thân ghi trên sổ BHXH, hồ sơ gồm: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và chứng minh thư/thẻ căn cước/hộ chiếu; nếu là đảng viên thì cung cấp thêm lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp vào Đảng.

4. Trong quá trình rà soát, nếu phát hiện trường hợp:

Khoản 5, Điều 46 Quyết định số 959/QĐ-BHXH.

5. Đối với trường hợp đơn vị sử dụng lao động còn nợ tiền đóng BHXH, BHTN thì in tờ rời sổ BHXH, xác nhận thời gian đến năm đơn vị đã đóng đủ.

- Thời điểm rà soát sổ BHXH là tháng 9/2016, đơn vị đã đóng đủ tiền BHXH cho người lao động đến hết tháng 6/2015, thì in tờ rời sổ BHXH và xác nhận thời gian đóng đến ngày 30/6/2015./.

Mã đơn vị: …………………..

Mẫu số 01
(Ban hành kèm theo Công văn số: 4027/BHXH-ST
ngày 14/10/2016 của BHXH Việt Nam)

DANH SÁCH GIAO NHẬN SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI

PHIẾU HƯỚNG DẪN BỔ SUNG HỒ SƠ

Ngày, tháng, năm sinh: ………………………………………………………………………….

Đơn vị công tác: …………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

HƯỚNG DẪN LẬP

Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)

2. Trách nhiệm lập: cán bộ thẩm định của cơ quan BHXH.

4. Phương pháp lập:

- Mục 1: ghi các nội dung bổ sung hồ sơ làm căn cứ cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH (theo quy định, tại Điều 25 và Điều 29 Quy định về quản lý thu BHXH, bảo hiểm y tế, BHTN; quản lý sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam).

PHIẾU ĐỐI CHIẾU QUÁ TRÌNH ĐÓNG BHXH

Nội dung ghi trên sổ BHXH

Nội dung đề nghị điều chỉnh

Họ và tên: ……………………………………….

Giới tính: ………………., Quốc tịch: …………

Họ và tên: ……………………………………….

Giới tính: ………………., Quốc tịch: …………

2. Quá trình đóng BHXH, BHTN

ĐƠN VỊ

CƠ QUAN BHXH

Người lao động

Người SD lao động

CB nhập liệu

CB thẩm định

Giám đốc

HƯỚNG DẪN LẬP

Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03)

2. Trách nhiệm lập: cán bộ thẩm định thực hiện in lần thứ nhất từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ, thẻ; cán bộ nhập liệu in từ cơ sở dữ liệu đã nhập sau khi điều chỉnh thông tin.

4. Phương pháp lập:

- Cột “Nội dung đề nghị điều chỉnh”: nếu người lao động có quá trình công tác tại Cột “Nội dung ghi trên sổ BHXH” chưa đúng thì đề nghị điều chỉnh tương ứng cùng hàng tại Cột “Nội dung đề nghị điều chỉnh”.

Ghi chú:

- Nhân thân: Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch.

- Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị.

- Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).

BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN …………………………..

Mẫu số 04
(Ban hành kèm theo Công văn số: 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 của BHXH Việt Nam)

BÁO CÁO TÌNH HÌNH BÀN GIAO SỔ BHXH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG

BÁO CÁO TÌNH HÌNH BÀN GIAO SỔ BHXH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG