QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY, BIÊN CHẾ, CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRONG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG THUỘC TỈNH YÊN BÁI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI

Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 13/11/2008;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức; sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư số 06/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Quyết định số 4223/QĐ-BNV ngày 30/11/2016 của Bộ Nội vụ về việc ban hành danh mục chuẩn thông tin và quy định kỹ thuật về dữ liệu dùng cho phần mềm, cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY, BIÊN CHẾ, CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRONG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG THUỘC TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1980/QĐ-UBND ngày 07 tháng 9 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

QUY ĐỊNH CHUNG

Quy chế này quy định về quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc tỉnh Yên Bái.

1. Cơ quan nhà nước: gồm Sở, Ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh, Hội đặc thù tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn;

3. Lý lịch điện tử: là lý lịch được thể hiện dưới dạng điện tử được lưu trữ và cập nhật trên phần mềm quản lý thông tin cán bộ, công chức, viên chức kèm theo lý lịch, hồ sơ giấy của từng cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi tắt là CBCCVC);

5. Hồ sơ CBCCVC: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau của một CBCCVC được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

7. Số hóa: là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ;

9. Mã định danh đơn vị: trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành là một chuỗi ký tự dùng để định danh cho đơn vị theo quyết định số 2182/QĐ-UBND ngày 28 tháng 10 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái Quyết định về việc ban hành mã định danh các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Cơ quan, đơn vị và cá nhân có trách nhiệm quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức, gồm có:

2. Tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc tại các cơ quan nhà nước có liên quan trong việc quản lý phần mềm Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức;

Điều 4. Mục đích, yêu cầu

a) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ CBCCVC tập trung, thống nhất trên địa bàn tỉnh;

c) Phục vụ công tác quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; tuyển dụng, sử dụng và quản lý CBCCVC;

2. Yêu cầu:

b) Việc quản lý, sử dụng phần mềm phải được thực hiện đúng mục đích, thường xuyên, phản ánh chính xác về tổ chức bộ máy, biên chế, thông tin liên quan đến CBCCVC, người lao động theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ (gọi tắt là Nghị định 68) và tình hình quản lý hồ sơ thực tế tại cơ quan, đơn vị.

NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY, BIÊN CHẾ, CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

1. Phần mềm Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức là công cụ phục vụ việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, khai thác và sử dụng thông tin về hồ sơ CBCCVC và người lao động theo Nghị định 68, là thành phần trong hệ thống chính quyền điện tử của tỉnh và được triển khai thống nhất trên địa bàn tỉnh.

Điều 6. Quản lý tài khoản đăng nhập phần mềm

2. Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theo Nghị định 68, được phép sử dụng tài khoản quản trị phần mềm để quản lý tài khoản đăng nhập sử dụng phần mềm, cấp tài khoản, phân quyền sử dụng tài khoản người dùng cho cơ quan, đơn vị được phân cấp về công tác quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theo Nghị định 68;

4. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm có trách nhiệm bảo quản, bảo đảm an toàn về tài khoản đơn vị;

Điều 7. Mô hình tổ chức cập nhật, quản lý và khai thác phần mềm

1. Cấp cơ sở là cấp có trách nhiệm cập nhật, quản lý và khai thác dữ liệu ở các đơn vị trực thuộc Sở, Ban, ngành, các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn;

Đối với các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố ủy quyền Cơ quan Tổ chức - Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ nêu trên trong phạm vi thuộc quyền quản lý.

Điều 8. Nguyên tắc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm

2. Thông tin về hồ sơ CBCCVC đã được cập nhật vào phần mềm phải thống nhất với hồ sơ giấy hợp lệ đang được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị;

4. Đối với các quyết định hành chính có liên quan đến công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức do các cấp có thẩm quyền ban hành, đơn vị ban hành Quyết định (hoặc ủy quyền) phải cập nhật nội dung, thông tin liên quan theo Quyết định vào phần mềm;

Điều 9. Nội dung quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm

2. Tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí tùy chọn;

4. Quản lý tổ chức bộ máy và biên chế của các cơ quan, đơn vị;

6. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng;

8. Quản lý quá trình công tác;

10. Thực hiện các yêu cầu quản lý khác của cơ quan và cá nhân có thẩm quyền nhằm phục vụ công tác tổ chức nhà nước;

12. Phần mềm phải được cài đặt trên hệ thống máy chủ thuộc Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh, được vận hành trong mạng số liệu chuyên dùng cho các cơ quan đảng, nhà nước của tỉnh và được đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin bằng Hệ thống giám sát, an toàn thông tin không gian mạng của tỉnh.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY, BIÊN CHẾ VÀ LƯU TRỮ, KHAI THÁC HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cập nhật vào phần mềm những biến động về tổ chức bộ máy (trừ cấp cơ sở; cấp tỉnh; cấp huyện), giao chỉ tiêu biên chế sau khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền và những biến động về biên chế có mặt tại cơ quan, đơn vị.

Cơ quan, đơn vị được giao quản lý hồ sơ CBCCVC có trách nhiệm cập nhật những biến động về đội ngũ CBCCVC do cơ quan, đơn vị mình quản lý vào phần mềm. Nguyên tắc chung là đảm bảo dữ liệu cá nhân phải được và chỉ được thể hiện tại đơn vị nơi CBCCVC nhận tiền lương, tiền công chính thức, cụ thể như sau:

a) Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về hồ sơ CBCCVC hiện có mặt theo biên chế và hợp đồng theo Nghị định 68 của cơ quan, đơn vị vào phần mềm;

2. Hồ sơ đã được cập nhật vào phần mềm

b) Đối với thông tin thay đổi của cá nhân như hộ tịch, tình trạng hôn nhân, đào tạo, bồi dưỡng...thì cá nhân có trách nhiệm kê khai Phiếu bổ sung lý lịch và cung cấp tài liệu (đối chiếu bản chính văn bằng, chứng chỉ, quyết định,...) để xác thực nội dung. Đồng thời, đơn vị tiến hành cập nhật thông tin vào phần mềm, thời gian chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc;

3. Công tác rà soát thông tin phải được thực hiện thường xuyên để đảm bảo mọi thông tin luôn chính xác và tùy theo mục đích sử dụng thông tin CBCCVC.

1. Trường hợp CBCCVC được điều động, luân chuyển đến bộ phận mới trong cùng cơ quan, đơn vị thì tổ chức của cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm điều chuyển hồ sơ trên phần mềm đến bộ phận mới, thời gian chậm nhất là 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày văn bản có hiệu lực;

3. Trường hợp CBCCVC chuyển công tác khỏi phạm vi quản lý, nghỉ hưu, thôi việc, từ trần thì cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng CBCCVC thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ trong phần mềm, thời gian chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày văn bản của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực.

1. Dữ liệu về tổ chức bộ máy, biên chế và hồ sơ CBCCVC, hợp đồng theo Nghị định 68 phải được lưu trữ lâu dài trong dữ liệu để phục vụ việc báo cáo, nghiên cứu, quản lý, khai thác sử dụng và thực hiện chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng và quy hoạch đối với CBCCVC;

3. Hồ sơ CBCCVC đã nghỉ hưu, thôi việc, từ trần được lưu trữ ở cơ quan, đơn vị để theo dõi;

Điều 14. Khai thác và kết xuất thông tin từ phần mềm

2. Quyền khai thác và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC bao gồm: quyền quản trị là quyền được cập nhật, hiệu chỉnh, tổng hợp, thống kê, xử lý, sao chép, loại bỏ một phần hoặc toàn bộ hồ sơ CBCCVC; quyền cập nhật là quyền được cập nhật, hiệu chỉnh, điều chuyển hồ sơ CBCCVC theo phân cấp quản lý CBCCVC.

1. Sở, Ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Hội đặc thù; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác tổ chức bộ máy, biên chế và quản lý hồ sơ CBCCVC, hợp đồng theo Nghị định 68 thuộc thẩm quyền quản lý về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 10 tháng 01 và ngày 10 tháng 6 hàng năm;

Chương IV

QUY TRÌNH SỐ HÓA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CẤP XÃ

Sau khi đã tạo lập cơ sở dữ liệu CBCCVC trên phần mềm, các cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa các quyết định hành chính đảm bảo đầy đủ, chính xác thông tin trong các quyết định hành chính. Các quyết định hành chính được số hóa trong phần mềm bao gồm:

2. Quyết định bổ nhiệm chức vụ, chức danh cán bộ trong cơ quan nhà nước;

4. Quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã;

6. Quyết định thôi việc đối với cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã;

8. Quyết định chuyển ngạch công chức, chuyển chức danh nghề nghiệp viên chức;

10. Quyết định hạ ngạch cán bộ, công chức;

12. Các quyết định và văn bằng chứng chỉ liên quan đến đào tạo, trình độ chuyên môn;

14. Các quyết định liên quan đến khen thưởng, kỷ luật;

Điều 17. Cập nhật quyết định số hóa vào phần mềm

Điều 18. Thu hồi quyết định đã ban hành

Chương V

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY, BIÊN CHẾ, CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

1. Phổ biến và triển khai thực hiện quy chế quản lý, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị có hiệu quả và đảm bảo các quy định của pháp luật về công tác cán bộ và an toàn thông tin;

3. Bảo vệ thông tin cá nhân theo quy định tại Điều 21 Luật Công nghệ thông tin;

5. Sử dụng thông tin hồ sơ CBCCVC của cơ quan, đơn vị trực thuộc đã được cập nhật vào phần mềm để thực hiện công tác sử dụng và quản lý CBCCVC, cụ thể như sau:

b) Cử CBCCVC đi đào tạo, bồi dưỡng thuộc thẩm quyền quản lý hoặc lập thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền cử đi đào tạo, bồi dưỡng;

d) Xác định nhu cầu tuyển dụng công chức, viên chức; giao và quản lý biên chế, hợp đồng theo Nghị định 68 theo thẩm quyền quản lý;

6. Sử dụng phần mềm Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức để thực hiện báo cáo định kỳ và các báo cáo khác liên quan đến công tác tổ chức bộ máy, biên chế và sử dụng, quản lý CBCCVC, hợp đồng theo Nghị định 68 theo các quy định hiện hành.

1. Sử dụng tài khoản đơn vị để thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin về tổ chức bộ máy (trừ cấp cơ sở; cấp tỉnh; cấp huyện), biên chế và hồ sơ CBCCVC, hợp đồng theo Nghị định 68 trong cơ quan, đơn vị mình vào phần mềm; quản lý, khai thác hồ sơ CBCCVC, hợp đồng theo Nghị định 68 theo phân cấp quản lý; có trách nhiệm bảo quản và bảo mật tài khoản của cơ quan, đơn vị;

3. Đảm bảo tính kịp thời, chính xác và thống nhất của các thông tin hồ sơ CBCCVC, hợp đồng theo Nghị định 68 đã được cập nhật vào phần mềm với hồ sơ giấy đang lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; khai thác, sử dụng có hiệu quả phần mềm để cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác quản lý hồ sơ CBCCVC;

5. Tham mưu Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực hiện việc báo cáo theo quy định tại Điều 15 Quy chế này;

Điều 21. Trách nhiệm, quyền hạn của Sở Thông tin và Truyền thông

2. Sở Thông tin và Truyền thông chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Nội vụ bảo đảm việc vận hành thông suốt phần mềm tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc tỉnh Yên Bái.

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông (qua Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông) bảo đảm việc vận hành thông suốt phần mềm Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc tỉnh Yên Bái;

3. Chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện:

b) Sử dụng, kết xuất thông tin từ phần mềm để báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác tổ quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, CBCCVC;

4. Sử dụng thông tin về tổ chức bộ máy, biên chế và hồ sơ CBCCVC của cơ quan, đơn vị đã được cập nhật vào phần mềm để thực hiện công tác về tổ chức bộ máy, biên chế, sử dụng và quản lý CBCCVC như sau:

b) Quản lý và giao chỉ tiêu biên chế, số lượng hợp đồng lao động theo Nghị định số 68 hằng năm;

d) Nâng bậc lương, chuyển xếp lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, bổ nhiệm vào ngạch, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp, thăng hạng chức danh nghề nghiệp, chuyển chức danh nghề nghiệp, thuyên chuyển, điều động, giải quyết chế độ nghỉ hưu, thôi việc, thu hút... theo quy định đối với CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền;

e) Đề xuất, thực hiện nội dung các danh hiệu thi đua, khen thưởng và đề cử danh hiệu CBCCVC tiêu biểu hằng năm theo quy định;

Sau khi kiểm tra, đổi chiếu thông tin về hồ sơ CBCCVC đã được lưu trữ trên phần mềm, Sở Nội vụ không giải quyết đối với cơ quan, đơn vị chưa cập nhật đầy đủ, chính xác hồ sơ CBCCVC vào phần mềm được quy định tại Điểm a, b, c, d, đ, e, Khoản 4 Điều này.

6. Xem xét, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh biểu dương, khen thưởng, kỷ luật các cơ quan, đơn vị ứng dụng phần mềm trong việc tổ chức bộ máy, biên chế và quản lý hồ sơ CBCCVC; đưa việc sử dụng hiệu quả phần mềm là một trong những tiêu chí để đánh giá xếp hạng cải cách hành chính hằng năm;

Điều 23. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

3. Cơ quan, đơn vị và cá nhân vi phạm các điều, khoản trong Quy định này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định.