Thông tư 161/2012/TT-BTC quy định chế độ kiểm soát, thanh toán khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước do Bộ Tài chính ban hành
Điều 7. Hồ sơ kiểm soát chi ngân sách nhà nước:
1. Đối với các khoản chi theo hình thức rút dự toán tại Kho bạc Nhà nước: đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi đến Kho bạc Nhà nước các tài liệu, chứng từ dưới đây:
a) Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao.
- Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
b) Trường hợp tạm ứng: hồ sơ tạm ứng gửi từng lần tạm ứng bao gồm:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán. Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng nội dung được phép chi bằng tiền mặt quy định tại Điều 5 Thông tư số 164/2011/TT-BTC.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): đơn vị gửi Kho bạc Nhà nước các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ kiểm soát và bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi nhỏ lẻ không có hợp đồng) hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ (đối với trường hợp khoản chi phải có hợp đồng).
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: đơn vị gửi Kho bạc Nhà nước các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền. Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
c) Hồ sơ thanh toán tạm ứng gửi từng lần thanh toán tạm ứng bao gồm:
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi Kho bạc Nhà nước Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
- Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt:
+ Đối với các khoản chi có giá trị nhỏ không vượt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi quy định tại khoản 6 Điều 5 Thông tư số 164/2011/TT-BTC thì đơn vị lập Bảng kê chứng từ thanh toán do Thủ trưởng đơn vị ký duyệt để gửi Kho bạc Nhà nước.
+ Thanh toán tạm ứng đối với các khoản chi tiền mặt còn lại: các tài liệu, chứng từ thanh toán đơn vị gửi Kho bạc Nhà nước thực hiện tương tự như thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản.
- Thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi như trường hợp thanh toán trực tiếp quy định tại điểm c khoản 1 Điều 7 của Thông tư này.
c) Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
- Giấy rút dự toán (thanh toán).
- Tuỳ theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
• Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí. danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng. danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
• Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ: thực hiện theo Thông tư số 18/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính. Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính.
• Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán.
• Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng (nếu có).
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ:
• Chi thanh toán dịch vụ công cộng. thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
• Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng). hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
• Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
+ Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng). hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng). hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Chi đoàn ra, đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi không có hợp đồng), hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)
+ Chi mua sắm tài sản: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng). hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). Để cải cách thủ tục hành chính, tăng trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị và tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng giảm thiểu hồ sơ thanh toán đối với một số khoản chi mua sắm sau:
• Trường hợp mua sắm chi thường xuyên hoặc gói thầu mua sắm chi thường xuyên có giá trị dưới 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng): đơn vị lập và gửi KBNN bảng kê chứng từ thanh toán (không phải gửi hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm cho KBNN). Kho bạc Nhà nước thực hiện chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN chịu trách nhiệm về quyết định chi và tính chính xác của các nội dung chi trên bảng kê chứng từ gửi KBNN.
• Đối với các khoản mua sắm Thanh toán bằng hình thức thẻ “tín dụng mua hàng” theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu chi tiền mặt qua hệ thống KBNN: đơn vị lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán (theo Mẫu số 01 đính kèm Thông tư này) kèm theo giấy rút dự toán ngân sách nhà nước gửi tới Kho bạc Nhà nước để làm thủ tục kiểm soát chi ngân sách nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính. Đơn vị giao dịch không phải gửi các hóa đơn mua hàng được in tại các điểm POS đến Kho bạc Nhà nước. đồng thời, đơn vị giao dịch phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các khoản chi ghi trên bảng kê chứng từ thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước.
+ Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng. chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Đối với các khoản chi phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
+ Các khoản chi khác: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng). hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Chi mua, đầu tư tài sản vô hình. chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Trường hợp phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
*Điều 1 được sửa đổi bởi Khoản 6 Điều 1 Thông tư 39/2016/TT-BTC
6. Điều 7 được sửa đổi, bổ sung như sau:
“Điều 7. Hồ sơ kiểm soát chi ngân sách nhà nước
1. Đối với các khoản chi theo hình thức rút dự toán tại KBNN: đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi đến KBNN các tài liệu, chứng từ dưới đây:
1.1. Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
a) Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao.
b) Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (Đối với khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai mươi triệu đồng trở lên). Trường hợp khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu thì đơn vị gửi thêm: Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
c) Ngoài quy định tại điểm a, điểm b khoản 1.1 Điều này, các đơn vị gửi cho KBNN Quy chế chi tiêu nội bộ và / hoặc Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền, cụ thể như sau:
- Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền (Đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập. Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập và các Nghị định quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong từng lĩnh vực. Nghị quyết số 77/NQ-CP ngày 24 tháng 10 năm 2014 của Chính phủ về thí điểm đổi mới cơ chế hoạt động đối với các cơ sở giáo dục đại học công lập giai đoạn 2014-2017).
- Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan (Đối với cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước và Nghị định số 117/2013/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 130/2005/NĐ-CP).
1.2. Hồ sơ tạm ứng bao gồm:
a) Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán. Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng theo quy định tại Điều 5 và khoản 2 Điều 10 Thông tư số 164/2011/TT-BTC và các khoản chi có cơ chế hướng dẫn riêng được phép chi bằng tiền mặt.
b) Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
- Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát.
- Đối với những khoản chi không có hợp đồng và đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: Trường hợp Giấy rút dự toán (tạm ứng) không thể hiện được hết nội dung tạm ứng, đơn vị kê khai rõ nội dung tạm ứng trên Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (chọn ô tạm ứng) theo Mẫu số 01 kèm theo Thông tư này.
1.3. Hồ sơ thanh toán tạm ứng gồm:
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
a) Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt theo quy định tại điểm a khoản 1.2 Điều này: Đơn vị lập Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng do Thủ trưởng đơn vị ký duyệt để gửi KBNN theo Mẫu số 01 kèm theo Thông tư này.
b) Thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi được quy định tại khoản 1.4 Điều này.
1.4. Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
a) Giấy rút dự toán (thanh toán).
b) Đối với những khoản chi không có hợp đồng và đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: Bảng kê chứng từ thanh toán theo Mẫu số 01 kèm theo Thông tư này.
c) Ngoài các tài liệu tại điểm a, điểm b khoản 1.4 Điều này, tùy theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
- Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Đối với các khoản chi tiền lương: Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt. Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
+ Đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức. Danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp. Danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
+ Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP và Nghị định số 117/2013/NĐ-CP: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức (gửi từng lần). Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
+ Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của Đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP. Nghị định số 16/2015/NĐ-CP và các Nghị định trong từng lĩnh vực. Nghị quyết số 77/NQ-CP: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức (gửi từng lần). Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: Danh sách theo từng lần thanh toán.
+ Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
+ Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
+ Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán công tác phí, khoán thuê phòng nghỉ: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi khi có phát sinh).
- Chi hội nghị, đào tạo, bồi dưỡng: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
- Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi phí thuê mướn: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
- Chi đoàn ra: Các hồ sơ theo quy định tại Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng 6 năm 2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách Nhà nước bảo đảm kinh phí.
- Chi đoàn vào: Các hồ sơ theo quy định tại Thông tư 01/2010/TT-BTC ngày 6 tháng 1 năm 2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước.
- Đối với các khoản chi mua sắm tài sản, chi mua, đầu tư tài sản vô hình. chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn. chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành, chi mua vật tư văn phòng, chi sửa chữa thiết bị tin học, sửa chữa xe ô tô, các trang thiết bị khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
+ Đối với các khoản chi mua sắm ô tô: Quyết định cho phép mua xe của cấp có thẩm quyền. trường hợp mua xe chuyên dùng của các đơn vị trung ương còn phải có thêm ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính. mua xe chuyên dùng của địa phương phải có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Thường trực Hội đồng nhân dân cùng cấp theo quy định tại Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04 tháng 08 năm 2015 ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
+ Đối với các khoản mua sắm thanh toán bàng hình thức thẻ “tín dụng mua hàng” theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17 tháng 11 năm 2011 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu chi tiền mặt qua hệ thống KBNN: đơn vị lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01 kèm theo Thông tư này) và giấy rút dự toán ngân sách nhà nước gửi tới KBNN để làm thủ tục kiểm soát chi ngân sách nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính. Đơn vị giao dịch không phải gửi các hóa đơn mua hàng được in tại các điểm POS đến KBNN. đồng thời, đơn vị giao dịch phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các khoản chi ghi trên bảng kê chứng từ thanh toán gửi KBNN. KBNN sau khi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ thanh toán do đơn vị gửi thực hiện hạch toán chi ngân sách nhà nước và làm thủ tục thanh toán cho Ngân hàng thụ hưởng để thanh toán hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị sử dụng ngân sách đã mua sắm.
- Các khoản chi khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng). *
