BỘ TƯ PHÁP | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 2217/QĐ-BTP | Hà Nội, ngày 29 tháng 9 năm 2014 |
BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận: | BỘ TRƯỞNG |
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, ĐIỀU HÀNH VÀ HỒ SƠ LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2217/QĐ-BTP ngày 29 tháng 9 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
2. Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp (sau đây gọi là các đơn vị, cá nhân) tham gia cập nhật, quản lý, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp.
Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp (sau đây gọi là Hệ thống) bao gồm: Phân hệ “Quản lý văn bản, điều hành” và Phân hệ “Hồ sơ lưu trữ” với các phần mềm ứng dụng và cơ sở dữ liệu dùng chung phục vụ công tác tiếp nhận, xử lý, điều hành và lưu trữ văn bản, hồ sơ của các đơn vị, cá nhân thông qua phương tiện điện tử theo quy định.
Trong Quy chế này ngoài các thuật ngữ được giải thích tại Điều 4 Luật Công nghệ thông tin ban hành ngày 29/6/2006 và Điều 4 Luật Giao dịch điện tử ban hành ngày 29/11/2005, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng tài khoản cá nhân đã được cấp trên Hệ thống thư điện tử của Bộ để truy cập và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ.
Văn bản điện tử là văn bản được tạo ra và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoạt động dựa trên công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
4. Lập hồ sơ điện tử là việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
6. Phê duyệt văn bản là việc sử dụng chức năng “Phê duyệt” đã được phân quyền trên Hệ thống để duyệt văn bản điện tử trong quá trình sử dụng phần mềm.
2. Khi trao đổi văn bản trên Hệ thống, không gửi kèm bản giấy đối với các văn bản nằm trong danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử trong phạm vi các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.
4. Sử dụng, khai thác Hệ thống đúng mục đích, thẩm quyền, quy trình và tiến độ để không làm gián đoạn quá trình xử lý văn bản.
6. Tất cả văn bản đi/đến, thông tin trao đổi trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan/đơn vị đều phải được cập nhật và lưu trữ vào Hệ thống để phục vụ nhu cầu khai thác.
8. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới Hệ thống ngưng hoạt động, đơn vị, cá nhân tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản,…) và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.
10. Mỗi đơn vị, cá nhân được cấp tài khoản được cấp đều có thể tham gia Hệ thống trên mạng thông qua các trình duyệt phổ dụng trên máy tính (như Internet Explorer 8.0 trở lên, Firefox 4.0 trở lên, Google Chrome) hoặc trên các thiết bị di động cầm tay (như điện thoại di động, máy tính bảng).
Người dùng phải sử dụng chữ ký số theo đúng thẩm quyền và tuân thủ các quy định của pháp luật về chữ ký số để đảm bảo an toàn, bảo mật cũng như giá trị pháp lý của các văn bản được ký bằng chữ ký số trên Hệ thống.
Văn bản có chữ ký số hợp lệ phải có đầy đủ những chữ ký số sau:
Chữ ký số của lãnh đạo phụ trách đơn vị/phòng soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp các quy định về chữ ký số trong Quy chế này khác với các quy định riêng về chữ ký số của Bộ Tư pháp thì áp dụng theo các quy định riêng đó.
Khuyến khích đơn vị, cá nhân sử dụng chữ ký số ngay khi đã được cấp phát và tập huấn sử dụng.
Việc triển khai số hóa văn bản để đưa vào Hệ thống được tiến hành theo lộ trình cụ thể đối với mỗi đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm chủ động phối hợp với Cục Công nghệ thông tin xây dựng lộ trình số hóa của đơn vị mình, bảo đảm hoàn thành việc số hóa trước ngày 30 tháng 9 năm 2015.
Điều 7. Giá trị của thông tin trên Hệ thống
2. Các hồ sơ, văn bản điện tử được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hiện hành của cơ quan phục vụ khai thác, tra cứu có giá trị tương đương văn bản giấy.
Điều 8. Phân hệ Quản lý văn bản, điều hành
Phần mềm QLVB hoạt động tại địa chỉ: https://qlvb.moj.gov.vn.
1. Quản lý, chỉ đạo, khai thác thông tin và điều hành chung trên Phần mềm QLVB.
3. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
2. Theo dõi thông tin giải quyết các văn bản đến/đi của cơ quan Bộ trong phạm vi được giao phụ trách.
4. Có thể ủy quyền cho chuyên viên thuộc Ban Thư ký giúp việc cho Thứ trưởng việc phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật.
Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến của cơ quan Bộ trên Phần mềm QLVB.
Theo dõi, giám sát đảm bảo các văn bản phát hành qua đường văn bản điện tử của cơ quan đều được ký chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn thông tin theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
a) Đối với những văn bản được gửi đến Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ và các phòng/ban, cá nhân thuộc Văn phòng Bộ thì Văn thư Bộ cập nhật thông tin, số hóa và đính kèm nội dung toàn văn của văn bản vào Phần mềm trước khi trình, chuyển giao văn bản này cho các phòng/ban, cá nhân. Việc số hóa và đính kèm nội dung toàn văn của văn bản vào Phần mềm được áp dụng theo quy định tại Điều 6 của Quy chế này;
c) Trường hợp chuyển cả bì ghi đích danh tên đơn vị/cá nhân, Văn thư Bộ vẫn sử dụng Phần mềm QLVB để cập nhật các trường thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì theo quy định trước khi chuyển cho đơn vị/cá nhân được ghi đích danh.
3. Văn bản đi của cơ quan chỉ được đăng ký và làm thủ tục phát hành bản giấy sau khi văn thư Bộ cập nhập đầy đủ thông tin của văn bản, đính kèm bản điện tử của văn bản vào Phần mềm QLVB. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục này.
4. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, cán bộ Văn thư Bộ sử dụng các tính năng báo cáo thống kê có trên Phần mềm QLVB để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và tiến độ xử lý văn bản của cơ quan/đơn vị.
2. Xử lý và phân công xử lý văn bản thuộc thẩm quyền theo đúng tiến độ.
4. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
6. Có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng/Trưởng phòng hành chính - Tổng hợp việc phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật (đối với những đơn vị không thành lập cấp phòng thì Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho Văn thư đơn vị thực hiện thao tác trên Phần mềm).
1. Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến trong phạm vi, trách nhiệm được phân công quản lý trên Phần mềm Quản lý văn bản.
3. Giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý văn bản trên Phần mềm QLVB của đơn vị, chịu trách nhiệm về tính chính xác về nội dung văn bản đi của đơn vị trong phạm vi, trách nhiệm được phân công.
5. Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về việc quản lý và điều hành công việc thuộc phạm vi được phân công trên Phần mềm QLVB.
Điều 15. Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp các đơn vị thuộc Bộ
Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo đơn vị về việc phân phối, giám sát, theo dõi và đôn đốc xử lý văn bản của đơn vị trên Phần mềm QLVB theo thẩm quyền, đảm bảo đúng tiến độ, thời hạn quy định.
Có thể ủy quyền cho văn thư đơn vị việc phân phối văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật.
1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin, số hóa và đính kèm nội dung của các văn bản đến của đơn vị vào Phần mềm QLVB trước khi trình, chuyển giao văn bản này cho các phòng/ban, cá nhân. Việc số hóa và đính kèm nội dung toàn văn của văn bản vào Phần mềm được áp dụng theo quy định tại Điều 6 của Quy chế này.
2. Ký chữ ký số của đơn vị lên tất cả các tệp văn bản đi đính kèm trên Phần mềm (đối với đơn vị có chữ ký số riêng) đồng thời kiểm tra, giám sát và đảm bảo các văn bản đi dưới dạng điện tử của đơn vị được ký chữ ký số theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này trước khi phát hành.
Văn thư đơn vị không phát hành văn bản giấy khi văn bản điện tử tương ứng chưa được chuyển đến bộ phận văn thư để phát hành trên Phần mềm.
5. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo đơn vị, Văn thư đơn vị sử dụng các tính năng báo cáo thống kê của Phần mềm QLVB để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và tiến độ xử lý văn bản của đơn vị.
Điều 17. Cá nhân xử lý văn bản
2. Trường hợp văn bản đến dưới dạng chuyển cả bì có ghi đích danh cá nhân, cá nhân vẫn tiếp nhận, mở bì. Nếu nội dung văn bản sau khi bóc bì thuộc phạm vi công việc của phòng/ban, đơn vị thì cá nhân tiếp nhận có trách nhiệm thông báo với văn thư đơn vị để cập nhật thông tin vào Phần mềm QLVB.
4. Có trách nhiệm lập hồ sơ điện tử liên quan đến công việc được phân công xử lý, ghi lại các ý kiến trao đổi, đính kèm các văn bản điện tử (bao gồm các bản dự thảo và bản duyệt chính thức) vào Phần mềm QLVB theo quy định. Khi những công việc này đã kết thúc, đóng các hồ sơ công việc dưới dạng điện tử trên Phần mềm để Văn thư đơn vị tổng hợp và lưu trữ.
6. Thực hiện và chịu trách nhiệm đối với các công việc khác được ủy quyền trên Phần mềm Quản lý văn bản theo quy định của pháp luật.
Điều 18. Phân hệ Hồ sơ lưu trữ
Phần mềm HSLT hoạt động tại địa chỉ: http://hslt.moj.gov.vn.
1. Đôn đốc, giám sát việc bàn giao và ghi nhận thông tin hồ sơ, tài liệu điện tử của lưu trữ các đơn vị qua Phần mềm HSLT theo quy định.
3. Cập nhật thông tin liên quan đến quá trình chuyển hồ sơ vào Phần mềm HSLT đối với những hồ sơ đã được bàn giao bản gốc sang cơ quan Lưu trữ quốc gia theo đúng quy định.
5. Rà soát thông tin và cập nhật ý kiến đối với các Phiếu khai thác được độc giả đăng ký qua Phần mềm HSLT trước khi chuyển cho Chánh Văn phòng Bộ xin ý kiến và phê duyệt.
7. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, Lưu trữ cơ quan sử dụng các tính năng thống kê của Phần mềm HSLT để thống kê tình hình hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan.
Số hóa những văn bản còn thiếu bản điện tử trong hồ sơ công việc của đơn vị để đưa lên Phần mềm HSLT. Việc số hóa áp dụng theo quy định Điều 6 của Quy chế này.
4. Cập nhật thông tin liên quan đến quá trình hủy hồ sơ gốc trong kho lưu trữ đơn vị vào Phần mềm HSLT đối với những hồ sơ không phải giao nộp lên lưu trữ cấp trên khi đến hạn thực hiện tiêu hủy.
6. Rà soát thông tin và cập nhật ý kiến đối với các Phiếu khai thác được chuyên viên tại đơn vị đăng ký qua Phần mềm HSLT trước khi chuyển cho Chánh Văn phòng/Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp của đơn vị xin ý kiến và phê duyệt.
8. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo đơn vị, Lưu trữ đơn vị sử dụng các tính năng thống kê của Phần mềm HSLT để thống kê tình hình hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ của đơn vị.
Dựa vào kết quả xem xét, đánh giá Phiếu khai thác hồ sơ, tài liệu của cán bộ lưu trữ, Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp sử dụng các tính năng trên Phần mềm HSLT cập nhật ý kiến quyết định và thực hiện duyệt/không duyệt Phiếu khai thác theo quy định về lĩnh vực và phạm vi khai thác hồ sơ, tài liệu.
Lập, gửi và quản lý Phiếu khai thác hồ sơ, tài liệu trên Phần mềm HSLT. Tùy theo vai trò và quyền hạn đã được phân quyền, đại diện các đơn vị và cá nhân chỉ đăng ký được những nội dung khai thác theo quy định.
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm:
Phân công một (01) cán bộ kiêm nhiệm công tác hướng dẫn, hỗ trợ người sử dụng của đơn vị và làm đầu mối tiếp nhận, trao đổi thông tin với Cục Công nghệ thông tin khi cần thiết.
Cục Công nghệ thông tin có vai trò quản trị về kỹ thuật đối với toàn bộ tài khoản trên Hệ thống: cấp mới, cập nhật các tài khoản trên Hệ thống, hướng dẫn việc phân quyền, quản lý, sử dụng tài khoản cho các đơn vị.
Sử dụng tài khoản của thủ trưởng đơn vị để quản lý, phân quyền, thường xuyên rà soát để đảm bảo các tài khoản cá nhân, tài khoản văn thư, lưu trữ của đơn vị trên Hệ thống được sử dụng đúng mục đích, phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;
Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin để được hướng dẫn về mặt kỹ thuật và có biện pháp xử lý khi cần thiết.
Điều 25. Đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu
Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm bảo vệ thông tin tài khoản sử dụng theo đúng các quy định về an toàn thông tin của Bộ Tư pháp. Trường hợp muốn thay đổi thông tin hoặc bị mất quyền kiểm soát đối với tài khoản, các đơn vị, cá nhân cần liên hệ với Cục Công nghệ thông tin để kịp thời có phương án xử lý. Khi kết thúc phiên làm việc, người sử dụng phải thoát khỏi Hệ thống và đóng trình duyệt để đảm bảo an toàn thông tin.
Điều 26. Khen thưởng, xử lý vi phạm
2. Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm Quy chế này, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật.
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ phổ biến và tổ chức thực hiện Quy chế này trong phạm vi đơn vị.
3. Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ trong việc tập huấn, đào tạo và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong quá trình sử dụng Hệ thống.
File gốc của Quyết định 2217/QĐ-BTP năm 2014 về Quy chế Quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp đang được cập nhật.
Quyết định 2217/QĐ-BTP năm 2014 về Quy chế Quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp
Tóm tắt
Cơ quan ban hành | Bộ Tư pháp |
Số hiệu | 2217/QĐ-BTP |
Loại văn bản | Quyết định |
Người ký | Hà Hùng Cường |
Ngày ban hành | 2014-09-29 |
Ngày hiệu lực | 2014-09-29 |
Lĩnh vực | Hành chính |
Tình trạng | Còn hiệu lực |