QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN

VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

Căn cứ Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định mã số ngạch và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký; thay thế Quyết định số 74/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2007 của viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (ban hành kèm theo Quy chế về công tác văn thư trong ngành Kiểm sát nhân dân) và Quyết định số 75/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2007 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (ban hành kèm theo Quy chế về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân).

QUY CHẾ

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 381/QĐ-VKSTC ngày 10/10/2017 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao)

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Quy chế này quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, nội dung, quy trình nghiệp vụ, tổ chức biên chế của công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

3. Công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát quân sự các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng..

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

2. Công tác lưu trữ: Bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Viện kiểm sát nhân dân các cấp, phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

4. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn vị phát hành.

6. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Viện kiểm sát các cấp ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

8. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

10. Bản sao lục là bản sao đầy đủ chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

12. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

14. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

16. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

18. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

20. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

22. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Điều 3. Tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ

2. Người được bố trí làm lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức quản lý lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định mã số ngạch và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.

1. Tổ chức văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp:

2. Hệ thống văn thư của Viện kiểm sát nhân dân các cấp gồm:

b) Văn thư đơn vị: Văn thư chuyên trách đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Văn thư kiêm nhiệm đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện.

Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Chương II

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

1. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ của Viện kiểm sát cấp mình theo đúng quy định của pháp luật và của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Chỉ đạo việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

3. Thủ trưởng các đơn vị cấp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân cấp cao; Trưởng phòng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm quản lý công tác văn thư, công tác lưu trữ và phân công công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư, công tác lưu trữ của đơn vị theo quy định của Nhà nước và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Điều 7. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn thư, Lưu trữ cơ quan, đơn vị

a) Tham mưu xây dựng, trình lãnh đạo Viện ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

c) Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hằng năm về công tác văn thư, lưu trữ;

a) Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

c) Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác được giao;

đ) Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư.

a) Hướng dẫn kiểm tra việc lập hồ sơ; lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

c) Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;

đ) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử;

Điều 8. Chế độ báo cáo công tác văn thư, Lưu trữ

Chương III

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 9. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Thực hiện theo Quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân.

Khoản 3, Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và thực hiện theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự, dân sự, hành chính và các tố tụng tư pháp khác; văn bản về tài chính, thống kê, xây dựng cơ bản theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài hình thành trong hoạt động đối ngoại quốc tế của ngành Kiểm sát nhân dân thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

1. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng đơn vị giao cho một đơn vị trực thuộc hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan soạn thảo.

a) Xác định hình thức, nội dung, đề xuất độ mật, độ khẩn văn bản cần soạn thảo.

c) Soạn thảo văn bản.

đ) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất của người được giao nhiệm vụ đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của người đứng đầu cơ quan.

4. Đối với trường hợp các đơn vị được giao tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Viện kiểm sát nhân dân tối cao thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

3. Trường hợp dự thảo đã được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung đối với dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do công chức, viên chức được giao giải quyết công việc thực hiện. Trường hợp văn bản được dự thảo bằng bản viết tay và giao cho người đánh máy, thì việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên văn bản thảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại người soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt/nháy vào vị trí cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành.

3. Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục, ban hành văn bản, số lượng bản phát hành của cơ quan và phải ký tắt/nháy vào vị trí cuối cùng ở thể thức “Nơi nhận”.

Điều 14. Ký văn bản

2. Việc ký thừa ủy quyền văn bản chuyên ngành của Viện kiểm sát nhân dân do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quy định.

4. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền thực hiện như sau:

- Ký thay mặt (TM): Trường hợp văn bản do tập thể thông qua, quyết định thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

- Ký thừa lệnh (TL.): Trường hợp Viện trưởng ủy nhiệm cho lãnh đạo dưới mình một cấp ký một số văn bản nhất định mà theo luật định phải do Thủ trưởng ký (chỉ đối với văn bản hành chính thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

b) Chức vụ của người ký

- Chức danh ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn như: Ban, Hội đồng của cơ quan ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới.

5. Người có thẩm quyền ký văn bản có trách nhiệm kiểm tra đảm bảo đúng số lượng bản ký trực tiếp, số lượng bản phát hành, việc ký gửi văn bản vượt cấp (nếu có).

Điều 15. Bản sao văn bản

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

4. Bản sao y bản chính, trích sao, sao lục thực hiện đúng quy định pháp luật, có giá trị pháp lý như bản chính.

6. Không sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo cơ quan, đơn vị ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

8. Đối với điện mật, đơn vị hoặc cá nhân muốn sao, chụp phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị và liên hệ với Phòng hoặc bộ phận Cơ yếu để thực hiện sao, chụp tài liệu. Đơn vị, cá nhân khi chưa được phép không sao, chụp điện mật cơ yếu.

10. Các loại bản sao, chụp cả dấu và chữ ký của văn bản do Cơ quan ban hành mà có chứng thực, chữ ký của người có thẩm quyền, đóng dấu cơ quan (sao y bản chính) sẽ có giá trị pháp lý như bản chính, văn bản qua Fax không có giá trị pháp lý. Trường hợp cần thông tin nhanh, các cơ quan, đơn vị có thể gửi văn bản bằng Fax nhưng đồng thời phải gửi ngay văn bản chính thức.

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

3. Xử lý và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào trong giờ làm việc Văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

3. Văn thư cơ quan được phép bóc các bì gửi đến (trừ bì có tên riêng đơn vị trực thuộc, cá nhân và văn bản mật). Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ hoặc mạng Internet. Việc bóc bì văn bản mật do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp quy định cụ thể.

5. Văn bản đến phải được đăng ký, chuyển giao ngay trong ngày, nếu văn bản đến vào cuối giờ làm việc buổi chiều thì chuyển giao chậm nhất là đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ: “Thượng khẩn”, “Khẩn”, “Hỏa tốc" “Hỏa tốc hẹn giờ" (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được, kể cả ngoài giờ hành chính.

Điều 18. Thẩm quyền xử lý văn bản đến

b) Viện kiểm sát nhân dân cấp cao: Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.

d) Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện: Viện trưởng, Phó Viện trưởng.

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, Văn thư phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến. Văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Viện phải chuyển ngay đến các đơn vị liên quan để thực hiện.

- Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo viện thì Chánh Văn phòng trình Lãnh đạo Viện xin ý kiến giải quyết trong thời hạn 01 ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư cơ quan. Sau khi lãnh đạo Viện có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản điều hành hoặc sổ theo dõi, chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị, cá nhân liên quan phối hợp (nếu có);

- Sau khi đăng ký văn bản đến trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành hoặc sổ theo dõi, các văn bản khẩn phải được chuyển ngay khi tiếp nhận đến địa chỉ ghi trên văn bản để giải quyết.

b) Đối với Văn thư đơn vị

- Đối với thư gửi cá nhân, báo, tạp chí,... Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trực tiếp tới người nhận;

2. Văn bản khẩn do bảo vệ cơ quan tiếp nhận ngoài giờ hành chính, người tiếp nhận phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng hoặc người có trách nhiệm để xử lý.

Điều 20. Đề xuất giải quyết văn bản đến

2. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thực hiện phải lưu bản gốc phiếu trình giải quyết văn bản đến vào hồ sơ công việc.

1. Sau khi nhận được văn bản đến, Thủ trưởng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn, yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm giúp Viện trưởng thực hiện đúng quy định của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về tiếp nhận, quản lý văn bản đến.

3. Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin đơn vị, cá nhân được phân công giải quyết văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành hoặc sổ theo dõi; giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định.

5. Đối với Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Viện trưởng phải trực tiếp xem xét và xử lý văn bản đến; trường hợp vắng mặt giao Phó Viện trưởng xử lý văn bản đến.

Mục 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Tất cả văn bản do cơ quan phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

2. Đăng ký văn bản đi.

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Điều 23. Đăng ký văn bản đi

2. Văn thư cơ quan kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu sai trả lại đơn vị soạn thảo để sửa lại đúng quy định mới đăng ký phát hành văn bản đi.

4. Việc ghi số, ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

6. Văn bản mật đi phải được đăng ký riêng.

a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, Viện kiểm sát các cấp quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

Điều 24. Nhân bản, đóng dấu văn bản

a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định tại nơi nhận văn bản. Nếu gửi văn bản đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị.

c) Việc nhân bản được thực hiện như sau: văn thư cơ quan chịu trách nhiệm nhân bản các văn bản do lãnh đạo Viện ký ban hành; văn thư đơn vị chịu trách nhiệm nhân bản các văn bản do đơn vị ký ban hành.

đ) Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền và quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Việc đóng dấu trên văn bản hành chính, đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và tuân thủ các quy định sau:

b) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

d) Đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.

3. Đóng dấu độ khẩn, mật:

Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Điều 16 Quyết định số 393/QĐ-VKSTC.

c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Điều 16 Quyết định số 393/QĐ-VKSTC.

1. Thủ tục phát hành văn bản do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện như sau:

b) Đối với văn bản điện tử: Vào sổ và đính kèm bản điện tử đã được đăng ký trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành, gửi đến nơi nhận.

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật phát hành chậm nhất sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày ký văn bản.

c) Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ gửi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra và ký nhận vào sổ.

đ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể chuyển bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng phải gửi ngay bản chính để cơ quan hữu quan lưu vào hồ sơ công việc.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

b) Lập Sổ theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền để xử lý.

1. Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành: Mỗi văn bản đi phải lưu 03 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký; 01 bản chính lưu tại Văn thư đơn vị; 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc và được chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định.

3. Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại Văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt đối không mang ra khỏi cơ quan; trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị.

5. Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của Thủ trưởng đơn vị.

Điều 27. Xây dựng Danh mục hồ sơ

1. Mục đích của việc lập Danh mục hồ sơ:

b) Giúp cho cơ quan, đơn vị chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.

d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.

a) Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trực thuộc;

c) Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị;

đ) Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hằng năm của cơ quan, các đơn vị trực thuộc và của mỗi cá nhân;

g) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan, đơn vị (nếu có).

a) Xây dựng khung để mục của Danh mục hồ sơ

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao hằng năm;

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và người lập.

- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 (ví dụ: 01/VKS.../Tên đơn vị/Tên hồ sơ/năm) hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư cơ quan; Văn thư cơ quan tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo trình Chánh Văn phòng hoặc người được giao nhiệm vụ để trình lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp ký ban hành.

c) Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị.

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc:

b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho phù hợp.

- Khi công việc giải quyết xong hồ sơ cũng kết thúc, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung nhưng văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

Mục 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp quán triệt thực hiện đúng Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ, cùng các quy định khác của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu, cụ thể:

- Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm trước viện trưởng cấp mình về việc quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao có con dấu riêng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị. Viện trưởng Viện kiểm sát cấp huyện chịu trách nhiệm trước Viện trưởng cấp trên trực tiếp về việc quản lý, sử dụng con dấu của Viện kiểm sát cấp mình.

+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong và ngoài giờ làm việc;

- Quản lý dấu trực nghiệp vụ ngoài giờ hành chính và ngày nghỉ, lễ, tết:

+ Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, huyện: Do Văn thư cơ quan hoặc cán bộ trực nghiệp vụ trực tiếp quản lý; phải được giao nhận bằng văn bản và tuân thủ quy định tại Điều này.

- Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới; trường hợp giải thể, đơn vị cấp trên trực tiếp phải thu hồi con dấu theo quy định.

- Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan. Chỉ đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức và có ý kiến của người có thẩm quyền.

- Không đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng, đóng dấu vào văn bản chụp lại mà không có bản gốc để đối chiếu hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Điều 30. Trao đổi văn bản trong ngành Kiểm sát nhân dân

2. Việc gửi văn bản hành chính từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc ngược lại phải theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp. Trong trường hợp đặc biệt cần gửi vượt cấp hoặc do cấp trên yêu cầu thì có thể gửi vượt cấp nhưng phải gửi 01 bản cho cấp trên trực tiếp để biết.

Điều 31. Trao đổi văn bản ngoài ngành Kiểm sát nhân dân

Chương IV

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 32. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Chỉ đạo chung và ủy quyền cho Chánh Văn phòng giúp Viện trưởng chỉ đạo công tác xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo quy định.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân các cấp:

b) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan, đơn vị: Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, công chức, viên chức của đơn vị lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị theo đúng quy định.

a) Trực tiếp lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.

c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

đ) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang đơn vị khác.

1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

b) Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ (gồm các báo cáo phúc trình, biên bản nghiệm thu và đề tài đã được nghiệm thu): Sau 01 năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.

d) Đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu điện tử khác; Sau 03 tháng, kể từ khi công việc kết thúc.

2. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao, nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, giữ 01 bản và bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản.

Hằng năm, công chức, viên chức lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân các cấp có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

Điều 35. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

4. Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.

1. Nếu một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải được chỉnh lý, thống kê và chuyển giao Lưu trữ cơ quan; các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận và giải quyết tiếp.

3. Nếu một đơn vị chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao cho lưu trữ cơ quan, các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị nào thì đơn vị đó tiếp nhận.

Mục 2: CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý theo phương án phân loại khoa học trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, tài liệu, đơn vị bảo quản, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu, làm các công cụ tra cứu để phục vụ yêu cầu khai thác, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn có hiệu quả. Để đạt được mục đích trên cần thực hiện theo các bước sau:

b) Bổ sung tài liệu, hồ sơ trước khi chỉnh lý.

d) Viết hướng dẫn chỉnh lý, hướng dẫn xác định giá trị và tiến hành chỉnh lý.

e) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các nguyên tắc chỉnh lý, phải đạt yêu cầu cơ bản được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 15 Luật Lưu trữ năm 2011.

3. Chánh văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

1. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để bảo quản và loại ra những tài liệu, hồ sơ hết giá trị để hủy, phải do Hội đồng xác định giá trị thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định tại Quy chế này. Các đơn vị và cá nhân không được tự ý hủy hồ sơ, tài liệu.

- Xác định thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp lưu vào lưu trữ;

- Thực hiện các yêu cầu về xử lý tài liệu không có giá trị.

a) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn văn thư.

c) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong lưu trữ lịch sử.

Điều 39. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

- Phó Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Lưu trữ: Thư ký Hội đồng;

- Đại diện đơn vị có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủy viên.

- Phó Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Ủy viên;

- Đại diện Phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Ủy viên.

- Phó Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Ủy viên;

4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện:

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Thư ký Hội đồng;

5. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

- Trưởng phòng tham mưu tổng hợp: Thư ký Hội đồng;

- Đại diện đơn vị có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủy viên;

6. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Tạp chí kiểm sát, Báo Bảo vệ pháp luật:

- Trưởng phòng Trị sự - Hành chính: Thư ký Hội đồng;

- Đại diện bộ phận có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủy viên;

7. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Trường Đại học Kiểm sát Hà Nội và Trường Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại thành phố Hồ Chí Minh:

- Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính: Thư ký Hội đồng;

- Cán bộ văn thư - lưu trữ nhà trường: Ủy viên;

Điều 40. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

2. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số những hồ sơ, tài liệu dự kiến loại ra; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản; lập biên bản và có đủ chữ ký của các thành viên.

4. Đối với những hồ sơ, tài liệu trước năm 1954 và hồ sơ, tài liệu trước năm 1975 của chính quyền Việt Nam Cộng hòa do Viện kiểm sát nhân dân các cấp đang quản lý chỉ được phép hủy sau khi có sự thẩm định trực tiếp của Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao và quyết định cho phép bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

6. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011.

1. Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Quyết định hủy hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước tại kho lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát nhân dân tối cao sau khi có văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

3. Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, huyện: Quyết định việc hủy hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh, thành phố.

1. Việc thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi hủy thực hiện theo Quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011, cụ thể: Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân trong Danh mục cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy, Người đứng đầu cơ quan, đơn vị không trong Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ của cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.

2. Nội dung thẩm định tài liệu hết giá trị: Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thẩm định, cơ quan lưu trữ có thẩm quyền nghiên cứu hồ sơ để thẩm tra về thủ tục xét hủy và thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu (nếu cần) và trả lời bằng văn bản về ý kiến thẩm định.

Điều 43. Tổ chức hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị:

c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc chuyển đến nhà máy giấy để tái chế;

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được

Điều 44. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị

a) Tờ trình về việc hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị;

c) Danh mục tài liệu hết giá trị (kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị);

đ) Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

g) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

i) Biên bản bàn giao hủy tài liệu hết giá trị;

l) Các tài liệu có liên quan khác (nếu có).

Điều 45. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011 và Khoản 1, 2 Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011, cụ thể như sau:

2. Viện kiểm sát nhân dân cấp cao: Thời hạn nộp lưu hồ sơ quản lý nhà nước vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia tại thành phố Hồ Nội và Thành phố Hồ Chí Minh sau 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

4. Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện: Thời hạn nộp lưu hồ sơ quản lý nhà nước vào Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh sau 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

Điều 46. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

2. Trường hợp cơ quan, đơn vị không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại Khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.

1. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu.

3. Chánh văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, chống kẻ gian đột nhập, bảo mật đối với kho lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Điều 48. Sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

2. Cán Bộ, công chức, viên chức trong ngành Kiểm sát nhân dân đều có quyền được khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân theo quy định của pháp luật và viện kiểm sát nhân dân tối cao để nghiên cứu, học tập để đáp ứng nhu cầu công tác, vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

- Người mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải xuất trình giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu hồ sơ, tài liệu khai thác và phải được lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp hoặc lãnh đạo Văn phòng đồng ý. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan phải có đơn xin sử dụng hồ sơ, tài liệu và xuất trình chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp hoặc lãnh đạo Văn phòng đồng ý.

- Khi giao và nhận hồ sơ, tài liệu phải kiểm tra chi tiết về tình trạng, số lượng, chất lượng, số trang hiện có trong mỗi hồ sơ cần mượn và phải ghi vào sổ mượn.

Điều 49. Thẩm quyền, trách nhiệm của Viện kiểm sát nhân dân các cấp, đơn vị và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

a) Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát nhân dân các cấp được phép cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong ngành Kiểm sát nhân dân mượn hồ sơ tài liệu có nội dung không hạn chế sử dụng theo quy định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

c) Công chức, viên chức lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện được phép cho mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm sát sau khi được Viện trưởng của cấp có hồ sơ, tài liệu đồng ý bằng văn bản.

3. Đối với tài liệu có độ “Mật” và hạn chế sử dụng, trước khi cho khai thác sử dụng tài liệu phải được sự đồng ý bằng Văn bản của Vụ trưởng hoặc tương đương của các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh.

Điều 50. Đưa tài liệu ra nước ngoài và người nước ngoài, người ngoài Ngành nghiên cứu hồ sơ, tài liệu của ngành Kiểm sát nhân dân

1. Cán bộ, công chức, viên chức trong ngành Kiểm sát nhân dân khi đi học hoặc công tác ở nước ngoài, muốn đưa tài liệu hồ sơ lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân ra khỏi biên giới Việt Nam phải được phép bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và chỉ được mang bản sao.

3. Người nước ngoài muốn sao chụp hồ sơ, tài liệu lưu trữ “Tối mật” của ngành Kiểm sát nhân dân thì phải được phép bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, sau khi Viện trưởng đã có báo cáo và được Thủ tướng Chính phủ đồng ý bằng văn bản.

Điều 51. Sao tài liệu Lưu trữ, chứng thực lưu trữ

2. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh được quyền chứng thực tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ cấp mình và thu phí chứng thực theo quy định của Bộ Tài chính.

4. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.

Điều 52. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

2. Nội quy Phòng đọc gồm các nội dung sau:

b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;

d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;

e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan.

Điều 53. Các hành vi bị nghiêm cấm

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Điều 54. Thống kê công tác lưu trữ

a) Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức làm lưu trữ.

2. Việc gửi báo cáo thống kê công tác lưu trữ được quy định như sau:

b) Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tạp chí Kiểm sát, Báo Bảo vệ pháp luật, Trường Đại học Kiểm sát Hà Nội, Trường Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại Thành phố Hồ Chí Minh, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao gửi báo cáo thống kê về Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (qua Phòng Lưu trữ) để theo dõi chỉ đạo.

d) Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện gửi báo cáo thống kê cho lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời gửi Viện kiểm sát nhân dân tỉnh (qua Văn phòng) để theo dõi chỉ đạo và tổng hợp báo cáo.

Điều 55. Trách nhiệm quản lý thực hiện công tác lưu trữ

2. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương giúp Viện trưởng tổ chức, quản lý thống nhất công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức của Viện kiểm sát nhân dân cấp mình và Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới; xây dựng đề án, kế hoạch công tác lưu trữ của đơn vị, cơ quan, Ngành.

4. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Viện kiểm sát nhân dân trong quá trình theo dõi giải quyết công việc có liên quan đến công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải thực hiện đúng Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

1. Nhiệm vụ của Phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

2. Nhiệm vụ của Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện:

Điều 57. Kinh phí hoạt động công tác lưu trữ

Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân có hiệu lực thi hành từ ngày ký; các quy định trước đây về công tác văn thư, lưu trữ trái với Quy chế này đều bãi bỏ.

1. Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân, định kỳ báo cáo Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo quy định.

3. Cán bộ, công chức, viên chức Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.