QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ TÀI CHÍNH

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 2169/QĐ-BTC ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 258/QĐ-BTC ngày 26 tháng 02 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử qua chương trình quản lý văn bản và điều hành cơ quan Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày 19 tháng 7 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, các tổ chức, cá nhân thuộc Bộ Tài chính có liên quan và các đơn vị thuộc hệ thống dọc ngành Tài chính tại địa phương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ TÀI CHÍNH
(Kèm theo Quyết định số 688/QĐ-BTC ngày 29 tháng 4 năm 2020 của Bộ Tài chính)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về công tác văn thư của Bộ Tài chính và quản lý, chỉ đạo của Bộ Tài chính đối với công tác văn thư của các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị thuộc hệ thống dọc ngành Tài chính tại địa phương (sau đây gọi là các đơn vị ngành Tài chính). Công tác văn thư được quy định tại Quy chế này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này được áp dụng thống nhất trong các đơn vị thuộc Bộ Tài chính và các đơn vị ngành Tài chính.

Các đơn vị thuộc Bộ bao gồm các tổ chức hành chính, các tổ chức sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước (được quy định tại Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26/7/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính); các doanh nghiệp và các tổ chức sự nghiệp khác thuộc Bộ.

Các đơn vị ngành Tài chính bao gồm các đơn vị thuộc hệ thống dọc Thuế, Hải quan, Kho bạc nhà nước, Dự trữ nhà nước trên địa bàn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Các tổ chức chính trị thuộc cơ quan, đơn vị (Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên) căn cứ quy định tại Quy chế này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của Bộ Tài chính, các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị ngành Tài chính; được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị.

3. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực, do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản (văn bản giấy và văn bản điện tử) do Bộ Tài chính, các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị ngành Tài chính ban hành bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản nội bộ và văn bản có nội dung bí mật nhà nước (sau đây gọi là văn bản mật), kể cả bản sao văn bản.

6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản (văn bản giấy và văn bản điện tử) gửi đến Bộ Tài chính, các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị ngành Tài chính gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, kể cả bản fax, văn bản mật, đơn, thư và các tài liệu khác.

7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, đơn vị.

8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

13. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

14. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

15. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, đơn vị.

16. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).

17. “Chữ ký số của cơ quan, đơn vị” là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp cho cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

18. “Chữ ký số của người có thẩm quyền” là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

19. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, đơn vị, bao gồm Văn thư Bộ, Văn thư các đơn vị thuộc Bộ và Văn thư các đơn vị ngành Tài chính,

Điều 4. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý công tác văn thư

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo các nội dung quy định tại Quy chế này và đảm bảo theo các quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu

a) Văn bản của Bộ Tài chính, các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị ngành Tài chính phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Quy chế này báo cáo Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Quy chế này; đối với văn bản mật được thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Tài chính, các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị ngành Tài chính đều phải làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký để quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết; trường hợp hỏa tốc hẹn giờ đến ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận có trách nhiệm xử lý, sau đó chuyển ngay cho Văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày nhận được, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản đi có đóng dấu các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”) phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký, đóng dấu.

d) Văn bản không đóng dấu chỉ các mức độ khẩn nhưng có tính chất quan trọng, cấp bách, nhạy cảm yêu cầu thời gian xử lý gấp thì vào sổ và luân chuyển theo quy định để xử lý.

đ) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

e) Văn bản mật được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

g) Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị thực hiện từ chối nhận văn bản điện tử hoặc trả lại văn bản đến (văn bản điện tử và bản giấy nếu có) và chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, chuyển Văn thư cơ quan chậm nhất trong 01 ngày làm việc tiếp theo để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.

h) Những văn bản có ý kiến ghi bên lề hoặc trong Phiếu giải quyết văn bản đến chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, đơn vị, không sao chép, chuyển phát ra bên ngoài. Trường hợp những ý kiến ghi bên lề này cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với cơ quan, đơn vị khác hoặc với cá nhân ngoài cơ quan, đơn vị phải được thể chế bằng văn bản hành chính theo quyết định của người ghi ý kiến.

i) Công chức, viên chức, người lao động được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

k) Việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị thực hiện theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc phòng hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

l) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư

Toàn bộ hoạt động trong công tác văn thư của các đơn vị thuộc Bộ Tài chính và các đơn vi ngành Tài chính phải thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 7. Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

2. Công chức, viên chức, người lao động trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ:

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị; các loại con dấu khác theo quy định.

Chương II

SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN

Mục 1. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản do Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ, các đơn vị ngành Tài chính ban hành bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư; Thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng Bộ Tài chính với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao.

2. Văn bản hành chính: Quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyên, phiếu báo, thư công.

3. Văn bản chuyên ngành: Các loại chứng chỉ, các loại văn bản được tạo lập và phát hành trên các phần mềm quản lý chuyên ngành thuế, hải quan, kho bạc, dự trữ, chứng khoán, kế toán, kiểm toán, công sản, ...

4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Công hàm, công thư.

5. Văn bản chuyên ngành khác: Các loại văn bản thực hiện theo quy định của các cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.

Điều 9. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại Khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Quy chế này. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Thể thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Thể thức văn bản chuyên ngành khác thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.

Điều 10. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm; Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 11. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên, phải chuyển bản thảo văn bản và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức văn bản và chịu trách nhiệm về tính chính xác của văn bản điện tử (nội dung, nơi nhận, Lãnh đạo để báo cáo nếu có).

3. Đối với bản thảo văn bản mật, cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải ghi rõ tên viết tắt người soạn thảo, số lượng bản phát hành tại phần nơi nhận của văn bản và thực hiện chế độ bảo mật theo đúng quy định. Khi trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký ban hành văn bản có nội dung bí mật nhà nước cần có Văn bản xác định độ mật để Văn thư cơ quan có căn cứ khi đóng dấu độ mật.

4. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, Thủ trưởng cơ quan cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản tiếp tục hoàn chỉnh.

5. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Điều 12. Duyệt bản thảo văn bản

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp bản thảo đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn bản do Thủ trưởng cơ quan ký

- Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Thủ trưởng cơ quan ký ban hành.

- Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu “.” tại mục “Lưu”) trước khi trình ký.

b) Văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký

- Lãnh đạo phòng/ban chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành.

- Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu tại mục “Lưu”) trước khi trình ký.

- Đối với các đơn vị làm việc theo chế độ chuyên viên, cá nhân được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu tại mục “Lưu”) trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành.

c) Cỡ chữ ký nháy/tắt không lớn hơn độ rộng 1 dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Cá nhân được giao soạn thảo văn bản thực hiện đưa bản thảo văn bản vào Hệ thống, chịu trách nhiệm cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết và tính chính xác của văn bản điện tử (nội dung, nơi nhận, Lãnh đạo để báo cáo nếu có); chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Đối với đơn vị làm việc theo chế độ chuyên viên, cá nhân được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đối với các văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký.

b) Thủ trưởng đơn vị được giao chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung bản thảo văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Điều 14. Ký ban hành văn bản

1. Bộ trưởng/Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành; có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu, Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

2. Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng/Thủ trưởng cơ quan và đóng dấu của cơ quan đối với các văn bản có nội dung chưa phân cấp cho đơn vị, thuộc thẩm quyền xử lý của Bộ trưởng/Thủ trưởng cơ quan sau khi được Bộ trưởng/Thủ trưởng cơ quan duyệt và giao Thủ trưởng đơn vị ký ban hành văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.

3. Thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền Bộ trưởng và đóng dấu Bộ đối với các văn bản giải quyết những vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Tài chính khi được ủy quyền. Thủ trưởng đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan ký thừa ủy quyền và đóng dấu cơ quan đối với một số văn bản thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan khi được ủy quyền. Trong trường hợp đặc biệt, việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản (hình thức Công văn) và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

4. Đối với các tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của tổ chức, cấp phó của người đứng đầu tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, đơn vị, tổ chức ban hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

Điều 15. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đi đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký, kiểm tra lại hình thức, thể thức văn bản.

- Trường hợp hình thức, thể thức văn bản đi đạt yêu cầu, Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, đóng dấu/ký số tổ chức theo đúng quy định.

- Trường hợp hình thức, thể thức văn bản đi không đạt yêu cầu, Văn thư cơ quan thực hiện từ chối cấp số, đóng dấu/ký số, trả lại cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì soạn thảo để hoàn thiện lại và trình lại Thủ trưởng cơ quan, đơn vị (nêu rõ lý do từ chối).

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đi

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, đơn vị (đối với văn bản điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 17. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, đơn vị là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

a) Văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

c) Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, đơn vị (gọi là chung là tổ chức tư vấn) được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban, Tổ được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” thì phải lấy hệ thống số riêng, quản lý tại Văn thư cơ quan.

2. Đối với văn bản giấy việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản điện tử việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 18. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

2. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng số hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.

Tuỳ theo số lượng văn bản đi hàng năm của cơ quan Bộ và của từng đơn vị để lập các loại sổ đăng ký văn bản đi khác nhau như: Sổ đăng ký công văn, sổ đăng ký quyết định, sổ đăng ký thông tư... để việc quản lý văn bản đi của cơ quan Bộ và của từng đơn vị được thuận tiện, hiệu quả và phù hợp theo quy định.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 19. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị

1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy

a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng đã được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.

b) Việc đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

2. Ký số của cơ quan, đơn vị đối với văn bản điện tử

Ký số của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

Điều 20. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi được ký, đóng dấu lưu hành.

2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

4. Thu hồi văn bản

a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền:

a) Đối với các đơn vị thuộc Bộ Tài chính: Thực hiện theo quy định tại Khoản 5 Điều 13 và Khoản 4 Điều 14 Quyết định số 258/QĐ-BTC ngày 26/02/2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử qua chương trình quản lý văn bản và điều hành cơ quan Bộ Tài chính.

b) Đối với các đơn vị ngành Tài chính: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c Khoản 1 Điều 27 Quy chế này.

7. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, khi đóng dấu và lưu hành văn bản, đơn vị chủ trì soạn thảo phải gửi file văn bản về địa chỉ thư điện tử [email protected] để gửi đăng Công báo theo quy định (trừ văn bản mật thì thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước).

8. Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện.

a) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.

b) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

c) Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

9. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

a) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu hồi đúng hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Điều 21. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký,

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

b) Cơ quan, đơn vị có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

c) Cơ quan, đơn vị có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 20 Quy chế này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

3. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số. Trường hợp văn bản đi bằng tiếng nước ngoài phải lưu kèm theo văn bản gốc 01 bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng Việt,

4. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 22. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến,

Điều 23. Tiếp nhận và phân loại văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Tiếp nhận văn bản giấy

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn khác nhau, trong giờ hoặc ngoài giờ hành chính, Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

- Trường hợp phát hiện thiếu tài liệu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” và hẹn giờ đến), Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải thông báo ngay cho người chuyển văn bản đến và báo cáo ngay cho người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản xác nhận sự việc với người chuyển văn bản đến.

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax, Văn thư cơ quan phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Đối với văn bản khẩn có hẹn giờ đến, gửi đến cơ quan Bộ Tài chính ngoài giờ hành chính: Bộ phận Bảo vệ (Phòng Quản trị, Cục Kế hoạch - Tài chính) có trách nhiệm ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Phòng Tổng hợp - Thư ký, Lãnh đạo Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ để xử lý. Các văn bản khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên Bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản và bàn giao cho Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc hôm sau.

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

- Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, đơn vị thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, đơn vị thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

- Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

+ Những bì có đóng dấu mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

+ Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết đế giải quyết;

+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản có nội dung cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a Khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư cơ quan phải trả lại văn bản cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan phải báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

c) Đối với văn bản điện tử yêu cầu thời gian xử lý gấp gửi đến Bộ Tài chính ngoài giờ hành chính qua Trục liên thông văn bản quốc gia: Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí công chức tiếp nhận và đăng ký văn bản đến trên Hệ thống. Phòng Tổng hợp - Thư ký, Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí công chức tiếp nhận văn bản đến trình Lãnh đạo Bộ trên Hệ thống. Văn thư đơn vị tiếp nhận trên Hệ thống trình Thủ trưởng đơn vị để xử lý.

Điều 24. Đăng ký văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

- Tất cả văn bản đến đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu “ĐẾN”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản fax được in trên giấy nhiệt, phải sao chụp lại trước khi đóng dấu “ĐẾN”. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Đối với các bì gửi đích danh đến các đơn vị, tổ chức: Ban cán sự Đảng, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên, các Dự án, Trung tâm.... thuộc Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị ngành Tài chính thực hiện thủ tục đăng ký, vào sổ, chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “ĐẾN” tại Văn thư cơ quan.

- Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.

b) Đối với các đơn vị thuộc Bộ và đơn vị ngành Tài chính: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc bằng Hệ thống, thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến tại Phụ lục IV Quy chế này để ký nhận và đóng sổ để quản lý.

c) Văn bản đến cơ quan Bộ được đăng ký vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau khi được đăng ký, Văn thư Bộ số hóa văn bản đến theo các quy định hướng dẫn tại Điều 8 Quyết định số 258/QĐ-BTC và đưa lên Hệ thống.

2. Đối với văn bản điện tử

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật đến phải được đăng ký vào sổ riêng hoặc máy tính không có kết nối mạng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 25. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc trình, chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” (ví dụ: Chuyển: Vụ HCSN, Vụ NSNN thì Vụ HCSN là đơn vị chủ trì, Vụ NSNN là đơn vị phối hợp) hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Quy chế này. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải thực hiện ký nhận văn bản.

4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống, cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm theo văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống; đóng dấu “ĐẾN”, ghi thông tin đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết trên Hệ thống vào mục “Chuyển” trên dấu “ĐẾN” và chuyển trực tiếp văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân đó.

5. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi, thu hồi và gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Điều 26. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tài chính và các đơn vị ngành Tài chính có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại các quy chế, quy định của cơ quan, đơn vị. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay, đảm bảo thời gian yêu cầu.

Mục 3. SAO VĂN BẢN

Điều 27. Các hình thức sao văn bản

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy,

c) Sao y từ bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

Điều 28. Giá trị pháp lý của bản sao

1. Bản sao y, bản sao lục và trích sao thực hiện đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.

2. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Điều 29. Thẩm quyền sao văn bản

1. Đối với văn bản không chứa nội dung bí mật nhà nước

a) Trưởng phòng Hành chính Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng các Cục thuộc Bộ được ký sao các văn bản do Bộ phát hành và văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến.

b) Người đứng đầu các Tổng cục và tương đương quyết định thẩm quyền được ký sao các văn bản do Bộ Tài chính, Tổng cục và tương đương phát hành và văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến.

c) Người đứng đầu các đơn vị ngành Tài chính quyết định thẩm quyền được ký sao các văn bản do đơn vị phát hành và văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến.

2. Đối với văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước

Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương IV

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 30. Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Quy chế này.

Điều 31. Lập hồ sơ

1. Yêu cầu

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

c) Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

2. Mở hồ sơ

a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.

b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.

Đối với các đơn vị thuộc Bộ, việc tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 16 Quyết định 258/QĐ-BTC.

c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

4. Kết thúc hồ sơ

a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

3. Thủ tục nộp lưu

a) Với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục III Quy chế này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

b) Với hồ sơ điện tử

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

Điều 33. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, quyết định các biện pháp triển khai việc thực hiện, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật về công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo quy định.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

a) Tham mưu giúp Bộ trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị ngành Tài chính;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị ngành Tài chính có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo quy định.

4. Người được giao trách nhiệm tại các đơn vị có nhiệm vụ

a) Tham mưu giúp Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong phạm vi quản lý của đơn vị;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của đơn vị.

5. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, đơn vị

a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

c) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

d) Công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, đơn vị trước nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, đơn vị.

6. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ công việc; giao nộp hà sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Chương V

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 34. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Bộ trưởng Bộ Tài chính giao trách nhiệm quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ cho Văn thư Bộ quản lý, sử dụng theo quy định. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, các đơn vị ngành Tài chính giao trách nhiệm quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa của đơn vị (nếu có) cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật tại phòng làm việc của người được giao quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao văn bản,

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

4. Khi đơn vị có quyết định sáp nhập, hoặc chia tách thành các đơn vị mới, hoặc giải thể thì đơn vị phải nộp con dấu cũ/thiết bị lưu khóa cũ cho Văn phòng/Tin học cơ quan, đơn vị từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành. Văn phòng/Tin học cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ/thiết bị lưu khóa bí mật cũ và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới/ cấp lại thiết bị lưu khóa bí mật mới cho cơ quan, đơn vị (đối với thiết bị lưu khóa bí mật, Tin học cơ quan, đơn vị làm đầu mối thực hiện thủ tục cấp).

5. Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, người quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng đơn vị phải báo kịp thời cho cơ quan công an địa phương, lập biên bản và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đồng thời phối hợp xử lý theo quy định của pháp luật.

6. Đối với đơn vị có từ hai (02) con dấu/thiết bị lưu khóa bí mật: Việc quản lý, sử dụng con dấu/ thiết bị lưu khóa bí mật thứ hai thực hiện như đối với con dấu/thiết bị lưu khóa bí mật thứ nhất.

7. Thủ trưởng đơn vị và người được giao quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật.

Điều 35. Sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

đ) Dấu nổi chỉ sử dụng để đóng các văn bằng, chứng chỉ và được đóng vào góc dưới bên phải, trùm 1/3 đường kính con dấu lên ảnh chân dung của người được cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 36. Kinh phí cho công tác văn thư

1. Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm.

2. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc

a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.

d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư,

Điều 37. Trách nhiệm thực hiện

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm:

a) Quán triệt, chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công chức, viên chức, người lao động thuộc đơn vị thực hiện nghiêm Quy chế này.

b) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

c) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị.

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

đ) Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, đơn vị.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo quản lý công tác văn thư của Bộ Tài chính theo các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính; tiến hành kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác văn thư của các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị ngành Tài chính, báo cáo, đề xuất với Lãnh đạo Bộ về tăng cường công tác văn thư tại Bộ Tài chính và các đơn vị ngành Tài chính.

3. Cục Tin học và Thống kê tài chính, đơn vị phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng quản lý, khai thác các chức năng của Hệ thống; quản lý, vận hành hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đảm bảo vận hành thông suốt, xử lý các vướng mắc liên quan đến vấn đề kỹ thuật của Hệ thống; thường xuyên thực hiện sao lưu dữ liệu toàn bộ hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

4. Đối với các Tổng cục và tương đương, các đơn vị ngành Tài chính: Căn cứ vào quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP và quy định tại Quy chế này để ban hành Quy chế công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị,

5. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này và những quy định có liên quan về công tác văn thư.

a) Có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn bản, tài liệu và lập hồ sơ các công việc được giao, nghỉ lễ từ 3 ngày trở lên phải niêm phong tủ đựng tài liệu và phòng làm việc.

b) Không tự ý cung cấp cho cơ quan, cá nhân không có trách nhiệm những thông tin, tài liệu, hồ sơ công việc đã và đang xử lý hoặc chưa có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Cá nhân có trách nhiệm bảo quản và được quyền khai thác hồ sơ công việc phục vụ công tác theo quy định.

c) Công chức, viên chức, người lao động không tự ý mang tài liệu ra khỏi trụ sở cơ quan, trường hợp cần thiết phải mang tài liệu ra khỏi trụ sở cơ quan phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị; khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ phải làm thủ tục bàn giao theo quy định.

6. Các căn cứ viện dẫn tại Quy chế này nếu được bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế thì được thực hiện theo quy định của các văn bản bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế.

7. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Văn phòng Bộ Tài chính để tổng hợp, trình Bộ trưởng xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.

PHỤ LỤC I

THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN, BẢNG CHỮ VIẾT TẮT KÝ HIỆU ĐƠN VỊ
(Kèm theo Quyết định số 688/QĐ-BTC ngày 29 tháng 4 năm 2020 của Bộ Tài chính)

Phần I

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm),

2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 25 mm; cách mép trái 30 mm; cách mép phải 20 mm.

4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen, khoảng cách ký tự ở chế độ Normal (100%).

5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.

7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

b) Tiêu ngữ “Độc lập “ Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.

2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản

a) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản (sử dụng thư công, thư chúc mừng...).

Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên của cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, đơn vị ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

b) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Tên cơ quan chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản, tên cơ quan chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

c) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

3. Số, ký hiệu của văn bản

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

b) Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Chữ viết tắt tên các đơn vị thuộc Bộ được quy định tại Phần III Phụ lục I Quy chế này.

Chữ viết tắt tên các đơn vị ngành Tài chính bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu và thống nhất nguyên tắc viết tắt gồm tên viết tắt đơn vị và tên địa danh (riêng đối với Thành phố Hồ Chí Minh viết tắt là TPHCM, cụ thể Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh: CTTPHCM; Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Thành phố Hồ Chí Minh: CDTTPHCM).

c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

d) Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.

4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

b) Thời gian ban hành văn bản

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

6. Nội dung văn bản

a) Căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

c) Bố cục của nội dung văn bản: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm:

Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm,

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1cm hoặc 1,27cm. số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1cm hoặc 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn; tối đa là 1,5 lines.

g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, đơn vị thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.

Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.

c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, đơn vị; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, đơn vị. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan Bộ Tài chính ở phía trên họ tên người ký.

Họ tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác trước họ và tên người ký. Đối với văn bản của các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ, trong các văn bản hành chính được soạn thảo và lưu hành theo chuyên ngành trong hệ thống giáo dục đào tạo thì được sử dụng học hàm, học vị trước họ và tên của người có thẩm quyền ký văn bản.

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, đơn vị là hình ảnh dấu của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

b) Chữ ký số của cơ quan, đơn vị trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị trên văn bản kèm theo.

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo;

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, đơn vị: Không hiển thị;

Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.

9. Nơi nhận

a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

b) Đối với Tờ trình; Báo cáo (cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm hai phần:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này.

- Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình; Báo cáo của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên và Công văn):

Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:); nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

- Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản):

Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phân liệt kể các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

III. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC

1. Phụ lục

a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số ngày .... tháng ....năm .....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin;

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, đơn vị: Không hiển thị.

Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này.

2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

a) Dấu chỉ độ mật

Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn.

Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

4. Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

IV. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức

2. Sơ đồ

V. MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Phần II

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN

I. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG ĐIỆN TỬ

1. Hình thức sao

“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”

2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa

a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

b) Ảnh màu.

c) Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.

d) Tỷ lệ số hóa: 100%.

3. Hình thức chữ ký số của cơ quan, đơn vị trên bản sao định dạng điện tử

a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này.

b) Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, đơn vị: Không hiển thị.

c) Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, đơn vị sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

II. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG GIẤY

1. Thể thức bản sao sang định dạng giấy

a) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

b) Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản.

c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, đơn vị thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại và cách ghi ký hiệu trên văn bản tại Mục I Phụ lục II Quy chế này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm.

d) Địa danh và thời gian sao văn bản.

đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

e) Dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản.

g) Nơi nhận.

2. Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

a) Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này.

d) Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy được minh hoạ tại Phụ lục II Quy chế này.

3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy

a) Vị trí trình bày các thành phần thể thức

b) Sơ đồ

Phần III

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT KÝ HIỆU ĐƠN VỊ

PHỤ LỤC II

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VÀ CÁCH GHI KÝ HIỆU TRÊN VĂN BẢN, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN, PHỤ LỤC VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 688/QĐ-BTC ngày 29 tháng 4 năm 2020 của Bộ Tài chính)

I. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VÀ CÁCH GHI KÝ HIỆU TRÊN VĂN BẢN

1. Bảng chữ viết tắt

2. Cách ghi ký hiệu trên văn bản

a) Ký hiệu các văn bản hành chính

b) Ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật

c) Ký hiệu văn bản chuyên ngành khác

II. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN, PHỤ LỤC VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

Mẫu số 1.1: Chỉ thị

CHỈ THỊ

...............(1)..............

(2) .................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................./.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung Chỉ thị

(2) Nội dung Chỉ thị

(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo

(4) Số lượng bản phát hành

(5) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.)

Mẫu số 1.2: Báo cáo

BÁO CÁO

Về .......(1)........

(Tài liệu phục vụ cuộc họp ...)

(2).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung của Báo cáo,

(2) Nội dung Báo cáo.

(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(4) Số lượng bản phát hành.

(5) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Báo cáo ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu số 1.3: Báo cáo của cơ quan, đơn vị cấp dưới gửi cơ quan, đơn vị cấp trên

BÁO CÁO

Về .......(1)........

Kính gửi: ............(2)............

(3).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu; Tóm tắt nội dung của Báo cáo.

(2) Tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận Báo cáo.

(3) Nội dung Báo cáo.

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Báo cáo ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu số 1.4: Tờ trình

BÁO CÁO

Về .......(1)........

Kính gửi: ............(2)............

(3).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung của Tờ trình.

(2) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Tờ trình.

(3) Nội dung Tờ trình.

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Tờ trình ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu số 1.5: Thông báo (Ví dụ: Mẫu Thông báo của Bộ do Văn phòng soạn thảo)

THÔNG BÁO

Về .......(1)........

(2).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung đề cập của Thông báo.

(2) Nội dung Thông báo.

(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là VP.

(4) Số lượng bản phát hành.

(5) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Thông báo ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu số 1.6: Quyết định của Bộ Tài chính quy định trực tiếp

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ............(1)............

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ .........................................;

Căn cứ .........................................;

Theo đề nghị của ..........................(2)

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ....................................(3)

Điều 2. ....................................

Điều 3. .................................... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung của Quyết định.

(2) Chức danh thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền trình.

(3) Tùy theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều 1,2,3...Nếu Điều dài có thể chia thành các khoản 1,2,3... và các điểm a,b,c...

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.).

Mẫu số 1.7: Quyết định của Bộ Tài chính ban hành văn bản kèm theo

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành (phê duyệt) ........(1)..............

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ .........................................;

Căn cứ .........................................;

Theo đề nghị của ..........................(2)

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này ..............(1)

Điều 2.  ...........................................................................

Điều 3. .........................................................................../.

Ghi chú:

(1) Tên của văn bản kèm theo (quy chế, quy định, điều lệ, kế hoạch, chương trình …) được ban hành.

(2) Chức danh Thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền trình.

(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(4) Số lượng bản phát hành.

(5) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.).

Mẫu 1.8: Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản giấy (*)

QUY CHẾ/QUY ĐỊNH

......................(1).....................
(Kèm theo Quyết định số ... /QĐ-BTC ngày   tháng   năm của Bộ Tài chính)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. ...........................................................................................................................................

Điều 2. ...........................................................................................................................................

Chương....

..........................................................................

Điều ...........................................................................................................................................

Chương....

..........................................................................

Điều ...........................................................................................................................................

Điều ......................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.

(1) Trích yếu nội dung của văn bản.

Mẫu 1.9: Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản điện tử (*)

Số:...(3)...: ngày/tháng/năm; giờ:   phút:   giây(4)

QUY CHẾ/QUY ĐỊNH

......................(1).....................
(Kèm theo Quyết định số ... /QĐ-BTC ngày   tháng   năm của Bộ Tài chính) (2)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. ...........................................................................................................................................

Điều 2. ...........................................................................................................................................

Chương....

..........................................................................

Điều ...........................................................................................................................................

Chương....

..........................................................................

Điều ...........................................................................................................................................

Điều ........................................................................................................................................./.

Ghi chú:

(*) Mẫu này áp dụng đối với văn bản điện tử kèm theo không cùng tệp tin với nội dung quyết định ban hành hay phê duyệt.

(1) Trích yếu nội dung của văn bản.

(2) Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

(3) Số và ký hiệu Quyết định ban hành hay phê duyệt.

(4) Thời gian ký số của cơ quan, đơn vị (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).

Mẫu số 1.10: Công văn của Bộ Tài chính (Ví dụ: Công văn do Vụ Tài chính quốc phòng, an ninh, đặc biệt soạn thảo)

(3).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung Công văn.

(2) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Công văn (chỉ ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan khác ghi ở phần Nơi nhận).

(3) Nội dung Công văn.

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là VI.

(5) Số lượng bản phát hành,

(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo công văn ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu số 1.11: Giấy mời (Ví dụ: Giấy mời của Bộ do Văn phòng soạn thảo)

GIẤY MỜI

....................................(1)....................................

Bộ Tài chính trân trọng kính mời:

Tới dự .......................................................(3)........................................................................

...............................................................................................................................................

Chủ trì: ............................................................................................................................................

Thời gian: ......................................................................................................................................

Đia điểm: .......................................................................................................................................

......(4) ............................................................................................................................................

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung cuộc họp,

(2) Tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời họp.

(3) Nội dung cuộc họp.

(4) Các vấn đề cần lưu ý.

(5) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là VP.

(6) Số lượng bản phát hành.

(7) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Giấy mời ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu số 1.12: Công điện

CÔNG ĐIỆN

..............(1)............

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH điện:

- .....................(2)...................;
- ............................................

(3).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung Công điện.

(2) Tên cơ quan, tổ chức nhận Công điện

(3) Nội dung Công điện.

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu 1.13: Công hàm

1. Mẫu Công hàm tiếng Việt

Bộ Tài chính nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam kính chào Đại sứ quán ............ tại Hà Nội và xin hân hạnh đề cập đến một việc như sau:

(Nội dung công hàm Times New Roman 14 - đứng)

Nhân dịp này, Bộ Tài chính nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam xin gửi tới Đại sứ quán………… tại Hà Nội lời chào trân trọng. (Ký nháy)

Kính gửi: ĐSQ .......tại Hà Nội

Đồng kính gửi:

(Times New Roman 14 - đứng)

2. Mẫu Công hàm tiếng Anh

The Ministry of Finance of the Socialist Republic of Vietnam presents its compliments to the Embassy of ........... and has the honour to refer the latter to the following matter:

(Nội dung công hàm: Times New Roman 14-đứng)

The Ministry of Finance of the Socialist Republic of Vietnam avails itself of this opportunity to renew to the Embassy of ............... the assurances of its highest consideration. (Ký nháy)

To: the Embassy of ...

Cc: ....

(Times New Roman 14- đứng)

Mẫu 1.14: Công thư

1. Mẫu Công thư tiếng Việt

Kính gửi: Nguyễn Văn A

Chức danh

Cơ quan công tác

Thưa Ông (Bà)...,

(Nội dung thư: Times New Roman 14-đứng)

Kính thư,

(Ký tên)

(Tên đầy đủ)

(Chức danh)

_______________

BỘ TÀI CHÍNH

Số 28, phố Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội

Fax: 8424. ....... Điện thoại: 8424.........

2. Mẫu Công thư tiếng Anh

To:

Dear Mr or Mrs...,

(Times New Roman 14-đứng)

Yours sincerely,

(Ký tên)

(Tên đầy đủ)

(Chức vụ)

______________________

MINISTRY OF FINANCE

28 Tran Hung Dao Street, Ha Noi, R.S Viet Nam

Tel: 8424.........Fax: 8424..........

Mẫu số 1.15: Giấy giới thiệu

GIẤY GIỚI THIỆU

Bộ Tài chính trân trọng giới thiệu:

Ông (bà): ........................................................................................................................

Chức vụ: .........................................................................................................................

Được cử đến: .................................................................................................................

Về việc:...........................................................................................................................

.......................................................................................................................................

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy này có giá trị đến hết ngày: ................................................................................... ./.

Mẫu số 1.16: Quyết định của Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ...........(1)................

CỤC TRƯỞNG CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 234/QĐ-BTC ngày 23 tháng 02 năm 2018 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Tin học và Thống kê tài chính;

Căn cứ .......................................;

Căn cứ .......................................;

Theo đề nghị của .................... (2)

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ...............................(3)

Điều 2. ...............................

Điều 3. ...............................chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung của Quyết định.

(2) Chức danh trưởng đơn vị có thẩm quyền trình.

(3) Tuỳ theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều 1,2,3...Nếu Điều dài có thể chia thành các khoản 1,2,3... và các điểm a,b,c...

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, cấp phó ký thay (KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.).

Mẫu số 1.17: Công văn của đơn vị thuộc Bộ có con dấu riêng (Ví dụ: Công văn của Cục Quản lý giá, do Phòng Giá hàng công nghiệp tiêu dùng soạn thảo)

Bộ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA XẲ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

(3).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung Công văn.

(2) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Công văn (chỉ ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan khác ghi ở phần Nơi nhận).

(3) Nội dung Công văn.

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là NV1.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, cấp phó ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo cấp Phòng soạn thảo công văn ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu số 1.18: Công văn của đơn vị thuộc Bộ xin ý kiến nội bộ (Ví dụ: Công văn của Vụ Tài chính hành chính sự nghiệp do Phòng Sự nghiệp kinh tế soạn thảo)

Kính gửi: Vụ Ngân sách nhà nước.(2)

(3).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung Công văn.

(2) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Công văn (chỉ ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan khác ghi ở phần Nơi nhận).

(3) Nội dung Công văn.

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là SNKT.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, Cấp phó ký thay (KT.).

Mẫu số 1.19: Giấy nghỉ phép

GIẤY NGHỈ PHÉP

Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày ..........của ông (bà) ...........

Cục Quản lý công sản cấp cho:

Ông (bà): .................................(5).............................................................................................

Chức vụ: ...................................................................................................................................

Được nghỉ phép trong thời gian: ........, kể từ ngày ....... đến hết ngày ......... tại ...........(6)........................

Số ngày nghỉ phép nêu trên được tính vào thời gian .............(7)..............

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, đơn vị cấp Giấy nghỉ phép.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị cấp Giấy nghỉ phép.

(4) Địa danh.

(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.

(6) Nơi nghỉ phép.

(7) Thời gian nghỉ theo Luật Lao động (nghỉ hàng năm có lương hoặc nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương...)

(8) Người được cấp giấy nghỉ phép.

(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

Mẫu số 1.20: Biên bản

BIÊN BẢN

.................(4)................

Thời gian bắt đầu: ...............................

Địa điểm: ..............................................

Thành phần tham dự: ..................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Chủ trì (chủ tọa): ..........................................................................................................................

Thư ký (người ghi biên bản): .....................................................................................................

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):

......................................................................................................................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào .... giờ ...., ngày .... tháng .... năm ..../.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.

(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần)

Mẫu số 1.21: Công văn của các Hội đồng, Ban, Tổ sử dụng con dấu của Bộ Tài chính (Ví dụ: Công văn của Hội đồng thẩm định giá tài sản trong tố tụng hình sự ở Trung ương soạn thảo)

(3).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung Công văn.

(2) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Công văn (chỉ ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan khác ghi ở phần Nơi nhận).

(3) Nội dung Công văn.

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Chủ tịch ký thay mặt Hội đồng (TM.), Phó Chủ tịch thay mặt Hội đồng ký thay Chủ tịch (KT.).

Mẫu số 1.22: Quyết định của đơn vị ngành Tài chính (Ví dụ: Quyết định của Cục thuế Thành phố Hà Nội)

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ............(1)...........

CỤC TRƯỞNG CỤC THUẾ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ .......................................;

Căn cứ .......................................;

Căn cứ .......................................;

Theo đề nghị của .................... (2)

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ...............................(3)

Điều 2. ...............................

Điều 3. ...............................chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung của Quyết định.

(2) Chức danh thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền trình.

(3) Tùy theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều 1,2,3...Nếu Điều dài có thể chia thành các khoản 1,2,3... và các điểm a,b,c...

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, cấp phó ký thay (KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.).

Mẫu số 1.23: Công văn của đơn vị ngành Tài chính (Ví dụ: Công văn của Cục thuế Thành phố Hà Nội do Phòng Kê khai và kế toán thuế soạn thảo)

(3).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung Công văn,

(2) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Công văn (chỉ ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan khác ghi ở phần Nơi nhận).

(3) Nội dung Công văn.

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là KK&KTT..

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, cấp phó ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo cấp Phòng soạn thảo công văn ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu số 1.24: Kết luận (Ví dụ: Mẫu Kết luận của Bộ do Thanh tra soạn thảo)

KẾT LUẬN

Về ...........(1)...........

(2).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung đề cập của Kết luận.

(2) Nội dung Kết luận.

(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là TTr.

(4) Số lượng bản phát hành.

(5) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Kết luận ký thừa lệnh (TL.).

Mẫu số 1.25: Tờ trình Lãnh đạo Bộ

TỜ TRÌNH BỘ

Về ...........(1)...........

(2).................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Trích yếu tóm tắt nội dung của Tờ trình Bộ;

(2) Nội dung Tờ trình Bộ;

(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo

(4) Số lượng bản phát hành;

(5) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị hoặc Lãnh đạo đơn vị được phân công;

(6) Độ khẩn, độ mật.

Mẫu 1.26: Phiếu trình giải quyết công việc

PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Kính gửi: ............(4)...............

Vấn đề trình: ...............................................................................................................................

Các văn bản, tài liệu kèm theo: (5) ............................................................................................

Ghi chú:

(1) Số Phiếu trình do Văn thư cơ quan, đơn vị ghi;

(2) Địa danh

(3) Độ khẩn, Độ mật;

(4) Tên cơ quan người cần trình: Do Chuyên viên trình xác định;

(5) Ghi tóm lược số ký hiệu văn bản hoặc tên tài liệu (nếu không có số ký hiện văn bản hoặc tài liệu được đóng thành quyển, tập).

Mẫu số 1.27: Thông tư

THÔNG TƯ

....................... (1) ......................

Căn cứ ....................................................................................................................; (2)

Theo đề nghị của ..............................................................................................................;

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư ......................................................................

Điều ....................................................................................................................(3)

Điều .......................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Tên Thông tư (trích yếu nội dung Thông tư).

(2) Căn cứ pháp lý để ban hành.

(3) Nội dung của Thông tư.

(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(5) Số lượng bản phát hành.

(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng; trường hợp Thứ trưởng ký thay thì ghi chữ viết tắt "KT." vào trước chức vụ của Bộ trưởng, bên dưới ghi Thứ trưởng.

Mẫu số 1.28: Thông tư liên tịch (Ví dụ: Mẫu Thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng Bộ Tài chính và Chánh án Tòa án nhân dân tối cao)

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

...................... (4) ................

Căn cứ ..........................................................................................................; (5)

..........................................................................................................

Bộ trưởng Bộ Tài chính, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao liên tịch ............................................................... (4)

Điều ....................................................................................................................

.................................................................................................................... (6)

Điều ....................................................................................................................

....................................................................................................................

Ghi chú:

(1) Tên Bộ chủ trì và tên cơ quan tham gia ban hành thông tư liên tịch.

(2) Số của thông tư liên tịch được đăng ký và ghi số thứ tự tại văn thư của cơ quan chủ trì ban hành.

(3) Chữ viết tắt tên Bộ chủ trì và tên cơ quan tham gia ban hành.

(4) Tên gọi của thông tư liên tịch (trích yếu nội dung).

(5) Căn cứ pháp lý để ban hành.

(6) Nội dung của thông tư liên tịch.

(7a) Bộ trưởng Bộ chủ trì ban hành thông tư liên tịch hoặc Thứ trưởng ký thay (K.T.).

(7b) Chức vụ của người đứng đầu cơ quan tham gia ban hành thông tư liên tịch; chức vụ của người ký thông tư liên tịch phải ghi đầy đủ, bao gồm chức danh và tên cơ quan, tổ chức; trường hợp cấp phó ký thay thì ghi chữ viết tắt "KT," vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký thay.

(8) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

(9) Số lượng bản phát hành.

Mẫu số 2.1: Mẫu Phụ lục văn bản hành chính giấy

Phụ lục ...(1)...

.........(2)...........

(Kèm theo Văn bản số... (3) … ngày... (4) tháng... (4) năm ...(4) của ...(5) .........)

....................................................................................................................

...................................................(6).................................................................

....................................................................................................................

..................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Số thứ tự của Phụ lục (I, II, III...).

(2) Tiêu đề của Phụ lục

(3) Số và ký hiệu của văn bản.

(4) Thời gian ban hành văn bản.

(5) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

(6) Nội dung của Phụ lục

Mẫu 2.2: Mẫu Phụ lục văn bản hành chính điện tử (*)

Số: ...(5)………; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây (6)

Phụ lục ...(1)...

.........(2)...........

(Kèm theo Văn bản số... (3) ngày... (3) tháng... (3) năm ...(3) của ...(4) .........)

....................................................................................................................

...................................................(7).................................................................

....................................................................................................................

..................................................................................................................../.

Ghi chú:

(*) Mẫu này áp dụng đối với văn bản điện tử có phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản,

(1) Số thứ tự của Phụ lục (I, II, III...).

(2) Tiêu đề của Phụ lục.

(3) Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

(4) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

(5) Số và ký hiệu văn bản.

(6) Thời gian ký số của cơ quan, đơn vị (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).

(7) Nội dung của Phụ lục.

Mẫu 3.1: Bản sao sang định dạng giấy

TÊN LOẠI VĂN BẢN

..................................

....................................................................................................................

...................................................................................................................

....................................................................................................................

................................................................................................................./.

Ghi chú:

(1) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

(2) Tên cơ quan, đơn vị thực hiện sao văn bản.

(3) Số bản sao.

(4) Ký hiệu bản sao.

(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị sao văn bản,

(6) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký bản sao.

Mẫu 3.2: Bản sao sang định dạng điện tử

...(1..(2)..; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây (3)

TÊN LOẠI VĂN BẢN

..................................

....................................................................................................................

...................................................................................................................

....................................................................................................................

..................................................................................................................../.

Ghi chú:

(1) Hình thức sao “SAO Y” “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”

(2) Tên cơ quan, đơn vị thực hiện sao văn bản.

(3) Thời gian ký số của cơ quan, đơn vị.

PHỤ LỤC III

LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Kèm theo Quyết định số 688/QĐ-BTC ngày 29 tháng 4 năm 2020 của Bộ Tài chính)

I. XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ

Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ.

1. Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, đơn vị) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, đơn vị). Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, đơn vị quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.

2. Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

3. Tiêu đề hồ sơ: Cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

4. Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.

II. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

DANH MỤC HỒ SƠ

Năm...

(Kèm theo Quyết định số    ngày ... tháng ... năm ... của Văn phòng)

Danh mục hồ sơ này có ..... hồ sơ, bao gồm:

................. hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

................. hồ sơ bảo quản có thời hạn.

III. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

..............¹............

Năm ...

Mục lục này gồm: ..................................................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ...............................................................................hồ sơ (đơn vị bảo quản).

________________

1 Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.

2 Áp dụng đối với văn bản giấy.

3 Áp dụng đối với văn bản điện tử.

IV. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ⁴

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

Số, ký hiệu hồ sơ ......

Năm ...

_______________

4 Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

V. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

BIÊN BẢN

Giao nhận hồ sơ, tài liệu

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 688/QĐ-BTC ngày 29 tháng 4 năm 2020 của Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính;

Căn cứ ...... (Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ; tài liệu)

Ông (bà): ....................................................................................................................

Chức vụ công tác: .......................................................................................................

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)

Ông (bà): ....................................................................................................................

Chức vụ công tác: .......................................................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp:

...................................................................................................................................

2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu:

...................................................................................................................................

3. Số lượng tài liệu:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

- Tổng số hộp (cặp):

...................................................................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): .........                          Quy ra mét giá: ……….. mét

b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ:

...................................................................................................................................

- Tổng số tệp tin trong hồ sơ:

...................................................................................................................................

4. Tình trạng tài liệu giao nộp:

...................................................................................................................................

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo,

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

PHỤ LỤC IV

MẪU VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 688/QĐ-BTC ngày 29 tháng 4 năm 2020 của Bộ Tài chính)

I. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký văn bản đi

Tối thiểu gồm 10 nội dung sau:

II. MẪU BÌ VĂN BẢN

III. MẪU SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký gửi văn bản đi bưu điện

Tối thiểu gồm 06 nội dung sau:

IV. MẪU SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký sử dụng bản lưu

Tối thiểu gồm 09 nội dung sau:

V. MẪU DẤU “ĐẾN”: Được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

VI. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký văn bản đến

Tối thiểu gồm 10 nội dung sau:

VII. MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Dùng để gắn lên văn bản đến)

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Tên loại; số và ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành và trích yếu nội dung văn bản đến)

1. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức:

- Giao đơn vị, cá nhân chủ trì;

- Giao các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);

- Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có);

- Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết.

2. Ý kiến của lãnh đạo đơn vị:

- Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có);

- Ngày, tháng, năm cho ý kiến.

3. Ý kiến đề xuất của người giải quyết:

- Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân;

- Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến.

VIII. MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến

Tối thiểu gồm 07 nội dung sau: