BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2495/QĐ-TCHQ	Hà Nội, ngày 18 tháng 11 năm 2011

PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN VÀ MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN VỊ THUỘC VÀ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg ngày 15 tháng 01 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg;

Căn cứ Quyết định số 1818/QĐ-BTC ngày 29 tháng 7 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng đối với các đơn vị thuộc Bộ Tài chính;

QUYẾT ĐỊNH:

Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan công bố kèm theo Quyết định này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan (http://www.customs.gov.vn và http://www.baohaiquan.vn).

Điều 3. Chánh Văn phòng Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thực hiện quyết định này.

Nơi nhận:
- Bộ Tài chính (để b/c);
- Lãnh đạo Tổng cục (để b/c);
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, VP.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG

Nguyễn Dương Thái

KẾ HOẠCH

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2495/QĐ-TCHQ ngày 18/11/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

1. Mục tiêu:

- Xây dựng, áp dụng các quy trình giải quyết công việc tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan đảm bảo các yêu cầu khoa học, tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy định của Tổng cục; phù hợp với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho từng cán bộ, công chức, phòng, ban giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; giúp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị điều hành, kiểm soát được toàn bộ quá trình giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị; đổi mới phương pháp làm việc, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong thực hiện công vụ, phục vụ tốt yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

- Để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn nêu trên, các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan cần triển khai thực hiện Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của đơn vị mình.

Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tập trung vào các quy trình giải quyết toàn bộ các thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp (Căn cứ vào kết quả thực hiện Đề án 30); quy trình xử lý công việc và các hoạt động quản lý nội bộ, hoạt động khác của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục.

Các đối tượng thực hiện xây dựng, triển khai áp dụng và duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 gồm các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan.

Các bước triển khai:

a) Đối với các đơn vị thuộc Tổng cục có con dấu riêng và các đơn vị trực thuộc Tổng cục, thành lập Ban chỉ đạo ISO bao gồm: Lãnh đạo đơn vị là Trưởng ban, Trưởng phòng/Chánh Văn phòng là Phó trưởng ban thường trực, Trưởng phòng hoặc Thủ trưởng tương đương cấp phòng thuộc đơn vị là thành viên, Cán bộ hoặc chuyên viên Văn phòng/phòng Tổng hợp là thư ký Ban chỉ đạo ISO.

b) Đối với các đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cục (không có con dấu riêng), Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan thành lập Tổ triển khai ISO bao gồm: 01 đồng chí Lãnh đạo Văn phòng là Tổ trưởng, 01 đồng chí Lãnh đạo Vụ Pháp chế là Tổ phó, 01 đồng chí Lãnh đạo các đơn vị liên quan là thành viên, 01 cán bộ thuộc Văn phòng Tổng cục là thư ký Tổ triển khai ISO.

2. Căn cứ Kế hoạch kèm theo Bộ khung HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (được áp dụng cho từng cấp), Mô hình khung HTQLCL đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan và tình hình thực tế cụ thể của từng đơn vị (về quy mô, phạm vi, yêu cầu …), Ban chỉ đạo ISO cần xây dựng và phê duyệt Kế hoạch triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại từng đơn vị, trong đó xác định cụ thể phạm vi áp dụng chủ yếu là các hoạt động mang tính thường xuyên, lặp đi lặp lại nhiều lần, có liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân và doanh nghiệp (căn cứ vào kết quả thực hiện Đề án 30); các hoạt động nội bộ, hoạt động cụ thể khác của đơn vị.

4. Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng

5. Đào tạo về tiêu chuẩn ISO và phương pháp xây dựng hệ thống tài liệu

6. Soạn thảo hệ thống tài liệu ISO

Ban chỉ đạo ISO của đơn vị phối hợp với tổ chức tư vấn thực hiện lấy ý kiến các đơn vị liên quan và chỉnh sửa cho phù hợp đối với những tài liệu nêu trên để đảm bảo chất lượng các tài liệu và sự đồng thuận trong đơn vị trước khi chính thức đưa vào áp dụng.

7. Triển khai áp dụng

Trong thời gian áp dụng, Ban chỉ đạo ISO phối hợp với tổ chức tư vấn thường xuyên kiểm tra việc áp dụng, hướng dẫn và giải thích để việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện có hiệu quả.

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cần phải được đánh giá để duy trì và cải tiến.

Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau một thời gian áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và sau khi thực hiện khóa đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, Ban chỉ đạo ISO của đơn vị sẽ phối hợp với tổ chức tư vấn tiến hành đánh giá chất lượng từ 2 đến 3 lần. Lần 1, tổ chức tư vấn thực hiện đánh giá, cán bộ đánh giá nội bộ của đơn vị quan sát; các lần đánh giá sau, cán bộ đánh giá nội bộ của đơn vị cần chủ động thực hiện với sự hỗ trợ của tổ chức tư vấn.

9. Cấp chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

10. Duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận

Các đơn vị thiết lập thông tin Ban chỉ đạo ISO với tổ chức tư vấn để kịp thời trợ giúp và giải quyết những vấn đề vướng mắc trong quá trình quản lý và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO, nhằm đảm bảo Hệ thống luôn hoạt động có hiệu quả.

Các đơn vị triển khai công tác tuyên truyền về các hoạt động liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, nâng cao nhận thức về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các đơn vị.

1. Tiến độ thực hiện

- Danh mục các tài liệu nội bộ cơ quan Tổng cục Hải quan (Phụ lục I).

- Bộ khung Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xây dựng và áp dụng cho các Chi cục Hải quan (Phụ lục III).

2. Trách nhiệm của các đơn vị

- Các đơn vị thuộc Tổng cục có con dấu riêng và các đơn vị trực thuộc Tổng cục thành lập/kiện toàn Ban chỉ đạo ISO theo nội dung tại điểm a, mục 1.1, phần II nêu trên.

- Lựa chọn, đăng ký danh mục thủ tục hành chính phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO theo tiến độ quy định trình Ban chỉ đạo của đơn vị xem xét, phê duyệt.

- Lựa chọn, ký kết hợp đồng với tổ chức tư vấn, tổ chức đánh giá theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức đào tạo, nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng cho đội ngũ cán bộ, công chức.

+ Danh sách Ban chỉ đạo ISO.

+ Hệ thống tài liệu quản lý của các đơn vị sau khi được phê duyệt.

+ Báo cáo đánh giá nội bộ hàng năm.

* Tổng cục Hải quan sẽ đưa Hệ thống tài liệu liên quan quy trình ISO của các đơn vị lên mạng Netoffice để chia sẻ và tham khảo. Do vậy, để giảm thiểu việc báo cáo giấy gây lãng phí và tiết kiệm thời gian, các đơn vị chỉ cần gửi báo cáo điện tử (bản scan) và Hệ thống tài liệu quản lý đã được cấp giấy chứng nhận (file mềm) vào hòm thư điện tử: [email protected].

Các đơn vị đã được đánh giá và cấp giấy chứng nhận HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 thì tiếp tục duy trì thực hiện, chủ động liên hệ với tổ chức Chứng nhận để được đánh giá và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trên cơ sở Bộ khung tài liệu áp dụng cho các đơn vị và đề xuất các biện pháp cải tiến, nâng cao hệ thống.

Trình Tổng cục thành lập Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan. Trong đó có Tổ triển khai ISO giúp việc Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan và triển khai công tác ISO tại các đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cục (bao gồm các đơn vị không có con dấu riêng). Thành viên Tổ triển khai ISO có từ 4 đến 5 người, là lãnh đạo cấp phòng hoặc chuyên viên của Văn phòng Tổng cục, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Tài vụ quản trị.

- Căn cứ Kế hoạch của Tổng cục, Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng chi tiết và tổ chức thực hiện tại đơn vị mình. Danh mục thủ tục hành chính phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng căn cứ vào kết quả của việc thực hiện Đề án 30 của Bộ Tài chính.

- Tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính theo quy định.

- Theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục.

- Tổ chức tuyên truyền việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Tổng cục Hải quan.

Cập nhật các thông tin có liên quan đến việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 thông qua website của Tổng cục Hải quan để phục vụ công tác tuyên truyền.

Vụ Tài vụ quản trị có trách nhiệm tham mưu giúp Lãnh đạo Tổng cục bố trí kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước cho công tác triển khai xây dựng, thực hiện đánh giá cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

Các đơn vị lập dự toán kinh phí cho hoạt động này. Kinh phí dành cho việc triển khai xây dựng, thực hiện, đánh giá cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được thực hiện theo quy định tại Thông tư 159/2010/TT-BTC ngày 15/10/2010 của Bộ Tài chính quy định công tác quản lý tài chính đối với việc xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

Các đơn vị không có tài khoản riêng hoặc có tài khoản riêng nhưng dự toán, sử dụng kinh phí trong dự toán chi hàng năm của Văn phòng Tổng cục thì do Văn phòng Tổng cục thực hiện.

PHỤ LỤC I

BỘ KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHO CÁC ĐƠN VỊ THUỘC CƠ QUAN TỔNG CỤC
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TCHQ ngày tháng 11 năm 2011 của Tổng cục Hải quan)

Tên tài liệu

Mã hiệu

Ngày hiệu lực

Ghi chú

CSCL

MTCL

STCL

QT.TCHQ.01

QT.TCHQ.02

QT.TCHQ.03

QT.TCHQ.04

Danh mục thủ tục theo đề án 30

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

QT.09.01

24.

QT.09.02

25.

QT.09.03

26.

QT.09.04

27.

QT.09.05

28.

QT.09.06

29.

QT.09.07

30.

QT.09.08

31.

QT.09.09

32.

QT.09.10

33.

QT.09.11

34.

QT.09.12

35.

QT.19.01

36.

QT.19.02

37.

QT.20.01

38.

QT.21.01

39.

QT.21.02

40.

QT.21.03

41.

QT.21.04

42.

QT.22.01

43.

QT.22.02

44.

QT.23.01

45.

QT.23.02

46.

QT.23.03

47.

QT.26.01

48.

QT.27.01

49.

QT.27.02

50.

QT.27.03

51.

QT.27.04

PHỤ LỤC II

BỘ KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHO CÁC CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TCHQ ngày tháng 11 năm 2011 của Tổng cục Hải quan)

STT

Tên tài liệu

Ghi chú

III

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.

PHỤ LỤC III

BỘ KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHO CÁC CHI CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TCHQ ngày tháng 11 năm 2011 của Tổng cục Hải quan)

STT

Tên tài liệu

Ghi chú

III

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.

33.

34.

35.

36.

37.

38.

39.

40.

41.

42.

43.

44.

45.

46.

47.

48.

49.

50.

51.

53.

54.

55.

56.

57.

58.

59.

60.

61.

62.

63.

64.

65.

66.

67.

68.

69.

70.

71.

72.

73.

74.

75.

76.

77.

78.

79.

80.

81.

82.

83.

84.

85.

86.

87.

88.

89.

90.

91.

92.

93.

94.

95.

96.

97.

98.

99.

100.

101.

102.

103.

104.

105.

106.

107.

108.

109.

110.

111.

112.

113.

114.

115.

116.

117.

118.

119.

120.

121.

122.

123.

124.

125.

126.

127.

128.

129.

130.

131.

132.

133.

134.

135.

136.

137.

138.

139.

140.

141.

142.

143.

144.

145.

146.

147.

148.

149.

150.

151.

152.

153.

154.

155.

156.

157.

158.

159.

160.

161.

162.

163.

164.

165.

166.

167.

168.

169.

170.

171.

172.

173.

174.

175.

176.

177.

178.

179.

180.

181.

182.

183.

184.

185.

186.

187.

188.

189.

190.

191.

192.

193.

194.

195.

196.

197.

198.

199.

200.

201.

202.

203.

204.

BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN

MÔ HÌNH KHUNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 CHO CÁC LOẠI HÌNH CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC VÀ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN

(Kèm theo Quyết định số 2495/QĐ-TCHQ ngày 18 tháng 11 năm 2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Hà Nội, năm 2011

GIỚI THIỆU

VỀ MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 CHO CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC VÀ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN

Bên cạnh đó, với chủ trương đẩy mạnh các nội dung cải cách hành chính, ngày 10/1/2007, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Đề án Đơn giản hóa thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007 – 2010 (Đề án 30). Do đó, để kết nối các nội dung của Quyết định 144/2006/QĐ-TTg với nội dung, kết quả của Đề án 30, nhằm tăng cường hiệu quả của hoạt động áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động cơ quan hành chính nhà nước, thống nhất triển khai trong cả nước, đáp ứng mục tiêu của Chính phủ nhằm xây dựng một nền hành chính văn minh, hiện đại, công khai minh bạch, ngày 30/9/2009, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg (dưới đây viết tắt là Quyết định 118).

Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan được xây dựng trên cơ sở kết quả Đề án 30 về đơn giản hóa các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Nhà nước của Tổng cục Hải quan và Quyết định số 1091/QĐ-BTC; 1902/QĐ-BTC; 1903/QĐ-BTC; 1904/QĐ-BTC; 1905/QĐ-BTC ngày 10/8/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc công bố thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Hải quan.

MHK sẽ giúp cho các CQHCNN có thể dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu cách thức xây dựng HTQLCL tại cơ quan, qua đó giảm thiểu tối đa chi phí liên quan tới hoạt động xây dựng và áp dụng HTQLCL. Dựa vào MHK được công bố, CQHCNN có thể hoàn toàn chủ động nghiên cứu để tự xây dựng HTQLCL thích hợp cho cơ quan.

Phần 1: Các yêu cầu chung

Các nội dung chính trong Phần 1 gồm:

- Mẫu 6 Quy trình bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

+ Quy trình Kiểm soát hồ sơ;

+ Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp;

+ Quy trình Phòng ngừa;

+ Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo;

+ Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu;

+ Quy trình quản lý tài sản cố định;

+ Quy trình quản lý xe ôtô;

+ Quy trình Thanh toán và tạm ứng;

+ Quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật (nếu có);

Phần 2: Hướng dẫn xác định phạm vi áp dụng HTQLCL

TTHC phải xây dựng, áp dụng HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước địa phương bao gồm TTHC do các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương quy định và TTHC do các cơ quan có thẩm quyền ở địa phương quy định.

Khi xác định phạm vi áp theo đề án 30, cơ quan hành chính lựa chọn những thủ tục hành chính liên quan trực tiếp, thường xuyên, liên tục giải quyết liên quan đến khách hàng thì tiến hành triển khai áp dụng ISO 9001:2008.

Nội dung chính của Phần 3 gồm hai loại tài liệu chính:

Tài liệu này được xây dựng với mục đích hướng dẫn cho CQHCNN biết được những yêu cầu về hệ thống tài liệu mà tiêu chuẩn yêu cầu; cách viết một quy trình xử lý công việc và một số những lưu ý cho các cán bộ khi triển khai viết các quy trình. Trong đó, hình thức xây dựng một quy trình xử lý công việc được nhấn mạnh để đảm bảo sự vận dụng cách thức xây dựng hợp lý, phù hợp với trình độ năng lực của CQHCNN.

Tổng cục Hải quan xây dựng mẫu quy trình ISO, giúp cho các đơn vị thuộc và trực thuộc tham khảo, có thể lựa chọn phù hợp với đặc thù của từng đơn vị.

Bảng dưới đây mô tả sự tương ứng giữa MHK và các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

Mô hình khung

Yêu cầu của tiêu chuẩn tương ứng

Ghi chú

Các nội dung chính trong Phần 1 bao gồm:

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

6.4

20.

21.

22.

(Danh mục TTHC theo kết quả của Đề án 30).

TỔNG CỤC HẢI QUAN

Tên cơ quan HCNN ….

MẪU

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Mã hiệu: STCL

Lần ban hành: 01

Ngày ban hành: …../…../2011

Trang: 1/14

… Tên cơ quan
HCNN ...

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

MỤC LỤC

1.1. Lịch sử hình thành

1.3. Thành tích đã đạt được

3. NGOẠI TỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI

5. DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008

Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt

Họ tên

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn B

Nguyễn Văn C

……

Đại diện lãnh đạo

Lãnh đạo

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Yêu cầu sửa đổi/bổ sung	Trang/Phần liên quan việc sửa đổi	Mô tả nội dung sửa đổi	Lần ban hành/Lần sửa đổi	Ngày ban hành

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG

1.1. Lịch sử hình thành: (nêu tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan - căn cứ vào các văn bản, quyết định thành lập từ trước đến nay).

1.2.1: Sơ đồ tổ chức:

1.3. Thành tích đã đạt được: (Nêu tóm tắt các thành tích mà cơ quan đã đạt được từ trước đến nay – Căn cứ vào các quyết định khen thưởng, Giấy khen, Bằng khen …)

PHẦN 2: PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Tối thiểu phải thể hiện đầy đủ các thủ tục hành chính được thực hiện tại CQHCNN theo kết quả của đề án 30.

- Đăng ký thuế;

- Quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế;

PHẦN 3: NGOẠI LỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI

Giải thích những ngoại tệ áp dụng, nếu có.

PHẦN 4: MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH

(xem phụ lục 1)

PHẦN 5: DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008

(Danh mục tài liệu nội bộ)

STT	TÊN TÀI LIỆU	KÝ HIỆU	ĐIỀU KHOẢN TCVN ISO 9001:2008
1	STCL	4.2.2
2	QT 01	4.2.3
3	QT 02	4.2.4
4	QT 03	8.2.2
5	QT 04	8.3
6	QT 05	8.5.2
7	QT 06	8.5.3
8

PHẦN 6: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008

Điều khoản ISO

Tài liệu viện dẫn

• Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

• Các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

• Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát tài liệu (QT 01)

• Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT 02)

• Truyền đạt cho mọi người về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng (tổ chức/công dân) cũng như yêu cầu của pháp luật.

• Xây dựng Mục tiêu chất lượng của CQHCNN và các đơn vị, phòng ban (dưới đây gọi tắt là các đơn vị) – Phụ lục 3, 4.

• Đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực.

Xem phần 7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

• Báo cáo thực hiện Mục tiêu chất lượng (Phụ lục 5)

• Hệ thống tài liệu nội bộ của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ). Khi hệ thống tài liệu có thay đổi thì vẫn luôn đảm bảo tính nhất quán như đã hoạch định.

• Quy định về trách nhiệm, quyền hạn của các cán bộ

• Tài liệu liên quan: Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo (nếu có)

• Nguồn nhân lực,

• Môi trường làm việc

• Nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo.

• Dịch vụ hỗ trợ (vận chuyển và trao đổi thông tin)

• Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)

• Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

• Yêu cầu hồ sơ đầu vào khách hàng nộp (bao gồm cả hoạt động trả kết quả và sau khi trả kết quả)

• Yêu cầu về chế định và pháp luật liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ.

Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các phòng ban chuyên môn và văn bản pháp quy liên quan.

• Yêu cầu về sản phẩm được định rõ.

• CQHCNN có khả năng đáp ứng các yêu cầu đã định.

Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các phòng chuyên môn và các văn bản pháp quy liên quan.

• Thông tin về sản phẩm

• Phản hồi của khách hàng (kể cả các khiếu nại)

Trong trường hợp CQHCNN có thực hiện hoạt động này thì sẽ được kiểm soát chặt chẽ tuân thủ theo yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

• CQHCNN đảm bảo kiểm soát việc mua hàng và dịch vụ quan trọng bên ngoài phục vụ cho giải quyết công việc của mình; đảm bảo hàng hóa và dịch vụ quan trọng mua ngoài phù hợp với yêu cầu đề ra.

• Các kết quả theo dõi, đánh giá nguồn cung cấp và hàng hóa, dịch vụ mua vào được lưu giữ hồ sơ.

- Chỉ xem xét kiểm soát đối với các hàng hóa, dịch vụ quan trọng như thiết bị đo lường thí nghiệm – thông tin, sử dụng chuyên gia tư vấn, đào tạo ….;

- Những chỉ dẫn của cấp trên, những phần đóng góp theo chức năng của các cơ quan liên quan, những đóng góp của các Chuyên gia bên ngoài để giải quyết công việc của Cơ quan cũng như được coi như là dịch vụ bên ngoài phải được kiểm soát.

- Có sẵn những thông tin về đặc điểm, yêu cầu của công việc;

- Việc sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị, phương tiện kỹ thuật;

- Thực hiện việc chuyển giao kết quả công việc cho khách hàng và việc tiếp tục xem xét, giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó (nếu có).

• Xác định chuẩn mực để xem xét và phê duyệt các quá trình;

• Các phương pháp và thủ tục cụ thể phải thực hiện và các yêu cầu về hồ sơ được lưu giữ.

• Khi cần thiết, có thể nhận biết văn bản/hồ sơ trong suốt quá trình thực hiện.

• Khi có yêu cầu, xác định nguồn gốc của văn bản/hồ sơ được thực hiện thông qua việc lưu trữ đầy đủ các hồ sơ công việc.

• Các sổ theo dõi trong quá trình xử lý công việc.

• Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

Trong quá trình tiến hành giải quyết công việc hoặc sau khi giải quyết xong công việc, thì các hồ sơ, văn bản, v.v. điều phải được sắp xếp, lưu giữ và bảo quản đầy đủ và an toàn.

• Xác định rõ phương tiện đo và phép đo;

• Được bảo quản không để xảy ra hư hỏng hoặc giảm giá trị (ảnh hưởng tới độ chính xác của các kết quả đo). Khắc phục kịp thời những sai hỏng, hiệu chuẩn hay kiểm định lại trước khi đưa ra sử dụng.

• Lưu giữ hồ sơ và kiểm soát phương tiện đo lường.

• Chứng tỏ các công việc luôn phù hợp với yêu cầu quy định

• Thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

CQHCNN xây dựng và duy trì việc thực hiện quá trình này nhằm thu thập sự phản hồi của tổ chức/công dân (Hài lòng và chưa hài lòng) theo định kỳ mỗi năm một lần bằng việc lập Kế hoạch thực hiện (Phụ lục 6) và bảng câu hỏi (Phụ lục 7).

• Phù hợp với các nội dung đã hoạch định (xem phần 7.1) đối với: yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, của pháp luật và do CQHCNN quy định.

Tài liệu liên quan: Đánh giá nội bộ

• Tài liệu liên quan:

- Các sổ theo dõi kết quả xử lý công việc tại các đơn vị chuyên môn (theo mẫu tại Phụ lục 9)

- Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06)

• Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

Trường hợp vấn đề không phù hợp chỉ được thực hiện sau khi đã chuyển giao kết quả cho khách hàng (quyết định, kết quả thẩm định …) và khách hàng đã sử dụng các kết quả này thì CQHCNN sẽ có hành động thích hợp để tránh gây ra tác động hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp được phát hiện

Tài liệu liên quan: Quy trình đánh giá nội bộ (QT 03); Quy trình hành động khắc phục (QT 05); Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06)

Tài liệu liên quan: Quy trình hành động khắc phục (QT 05)

Tài liệu liên quan: Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06)

Phụ lục 1

Phụ lục 2

TỔNG CỤC HẢI QUAN TÊN CƠ QUAN HCNN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	Địa danh, ngày … tháng … năm 2011

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

• …………….

• ……………

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

a) phù hợp với mục đích của tổ chức,

c) cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng,

e) được xem xét để luôn luôn thích hợp.

- Mức độ và loại cải tiến trong tương lai cần thiết để cơ quan hoạt động thành công,

- Sự phát triển của toàn bộ tập thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan,

- Nguồn lực cần thiết để thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn.

… TÊN CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC …

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

CÔNG KHAI, MINH BẠCH, ĐÚNG LUẬT, THUẬN LỢI,
HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ

• Đảm bảo các Thủ tục hành chính được xử lý theo đúng các yêu cầu văn bản pháp quy liên quan;

• …

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

Phụ lục 3

TỔNG CỤC HẢI QUAN TÊN CƠ QUAN HCNN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	Địa danh, ngày … tháng … năm 2011

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM …

1. ………….

3. …………..

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

- Nhu cầu hiện tại và tương lai của cơ quan và tổ chức, công dân - đối tượng thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan,

- Hoạt động giải quyết các thủ tục hành chính hiện tại của cơ quan,

- Kết quả tự xem xét, đánh giá,

Các mục tiêu chất lượng cần được truyền đạt đến mọi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan để mọi người có thể góp phần đạt được những mục tiêu đó. Cơ quan cần xác định rõ trách nhiệm triển khai mục tiêu chất lượng. Mục tiêu chất lượng cần được xem xét một cách có hệ thống và được sửa đổi nếu cần.

… TÊN CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC …

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM …

2. Phấn đấu giảm tỷ lệ khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công dân về việc xử lý thủ tục hành chính so với năm trước;

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

Phụ lục 4

Mẫu

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ

TỔNG CỤC HẢI QUAN
… TÊN ĐƠN VỊ …
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM 20 …

STT	Mục tiêu chất lượng	Đo lường	Biện pháp thực hiện	Thời gian bắt đầu	Thời gian hoàn thành

…….., ngày … tháng … năm 20 …
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Phụ lục 5

Mẫu

BÁO CÁO THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

TỔNG CỤC HẢI QUAN
… TÊN ĐƠN VỊ …
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BÁO CÁO THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

STT	Mục tiêu	Mức đo lường	Thực tế đạt được	Nguyên nhân không đạt mục tiêu	Hướng giải quyết trong thời gian tới

…….., ngày … tháng … năm 20 …
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Phụ lục 6

Mẫu

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI
(đo lường sự thỏa mãn của khách hàng)

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CQHCNN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI

(đo lường sự thỏa mãn của khách hàng)

Nhằm giúp CQHCNN có thể nhìn nhận tổng thể hoạt động của chính mình thông qua việc nhận xét, góp ý của các đơn vị thụ hưởng những dịch vụ do cơ quan cung cấp, qua đó xác định được những cơ hội để cải tiến hệ thống chất lượng được tốt hơn.

- …..

£ Fax £ Gửi thư

£ Điện thoại £ Khác:

STT

TÊN ĐƠN VỊ

NGƯỜI LIÊN HỆ

ĐỊA CHỈ

ĐIỆN THOẠI

FAX

5. Thời gian tiến hành khảo sát:

LÃNH ĐẠO CQHCNN

Ngày tháng năm 20 …
Người đề nghị

Phụ lục 7

MẪU CÂU HỎI
(đo lường sự thỏa mãn của khách hàng)

...TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN...
…TÊN CQHCNN…
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Kính gửi: ……………………………….

- …………………………………….

Vui lòng khoanh tròn vào sự lựa chọn căn cứ vào:

1. Thái độ của CBNV … tên CQHCNN … đối với Đơn vị/Ông/Bà

............................................................................................................................................

Rất mong sự hợp tác của Đơn vị/Ông/Bà để … tên CQHCNN … luôn cải tiến được hoạt động của mình. Xin chân thành cảm ơn.

Ngày tháng năm 20 …
Lãnh đạo CQHCNN

Phụ lục 8

PHIẾU THEO DÕI QUÁ TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC

Lĩnh vực xử lý: ………………..

Địa chỉ: ______________________ Điện thoại: ________

2. Theo dõi quá trình xử lý

Bước

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian quy định

Thời gian thực tế

Thời điểm giao nhận

Ký giao nhận

Người giao

Người nhận

10.

3. Đánh giá quá trình xử lý thủ tục hành chính (mức độ đáp ứng các yêu cầu pháp luật liên quan hoặc các yêu cầu nội bộ khác)

£ Đáp ứng yêu cầu

£ Không cần thực hiện hành động khắc phục

£ Không đáp ứng yêu cầu. Cụ thể:

£ Cần thực hiện hành động khắc phục. Số:

Phụ lục 9

SỔ THEO DÕI KẾT QUẢ XỬ LÝ CÔNG VIỆC

Lĩnh vực xử lý: …………………
từ ngày ….. tháng ….. năm … đến ngày … tháng … năm …

TT	Mã số hồ sơ	Số Giấy chứng nhận/văn bản/Quyết định/ …	Người thẩm định	Người ký	Kết quả xử lý		Ghi chú
TT	Mã số hồ sơ	Số Giấy chứng nhận/văn bản/Quyết định/ …	Người thẩm định	Người ký	Đáp ứng thời gian	Đáp ứng VBPQ	Ghi chú
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.

Phụ lục 10

SỔ THỐNG KÊ KẾT QUẢ THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
từ ngày ….. tháng ….. năm … đến ngày … tháng … năm …

Thời gian

Số lượng Thủ tục hành chính

Lĩnh vực

Tổng cộng

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Tháng 4

Tháng 5

Tháng 6

Tháng …

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số QT 01

Lần ban hành 01

Ngày ban hành ……/…/2011

Trang 1/4

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày	Vị trí	Nội dung sửa đổi	Ghi chú

1. MỤC ĐÍCH

2. PHẠM VI

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

▪ Tài liệu bên ngoài: là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL.

▪ Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cơ quan

▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng

Hoạt động

Trách nhiệm

Mô tả

5.1

5.1.1

Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc.

+ Các quy trình chung của hệ thống và các quy trình tác nghiệp được lấy ký hiệu là …

+ Mã số quy trình: QT xy.wz

- xy là ký hiệu viết tắt của Cơ quan

Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT 01.

- BM là chữ viết tắt của chữ Biểu mẫu

- wz là số thứ tự của biểu mẫu từ 01÷99

5.1.2

5.1.3

• Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt.

Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau:

Loại tài liệu

Thẩm quyền xem xét

Thẩm quyền phê duyệt

5.1.4

Văn thư cập nhật lần ban hành của tài liệu. Lần ban hành đầu tiên có số thứ tự là 01, với mỗi lần có sửa đổi, ban hành lại số lần ban hành tăng lên 01 đơn vị.

5.1.5

Từng tập Tài liệu phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04

5.1.6

Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời

5.2

5.2.1

5.2.2

ĐDLĐ chỉ đạo Văn thư lập BM 01.03 - Danh mục tài liệu bên ngoài của Cơ quan đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các bộ phận, phòng ban và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu.

5.2.3

5.2.4

Các tài liệu lỗi thời phải được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”.

Tên tài liệu cần lưu giữ

Trách nhiệm lưu

Thời gian lưu

7. BIỂU MẪU

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

DANH MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ HIỆN HÀNH
ĐƠN VỊ: ___________________________

STT	Tên tài liệu	Mã số	Lần ban hành	Ngày ban hành	Ghi chú

BM 01.01 - Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ

Ngày ban hành:

SỔ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

STT	Tên tài liệu	Mã số	Lần ban hành	Ngày ban hành	Nơi nhận	Ngày nhận	Người nhận

BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu

Ngày ban hành:

DANH MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI HIỆN HÀNH
ĐƠN VỊ: ___________________________________

STT	Tên tài liệu	Mã số/ký hiệu	Nơi ban hành	Ngày ban hành	Ghi chú

BM 01.03 - Danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài

Ngày ban hành:

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT HỒ SƠ

Mã số QT 02

Lần ban hành 01

Ngày ban hành ……/…/201

Trang 1/4

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày	Vị trí	Nội dung sửa đổi	Ghi chú

1. MỤC ĐÍCH

2. PHẠM VI

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

▪ Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cơ quan

▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng

Hoạt động

Trách nhiệm

Mô tả

5.1

5.1.1

5.1.2

Từng Hồ sơ phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04

5.1.3

5.1.4

6. HỒ SƠ

Tên tài liệu cần lưu trữ

Trách nhiệm lưu

Thời gian lưu

7. BIỂU MẪU

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

DANH MỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

ĐƠN VỊ: ___________________________________

STT	Tên hồ sơ	Mã số	Ghi chú

BM-...-02.01 - Danh mục hồ sơ

Ngày ban hành:

PHIẾU MƯỢN HỒ SƠ

Đơn vị: .................................................................................................................................

Vui lòng cho mượn những tài liệu - hồ sơ sau:

STT

Tên hồ sơ

Mã số

Thời gian trả

Mục đích sử dụng

Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ CUNG CẤP

£ Chấp nhận £ Không chấp nhận

Lý do không chấp nhận: ………………..

………………………………………………

Ngày … tháng … năm 20 …
ĐƠN VỊ CUNG CẤP

Ngày … tháng … năm 20 …
ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ

Tình trạng hồ sơ khi trả: £ Chấp nhận £ Không chấp nhận

.............................................................................................................................................

ĐƠN VỊ CUNG CẤP

Ngày …. tháng ….. năm 20 …
ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ

BM 02.02 - Phiếu mượn hồ sơ

Ngày ban hành:

BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ

Số: …../20 …

Chúng tôi gồm:

………………………………………………….., Chức danh: .........................................................

STT

Tên hồ sơ

Mã số

Lý do: ..................................................................................................................................

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Ngày …. tháng ….. năm 20 …
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

Đã tiến hành hủy các loại hồ sơ được phép hủy nêu trên bằng phương pháp: .........................

NGƯỜI HỦY

BM 02.03 - Biên bản hủy hồ sơ

Ngày ban hành:

Lần ban hành: 01

- XXXX: “Đơn vị quản lý hồ sơ” - là tên đơn vị thuộc trường như:

- : Logo của CQHCNN

Nhóm hồ sơ là việc phân chia hồ sơ hình thành trong năm của từng đơn vị cụ thể thành từng nhóm như: nhóm hồ sơ tổng hợp (gồm các loại các báo cáo, tài liệu họp, hội nghị …); nhóm tài liệu văn bản quy phạm pháp luật, nhóm hồ sơ vụ việc …

- Năm …: Năm hình thành hồ sơ/năm Lập hồ sơ.

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN

QUY TRÌNH

ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ

Mã số QT 03

Lần ban hành 01

Ngày ban hành ……/…/201

Trang 1/7

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày	Vị trí	Nội dung sửa đổi	Ghi chú

1. MỤC ĐÍCH

2. PHẠM VI

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

▪ Sổ tay chất lượng

▪ Sự KPH nặng: Sự không phù hợp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu lực của hệ thống chất lượng trong việc đảm bảo chất lượng của dịch vụ. Những vấn đề sau đây có thể được coi là sự không phù hợp nặng:

- Một yêu cầu trong hệ thống chất lượng hoàn toàn không được thực hiện trong thực tế hoặc được thực hiện nhưng không có hiệu quả.

- Có sự vi phạm những yêu cầu luật định áp dụng đối với việc cung cấp dịch vụ.

- Có khuynh hướng diễn biến xấu nhưng không có hành động khắc phục hoặc phòng ngừa.

- Xuất hiện một vài điểm không tuân thủ theo HTQLCL đã được thiết lập tuy nhiên chỉ xảy ra ở một hoặc một số nhỏ lượng thủ tục hành chính xử lý, không xảy ra ở số lượng nhiều, mang tính hệ thống.

▪ Đánh giá viên nội bộ: là cán bộ, nhân viên trải qua khóa huấn luyện về đánh giá nội bộ. Các đánh giá viên không được đánh giá công việc của mình, nhưng được phép đánh giá công việc của bộ phận của mình.

▪ Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hay các tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác.

▪ KPH: Không phù hợp

▪ HĐPN: Hành động phòng ngừa

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Yêu cầu	Biểu mẫu
5.1
5.2						BM 03.01
5.2	5.3.1				Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá dựa trên: ▪ Xem xét các hồ sơ của HTQLCL ▪ Phỏng vấn	BM 03.02
Bộ phận được đánh giá phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu của HĐKP về khắc phục và thực hiện đúng thời gian quy định đề ra.	BM 03.03
5.3.2		▪ Xem xét hệ thống tài liệu được xây dựng ▪ Quan sát thực tế hoạt động trên hiện trường Bộ phận được đánh giá phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu của HĐKP về khắc phục và thực hiện đúng thời gian quy định đề ra. BM 03.03 BM 03.04
5.4	5.4.1				Kết quả đánh giá nội bộ được báo cáo với QMR và Lãnh đạo cao nhất của CQHCNN	BM 03.05
5.5.	5.5.1				Nếu kết quả khắc phục không đạt thì phát phiếu yêu cầu hành động khắc phục lại. BM 03.03

Tên Biểu mẫu

7. BIỂU MẪU

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

Tiêu chuẩn quốc gia: TCVN ISO 9001:2008

STT

Đánh giá viên

Chức vụ công tác

Bộ phận	Ngày	Giờ	Nội dung đánh giá	Thủ tục liên quan	Đánh giá viên

Phê duyệt
…………………………………….

Người lập
…………………..

Ngày ban hành: …/…/….

Số: …………….

PHIẾU GHI CHÉP TRONG QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ

Đánh giá viên: …………………………………………….. Ngày: ...................................................

Điều khoản

Phần ghi chép thông tin

Nhận xét

Ngày ban hành: …/…/…

BÁO CÁO SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

£ Nặng	£ Nhẹ		………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………….
Ngày dự kiến		Ngày hoàn thành:		………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. £ Chấp nhận		£ Không chấp nhận
Ngày: ……………………

Ngày ban hành: …/…/…

CÁC ĐIỂM LƯU Ý

Nội dung chi tiết:

.............................................................................................................................................

Mọi điểm lưu ý đã được giải thích và hoàn toàn thông hiểu.
Ngày: …/…/…
Đánh giá viên
………………………..

Ngày: …/…/…
Đại diện bộ phận được đánh giá
………………………………

Ngày ban hành: …/…/…

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ

Thời gian đánh giá (ngày/giờ): ...............................................................................................

Tiêu chuẩn: ...........................................................................................................................

.............................................................................................................................................

Kết quả đánh giá:

Số điểm không phù hợp nhẹ: …………………

Điểm mạnh:

.............................................................................................................................................

Các vấn đề còn tồn tại:

.............................................................................................................................................

Kiến nghị của bộ phận được đánh giá (nếu có):

.............................................................................................................................................

Trưởng đoàn đánh giá
……………………………….

Đại diện bộ phận đánh giá
………………………………

Ngày ban hành: …/…/…

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP

Mã số QT 04

Lần ban hành 01

Ngày ban hành ……/…/201

Trang 1/4

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày	Vị trí	Nội dung sửa đổi	Ghi chú

1. MỤC ĐÍCH

2. PHẠM VI

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

▪ Sổ tay chất lượng

▪ Sự không phù hợp: là việc giải quyết các thủ tục hành chính không đáp ứng yêu cầu theo các văn bản pháp quy và các quy định nội bộ của … tên cơ quan/ đơn vị … liên quan.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Mô tả	Biểu mẫu
5.1	• Sử dụng tài liệu không được phê duyệt • Dịch vụ không đáp ứng theo quy định • Thực hiện không đúng theo quy trình BM 04.01
5.2	- Nếu cần thiết, yêu cầu người phát hiện lập báo cáo xử lý sự không phù hợp và yêu cầu đơn vị nảy sinh sự không phù hợp xem xét xử lý sự không phù hợp. BM 04.01
5.3	BM 04.01
5.4	Kiểm tra xác nhận việc xử lý sự không phù hợp	- Nếu đạt yêu cầu, xác nhận việc đã hoàn thành xử lý sự không phù hợp Khi cần thiết, yêu cầu đơn vị thực hiện hành động khắc phục đối với sự không phù hợp đã xảy ra.	BM 04.01
5.5	BM 04.02

Tên Biểu mẫu

7. BIỂU MẪU

Mã hiệu

Tên biểu mẫu

BÁO CÁO SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

£	£	£

	£	£

Ngày ban hành: …/…/…

THEO DÕI SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

STT	Số phiếu	Ngày phát hiện	Đơn vị nảy sinh không phù hợp	Người xử lý	Ngày hoàn thành

Ngày ban hành: …/…/…

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN

QUY TRÌNH

HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA

Mã số QT 05

Lần ban hành 01

Ngày ban hành ……/…/201

Trang 1/4

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày	Vị trí	Nội dung sửa đổi	Ghi chú

1. MỤC ĐÍCH

2. PHẠM VI

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

▪ Sổ tay chất lượng

▪ HĐKP: Hành động khắc phục

▪ QMR: Đại diện Lãnh đạo về chất lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định, trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

▪ Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng yêu cầu (của văn bản pháp quy và các quy định liên quan).

Hoạt động

Trách nhiệm

Yêu cầu

Biểu mẫu

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

Tên Biểu mẫu

7. BIỂU MẪU

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

YÊU CẦU HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

SỐ: ……….

£ Đã xảy ra

£ Dịch vụ không phù hợp

£ Theo dõi thủ tục, dịch vụ

£ Phản hồi của khách hàng

£ Kết quả đánh giá

£ Hệ thống chất lượng

£ Khác

£ Đạt yêu cầu £ Chưa đạt yêu cầu £ Số phiếu không phù hợp mới

Ngày ban hành: …/…/…

SỔ THEO DÕI PHẢN HỒI CỦA KHÁCH HÀNG (TỔ CHỨC, CÔNG DÂN)

TT	NỘI DUNG	NGƯỜI PHẢN HỒI	NGƯỜI NHẬN	NGÀY NHẬN	NGÀY TRẢ LỜI	KÝ NHẬN	GHI CHÚ

Ngày ban hành: …/…/…

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN

QUY TRÌNH

HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Mã số QT 06

Lần ban hành 01

Ngày ban hành ……/…/201

Trang 1/4

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày	Vị trí	Nội dung sửa đổi	Ghi chú

Quy trình này quy định cách thức thực hiện các Hành động phòng ngừa để loại bỏ nguyên nhân gây ra các sự không phù hợp tiềm ẩn.

Áp dụng cho các hoạt động trong HTQLCL của … tên đơn vị …

▪ Điều 8.5.3 - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

▪ KPH: Không phù hợp

▪ Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng yêu cầu (của công chức, khách hàng, pháp luật, quy định của CQHCNN v.v…).

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Yêu cầu	Biểu mẫu
5.1	BM 06.01
5.2	BM 06.01
5.3	BM 06.01
5.4	BM 06.01
5.5	BM 06.01
5.6	BM 06.01
5.7	BM 06.01

Tên Biểu mẫu

7. BIỂU MẪU

Mã hiệu

Tên biểu mẫu

YÊU CẦU HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

SỐ: ……….

£ Tiềm ẩn

£ Dịch vụ không phù hợp

£ Theo dõi thủ tục, dịch vụ

£ Khiếu nại của khách hàng

£ Kết quả đánh giá

£ Hệ thống chất lượng

£ Khác

£ Đạt yêu cầu £ Chưa đạt yêu cầu £ Số phiếu không phù hợp mới

Ngày ban hành: …/…/…

YÊU CẦU NĂNG LỰC, TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÁC CHỨC DANH CÔNG VIỆC

Căn cứ tình hình thực tế tại từng đơn vị, cơ quan hành chính nhà nước nghiên cứu, quy định cụ thể về yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc theo từng đơn vị, gồm 02 phần: phần I mô tả sơ đồ tổ chức của đơn vị và phần 2 quy định cụ thể về yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc.

* Chức danh: …

* Tổng quan về công việc:

- ...........................................................................................................................................

- Trình độ: .............................................................................................................................

- Kinh nghiệm: .......................................................................................................................

Người lập

……, ngày tháng năm
Thủ trưởng đơn vị

Một số ví dụ:

A. Đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

* Báo cáo đến: Chánh Văn phòng

1. Trách nhiệm:

- Tiếp nhận công văn đi, vào sổ công văn đi và phát hành trong ngày.

- Bảo quản hồ sơ tài liệu và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.

- ……

- Có quyền từ chối phát hành công văn đi nếu không đảm bảo đúng thủ tục quy định.

- ……

- Trình độ: Tốt nghiệp trường Trung cấp Văn thư lưu trữ.

- Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, xác định thời gian giao trả hồ sơ của từng đơn vị …

Người lập

………, Ngày tháng năm
Chánh Văn phòng

B. Đối với cán bộ thực hiện công tác kế toán

* Báo cáo đến: Chánh Văn phòng, Thủ trưởng cơ quan

1. Trách nhiệm:

- Báo cáo cho các cơ quan liên quan về tình hình thực hiện sử dụng ngân sách, phí, lệ phí theo định kỳ.

- Thực hiện chế độ lưu trữ tài liệu kế toán (trên máy vi tính và trên sổ sách chứng từ).

- Kiểm tra theo dõi việc thu phí, lệ phí của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

2. Quyền hạn:

- Không thanh toán những trường hợp không nằm trong phạm vi cho phép của chế độ tài chính quy định trừ trường hợp cấp có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.

3. Yêu cầu:

- Kỹ năng: Hiểu biết công việc đang làm, tạo mối quan hệ với các đơn vị liên quan và Kho bạc Nhà nước tỉnh/thành phố. Tin học hóa phần mềm trên máy tính …

- Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và cẩn thận …

Người lập

……, ngày tháng năm
Chánh Văn phòng

C. Đối với Chánh Văn phòng

* Báo cáo đến: Lãnh đạo cơ quan

1. Trách nhiệm:

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ công chức của Văn phòng.

- Quản lý tài chính, tài sản cơ quan.

- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tháng, quý, năm.

- Quản lý chỉ đạo, điều hành Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.

2. Quyền hạn:

- Được quyền ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan theo quy định phân cấp.

3. Yêu cầu:

- Kỹ năng: Hiểu biết công việc đang làm, có kỹ năng đánh giá, phân tích và tổng hợp báo cáo; có kỹ năng soạn thảo tốt các văn bản và kỹ năng giao tiếp tốt.

- Tính cách: Quyết đoán, thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và linh hoạt.

Người lập

……, ngày tháng năm
Thủ trưởng cơ quan

Phần 2.

HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH PHẠM VI ÁP DỤNG HTQLCL

Hướng dẫn xác định phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo kết quả của Đề án 30

Khi xác định phạm vi áp dụng theo đề án 30, cơ quan hành chính lựa chọn những thủ tục hành chính liên quan trực tiếp, thường xuyên, liên tục giải quyết liên quan đến khách hàng thì tiến hành triển khai áp dụng TCVN ISO 9001:2008.

Ví dụ: Phạm vi áp dụng cho các lĩnh vực sau:

- Thủ tục Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Tổng cục Hải quan;

b) Các thủ tục hành chính theo đề án 30 – áp dụng cho Cục Hải quan:

- Thủ tục Xét miễn thuế đối với trường hợp các trường hợp miễn thuế hàng quà biếu, quà tặng, hàng mẫu nằm trong định mức miễn thuế; thuốc chữa bệnh là quà biếu, quà tặng có trị giá vượt mức miễn thuế nhưng do người Việt Nam định cư ở nước ngoài gửi về cho nhân thân tại Việt Nam là gia đình có công với cách mạng, thương binh, liệt sỹ, người già yếu không nơi nương tựa; hàng nhập khẩu để bán tại cửa hàng miễn thuế;

- Thủ tục kiểm tra, tham vấn, xác định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại Cục Hải quan;

- Thủ tục Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp;

- Thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Cục Hải quan.

- …

- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu thương mại;

- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp chế xuất;

- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa của người xuất cảnh, nhập cảnh và phương tiện xuất cảnh, nhập cảnh qua biên giới;

- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu không nhằm mục đích thương mại;

- Thủ tục hải quan đối với tàu biển nhập cảnh;

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN VÀ MẪU QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC

- Tài liệu hướng dẫn trình bày quy trình xử lý công việc;

- Ví dụ 01 quy trình xử lý công việc trình bày theo dạng chi tiết.

BỘ TÀI CHÍNH

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

TRÌNH BÀY QUY TRÌNH

XỬ LÝ CÔNG VIỆC

Hà Nội, năm 2011

MỤC LỤC

2. Cách viết một Quy trình xử lý công việc

2.2. Hình thức của quy trình

2.4. Xây dựng biểu mẫu thuộc quy trình

4. Các mẫu sử dụng

Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, các cơ quan xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng phải thiết lập thành văn bản một số loại tài liệu. Các tài liệu này phải được công bố rộng rãi trong cơ quan (và khi cần có thể cung cấp để tham khảo đối với các Tổ chức và cá nhân bên ngoài có liên quan).

- Cơ sở để đảm bảo chất lượng công việc do cơ quan tạo ra nhằm thỏa mãn khách hàng và yêu cầu chế định;

- Chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức; trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận và cá nhân trong cơ quan được xác lập rõ ràng;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các tiêu chí của cơ quan và tăng cơ hội cho việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan;

1.2. Cấu trúc Hệ thống tài liệu

Mức 1: Sổ tay chất lượng (bao gồm Chính sách và Mục tiêu chất lượng).

Mức 3: Các hướng dẫn công việc (để thực hiện các Quy trình, thủ tục).

Việc phân mức (hay tầng) của các tài liệu này nhằm giúp nhận biết các tài liệu chủ yếu cần có của hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên, tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 không bắt buộc mọi cơ quan phải thiết lập đủ 04 mức tài liệu như vậy và cũng không hướng dẫn thống nhất việc biên soạn các tài liệu đó như thế nào. Mỗi cơ quan tự chọn phương án lập các văn bản các tài liệu cần thiết cho mình tương thích với trình độ quản lý và trình độ, kỹ năng của cán bộ, công chức trong cơ quan.

a) Hệ thống văn bản được thiết lập không phủ nhận mà dựa trên cơ sở những văn bản đã có với sự bổ sung những gì chưa có (mà cần phải có), sửa đổi những gì không đúng hoặc không còn thích hợp (được khẳng định là cần sửa đổi), loại bỏ những gì không cần thiết hoặc không còn hiệu lực về mặt pháp lý).

1.4. Phân biệt giữa tài liệu và hồ sơ:

- Hồ sơ là một loại tài liệu đặc biệt, là những thông tin được tập hợp, ghi chép lại dưới nhiều hình thức trong và sau khi công việc đã được thực hiện; nó minh chứng cho trạng thái thực của việc đã thực hiện đó (như các biểu mẫu thống kê, các báo cáo, các biên bản hội họp, biên bản hay kết luận về kiểm tra – đánh giá, các quyết định xử lý, các chứng từ về vật tư hay tài chính…).

2.1. Khái niệm

Trong thực tế, Quy trình nhằm thực hiện một Quá trình nhất định nào đó như: Nghiên cứu xây dựng một Văn bản pháp quy; Xét miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hóa NK (áp dụng tại Tổng cục); Xem xét, giải quyết một Đơn khiếu tố của Công dân; Tiến hành một cuộc kiểm tra hay thanh tra; Tuyển dụng cán bộ, công chức; Quản lý văn bản đi-đến; Lưu trữ hồ sơ…

- Ứng với công việc chính thuộc phạm vi áp dụng tiêu chuẩn của cơ quan;

- Ứng với yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn (với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 là các hoạt động: Kiểm soát tài liệu; Kiểm soát hồ sơ; Đánh giá nội bộ; Kiểm soát sản phẩm không phù hợp; Hành động khắc phục; Hành động phòng ngừa).

Tùy theo mức độ phức tạp của quy trình hay quá trình và ý đồ của người soạn thảo, phần nội dung chính có thể trình bày dưới nhiều dạng khác nhau. Trong khuôn khổ của các cơ quan hành chính nhà nước. Việc hình thức các quy trình được có thể cân nhắc xây dựng theo các cách khác nhau, tài liệu hướng dẫn xây dựng quy trình giới thiệu cách xây dựng Sử dụng bảng biểu diễn giải.

Theo Quyết định 118/2009/QĐ-TTg, cơ quan cần áp dụng HTQLCL đối với các thủ tục hành chính được công bố theo kết quả của Đề án 30. Do đó, trong quá trình xây dựng thủ tục xử lý công việc, các thông tin liên quan đến quá trình xử lý thủ tục hành chính cần được tận dụng tối đa, triệt để. Hình thức Quy trình theo cách thức bảng biểu diễn giải có ưu điểm bên cạnh việc thể hiện rõ được các nội dung cần thiết quy định, chỉ rõ trách nhiệm, thời gian xử lý và các biểu mẫu liên quan, hồ sơ cần lưu còn tận dụng được tối ưu các thông tin công bố theo kết quả của Đề án 30. Các quy trình xử lý công việc được xây dựng mẫu cho các cơ quan hành chính nhà nước được xây dựng theo cách này. Mẫu Quy trình xử lý công việc theo cách thức này được thể hiện tại Phụ lục 2.

Để dễ theo dõi, nội dung của các Quy trình gồm những mục sau:

Nói rõ Quy trình được thiết lập nhằm giải quyết vấn đề gì. Thí dụ: Mục đích của Quy trình kiểm soát tài liệu có thể viết “Mục đích của Quy trình này là hướng dẫn và phân công trách nhiệm để kiểm soát có hệ thống việc ban hành, phân phát, soát xét và hủy bỏ các tài liệu của Hệ thống Quản lý chất lượng”. Hay mục đích của Quy trình xét miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hóa NK (áp dụng tại Tổng cục) có thể viết “Mục đích của Quy trình này là quy định các bước phải thực hiện đối với việc xét miễn thuế nhập khẩu hàng hóa nhập khẩu áp dụng tại Tổng cục Hải quan”…

Cho biết Quy trình sẽ được áp dụng ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện (như với Quy trình kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ thì phạm vi áp dụng là toàn bộ Tổ chức).

Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện Quy trình. Với Dịch vụ hành chính thì quan trọng nhất là phải sưu tập và liệt kê các Văn bản Pháp quy (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị) và các tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ - kỹ thuật của các cơ quan có thẩm quyền (Tiêu chuẩn, Định mức, Biểu mẫu thống kê…). Tài liệu viện dẫn thường rất nhiều và luôn thay đổi, vì vậy cần chọn lựa những tài liệu trực tiếp chi phối việc thực hiện Quy trình hàng ngày và các tài liệu đó phải được cập nhật khi có sự bổ sung, sửa đổi, thay thế của cơ quan có thẩm quyền. Khi cần thiết, có thể viện dẫn các văn bản pháp quy liên quan trong mục nội dung.

Giải thích các khái niệm hay định nghĩa các từ ngữ được sử dụng thống nhất trong Quy trình để tránh hiểu sai hay hiểu không thống nhất hoặc các từ viết tắt trong quy trình.

Mô tả nội dung, trình tự, địa điểm, thời gian tiến hành công việc; bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện và thực hiện theo những chỉ dẫn nào.

Đây là phần cốt lõi của Quy trình. Mỗi tổ chức và mỗi đơn vị, cá nhân trong tổ chức cần phân tích, chọn lựa phương án thích hợp cho mình, miễn sao rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, đảm bảo kiểm soát được quá trình và công việc tạo ra. Theo kinh nghiệm ở nhiều nơi, nên kết hợp sử dụng Lưu đồ với mô tả bằng lời thì thuận tiện cho người thực hiện hơn.

Liệt kê những hồ sơ cần phải lưu trữ làm bằng chứng cho việc thực hiện Quy trình, cần quy định rõ trách nhiệm lưu trữ, thời gian lưu trữ, nơi lưu…

Chủ yếu gồm các hướng dẫn, biểu mẫu áp dụng thống nhất khi thực hiện Quy trình (được mã hóa và kèm theo nguyên bản).

Biểu mẫu ở đây được hiểu là các mẫu đơn, mẫu phiếu (ví dụ: mẫu giấy đề nghị cấp giấy chứng nhận, mẫu theo dõi quá trình xử lý công việc, biểu mẫu thống kê… Biểu mẫu là những ấn phẩm in sẵn, khi dùng đến chỉ việc điền vào những khoảng trống.

- Thống nhất cách ghi chép.

- Tiết kiệm thời gian.

Tùy mục đích sử dụng mà biểu mẫu có rất nhiều dạng khác nhau. Dưới đây là 1 số dạng thường gặp:

- Mẫu/Form: quy định những thông tin cần cung cấp (sau đó là khoảng trống để ghi chép).

- Và các dạng khác.

c) Cách sử dụng

- Hoặc sử dụng các phương tiện tự động, bán tự động để ghi chép.

Trong quá trình xây dựng Quy trình xử lý công việc, người dự thảo cần lưu ý một số điểm sau:

- Viết Quy trình là phần quan trọng và mất nhiều công sức nhất. Cần chọn cử cán bộ có trình độ, nắm chắc vấn đề đảm nhiệm.

- Trong mỗi cơ quan, đơn vị cần phân công cụ thể trách nhiệm xây dựng dự thảo Quy trình; trách nhiệm kiểm tra, xem xét dự thảo quy trình và trách nhiệm phê duyệt Quy trình. Người dự thảo Quy trình nên là người trực tiếp thực hiện quy trình hoặc Lãnh đạo cấp Phòng, người xem xét nên là Đại diện lãnh đạo/thành viên trong ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị, người phê duyệt cần phải là người Lãnh đạo cao nhất để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLCL.

THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI

Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi

Nội dung và hạng mục sửa đổi

1. MỤC ĐÍCH:

2. PHẠM VI ÁP DỤNG:

Cục giám sát quản lý về hải quan kết hợp với các đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan triển khai thực hiện quy trình này.

+ Luật Hải quan sửa đổi năm 2005.

+ Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày 20/4/2009 của Bộ Tài chính Hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

+ Quyết định 1127/QĐ-TCHQ ngày 03/6/2009 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành các biểu mẫu nghiệp vụ giám sát quản lý về hải quan.

4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT

- HH: Hàng hóa;

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH (xem trang sau)

Trình tự các bước

Trách nhiệm thực hiện

Tổ chức, cá nhân có nhu cầu xác định trước xuất xứ hàng hóa

Người có nhu cầu xác định

Cán bộ phụ trách thực hiện việc kiểm tra về tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.

+ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cho tổ chức, công dân hoàn thiện bổ sung.

Cán bộ được phân công Cục giám sát quản lý về hải quan

Cán bộ phụ trách tiến hành thẩm định về nội dung và tính hợp lệ của hồ sơ bao gồm:

+ Các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu sản xuất ra hàng hóa;

+ Và các chứng từ khác liên quan tới sản phẩm theo quy định tại mục a.4 điểm a khoản 4 điều 8 Thông tư số 79/2009/TT-BTC.

Cán bộ chuyên môn được phân công.

Cán bộ thực hiện thẩm định

Lãnh đạo Cục giám sát quản lý về hải quan.

Chuyên viên được phân công

Theo mục 6 Quy trình

Chuyên viên được phân công.

Cách thức thực hiện

Thành phần hồ sơ

+ Bản kê các nguyên vật liệu dùng để sản xuất ra hàng hóa gồm các thông tin như: tên hàng, mã số H.S, xuất xứ nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm, giá CIF của nguyên vật liệu;

+ Các chứng từ khác: Bản mô tả sơ bộ quy trình sản xuất ra hàng hóa, giấy chứng nhận giám định, giấy chứng nhận gia công lắp ráp, giấy chứng nhận phân tích thành phần, catalogue, mẫu hàng, ảnh chụp được yêu cầu xuất trình trong những trường hợp các giấy tờ trên chưa có đủ thông tin để xác nhận trước xuất xứ.

Số lượng hồ sơ (bộ)

Thời hạn giải quyết

Kết quả thực hiện

Lệ phí

6. HỒ SƠ LƯU:

Tài liệu cần lưu giữ

Trách nhiệm lưu

Nơi lưu

Thời gian lưu

Cán bộ thực hiện

Cục giám sát quản lý về hải quan

Lâu dài

7. PHỤ LỤC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

….., ngày … tháng … năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN TRƯỚC XUẤT XỨ
HÀNG HÓA NHẬP KHẨU

Kính gửi: Tổng cục Hải quan (Cục Giám sát quản lý về hải quan)

…………………………………………………………………………………

3. Cơ sở sản xuất, gia công, lắp ráp (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, địa chỉ e-mail): ………..

5. Hành trình dự định của lô hàng từ nước sản xuất, nước xuất khẩu đến Việt Nam: ………..

- Bản kê các nguyên vật liệu dùng để sản xuất ra hàng hóa gồm các thông tin như: tên hàng, mã số H.S, xuất xứ, giá CIF.

- Các chứng từ khác (bản mô tả sơ lược quy trình sản xuất ra hàng hóa, giấy chứng nhận giám định, giấy chứng nhận gia công lắp ráp, giấy chứng nhận phân tích thành phần, catalogue, mẫu hàng, ảnh chụp, …)

Công chức hải quan tiếp nhận ký và ghi rõ họ tên
(trường hợp nhận đơn trực tiếp tại Tổng cục Hải quan)

Ngày tháng năm
Đại diện công ty
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI

Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi

Nội dung và hạng mục sửa đổi

1. MỤC ĐÍCH

2. PHẠM VI

- Đối tượng áp dụng: là các tổ chức được phép thực hiện hoạt động xuất khẩu và/hoặc nhập khẩu có nhu cầu thực hiện hoạt động xuất khẩu và/hoặc nhập khẩu thuộc thẩm quyền quản lý của Cục hải quan…;

3. CĂN CỨ PHÁP LÝ

- Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 45/2005/QH11 ngày 14/6/2005 của Quốc hội;

- Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày 20/4/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT

Trình tự thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung quy trình

- Tiếp nhận bộ hồ sơ đăng ký danh mục của Doanh nghiệp.

+ Nếu hồ sơ không đầy đủ theo quy định thì lập phiếu đề xuất yêu cầu DN bổ sung hồ sơ.

+ Chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phòng

Công chức hải quan được phân công tiếp nhận hồ sơ

Lãnh đạo phòng kiểm tra sơ bộ hồ sơ, căn cứ phân công nhiệm vụ và tình hình công việc thực tế trong phòng để phân công công chức hải quan trực tiếp giải quyết hồ sơ.

Lãnh đạo phòng nghiệp vụ

- Công chức phân công giải quyết hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ Danh mục miễn thuế đối chiếu với các văn bản quy định, hướng dẫn hiện hành:

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định thì thực hiện kiểm tra đối chiếu các chứng từ tài liệu trong bộ hồ sơ với các quy định hiện hành.

+ Trường hợp không thuộc đối tượng được miễn thuế theo quy định thì lập phiếu đề xuất và dự thảo công văn trả lại hồ sơ cho doanh nghiệp trình lãnh đạo ký.

+ Trường hợp danh mục miễn thuế đúng quy định thì lập phiếu đề xuất, phiếu theo dõi trừ lùi trình lãnh đạo ký.

Công chức hải quan được phân công

- Nếu hồ sơ đúng quy định thì ký duyệt trên Phiếu đề xuất, trình Lãnh đạo Cục ký xác nhận Danh mục miễn thuế và Phiếu theo dõi trừ lùi.

- Xem xét ký xác nhận Danh mục miễn thuế và Phiếu trừ lùi, hoặc ký văn bản thông báo cho doanh nghiệp đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ hoặc không đúng đối tượng.

Đăng ký vào sổ theo dõi Danh mục miễn thuế. Đóng dấu và ký tên lên danh mục theo quy định tại Quyết định số 2424/QĐ-TCHQ

- Trả 01 bản Danh mục miễn thuế và phiếu theo dõi trừ lùi cho doanh nghiệp

Cách thức thực hiện

Thành phần hồ sơ

+ Công văn đề nghị đăng ký Danh mục hàng hóa miễn thuế nhập khẩu, nêu rõ số hàng hóa, lý do đề nghị miễn thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày 20/04/2009 của Bộ Tài chính (Mẫu 14 Phụ lục VI áp dụng cho tài sản cố định và mẫu 15 Phụ lục VI áp dụng cho các trường hợp khác): nộp 01 bản chính.

+ Bản Thuyết minh và/hoặc sơ đồ lắp đặt, sử dụng hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu miễn thuế ghi trong Danh mục gửi đăng ký đối với hàng hóa là nguyên liệu, vật tư, linh kiện, chi tiết, bộ phận rời, phụ tùng gá lắp, thay thế, khuôn mẫu, phụ kiện đi kèm để lắp ráp đồng bộ hoặc sử dụng đồng bộ với thiết bị, máy móc… thuộc đối tượng miễn thuế nêu tại điểm c, d khoản 7, điểm c khoản 9 và điểm a khoản 12 Điều 100 Thông tư số 79/2009/TT-BTC trong trường hợp nêu tại khoản 10 Điều 100 Thông tư 79/2009/TT-BTC: nộp 02 bản chính.

+ Giấy phép, văn bản mở rộng dự án ưu đãi đầu tư, thay thế, đổi mới công nghệ do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với trường hợp mở rộng dự án đầu tư, thay thế, đổi mới công nghệ của trường hợp nêu tại khoản 10 Điều 100 Thông tư 79/2009/TT-BTC.

+ Hợp đồng đóng tàu đối với nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm nhập khẩu phục vụ cho việc đóng tàu: xuất trình bản chính, nộp 01 bản sao.

+ Đề tài, đề án nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ đối với hàng hóa nhập khẩu để nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ được cấp có thẩm quyền phê duyệt: xuất trình bản chính, nộp 01 bản sao.

+ Bảng kê danh mục tài liệu hồ sơ đăng ký Danh mục miễn thuế: nộp 01 bản chính

Số lượng hồ sơ (bộ)

Thời hạn giải quyết

Kết quả thực hiện TTHC

Lệ phí

6. HỒ SƠ LƯU

Tài liệu cần lưu giữ

Trách nhiệm lưu

Nơi lưu

Thời gian lưu

- Bản sao Danh mục được xác nhận;

Công chức trực tiếp giải quyết

Phòng Nghiệp vụ

Lâu dài

+ M1: Mẫu Công văn đăng ký danh mục miễn thuế nhập khẩu tạo tài sản cố định;

Mẫu Công văn đăng ký danh mục miễn thuế nhập khẩu tạo TSCĐ

Tên tổ chức/cá nhân……….	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: ……/… V/v Đăng ký danh mục hàng hóa nhập khẩu miễn thuế nhập khẩu tạo tài sản cố định.	………., ngày tháng năm 20…

Kính gửi: Cơ quan hải quan ……………(2)

Mã số thuế: ……………………………..

Số điện thoại: ……………………………; số Fax: …………………….

Thuộc đối tượng miễn thuế tại điểm … khoản … Điều … Nghị định số 149/2005/NĐ-CP ngày 8/12/2005 và điểm … Mục … phần … Thông tư số … ngày … tháng … năm 2008 của Bộ Tài chính: (Ghi cụ thể đối tượng được miễn thuế) ……..

Dự án đầu tư ……………………..

- Hạng mục công trình ………………….

(Nếu nhập khẩu hàng hóa cho toàn bộ dự án thì không cần ghi chi tiết hạng mục công trình)

Thời gian dự kiến nhập khẩu từ……..đến……

- 02 danh mục hàng hóa đăng ký nhập khẩu; 02 phiếu theo dõi, trừ lùi (Mẫu số 13, 16).

- Bảng kê vốn thực hiện dự án đầu tư;

+ …….

(1)………………………. cam kết sử dụng hàng hóa nhập khẩu để tạo tài sản cố định cho dự án, không sử dụng khác với mục đích đã được miễn thuế … (1) … sẽ thực hiện đúng quy định hiện hành về xuất nhập khẩu hàng hóa và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam kết này.

Nơi nhận:
- Như kính gửi
- Lưu

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/Thủ trưởng của tổ chức (hoặc người được ủy quyền/Cá nhân
(Ký tên, đóng dấu)

(1): ghi tên tổ chức/ cá nhân đăng ký danh mục;

Mẫu Phiếu theo dõi trừ lùi hàng hóa nhập khẩu thuộc dự án đầu tư miễn thuế NK

Số tờ …

Tờ số …

PHIẾU THEO DÕI, TRỪ LÙI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU
THUỘC DỰ ÁN ƯU ĐÃI ĐẦU TƯ MIỄN THUẾ NHẬP KHẨU

2- Tên tổ chức/cá nhân: ………………; Mã số tổ chức/cá nhân

4- Tên dự án đầu tư …………………………………………..

Số TT

Số, ký hiệu, ngày tờ khai hải quan

Tên hàng, quy cách phẩm chất

Đơn vị tính

Hàng hóa nhập khẩu theo tờ khai hải quan

Hàng hóa còn lại chưa nhập khẩu

Công chức hải quan thống kê, trừ lùi ký tên, đóng dấu công chức

Lượng

Trị giá

Lượng

Trị giá

Cơ quan hải quan cấp Phiếu theo dõi, trừ lùi
(Ký tên; đóng dấu)

- Số tờ, tờ số và các tiêu chí tại các mục 1, 2, 3, 4 do Hải quan nơi cấp phiếu theo dõi, trừ lùi ghi. Khi cấp phiếu theo dõi, trừ lùi, nếu 01 phiếu gồm nhiều tờ thì đơn vị Hải quan phải đóng dấu treo lên tất cả các tờ.

- Khi doanh nghiệp đã nhập khẩu hết hàng hóa theo Danh mục đã đăng ký thì Chi cục Hải quan cuối cùng thu lại Danh mục và Phiếu theo dõi trừ lùi của doanh nghiệp để nộp lại cho cơ quan hải quan nơi đăng ký ban đầu.

THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI

Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi

Nội dung và hạng mục sửa đổi

1. MỤC ĐÍCH:

2. PHẠM VI:

Phòng/ bộ phận … có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị có liên quan giúp lãnh đạo Chi cục thực hiện quy trình này.

- Luật Hải quan được thông qua ngày 29/6/2001;

- Nghị định 154/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng 12 năm 2005 quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra giám sát hải quan;

Quyết định số 1171/QĐ-TCHQ ngày 15 tháng 6 năm 2009 về việc ban hành quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại.

- ……….

Trình tự các bước

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung quy trình

- Kiểm tra sơ bộ, nếu không đủ điều kiện đăng ký tờ khai thì thông báo bằng phiếu yêu cầu nghiệp vụ cho người khai hải quan biết. Nếu được phép đăng ký tờ khai thì:

- Nhập thông tin vào máy, kiểm tra cưỡng chế (đối với bộ hồ sơ thuộc luồng xanh, có thuế).

- Quyết định hình thức, mức độ kiểm tra; Điều chỉnh các quyết định, xử lý vi phạm, vướng mắc, nghi vấn nếu có.

+ Hồ sơ luồng vàng, đỏ chuyển sang các bước tiếp theo.

Công chức tiếp nhận

Lãnh đạo Chi cục.

Công chức tiếp nhận đăng ký;

Công chức thuế, lệ phí

- Kiểm tra chi tiết hồ sơ; kiểm tra giá tính thuế, mã số, chế độ chính sách thuế. Tham vấn giá (nếu có). Nếu kiểm tra thấy phù hợp thì:

+ Ghi kết quả kiểm tra chi tiết hồ sơ vào lệnh hình thức mức độ kiểm tra và ghi kết quả kiểm tra việc khai thuế vào tờ khai hải quan.

+ Ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan trên tờ khai và đóng dấu số hiệu công chức;

- Đối với hồ sơ luồng đỏ có kết quả kiểm tra chi tiết phù hợp với khai báo hoặc có vấn đề cần lưu ý thì ghi vào lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hải quan và chuyển cho công chức bước 3 thực hiện.

+ Quyết định thông quan;

+ Trưng cầu giám định hàng hóa;

- Thực hiện các thủ tục xét miễn thuế, giảm thuế (nếu có).

Công chức tính thuế

Công chức thu lệ phí

Công chức tính thuế

Lãnh đạo Chi cục

Công chức tính thuế

- Tiếp nhận văn bản đề nghị của Doanh nghiệp về việc điều chỉnh khai báo, khai bổ sung trước khi kiểm tra thực tế hàng hóa, đề xuất trình lãnh đạo Chi cục xem xét, quyết định (nếu có).

+ Kiểm tra tình trạng bao bì, niêm phong hàng hóa;

- Ghi kết quả kiểm tra thực tế vào tờ khai hải quan, ký tên và đóng dấu số hiệu công chức trên lệnh hình thức.

- Xử lý kết quả kiểm tra:

- Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa có sự sai lệch so với khai báo thì đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo Chi cục xem xét quyết định các biện pháp sau:

+ Lập biên bản chứng nhận, biên bản vi phạm hành chính về hải quan;

Công chức kiểm tra thực tế hàng hóa.

Công chức thu lệ phí

Lãnh đạo Chi cục

- Kiểm tra chứng từ nộp thuế (nếu có) về số thuế phải nộp đối với hàng phải nộp thuế ngay;

- Đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” lên tờ khai hải quan;

- Bàn giao hồ sơ cho bộ phận phúc tập.

Công chức thu lệ phí

- Nhận hồ sơ phúc tập;

- Chuyển hồ sơ sang bộ phận lưu trữ hồ sơ.

- Phân loại hồ sơ;

(xem thêm phần 6 của quy trình này)

Công chức lưu trữ

Cách thức thực hiện

Thành phần hồ sơ

- Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng: nộp 01 bản sao;

Số lượng hồ sơ

Thời hạn giải quyết

- Thời hạn hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải (tính từ thời điểm người khai hải quan đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu về làm thủ tục hải quan theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 16 Luật Hải quan):

o Chậm nhất là 02 ngày làm việc đối với lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu áp dụng hình thức kiểm tra thực tế toàn bộ hàng hóa.

Lệ phí

Kết quả thực hiện

6. HỒ SƠ LƯU

Tài liệu cần lưu giữ

Trách nhiệm lưu

Nơi lưu

Thời gian lưu

- Các mẫu sổ đăng ký tờ khai:

- Biên lai

- Phiếu yêu cầu nghiệp vụ

- Các loại chứng từ khác liên quan đến hồ sơ HQ

Công chức phúc tập

Trụ sở Chi cục

Lâu dài

- Phiếu bàn giao hồ sơ;

Từ khóa: Quyết định 2495/QĐ-TCHQ, Quyết định số 2495/QĐ-TCHQ, Quyết định 2495/QĐ-TCHQ của Tổng cục Hải quan, Quyết định số 2495/QĐ-TCHQ của Tổng cục Hải quan, Quyết định 2495 QĐ TCHQ của Tổng cục Hải quan, 2495/QĐ-TCHQ

File gốc của Quyết định 2495/QĐ-TCHQ năm 2011 phê duyệt Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành đang được cập nhật.

Quyết định 2495/QĐ-TCHQ năm 2011 phê duyệt Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành

- File PDF đang được cập nhật

- File Word Tiếng Việt đang được cập nhật

Cơ quan ban hành	Tổng cục Hải quan
Số hiệu	2495/QĐ-TCHQ
Loại văn bản	Quyết định
Người ký	Nguyễn Dương Thái
Ngày ban hành	2011-11-18
Ngày hiệu lực	2011-11-18
Lĩnh vực	Hành chính
Tình trạng	Còn hiệu lực

Hành chính

Chính sách mới

Tin văn bản

Tóm tắt

Văn bản Sửa đổi

NỘI DUNG

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG