| ỦY BAN NHÂN DÂN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 355/QĐ-UBND | Quảng Ninh, ngày 04 tháng 02 năm 2021 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 73/QĐ-VPCP ngày 15/9/2020 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Căn cứ Nghị quyết số 306/NQ-HĐND ngày 09/12/2020 của Hội đồng nhân dân tỉnh Quảng Ninh về việc thành lập Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2899/QĐ-UBND ngày 17/7/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh.
| - Bộ Nội vụ, VPCP (để b/c); | TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 355/QĐ-UBND ngày 04/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh)
1. Quy chế này áp dụng đối với công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại (bao gồm văn bản giấy và văn bản điện tử) tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, hồ sơ của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo đường bưu điện, fax, trực tiếp hoặc mạng tin học.
4. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
6. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
8. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phân nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
10. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
12. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của Văn phòng UBND tỉnh.
1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh. Chỉ tiếp nhận qua bộ phận văn thư và trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của cơ quan;
3. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
5. Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.
Điều 4. Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị tài vụ (trực tiếp là bộ phận Tổ văn thư - đánh máy, dưới đây gọi tắt là Văn thư) giúp Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản cho đơn vị chức năng.
Trưởng các đơn vị chức năng, người đứng đầu đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về theo dõi tình hình, kết quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ của đơn vị và các quy định hiện hành về văn thư, lưu trữ.
- Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các quy định hiện hành về văn thư, lưu trữ.
- Các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi.
TIẾP NHẬN, ĐĂNG KÝ VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
1. Văn thư cơ quan là đầu mối duy nhất tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 6. Xử lý ban đầu đối với văn bản đến
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; phân loại bì theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc hoặc không bóc, cụ thể:
b) Bóc bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày tháng; đóng dấu "Đến" lên góc phía trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến, ghi ngày đến vào dấu "Đến"... để chuyển cho cá nhân, bộ phận có trách nhiệm xử lý văn bản đến.
Bộ phận Văn thư kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử bằng chức năng của Hệ thống và thực hiện:
b) Trả lại nơi gửi đối với văn bản không đáp ứng các yêu cầu theo quy định hoặc gửi sai nơi nhận; thông báo ngay cho nơi gửi văn bản khi phát hiện có sai sót hặc dấu hiệu bất thường.
a) Chuyển đến lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh; Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý ngay sau khi tiếp nhận (thông qua các chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có liên quan để tham mưu, báo cáo kịp thời).
c) Khi xử lý xong, đơn vị chức năng, cá nhân đó phải chuyển lại cho Văn thư để làm thủ tục quản lý theo chế độ bảo mật.
1. Văn thư tổ chức phân loại sơ bộ văn bản đến thành hai loại: văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và văn bản để tham mưu xử lý, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Văn bản gửi không đúng cơ quan, địa chỉ, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đen (trừ bản fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo), bản rách, mờ không đọc được...; Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi.
3. Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, nếu đã đúng trình tự, thủ tục của văn bản đến, Văn thư được Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ thực hiện phân phối văn bản như sau:
- Đối với các văn bản đã rõ ràng về trách nhiệm người nhận xử lý thì phân phối ngay cho cá nhân, đơn vị xử lý văn bản; nhập vào máy tính tên các đơn vị, cá nhân để chuyển cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý trong ngày.
5. Việc xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
1. Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình tại Văn thư; chuyên viên nghiên cứu tổng hợp cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết, tiến độ xử lý hồ sơ để phục vụ cho việc theo dõi xử lý văn bản của mình.
3. Đối với loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, hỏa tốc, Văn thư chuyển trực tiếp (hoặc gọi điện thoại thông tin ngay) cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý kịp thời.
5. Những bì công văn hoặc văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị, cá nhân trả lại ngay cho Văn thư để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.
1. Nguyên tắc chung về việc xử lý văn bản đến của chuyên viên:
Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của các cơ quan Đảng, Nhà nước, Quốc hội, cơ quan cấp trên, văn bản của Tỉnh ủy..., tùy theo nội dung từng loại văn bản mà chuyên viên có thể sao gửi những nơi cần thiết hoặc dự thảo văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo triển khai các vấn đề liên quan.
Nếu chưa đảm bảo nguyên tắc trên mà văn bản được gửi trực tiếp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thì chuyên viên sau khi nhận được văn bản, làm thủ tục chuyển đến sở, ban, ngành chuyên môn để thẩm định, đề xuất báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; nếu văn bản gửi cả Ủy ban nhân dân tỉnh và sở, ban, ngành chuyên môn thì không cần làm thủ tục chuyển văn bản, mà sở, ban, ngành chuyên môn có chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực đó phải chủ động thẩm định, đề xuất báo cáo theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Đối với những văn bản, đề án đã đủ thủ tục
b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc lập và đề xuất phương án xử lý; lập Phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo văn bản cần ban hành (nếu có).
Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp không gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên các văn bản (đã ký đóng dấu) trong hồ sơ do các cơ quan trình.
a) Những văn bản, đề án trình nhưng còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy đủ thì chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải thông báo cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hoặc bổ sung đủ hồ sơ.
b) Đối với những văn bản, đề án còn có nội dung chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi xin ý kiến Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (nếu Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ quan chủ trì đề án giải trình thêm hoặc giúp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức họp giải quyết trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh. Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi, nhận tài liệu họp thực hiện theo Quy chế làm việc.
5. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đều phải có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp liên quan thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước khi trình lãnh đạo. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp phối hợp có trách nhiệm trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với những vấn đề phối hợp.
Điều 10. Xử lý văn bản ở cấp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Xử lý ngay đối với những vấn đề gấp sau khi tiếp nhận văn bản đến từ Văn thư.
3. Trong trường hợp cần thiết, chủ trì các cuộc họp với Lãnh đạo các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện để xử lý những vấn đề còn chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quyết định.
5. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và văn bản được Chủ tịch Ủy ban nhân dân ủy quyền.
Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm:
2. Văn bản trình của cơ quan trình có dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
4. Các tài liệu cần thiết khác liên quan tới vấn đề trình.
6. Ý kiến của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp liên quan trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (nếu có) và của Lãnh đạo Văn phòng theo trình tự.
Điều 12. Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, giải quyết công việc
1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đó.
3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải xin ý kiến Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (hoặc Phó Chủ tịch thường trực nếu Chủ tịch đi vắng).
4. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân công Phó Chủ tịch, Ủy quyền cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký văn bản theo quy định của pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi ký ban hành.
a) Vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND cấp huyện.
6. Các sở, ngành, địa phương trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh duyệt, ký ban hành văn bản của UBND tỉnh phải gửi qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận để thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký, đảm bảo thực hiện thống nhất quản lý việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh.
1. Thời hạn xử lý công việc:
2. Thẩm quyền duyệt, ký các văn bản:
Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản có tính chất quan trọng (liên quan đến cơ chế điều hành nguồn lực, tài nguyên; các cơ chế chính sách phát triển kinh tế-xã hội...) báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ ngành Trung ương hoặc báo cáo Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, trước khi phát hành văn bản phải xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Sau khi báo cáo và được Thường trực Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý, được thừa lệnh ký một số văn bản thông thường như: thông báo ý kiến chỉ đạo, hoặc giao nhiệm vụ, công việc cụ thể cho ngành, đơn vị.
1. Văn bản tập trung đầu mối phát hành tại Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị - Tài vụ.
a) Tiếp nhận văn bản, phụ lục và văn bản kèm theo (nếu có) đã được người có thẩm quyền ký; rà soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót, trả chuyên viên để xử lý.
c) Đăng ký văn bản phát hành bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản không có độ mật đăng ký trên Hệ thống; văn bản có độ mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18/6/2020.
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Soạn thảo văn bản;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
Điều 17. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
2. Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tất cả văn bản đi của cơ quan, chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá.
Văn bản đi được Văn thư đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính.
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, Văn thư có trách nhiệm lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu. Văn bản mật được đăng ký riêng.
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện đăng ký bằng số, hoặc đăng ký trên máy tính, ký số và gửi văn bản điện tử.
1. Nhân bản
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không vượt cấp, không gửi nhiều văn bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
d) Việc nhân bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan Văn phòng và được thực hiện theo quy định của Luật bảo vệ bí mật nhà nước, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật và Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/03/2020 ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
2.1. Sao y gồm: sao y bản từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
2.2. Sao lục
b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
2.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, cụ thể như sau:
- Các thể loại văn bản khác thì Chánh Văn phòng thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành công văn đính chính.
1. Văn thư lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do UBND tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) và quyết định cá biệt của UBND tỉnh lưu thêm 02 bản chính.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của UBND tỉnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, bao gồm cả văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy “Văn bản điện tử”; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
1. Trách nhiệm của lãnh đạo phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị, Tài vụ và Trung tâm Thông tin.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Trung tâm Thông tin.
a) Người đứng đầu đơn vị hoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp trong phạm vi, quyền hạn của mình chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ của của cá nhân vào lưu trữ tại Trung tâm Thông tin.
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào lưu trữ.
đ) Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác theo Quy chế của cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
1. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Không cung cấp cho những cơ quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các văn bản có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
5. Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp không được mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà làm tư liệu riêng, chuyển sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.
1. Quản lý con dấu
Các con dấu của UBND tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, con dấu đơn vị được giao cho Văn thư quản lý và sử dụng. Tổ trưởng Văn thư và cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
d) Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
File gốc của Quyết định 355/QĐ-UBND năm 2021 Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh đang được cập nhật.
Quyết định 355/QĐ-UBND năm 2021 Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh
Tóm tắt
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Quảng Ninh |
| Số hiệu | 355/QĐ-UBND |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Người ký | Nguyễn Thị Hạnh |
| Ngày ban hành | 2021-02-04 |
| Ngày hiệu lực | 2021-02-04 |
| Lĩnh vực | Hành chính |
| Tình trạng | Còn hiệu lực |