QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Nghị định số 75/2009/NĐ-CP ngày 10/9/2009 của Chính phủ về việc sửa đổi Điều 3, Nghị định số 01/2008/NĐ-CP;

Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2693/QĐ-BNN-TCCB ngày 12/11/2013 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Quy chế này quy định nguyên tắc xây dựng, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (sau đây viết tắt là hồ sơ công chức, viên chức); quy định thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân thuộc Bộ.

Các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc Bộ (sau đây viết tắt là cơ quan); cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo chế độ hợp đồng không xác định thời hạn (sau đây viết tắt là công chức, viên chức) của các cơ quan thuộc Bộ.

1. Xây dựng và quản lý hồ sơ công chức, viên chức là trách nhiệm của cá nhân, cơ quan trực tiếp quản lý, sử dụng công chức, viên chức.

3. Hồ sơ công chức, viên chức được quản lý, sử dụng và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định.

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

1. Đối với người tuyển dụng lần đầu

Thành phần hồ sơ đối với người tuyển dụng lần đầu gồm:

b) Bản Sơ yếu lý lịch;

d) Giấy khám sức khỏe do đơn vị y tế có thẩm quyền cấp;

e) Quyết định tuyển dụng;

2. Đối với người đang công tác

a) Phiếu bổ sung lý lịch;

c) Bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá hàng năm;

đ) Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng có nghĩa vụ kê khai tài sản, thu nhập;

3. Đối với người nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc

a) Quyết định nghỉ hưu/nghỉ mất sức/nghỉ thôi việc của cơ quan có thẩm quyền;

4. Mẫu thành phần hồ sơ

Điều 5. Chế độ bổ sung và sửa chữa dữ liệu, thông tin trong hồ sơ

Chậm nhất vào ngày 31/01 hàng năm phải hoàn thành bổ sung:

b) Bản kê khai tài sản đối với người có nghĩa vụ phải kê khai tài sản, thu nhập (nếu có phát sinh trong năm);

d) Các thành phần phát sinh khác theo Khoản 2, Điều 4, bổ sung thường xuyên.

Đối với hồ sơ khi bị hư hỏng, thất lạc thì việc lập hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức quyết định, cụ thể như sau:

khoản 1 Điều 9 của Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức (gọi tắt Thông tư số “11”).

điểm b, c Khoản 2 Điều 11 Thông tư số “11”.

Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin hoặc hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý công chức, viên chức quyết định thẩm tra, xác minh theo quy định tại điểm b, Khoản 2, Thông tư số “11”. Nội dung sửa chữa thông tin trong hồ sơ quy định như sau:

b) Trường hợp không có giấy khai sinh gốc thì căn cứ vào hồ sơ lập ban đầu để xác định.

a) Công văn đề nghị;

Điều 6. Chuyển giao và tiếp nhận hồ sơ

Thời gian bàn giao, tiếp nhận là 30 ngày kể từ ngày công chức, viên chức có quyết định điều động, luân chuyển hoặc bổ nhiệm.

điểm a, b, c, d, đ, khoản 2, Điều 12 Thông tư số “11”.

điểm a, b, c Khoản 3, Điều 12 Thông tư số “11”.

1. Thời điểm báo cáo

b) Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm sau, Bộ có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức diện các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ quản lý và tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức do Bộ quản lý về Bộ Nội vụ.

a) Nội dung báo cáo

- Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ công chức, viên chức của cơ quan và đánh giá kết quả việc sử dụng, khai thác hồ sơ, như: số lượng hồ sơ, tuyển dụng, hồ sơ lập mới do thất lạc, hư hỏng, hồ sơ bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái...

- Báo cáo số lượng hồ sơ hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin trong thành phần hồ sơ gốc;

- Báo cáo về số lượng, chất lượng người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ (trình độ chuyên môn, nghiệp vụ...).

Chương III

KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ

1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ, gồm:

b) Công chức, viên chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình khi được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý, trừ các tài liệu có liên quan đến đơn thư, các văn bản thẩm tra, xác minh, kết luận của cơ quan, đơn vị.

a) Trường hợp khai thác hồ sơ phục vụ mục đích chung của tổ chức thì người được cử khai thác, nghiên cứu hồ sơ phải xuất trình Giấy giới thiệu hoặc Công văn đề nghị của đơn vị cử người. Trường hợp khai thác hồ sơ với mục đích cá nhân thì người khai thác hồ sơ có đơn nêu rõ mục đích khai thác và xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác.

c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;

đ) Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức, viên chức đồng ý.

1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

a) Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối đơn vị trực thuộc, bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin của công chức, viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ;

đ) Nghiêm cấm mọi hành vi tiết lộ, cung cấp hồ sơ công chức, viên chức sai quy định của Nhà nước và Quy chế này.

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức, viên chức quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức.

1. Nơi bảo quản hồ sơ: bố trí phòng, kho lưu giữ hồ sơ, đảm bảo các điều kiện thoáng mát, tránh ẩm ướt.

3. Từng bước hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ, cập nhật, xây dựng, khai thác hồ sơ điện tử, bổ sung, nâng cấp trang thiết bị, gồm:

b) Trang bị máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác tra cứu, khai thác, sử dụng; ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ công chức, viên chức, giảm dần việc tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ gốc khi khai thác, quản lý.

THẨM QUYỀN, TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ

1. Quản lý hồ sơ công chức của các Vụ, Ban Đổi mới và quản lý doanh nghiệp nông nghiệp, Đoàn thanh niên Cộng Sản Hồ Chí Minh Bộ, Văn phòng Đảng ủy Bộ, Công đoàn cơ quan Bộ và Hồ sơ của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị diện Bộ quản lý theo phân cấp quản lý cán bộ.

3. Thẩm tra, xác minh hồ sơ công chức diện Bộ quản lý khi cần thiết theo quy định.

5. Thực hiện các quy định về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức theo quy định.

7. Xử lý kỷ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ.

Điều 12. Thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ

2. Hướng dẫn công chức, viên chức kê khai hồ sơ khi lập mới hoặc hướng dẫn trình tự lập lại hồ sơ khi bị thất lạc, hư hỏng; thực hiện các quy định về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức, viên chức theo quy định.

4. Đề nghị Bộ cho ý kiến để cơ quan, đơn vị quyết định việc sửa chữa những thông tin không thống nhất trong hồ sơ hoặc lập lại hồ sơ khi bị hư hỏng, thất lạc của công chức, viên chức diện cơ quan, đơn vị quản lý.

6. Quyết định tiêu hủy tài liệu trùng thừa trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức diện cơ quan, đơn vị quản lý.

Điều 13. Thẩm quyền và trách nhiệm của công chức, viên chức trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

2. Tổ chức việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ bảo đảm kịp thời, chính xác.

4. Tổ chức phục vụ nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ đúng quy định; cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, chính xác, kịp thời; sao lục hồ sơ khi có yêu cầu.

6. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ công chức, viên chức.

Điều 14. Quyền và trách nhiệm của công chức, viên chức đối với hồ sơ cá nhân

2. Có trách nhiệm bổ sung thông tin kịp thời trong hồ sơ khi có sự thay đổi về bản thân, gia đình;

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; hướng dẫn theo dõi, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện Quy chế; định kỳ hàng năm báo cáo Bộ trưởng, Bộ Nội vụ về kết quả thực hiện Quy chế và đề xuất việc sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với yêu cầu công tác.

Điều 16. Điều khoản thi hành

2. Trong quá trình thực hiện các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân thuộc Bộ nếu có vướng mắc, phát sinh, đề nghị gửi văn bản về Bộ (qua Vụ Tổ chức cán bộ) để xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc kiến nghị Bộ Nội vụ xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.