QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN DÂN TỘC

BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM ỦY BAN DÂN TỘC

Ủy ban Dân tộc;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 69/QĐ-UBDT, ngày 06/3/2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc;

Ủy ban Dân tộc,

QUYẾT ĐỊNH:

Ủy ban Dân tộc.

Ủy ban Dân tộc.

Ủy ban, Thủ trưởng các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục VT&LTNN;
- Bộ trưởng. Chủ nhiệm UBDT;
- Các Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm UBDT;
- Cổng TTĐT UBDT;
- Lưu: VT, VTLT(03).

KT. BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM
THỨ TRƯỞNG, PHÓ CHỦ NHIỆM




Hà Hùng

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN DÂN TỘC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 455/QĐ-UBDT ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc)

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư của cơ quan Ủy ban Dân tộc (sau đây gọi là Ủy ban) bao gồm các công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.

Ủy ban và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến công tác văn thư của Ủy ban.

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

Ủy ban Dân tộc ban hành gửi các cơ quan trung ương, địa phương, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

tổ chức trong và ngoài nước gửi đến Ủy ban. Lãnh đạo Ủy ban, các đơn vị trực thuộc và cá nhân cán bộ công chức của Ủy ban theo đường bưu điện, fax, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học được Văn thư Ủy ban tiếp nhận.

về văn bản như: Số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung, nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

5. Lãnh đạo Ủy ban: Gồm có Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban và các Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm Ủy ban.

Ủy ban: Gồm Thư ký Bộ trưởng, Chủ nhiệm và chuyên viên giúp việc cho các đồng chí Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm Ủy ban.

Ủy ban: Là bộ phận Văn thư thuộc Phòng Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng Ủy ban.

uyên viên ở các Vụ, đơn vị được người đứng đầu Vụ, đơn vị phân công làm công tác văn thư hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư, có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của Vụ, đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ Ủy ban.

10. Bản gốc văn bản: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền”.

12. Bản sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

14. Bản sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

16. Hồ sơ: Là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung như: Tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị hoặc của một cá nhân.

tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của Ủy ban.

19. Scan là quét nội dung văn bản dưới dạng ảnh và lưu vào máy tính.

Điều 3. Nguyên tắc công tác văn thư

2. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư

Ủy ban:

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư; sơ tổng kết và chỉ đạo công tác thi đua khen thưởng đối với công tác văn thư.

Ủy ban: Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra công tác văn thư của Ủy ban; nghiên cứu, đề xuất sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư của Ủy ban phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước đáp ứng mục tiêu cải cách thủ tục hành chính.

Ủy ban (gọi tắt là đơn vị): Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của đơn vị; bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư theo chế độ kiêm nhiệm hoặc chuyên trách.

Ủy ban trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư chịu trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư.

Ủy ban và của các đơn vị thuộc Ủy ban phải tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước, Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban Dân tộc và các quy định tại Quy chế này.

1. Tổ chức làm công tác văn thư

Ủy ban. Tại các đơn vị trực thuộc Ủy ban, căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của đơn vị, thủ trưởng đơn vị bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư.

a) Thực hiện quy trình văn bản đi.

c) Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng trước khi nộp lưu trữ.

đ) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản.

g) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư.

Điều 6. Báo cáo thống kê công tác văn thư

2. Phòng Văn thư-Lưu trữ (Văn phòng Ủy ban) có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Ủy ban hướng dẫn các đơn vị làm báo cáo thống kê công tác văn thư đồng thời tổng hợp báo cáo công tác văn thư của Ủy ban gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.

1. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư được chi từ dự toán chi ngân sách nhà nước hàng năm giao cho các đơn vị dự toán.

Chương II

SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

1. Hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của Ủy ban:

b) Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể của các ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư số 01/2011/TT-BNV) và các văn bản hướng dẫn của cơ quan chức năng.

tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể của các ngành, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

1. Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn có liên quan của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc.

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Ủy ban giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung, đề xuất độ mật, độ khẩn và đối tượng nhận văn bản;

- Soạn thảo văn bản;

trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Ủy ban việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

Điều 10. Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo

2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Việc đánh máy, nhân bản, photo văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

2. Nhân bản, photo văn bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu. Việc photo tài liệu do Văn phòng Ủy ban thực hiện và phải đảm bảo những yêu cầu sau:

Ủy ban hoặc theo giấy đề nghị của các Vụ, đơn vị đã được Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban duyệt;

Ủy ban, tài liệu phục vụ các cuộc họp như tổng kết, hội thảo, hội nghị, các tài liệu liên quan đến hồ sơ giải quyết công việc... của Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban (trừ các tài liệu đã được scan đưa lên hệ điều hành tác nghiệp của Ủy ban Dân tộc). Đối với văn bản đến là văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến lĩnh vực công tác dân tộc, Phòng Văn thư - Lưu trữ scan gửi đến Vụ Pháp chế 01 bản để làm nhiệm vụ kiểm tra, rà soát văn bản quy phạm pháp luật;

Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 494/QĐ-UBDT ngày 24 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban Dân tộc và văn bản hướng dẫn có liên quan khác.

1. Quy trình trình Văn bản trên phần mềm điện tử (thực hiện 01 ngày làm việc):

Ủy ban.

Ủy ban có trách nhiệm:

bổ sung, chỉnh sửa liên hệ trực tiếp với chuyên viên và Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản hoàn thiện trình Lãnh đạo Ủy ban xem xét;

2. Quy trình trình Văn bản giấy (thực hiện 01 ngày làm việc):

Ủy ban. Hồ sơ gồm:

Ủy ban Dân tộc về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc);

Ủy ban (nếu có) làm cơ sở để xử lý công việc và các tài liệu khác có liên quan được sắp xếp theo trình tự dẫn giải nội dung trình (các tài liệu này liệt kê đầy đủ ở mục “Các văn bản kèm theo” của Phiếu trình giải quyết công việc);

b) Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra về độ chính xác của nội dung, hình thức văn bản và ký nháy/tắt vào vị trí kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Ủy ban xem xét, quyết định

c) Chánh Văn phòng giúp Lãnh đạo Ủy ban tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản do Ủy ban phát hành và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở "Nơi nhận”.

- Các Vụ, đơn vị gửi hồ sơ trình, bản thảo văn bản đi tại Phòng Văn thư - Lưu trữ. Phòng Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra về thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, sau đó chuyển đến Thư ký hoặc chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Ủy ban;

Ủy ban có trách nhiệm:

bổ sung trao đổi trực tiếp với chuyên viên soạn thảo và Thủ trưởng đơn vị được giao chủ trì soạn thảo;

Ủy ban, ưu tiên trình những văn bản cần xử lý gấp;

Ủy ban chuyển hồ sơ trình văn bản lên Lãnh đạo Văn phòng xem xét:

Ủy ban chuyển hồ sơ văn bản trình Lãnh đạo Ủy ban;

e) Trình Lãnh đạo Ủy ban ký duyệt văn bản:

- Trường hợp Lãnh đạo Ủy ban đồng ý với nội dung dự thảo sẽ ký vào bản thảo văn bản. Thư ký hoặc chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Ủy ban chuyển cho Phòng Văn thư - Lưu trữ vào sổ theo dõi, đồng thời nhập vào phần mềm quản lý văn bản và phát hành;

Ủy ban chỉnh sửa hoặc có ý kiến khác vào bản thảo văn bản, Thư ký hoặc chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Ủy ban chuyển cho Phòng Văn thư - Lưu trữ chuyển lại đơn vị được giao chủ trì soạn thảo hoàn thiện và thực hiện theo quy định tại Mục d, đ, e thuộc Khoản 2 này;

Ủy ban, sau khi có ý kiến chỉ đạo, Thư ký hoặc chuyên viên giúp việc cập nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban trên hệ điều hành và chuyển Phòng Văn thư - Lưu trữ gửi lại đơn vị soạn thảo thực hiện.

Ủy ban (thực hiện 1,5 ngày làm việc)

a. Quy trình trên phần mềm điện tử

b. Quy trình văn bản giấy

Hồ sơ trình sau khi Lãnh đạo Ủy ban phê duyệt, Thủ trưởng các Vụ, đơn vị ký và chuyển Phòng Văn thư - Lưu trữ thực hiện phát hành văn bản theo quy định.

1. Thẩm quyền ký, ban hành văn bản thực hiện theo khoản 1, Điều 20, Quyết định số 69/QĐ-UBDT ngày 06 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc.

3. Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong mục "Nơi nhận”. Việc chuyển văn bản ra các cơ quan ngoài thực hiện bằng đường bưu điện. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan nhận văn bản và ký xác nhận vào Sổ giao nhận công văn.

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

3. Việc sao văn bản do Lãnh đạo Ủy ban, Chánh Văn phòng Ủy ban quyết định. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật, quy định trong quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Ủy ban những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Ủy ban ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến Ủy ban phải được quản lý theo trình tự sau:

a) Trách nhiệm của công chức, viên chức làm công tác văn thư và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Ủy ban.

Ủy ban, văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

Cán bộ, công chức, viên chức của Ủy ban khi nhận được những văn bản liên quan đến công việc chung do Lãnh đạo Ủy ban chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài phải chuyển cho Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình của Ủy ban.

trường hợp chuyển thẳng đến Lãnh đạo Ủy ban và có ý kiến chỉ đạo giải quyết.

ượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm ban hành; thiếu trang, bản chụp dấu đen, chữ mờ và các văn bản gửi sai địa chỉ (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo) v.v...

Khi nhận bì văn bản đến, Văn thư Ủy ban phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số, ký hiệu... của văn bản ghi trên bì với Sổ giao nhận, nếu đúng mới ký nhận.

Đối với văn bản đến bằng đường fax hoặc mạng tin học, Văn thư cơ quan phải kiểm tra về số lượng bản, số trang, nơi gửi, nơi nhận.

sổ đăng ký văn bản và phần mềm quản lý văn bản của Ủy ban Dân tộc.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản gửi đích danh các đơn vị, cá nhân được vào sổ đăng ký công văn đến của đơn vị và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân đó;

Ủy ban:

Ủy ban Dân tộc, sau đó chuyển Phòng Thư ký - Tổng hợp nhập phiếu trình văn bản đến và phân luồng văn bản theo Lãnh đạo Ủy ban phụ trách (Mẫu phiếu trình văn bản đến được ban hành kèm theo Quyết định số 69/QĐ-UBDT ngày 06 tháng 3 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc);

Ủy ban;

Những văn bản chuyển thẳng đến các Vụ, đơn vị, Phòng Văn thư - Lưu trữ Scan đưa lên hệ thống phần mềm quản lý văn bản, đồng thời cập nhật vào sổ, chuyển lại cho các Vụ, đơn vị;

Đối với những văn bản trình để xin ý kiến Lãnh đạo Ủy ban được chuyển đến Thư ký hoặc chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Ủy ban.

Ủy ban cho ý kiến chỉ đạo, Phòng Văn thư - Lưu trữ nhận lại từ Phòng Thư ký- Tổng hợp, cập nhật nội dung ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban và scan nội dung văn bản vào hệ điều hành quản lý văn bản, đồng thời cập nhật vào sổ chuyển lại cho các Vụ, đơn vị thực hiện. Nếu văn bản có các Vụ, đơn vị liên quan cùng phối hợp thực hiện thì bản chính được chuyển cho đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp nhận bằng bản scan qua phần mềm quản lý văn bản của Ủy ban;

Ủy ban, sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Ủy ban, Phòng Thư ký - Tổng hợp chuyển văn bản tới Phòng Văn thư - Lưu trữ đăng ký vào sổ công văn đến, cập nhật ý kiến và chuyển cho cá nhân, đơn vị thực hiện theo ý kiến chỉ đạo.

b) Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ mật, khẩn được xử lý theo quy trình như sau:

sổ công văn và chuyển đến đúng người nhận. Nếu người có tên trên bì công văn đi vắng thì chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác Thư ký - Tổng hợp để xin ý kiến giải quyết. Trường hợp Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng đi vắng thì Trưởng phòng Thư ký-Tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Ủy ban để xử lý;

Ủy ban Dân tộc xử lý như sau:

+ Phòng Văn thư - Lưu trữ vào phần mềm quản lý văn bản và chuyển Phòng Thư ký - Tổng hợp viết phiếu trình văn bản đến;

Tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Văn phòng ký phiếu trình văn bản đến để trình Lãnh đạo Ủy ban;

Ủy ban và chuyển đến các Thư ký, chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Ủy ban để xin ý kiến chỉ đạo;

Ủy ban cho ý kiến chỉ đạo, Phòng Văn thư - Lưu trữ nhận lại từ Thư ký, chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Ủy ban, cập nhật nội dung ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban vào phần mềm quản lý văn bản, đồng thời vào sổ ký nhận văn bản và chuyển văn bản đến các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban thực hiện.

Ủy ban Dân tộc" thì Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách Thư ký - Tổng hợp được bóc bì, đăng ký vào sổ theo dõi của Văn thư và trình Lãnh đạo Ủy ban để xin ý kiến xử lý;

Ủy ban Dân tộc, Văn thư không bóc bì chỉ ghi vào sổ số công văn ngoài bì và chuyển đến thư ký Bộ trưởng, Chủ nhiệm. Trường hợp đồng chí Bí thư Ban cán sự đi công tác, văn bản chuyển đến Phòng Thư ký - Tổng hợp để chuyển Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm được giao phụ trách;

+ Đối với các Văn bản gửi đến Ủy ban: Có dấu chỉ mắc độ khẩn và mật thì giao cho Trưởng Phòng Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm xem xét sau đó báo cáo cho Lãnh đạo Văn phòng để xử lý. Văn bản hỏa tốc, gửi đích danh Lãnh đạo Ủy ban, Thư ký hoặc chuyên viên giúp việc có trách nhiệm chuyển kịp thời đến tận tay Lãnh đạo Ủy ban, trường hợp Lãnh đạo Ủy ban đi công tác vắng thì báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để giải quyết.

sổ, ghi số ký hiệu văn bản và chuyển cho Thư ký Bộ trưởng, Chủ nhiệm. Trường hợp Bộ trưởng, Chủ nhiệm, Thư ký Bộ trưởng đi công tác, văn bản chuyển đến Phòng Thư ký - Tổng hợp để chuyển Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm được giao phụ trách.

d) Việc sao, chụp văn bản đến thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban, Lãnh đạo Văn phòng. Đối với văn bản đã được đưa lên hệ thống phần mềm quản lý văn bản của Ủy ban chỉ được sao chụp khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban, Lãnh đạo Văn phòng.

a) Văn phòng Ủy ban:

- Đối với những văn bản quan trọng, yêu cầu gấp thì Chánh Văn phòng Ủy ban thực hiện ngay theo yêu cầu để xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban.

Ủy ban để xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban;

Ủy ban: Kịp thời giải quyết văn bản trình xử lý văn bản đến trong thời hạn không quá 02 ngày theo sự ủy nhiệm của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách (kể cả đồng ý với nội dung trình tham mưu xử lý hoặc không đồng ý);

Với những văn bản có nội dung yêu cầu tổ chức thực hiện, trong thời gian 02 ngày (ngày làm việc) kể từ khi nhận được văn bản, các đơn vị có trách nhiệm tham mưu đề xuất báo cáo Lãnh đạo Ủy ban phụ trách để xin ý kiến chỉ đạo (trừ trường hợp văn bản đột xuất hoặc có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban).

Phòng Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi đóng dấu, phát hành. Tất cả văn bản do Ủy ban phát hành, văn bản ký thừa lệnh Lãnh đạo Ủy ban (gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Kiểm tra văn bản đi, đảm bảo việc giao, nhận và xử lý kịp thời những vướng mắc, chậm trễ trong việc giao nhận văn bản.

1. Chuyển phát văn bản đi

ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.

Văn bản đi có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và tại Khoản 3 Thông tư 12/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an và Quyết định số 494/QĐ-UBDT ngày 24 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

3. Scan văn bản đi

Ủy ban những văn bản đi không thuộc quy định bảo mật.

1. Lưu văn bản đến của Ủy ban và Ban Cán sự: Lưu văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban và những văn bản mang tính chất thông báo tham khảo để biết...

a) Lưu tại văn thư: Bản gốc, bản chính, phiếu trình và các văn bản liên quan kèm theo;

3. Bản lưu văn bản đi tại văn thư Ủy ban phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.

Ủy ban Dân tộc và văn bản khác có liên quan.

Ủy ban phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ PH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

hệ thông tin trong công tác văn thư

Ủy ban được quản lý thống nhất bằng chương trình quản lý văn bản chung của Ủy ban, trừ các văn bản quy định vào sổ theo dõi riêng.

Ủy ban:

Ủy ban, đảm bảo chương trình hoạt động thông suốt, an toàn, bảo mật trong quá trình sử dụng;

Ủy ban để báo cáo Lãnh đạo Ủy ban và đưa danh mục lên Cổng thông tin điện tử ubdt.gov.vn hàng ngày.

hệ thông tin đối với công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc.

đơn vị: Tổ chức áp dụng chương trình quản lý văn bản chung của Ủy ban tại đơn vị; phân công công chức, viên chức thường xuyên cập nhật đầy đủ theo yêu cầu của chương trình; đầu tư, nâng cấp các thiết bị công nghệ thông tin để chương trình hoạt động thông suốt.

LẬP HỒ SƠ, TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ ỦY BAN DÂN TỘC

1. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Ủy ban và các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban; Quy chế làm việc của Ủy ban; Quy chế công tác văn thư, Quy chế công tác lưu trữ; Kế hoạch nhiệm vụ công tác hằng năm của Ủy ban, của các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của Ủy ban (nếu có).

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ: Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của Ủy ban.

- Xác định các hồ sơ cần lập trong năm, Vụ, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 1 Điều này; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của Ủy ban và của Vụ, đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong Vụ, đơn vị;

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Ủy ban.

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả-rập;

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.

3. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

- Các Vụ, đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư;

Ủy ban, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần);

b) Danh mục hồ sơ do Lãnh đạo Ủy ban duyệt, ký ban hành vào đầu năm.

đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của Vụ, đơn vị hoặc cá nhân nào thì Vụ, đơn vị và cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của Ủy ban.

với hồ sơ được lập

a) Mở hồ sơ

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.

- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm;

c) Kết thúc hồ sơ

+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ;

Ủy ban Dân tộc hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu trữ;

uyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng;

+ Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần).

bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.

với mỗi hồ sơ được lập

đơn vị, của Ủy ban;

uyết công việc;

Điều 22. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

kết thúc; đối với hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

Ủy ban gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ các loại hồ sơ, tài liệu sau:

ược dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).

3. Thủ tục nộp lưu

Ủy ban giữ mỗi loại một bản.

Ủy ban

Ủy ban có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Ủy ban đối với các Vụ, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

Ủy ban, Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ. người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

Ủy ban. Cụ thể:

Ủy ban;

Ủy ban.

đơn vị thuộc Ủy ban.

Ủy ban

đơn vị vào lưu trữ Ủy ban. Cụ thể:

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Ủy ban,

Ủy ban theo đúng thời hạn quy định.

Ủy ban

Ủy ban theo hướng dẫn tại Quyết định này. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày.

Ủy ban theo thời hạn quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ Ủy ban biết và được sự đồng ý của Lãnh đạo Ủy ban, nhưng thời hạn giữ lại không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

hỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Ủy ban hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của Ủy ban làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

- Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ Ủy ban.

- Xây dựng Danh mục hồ sơ của Ủy ban

- Phối hợp với Lưu trữ Ủy ban hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.

Ủy ban

Ủy ban hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các Vụ, đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

+ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.

+ Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.

Ủy ban.

ương V

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban về quản lý, sử dụng con dấu của Ủy ban. Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Ủy ban chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình.

Ủy ban phải được giao cho chuyên viên văn thư giữ và đóng dấu tại Ủy ban. Chuyên viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

b) Trong trường hợp đột xuất, chuyên viên văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để ủy quyền quản lý con dấu cho một chuyên viên thuộc Phòng Văn thư - Lưu trữ đảm nhận và quản lý;

d) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

3. Việc sử dụng con dấu của Ủy ban và con dấu của Văn phòng hay của đơn vị trong Ủy ban được quy định như sau:

Ủy ban ban hành phải đóng dấu của Ủy ban;

đơn vị thuộc Ủy ban ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của Văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

Ủy ban làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo Ủy ban để báo cáo cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Ủy ban, tên đơn vị hoặc tên của phụ lục.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.

tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

3. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho tổ chức, cá nhân liên quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức.

1. Chánh Văn phòng Ủy ban có trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này trong Ủy ban và chỉ đạo việc nghiên cứu đổi mới công tác Văn phòng, chủ động áp dụng công nghệ tin học vào việc cải tiến thủ tục hành chính của Ủy ban theo quy định của Chính phủ.

Ủy ban chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại Quy chế này.

thời, có chất lượng, hiệu quả theo yêu cầu của Ủy ban.

Ủy ban để tổng hợp báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc xem xét, quyết định./.