TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 7318-2:2013

ISO 9241-2:1992

ECGÔNÔMI - YÊU CẦU ECGÔNÔMI ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG CÓ SỬ DỤNG THIẾT BỊ HIỂN THỊ ĐẦU CUỐI (VDT) - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CÁC YÊU CẦU NHIỆM VỤ

Ergonomic requirements for office\r\nwork with visual display terminals (VDTs) - Part 2: Guidance on task\r\nrequirements

Lời nói đầu

TCVN 7318-2:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 9241-2:1992

TCVN 7318-2:2013 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 159 Ecgônômi biên soạn, Tổng cục\r\nTiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ TCVN 7318 (ISO 9241), Yêu cầu ecgônômi đối với công việc\r\nvăn phòng có sử dụng\r\nthiết bị hiển thị đầu cuối (VDT).\r\nBao gồm các tiêu chuẩn sau:

- TCVN 7318-1:2013 (ISO 9241-1:1997/Adm 1:2001), Phần 1: Giới\r\nthiệu chung;

- TCVN 7318-2:2013 (ISO 9241-2:1992), Phần 2: Hướng dẫn các\r\nyêu cầu nhiệm vụ;

- TCVN 7318-3:2002 (ISO 9241-3:1992), Phần 3: Yêu cầu về hiển thị;

- TCVN 7318-4:2013 (ISO 9241-4:1998), Phần 4: Yêu cầu về bàn phím;

- TCVN 7318-5:2013 (ISO 9241-5:1998), Phần 5: Yêu cầu về bố trí vị trí và tư thế làm việc;

- TCVN 7318-6:2013 (ISO 9241-6:1999), Phần 6: Hướng dẫn về\r\nmôi trường làm việc.

Lời giới thiệu

Việc giới thiệu về thiết bị hiển thị đầu cuối (VDT) trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin có\r\nthể tác động đến cấu trúc, chức\r\nnăng và môi trường vật lý của một tổ chức. Những mô hình tương tác có thể thay\r\nđổi, sự phụ thuộc lẫn nhau về kỹ thuật tổ chức và từng cá nhân,\r\nnhững nội dung công việc cũng có thể thay đổi. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng một cách tích cực đến sức khỏe, thể lực và hiệu suất của người thực hiện.

Ứng dụng các nguyên lý ecgônômi cho VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông\r\ntin về cơ bản là sự kết hợp\r\nhài hòa giữa thiết kế nhiệm vụ với thiết kế các phần cứng, phần mềm và môi trường làm việc.

ECGÔNÔMI - YÊU CẦU ECGÔNÔMI ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC\r\nVĂN PHÒNG CÓ SỬ DỤNG THIẾT BỊ HIỂN THỊ ĐẦU CUỐI (VDT) - PHẦN 2: HƯỚNG\r\nDẪN CÁC YÊU CẦU NHIỆM VỤ

Ergonomic requirements for office\r\nwork with visual display terminals (VDTs) - Part 2: Guidance on task\r\nrequirements

1  Phạm vi\r\náp dụng

Tiêu chuẩn này đưa ra các hướng dẫn cho người sử dụng thiết\r\nbị hiển thị đầu cuối (VDT) trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin\r\nliên quan đến công việc văn phòng. Việc tổ chức thực hiện hệ thống và những người\r\nsử dụng thiết bị. Tiêu chuẩn cần\r\nđược áp dụng phù hợp với những yêu cầu và qui định hiện hành.

Mục đích\r\ncủa tiêu chuẩn này là nhằm nâng cao hiệu quả và tình trạng hoàn toàn thoải mái của người sử dụng bằng việc áp\r\ndụng các kiến thức ecgônômi\r\ntừ những phát minh để thiết kế các nhiệm vụ làm việc. Các nguyên lý ecgônômi\r\nliên quan được trình bày trong TCVN 7437 (ISO 6385).

Các đặc tính của thiết bị hiển thị và sự kiểm soát, vùng làm việc và những yêu cầu về\r\nmôi trường được quy định trong các tiêu chuẩn\r\nkhác của bộ TCVN 7318 (ISO 9241). Tiêu chuẩn này không áp dụng cho việc thiết kế hộp thoại và phần mềm.

2  Tài liệu\r\nviện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng\r\ntiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với\r\ncác tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao\r\ngồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có).

TCVN 7437:2004 (ISO 6385:1981)*, Ecgônômi\r\n- Nguyên lý ecgônômi trong thiết kế hệ thống lao động^*.

3  Thuật ngữ\r\nvà định nghĩa

Tiêu\r\nchuẩn này áp dụng các thuật ngữ và định\r\nnghĩa trong TCVN 7437 (ISO 6385).

4  Thiết kế\r\nnhiệm vụ

4.1  Mục\r\ntiêu

Trong việc áp dụng các nguyên lý ecgônômi để thiết kế nhiệm\r\nvụ cho người sử dụng VDT trên\r\ncơ sở hệ thống xử lý thông tin, mục đích là nhằm cung cấp các điều kiện làm việc tối ưu và an toàn, tình trạng hoàn toàn thoải mái, có tính tới hiệu quả\r\nkinh tế và kỹ thuật.

Những nhiệm vụ\r\nđược thiết kế thích hợp cần phải:

- Thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ;

- Bảo vệ an toàn, sức khỏe cho người sử dụng;

- Nâng cao sức khỏe của người lao động;

- Tạo cơ hội để phát triển các kỹ năng và năng lực của người\r\nlao động có chú ý tới những nhiệm\r\nvụ liên quan.

Đặc biệt nên tránh những điều sau, nếu có thể:

- Sự quá tải hoặc dưới tải có thể dẫn tới\r\nsự căng thẳng, mệt mỏi hoặc sai\r\nlỗi quá mức hoặc không cần\r\nthiết;

- Sự lặp lại quá mức có thể dẫn\r\nđến những cảm giác đơn điệu, nhàm chán và không hài lòng;

- Áp lực\r\nthời gian;

- Làm việc một mình không có cơ hội giao tiếp xã hội.

4.2  Đặc tính\r\ncủa nhiệm vụ được thiết kế tốt

Vào cùng thời điểm góp phần cho mục đích chính của các VDT\r\ntrên cơ sở hệ thống xử lý thông tin, thì một thiết kế hợp\r\nlý và có hiệu quả với các nhiệm vụ văn phòng\r\ncần:

- Ghi nhận được kinh nghiệm và khả năng của nhóm (quần thể)\r\nngười sử dụng;

- Cung cấp cho việc áp dụng các kỹ năng, năng lực và hoạt động\r\nhợp lý khác nhau;

- Bảo đảm các nhiệm vụ được thực hiện là đồng nhất, không\r\ngián đoạn rời rạc;

- Đảm bảo\r\nrằng nhiệm vụ được thực hiện góp phần đáng kể cho chức năng tổng thể của hệ thống và người sử dụng\r\ncó thể hiểu được.

- Cung cấp mức\r\nđộ tự quản hợp lý cho người sử dụng trong việc xác định ưu tiên, trình tự và thủ tục;

- Cung cấp sự phản hồi đầy đủ về việc thực hiện nhiệm vụ cho\r\nngười sử dụng;

- Cung cấp\r\nnhững cơ hội cho sự phát triển những kỹ năng vốn có và những yêu cầu về kỹ năng\r\nmới liên quan tới nhiệm vụ đã đề\r\ncập.

4.3  Xác định những yêu cầu thiết kế

Để đạt được những\r\nmục tiêu và đặc tính của nhiệm vụ được thiết kế tốt nêu trong 4.1 và 4.2, cần xem xét những mục tiêu đặc\r\nbiệt của hệ thống và những đặc tính của người sử dụng. Theo cách này, sẽ có thể\r\nphải tính đến sự gia tăng phụ thuộc lẫn\r\nnhau trong những sắp xếp tổ chức cụ thể.

Không có một cách thức riêng nào tốt nhất cho thiết kế nhiệm vụ, để tính đến những nhu cầu, năng lực, hiệu\r\nquả, sức khỏe và tình trạng thoải\r\nmái của người sử dụng. Việc tổ chức thực\r\nhiện hệ thống cần tham gia vào mọi hoạt động là phù hợp\r\nđể xác định các đặc tính\r\nnhiệm vụ sẽ đáp ứng được các tiêu chí.

Các đặc tính\r\nnêu trong 4.2 cần được sử dụng để\r\nđánh giá và so sánh thiết kế nhiệm vụ theo khả năng. Trong việc thiết lập những\r\nphiên bản nhiệm vụ mới, cần duy trì hoặc nâng cao các thuộc tính tích cực, khi\r\nso với những nhiệm vụ hiện tại.

Một phần quan trọng của quá trình thiết lập các yêu cầu nhiệm\r\nvụ là phải đạt được các dữ liệu tin cậy và có giá trị trực tiếp từ người sử dụng. Có nhiều cách để đạt được, ví dụ:

a) Bằng nghiên cứu\r\nquan sát;

b) Bằng đánh giá trắc nghiệm tâm lý trên các thang tiêu chuẩn;

c) Bằng các bảng câu hỏi;

d) Bằng phỏng vấn;

e) Bằng tư vấn.

Có ba khía cạnh của các nhiệm vụ liên quan tới VDT trên cơ sở hệ thống xử lý\r\nthông tin mà đặc biệt quan trọng về ảnh hưởng của chúng tới các tiêu chí để thiết\r\nkế nhiệm vụ tốt. Đó là:

f) Độ dài và phân bố thời gian dành cho vận hành hệ thống;

g) Sự suy xét, nghĩa\r\nlà tự chủ lựa chọn trong cách thức sử dụng hệ thống;

h) Sự tin cậy, nghĩa là mức độ mà VDT trên cơ sở hệ thống xử\r\nlý thông tin được xem là công cụ thiết yếu để thực hiện nhiệm vụ.

Cần chú ý rằng, có những phạm vi tối ưu khác nhau cho từng\r\nkhía cạnh và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa chúng có ảnh hưởng đặc biệt tới những mục tiêu và các đặc điểm nêu trong\r\n4.1 và 4.2.

Trong quá trình thiết kế nhiệm vụ đặc biệt, những điều kiện\r\nhiện tại cần được xác định theo quan điểm dự báo được những yêu cầu tương lai.\r\nKhi không có đủ thông tin, về những quyết định này cần phải dựa vào kinh nghiệm,\r\ncần thu thập những thông tin từ các thử nghiệm trong các nguyên mẫu, hoặc các\r\nnghiên cứu thí điểm (pilot) hay mô phỏng.

Để đảm bảo quá trình thiết kế nhiệm vụ có hiệu quả, các kế\r\nhoạch thiết kế và đánh giá cần được xây dựng một cách đầy đủ trước khi lựa chọn\r\nvà lắp đặt hệ thống.

4.4  Kế hoạch\r\nthực hiện

4.4.1  Quy định chung

Một kế hoạch thực hiện phù hợp cần xây dựng để dự báo và xử\r\nlý trước các thay đổi thể chất và tâm lý sẽ xảy ra trong môi trường có tổ chức trước đó, trong và sau khi\r\nđưa vào hoạt động mới hoặc VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin đã được cải\r\ntiến.

Quản lý thành công quá trình thay đổi là chìa khóa để được thừa nhận và tận dụng\r\nnăng suất của hệ thống.

4.4.2  Xây dựng kế hoạch thực hiện hiệu quả

Để hiệu quả nhất, việc xây dựng kế hoạch cần được tiến hành\r\ntrước khi mua sắm, lắp đặt hệ thống và sự hợp tác với những người vận hành\r\ntrong tổ chức sẽ bị tác động nhiều nhất bởi hệ thống mới. Sự tham gia của người\r\nsử dụng trong quá trình thực hiện là đặc biệt quan trọng về hiệu lực và chức\r\nnăng của hệ thống. Việc giới thiệu VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin yêu cầu những vấn đề sau cần được chỉ rõ trong một khuôn khổ thống nhất.

a) Các vấn đề về tổ chức

1) Các thao tác vận hành và những tương tác (có cần những thay\r\nđổi?).

2) Cơ cấu tổ\r\nchức (có cần tái cơ cấu?)

3) Nội dung công việc và phát triển các kỹ năng (xem xét cả\r\nngười sử dụng và không sử dụng hệ thống).

b) Các vấn đề liên quan tới thiết bị làm việc và những điều\r\nkiện làm việc thể lực

1) Các yêu cầu hệ thống phần cứng/phần mềm (khả năng sẵn\r\nsàng để kiểm tra những đặc trưng vốn có của ecgônômi);

2) Thiết kế môi trường làm việc vật lý (có tính đến các yêu\r\ncầu ecgônômi không?);

3) Các yêu cầu hệ thống hỗ trợ (có cần đảm bảo độ tin cậy,\r\ntính sẵn sàng và nhu cầu hỗ trợ đã tương xứng chưa?).

c) Các vấn đề liên quan tới cá nhân

1) Kế hoạch cá nhân và nội qui làm việc (có cần thay đổi?)

2) Tuyển chọn người làm và các tiêu chí về vị trí làm việc (có cần xác định rõ các\r\nthay đổi trong quy định hiện hành?).

3) Các chương trình đào tạo (có thích hợp và hiệu quả?)

Người sử dụng cần được khuyến khích nhận dạng những vấn đề tồn tại có thể xuất hiện trong\r\nthiết kế, thực hiện và xa hơn nữa. Sự tham gia của người sử dụng theo cách như\r\nvậy, thường làm cho hệ thống đạt kết quả tốt hơn.

5  Đánh giá\r\nvà duy trì hệ thống

Đánh giá các hệ thống đã lắp đặt có thể đạt được bằng những\r\nphương pháp nêu từ 4.3 a) đến 4.3 e), để có được những số đo tin cậy và chính\r\nxác như tiêu chí đặt ra trong\r\nyêu cầu thiết kế. Khi cần so sánh dữ liệu và thực nghiệm, có sử dụng theo tiêu\r\nchuẩn này.

Duy trì\r\nthành công một VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin đòi hỏi việc giám sát\r\nliên tục theo các tiêu chí nêu trong\r\n4.1 và 4.2. Trao đổi thông tin hiệu quả cần được duy trì để khuyến khích người sử dụng bàn bạc\r\nthảo luận mối quan tâm của họ và đảm bảo phản hồi kịp thời và hiệu quả. Cần quan tâm đặc biệt tới:

- Đặc tính thiết kế ecgônômi của VDT trên cơ sở hệ thống xử\r\nlý thông tin đang hoạt động, liên quan tới những yêu cầu nghề nghiệp và môi trường\r\nlàm việc;

- Nội dung nhiệm vụ của VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông\r\ntin trong mối quan hệ của công việc tới sự hài lòng với nghề nghiệp;

- Những cơ hội cho phát triển kỹ năng;

- Các chương trình đào tạo và hướng dẫn cho người sử dụng\r\nVDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin;

- Các kênh truyền thông hỗ trợ để xác định và nhắm đến các khu vực đang xảy ra hoặc tiềm ẩn những nguyên nhân gây ra sự không hài lòng cho người\r\nsử dụng VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin.

Ngay cả với những hệ thống hoàn chỉnh, thì sự tập trung lợi\r\ních và mối quan tâm của người sử dụng cũng sẽ thay đổi theo những đặc tính của hệ thống.