QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Bãi bỏ Quyết định số 2376/QĐ-BTP ngày 01 tháng 11 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 142/QĐ-BTP ngày 28/01/2016 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức (sau đây gọi tắt là đơn vị, tổ chức) thuộc Bộ Tư pháp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Quy chế này được áp dụng thống nhất đối với các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan thuộc Bộ Tư pháp.

3. Công tác văn thư bao gồm các công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý, sử dụng con dấu và chữ ký số trong công tác văn thư.

4. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội (kể cả bản fax, bản điện tử, văn bản mật, văn bản khẩn) và đơn, thư gửi đến đơn vị, tổ chức.

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ, văn bản mật, văn bản khẩn) do đơn vị, tổ chức phát hành.

3. Sổ chuyển giao văn bản đến là Sổ được tạo lập trên Hệ thống phần mềm Quản lý điều hành văn bản và hồ sơ lưu trữ.

4. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức.

5. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức phải được lập thành hồ sơ điện tử, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

6. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của đơn vị, tổ chức thành hồ sơ điện tử.

7. Số hóa văn bản là việc chuyển đổi dữ liệu từ văn bản giấy sang dữ liệu số. Số hóa văn bản phải tuân theo các quy định của pháp luật và các quy định của Bộ về việc số hóa văn bản.

8. Ký chữ ký số trên Hệ thống là việc sử dụng thiết bị lưu giữ thông tin chữ ký của mỗi cá nhân, đơn vị, tổ chức đã được mã hóa phục vụ việc sử dụng dịch vụ chữ ký số kết hợp với chức năng của phần mềm để ký các văn bản điện tử theo thẩm quyền trên Hệ thống hoặc ký trực tiếp lên văn bản điện tử trước khi ban hành văn bản và đưa lên lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của Hệ thống.

9. Bộ phận Văn thư thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Bộ gọi tắt là Văn thư cơ quan. Cán bộ, công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư tại các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ gọi chung là Văn thư đơn vị.

10. Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ gọi tắt là Lưu trữ cơ quan. Cán bộ, công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ tại các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ gọi chung là Lưu trữ đơn vị.

11. Trong trường hợp văn bản được trích dẫn trong Quy chế này có sự thay thế, sửa đổi hoặc bổ sung thì áp dụng theo các văn bản được thay thế, sửa đổi hoặc bổ sung đã có hiệu lực thi hành.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm:

Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ của Bộ, bao gồm:

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, chương trình, kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

c) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

d) Chỉ đạo việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan theo quy định;

đ) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

e) Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.

2. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện các quy định của Bộ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị, tổ chức mình.

3. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính) các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Thủ trưởng đơn vị, tổ chức triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị, tổ chức mình.

4. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

5. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được quy định tại Quy chế này.

Điều 4. Kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ

1. Kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ của Bộ được lấy từ kinh phí hoạt động của Bộ.

2. Kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị có tài khoản, con dấu riêng được lấy từ kinh phí hoạt động của đơn vị.

3. Việc quản lý và sử dụng kinh phí bảo đảm cho công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo quy định hiện hành.

Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

1. Việc quản lý, sử dụng tài liệu mật được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 18/2004/QĐ-TTg ngày 12/02/2004 của Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật nhà nước độ tối mật thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp.

2. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ không được cung cấp thông tin về văn bản đã và đang xử lý của cơ quan Bộ, các bút tích ý kiến giải quyết công việc của Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị, tổ chức thuộc Bộ cho những tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1: NHIỆM VỤ CỦA VĂN THƯ

Điều 6. Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan

1. Tiếp nhận, phân loại, đăng ký văn bản đến

a) Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin của văn bản đến cơ quan Bộ vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển giao cho Văn thư đơn vị;

b) Đối với văn bản đến gửi tên riêng các phòng, ban, cá nhân của các đơn vị, tổ chức thì cập nhật thông tin vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển giao cho Văn thư đơn vị.

2. Trình Chánh Văn phòng Bộ văn bản đến gửi Lãnh đạo Bộ giải quyết.

3. Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.

4. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành.

5. In, chuyển bản điện tử đã được ký số, phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ theo đường công văn và thông tin điện tử. Văn bản đi của Bộ chỉ được phát hành sau khi Văn thư cơ quan nhận được bản điện tử đính kèm và cập nhập đầy đủ thông tin vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ theo quy định.

6. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ; quản lý văn bản lưu tại Văn thư cơ quan.

7. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức được cử đi công tác sau khi được người có thẩm quyền phê duyệt.

8. Bảo quản, sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan Bộ, con dấu, chữ ký số của Văn phòng Bộ và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật.

9. Giao nộp tài liệu, sổ sách văn thư vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

10. Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác văn thư do Chánh Văn phòng Bộ giao.

Điều 7. Nhiệm vụ của Văn thư đơn vị

1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin của văn bản nhận từ Văn thư cơ quan hoặc văn bản được gửi trực tiếp đến đơn vị vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển văn bản đến Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp) hoặc chuyển cho các phòng, ban, cá nhân trong đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức.

a) Đối với những văn bản đến được gửi cho các phòng, ban trực thuộc đơn vị, tổ chức:

- Nếu văn bản ở dạng điện tử thì phải đính kèm vào tệp chứa nội dung toàn văn văn bản trong Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ;

- Nếu văn bản ở dạng giấy thì tiến hành số hóa và đính kèm nội dung văn bản vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi bàn giao văn bản gốc cho Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc phòng, ban, cá nhân trực tiếp xử lý theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị, tổ chức;

b) Trường hợp chuyển cả bì ghi đích danh tên đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân, Văn thư đơn vị cập nhật các trường thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì trong Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển cho phòng, ban và cá nhân được ghi đích danh.

2. Chuyển các văn bản đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức.

3. Làm thủ tục phát hành và theo dõi văn bản đi của đơn vị, tổ chức tại đơn vị, tổ chức và tại Văn thư cơ quan.

a) Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành;

b) Đối với văn bản đi do đơn vị, tổ chức trực tiếp phát hành, khi nhận được văn bản có chữ ký chính thức của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc chữ ký số của đơn vị, tổ chức, cá nhân, Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành; Cập nhật các thông tin liên quan đến văn bản vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, yêu cầu đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao xử lý văn bản gửi kèm bản điện tử để phát hành văn bản theo quy định;

c) Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành, khi nhận được văn bản ban hành đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền thì phải gửi kèm bản điện tử cho Văn thư cơ quan trước khi phát hành;

d) Kiểm tra, giám sát và đảm bảo các văn bản đi dưới dạng điện tử của đơn vị, tổ chức được người có thẩm quyền phê duyệt và xác thực bằng chữ ký số trước khi phát hành.

4. Lưu, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị, tổ chức

a) Làm đầu mối gửi, theo dõi, đôn đốc văn bản điện tử lên “Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp” và mục “Văn bản chờ ban hành” trong Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ. Riêng những văn bản có gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thì gửi thêm địa chỉ email: [email protected];

b) Sau 01 (một ngày) làm việc, những văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến các đơn vị, tổ chức đã được cập nhật trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ mà Văn thư đơn vị không có ý kiến phản hồi về việc thiếu văn bản thì được coi là đơn vị, tổ chức đã nhận được văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến.

5. Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định.

Mục 2: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

Văn bản của Bộ bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được ban hành trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Điều 9. Thể thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

4. Văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng. Thể thức văn bản của tổ chức Đoàn Thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/VP ngày 20/5/2009 của Văn phòng Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.

5. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo đơn vị, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo đơn vị, tổ chức tham khảo ý kiến của các đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân khác có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản.

Điều 11. Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đã được Thủ trưởng đơn vị, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung đối với dự thảo thì đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Đối với văn bản do Lãnh đạo Bộ ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành.

2. Đối với văn bản do Lãnh đạo đơn vị, tổ chức ký ban hành

Trưởng các phòng, ban chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo đơn vị, tổ chức ký ban hành.

3. Người đứng đầu đơn vị, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản xác định độ mật, độ khẩn trình người có thẩm quyền quyết định theo quy định.

Điều 13. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Bộ.

2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ được ký thừa lệnh những văn bản được Bộ trưởng giao. Các trường hợp khác chỉ được ký thay khi được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền bằng văn bản.

3. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền: Thủ trưởng đơn vị, tổ chức ký tất cả các văn bản do đơn vị, tổ chức ban hành; Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.); ký thừa lệnh (phải ghi TL.); ký thay mặt (phải ghi TM.).

4. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

Điều 14. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: “Sao y bản chính”, “Sao lục” và “Trích sao”.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Chánh Văn phòng Bộ ký các văn bản “Sao y bản chính”, “Sao lục”, “Trích sao”.

4. “Sao y bản chính”, “Sao lục”, “Trích sao” thực hiện đúng quy định pháp luật; các văn bản được “Sao y bản chính”, “Sao lục”, “Trích sao” có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài đơn vị, tổ chức thuộc Bộ những bút phê của Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức tại văn bản.

Mục 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 15. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc Bộ phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan hoặc Văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan hoặc Văn thư đơn vị thì các đơn vị, tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ: “Thượng khẩn”, “Khẩn”, “Hỏa tốc" (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ") (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (gọi chung là văn bản mật) và “Điện mật” được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Quy chế này.

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến Bộ hoặc gửi đến các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Văn bản đến Bộ từ bất kỳ nguồn nào, trong giờ làm việc hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, Văn thư cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Bộ hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Bộ để xử lý.

2. Văn bản đến phải được phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ tại Văn thư cơ quan.

Đối với bản fax, phải đóng dấu "Đến" trước khi trình người có thẩm quyền. Đối với văn bản được chuyển qua mạng phải in ra và làm thủ tục đóng dấu "Đến".

3. Văn thư cơ quan được phép bóc các bì gửi đến Bộ (trừ bì có tên riêng cá nhân, văn bản mật). Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính thuộc Văn phòng Bộ được phép bóc các bì văn bản mật. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm gửi trả lại nơi gửi những văn bản không đúng địa chỉ, không đảm bảo yêu cầu an toàn về công tác văn thư như: địa chỉ không rõ ràng, bì thư, văn bản nhàu nát.

Điều 18. Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản; văn bản khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được; văn bản có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo phải chuyển ngay đến các đơn vị liên quan.

1. Đối với Văn thư cơ quan

a) Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ thì Chánh Văn phòng Bộ trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn 01 (một) ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư cơ quan. Sau khi Lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị, tổ chức phối hợp (nếu có);

b) Đối với những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ thì Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ và chuyển ngay đến các đơn vị, tổ chức đó để giải quyết. Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận và kiểm tra các văn bản này tại Văn thư cơ quan trong ngày làm việc;

c) Sau khi đăng ký văn bản đến trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, các văn bản khẩn phải được chuyển ngay trong ngày làm việc đến địa chỉ ghi trên văn bản để giải quyết; Đối với các văn bản khẩn (hoả tốc có hẹn giờ) gửi đến Bộ ngoài giờ hành chính thì Văn thư cơ quan báo ngay cho Chánh Văn phòng Bộ hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Bộ biết để xử lý hoặc chuyển đến địa chỉ của người có trách nhiệm giải quyết;

d) Khi có điện mật gửi đến, Văn thư cơ quan vào sổ theo dõi trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, chuyển ngay cho Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ xử lý. Sau khi có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan chuyển điện mật ngay cho đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao trách nhiệm xử lý. Khi xử lý xong, các đơn vị, tổ chức, cá nhân phải chuyển trả điện mật cho Văn thư cơ quan để làm thủ tục trả lại Ban Cơ yếu Trung ương theo chế độ bảo mật.

2. Đối với Văn thư đơn vị

a) Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, tổ chức thuộc Bộ thì Văn thư đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị, tổ chức xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức, Văn thư đơn vị cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ và chuyển văn bản đến bộ phận hoặc cá nhân được phân công giải quyết;

b) Đối với thư gửi cá nhân, báo, tạp chí,... Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển tới tận tay người nhận;

c) Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn thư cơ quan những văn bản chuyển nhầm địa chỉ đến đơn vị, tổ chức để xử lý tiếp. Văn thư đơn vị không được chuyển trực tiếp những văn bản này cho đơn vị, tổ chức khác.

Điều 19. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo đơn vị, tổ chức theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Quy chế làm việc của đơn vị, tổ chức.

3. Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin đơn vị, tổ chức, cá nhân được phân công giải quyết văn bản trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, giúp Thủ trưởng đơn vị, tổ chức theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định.

4. Văn thư đơn vị có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đi đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính). Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

5. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến của các đơn vị, tổ chức để thông báo, nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, tổ chức giải quyết văn bản đến đúng tiến độ.

Điều 20. Trình tự giải quyết văn bản đi

Tất cả văn bản do Bộ, các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ phát hành phải được quản lý theo trình tự sau đây:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

2. Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 21. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm văn bản đi

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót thì báo cáo người có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

2. Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm văn bản đi

Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị, tổ chức được ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm theo hệ thống số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của cơ quan, đơn vị, tổ chức do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;

- Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Điều 22. Trách nhiệm và quy trình đăng ký văn bản

1. Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm đăng ký số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu nội dung, nơi soạn thảo, người ký văn bản và nơi nhận văn bản vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ.

2. Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các đơn vị, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Văn bản mật đi phải được đăng ký riêng.

Điều 23. Nhân bản, đóng dấu, chữ ký số và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định tại nơi nhận văn bản. Nếu gửi văn bản đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị;

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến đơn vị, tổ chức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản. Không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo;

c) Việc nhân bản được thực hiện như sau: Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm nhân bản các văn bản do Lãnh đạo Bộ ký ban hành; Văn thư đơn vị, tổ chức chịu trách nhiệm nhân bản các văn bản do đơn vị, tổ chức ký ban hành;

d) Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị bảo mật nội dung văn bản khi nhân bản phát hành;

đ) Đối với văn bản ký chữ ký số, phần nơi nhận phải liệt kê đầy đủ các nơi nhận và không phải nhân bản;

e) Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu

Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị được sử dụng con dấu.

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định;

b) Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người có thẩm quyền quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục;

c) Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, mỗi dấu không quá 05 trang.

3. Chữ ký số

Chữ ký số của cơ quan, đơn vị, tổ chức trên văn bản được sử dụng khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền ký.

4. Đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

a) Việc đóng dấu các mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

b) Việc đóng dấu các mức độ mật (mật, tuyệt mật, tối mật) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

c) Vị trí đóng dấu mức độ khẩn, dấu mức độ mật và dấu phạm vi lưu hành (trả lại sau khi họp, xem xong trả lại, lưu hành nội bộ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Điều 24. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện

a) Đối với văn bản giấy: vào bì; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

b) Đối với văn bản điện tử:

- Vào sổ và đính kèm bản điện tử đã được ký số trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, gửi đến nơi nhận;

- Dùng hộp thư điện tử của đơn vị, tổ chức có đính kèm tệp điện tử đã được ký số, gửi đến nơi nhận (nếu có).

2. Chuyển phát văn bản đi do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật phát hành chậm nhất sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày ký văn bản;

b) Đối với những văn bản khẩn phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;

c) Văn bản đi phải được đăng ký vào Sổ gửi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra và ký nhận vào sổ;

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc Bộ thì Văn thư đơn vị phải cập nhật trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ để trình Lãnh đạo đơn vị;

đ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể chuyển bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng nhưng phải gửi ngay bản chính để cơ quan hữu quan lưu vào hồ sơ công việc;

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và Thông tư số 12/2002/TT- BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b) Lập Sổ theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính) để xử lý.

Điều 25. Lưu văn bản đi

1. Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành: Mỗi văn bản đi phải được lưu 03 (ba) bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, bản chính lưu tại Văn thư đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Đối với văn bản đi do Văn thư đơn vị phát hành: Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 (hai) bản: Bản gốc lưu tại Văn thư đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng văn bản lưu được thực hiện theo quy định hiện hành.

4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của Lãnh đạo Bộ. Văn thư đơn vị có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của đơn vị, tổ chức.

Mục 4: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Điều 26. Nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị, tổ chức và thực tế công việc được phân công, Văn thư đơn vị chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ phát cho cán bộ, công chức, viên chức được phân công giải quyết công việc. Trong quá trình giải quyết công việc của mình, cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục đưa các văn bản có liên quan vào hồ sơ đã mở.

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ, tư liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc cho thích hợp.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi giải quyết xong công việc, hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ và loại những văn bản trùng thừa, các tư liệu, sách báo không cần thiết ra khỏi hồ sơ;

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 27. Trách nhiệm đối với việc lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

1. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức

Hàng năm, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính) các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ có trách nhiệm:

a) Tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức trực thuộc;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;

b) Cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị, tổ chức thuộc diện nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành.

Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị, tổ chức phải có đề nghị bằng văn bản và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Bộ, nhưng thời hạn giữ lại không quá 01 năm.

c) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang đơn vị, tổ chức khác.

4. Trách nhiệm của Văn thư đơn vị, Lưu trữ đơn vị

Văn thư đơn vị, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức đơn vị mình lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy định.

Điều 28. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, sổ sách văn thư phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 (một) năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

b) Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ (gồm các báo cáo phúc trình, biên bản nghiệm thu và đề tài đã được nghiệm thu): Sau một năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 (ba) tháng, kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 (ba) tháng, kể từ khi công việc kết thúc.

2. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu:

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 (hai) bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 (hai) bản Biên bản giao, nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị giữ 01 (một) bản và bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 (một) bản.

Mục 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 29. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý, sử dụng con dấu, chữ ký số của Bộ Tư pháp. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ có con dấu riêng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số của đơn vị, tổ chức.

2. Các con dấu, chữ ký số của đơn vị, tổ chức phải được giao cho Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị quản lý và sử dụng. Người được giao quản lý, sử dụng con dấu, chữ ký số chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số của đơn vị, tổ chức và có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu, chữ ký số phải được quản lý, sử dụng tại phòng làm việc. Trường hợp cần đưa con dấu, chữ ký số ra khỏi đơn vị, tổ chức phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng con dấu và chữ ký số;

b) Không giao con dấu, chữ ký số cho người khác, trừ trường hợp được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

4. Việc đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu nổi phải thực hiện theo đúng quy định.

5. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, chữ ký số không sử dụng được, người được giao quản lý, sử dụng con dầu, chữ ký số phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu, thu hồi chữ ký số. Trường hợp con dấu, chữ ký số bị mất, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức phải báo ngay cho Cục Công nghệ thông tin và cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu, chữ ký số để lập biên bản.

Điều 30. Sử dụng con dấu, chữ ký số

1. Chỉ ký chữ ký số và đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức và có ý kiến của người có thẩm quyền. Không đóng dấu đối với những văn bản không đúng hình thức, thể thức theo quy định.

2. Người được giao quản lý, sử dụng con dấu, chữ ký số phải tự kiểm tra trước khi đóng dấu vào các văn bản của đơn vị, tổ chức mình.

3. Không được đóng dấu, ký chữ ký số vào giấy không có nội dung, trước khi người có thẩm quyền ký và văn bản có chữ ký của người không đúng thẩm quyền.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1: NHIỆM VỤ CỦA LƯU TRỮ

Điều 31. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan

1. Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng, quản lý hồ sơ tại Lưu trữ cơ quan; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ của cơ quan, lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.

2. Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ; hướng dẫn các đơn vị, tổ chức chuẩn bị hồ sơ nộp vào Lưu trữ cơ quan và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” theo quy định.

3. Ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào công tác lưu trữ.

4. Giao nộp hồ sơ lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu của cơ quan Bộ vào Lưu trữ lịch sử.

5. Báo cáo thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 32. Nhiệm vụ của Lưu trữ đơn vị

1. Thực hiện và áp dụng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của Bộ.

2. Thu thập hồ sơ đến hạn nộp lưu; phân loại, chỉnh lý, thống kê, sắp xếp hồ sơ bảo quản, tổ chức sử dụng hồ sơ tại đơn vị, tổ chức; xác định thời hạn bảo quản; loại tài liệu hết giá trị của đơn vị, tổ chức, lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.

3. Lựa chọn hồ sơ thuộc diện nộp lưu trình người có thẩm quyền phê duyệt để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định.

4. Báo cáo thống kê cơ sở, thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ theo quy định.

Mục 2: CÔNG TÁC THU THẬP, PHÂN LOẠI, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 33. Nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Cán bộ, công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của đơn vị, tổ chức có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

2. Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác, đi học tập hoặc thực hiện nhiệm vụ ở nước ngoài thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của đơn vị, tổ chức theo quy định.

3. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo việc lập, bảo quản hồ sơ và giao nộp hồ sơ của đơn vị, tổ chức vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định.

Điều 34. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ lưu trữ

1. Hàng năm, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị, tổ chức;

b) Phối hợp với các đơn vị, tổ chức kiểm tra hồ sơ, tài liệu cần thu thập;

c) Hướng dẫn các đơn vị, tổ chức chuẩn bị hồ sơ giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

d) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ theo đúng thủ tục đã quy định.

2. Thủ tục giao, nhận hồ sơ:

a) Khi nhận hồ sơ do cá nhân giao nộp, Văn thư đơn vị phải lập thành 02 (hai) bản Mục lục hồ sơ nộp lưu, có ký nhận giữa Văn thư đơn vị và người giao nộp;

b) Khi tiếp nhận hồ sơ do đơn vị, tổ chức giao nộp, Lưu trữ cơ quan kiểm tra hồ sơ và lập Biên bản giao, nhận hồ sơ có chữ ký xác nhận của Lưu trữ cơ quan và đại diện đơn vị, tổ chức giao nộp hồ sơ;

c) Biên bản giao, nhận hồ sơ được lập thành 02 (hai) bản, bên giao hồ sơ giữ 01 (một) bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 (một) bản.

Điều 35. Phân loại, chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo việc phân loại, chỉnh lý tài liệu của khối các đơn vị, tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi đơn vị, tổ chức mình quản lý.

3. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã giao nộp vào kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

4. Việc phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phải thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ.

Điều 36. Xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị trong việc xác định:

- Hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:

a) Cơ quan Bộ:

- Chánh Văn phòng Bộ: Chủ tịch;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu huỷ: Uỷ viên;

- Trưởng phòng Lưu trữ Bộ: Thư ký.

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị (nếu có): Ủy viên.

b) Các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ:

- Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính) đơn vị, tổ chức: Chủ tịch;

- Đại diện phòng, ban có tài liệu huỷ: Uỷ viên;

- Lưu trữ của đơn vị, tổ chức: Thư ký;

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị (nếu có): Ủy viên.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị và hủy tài liệu hết giá trị.

Điều 37. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị.

2. Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;

b) Căn cứ ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

c) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm tổ chức hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, đơn vị theo quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức;

d) Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu dưới sự giám sát của đại diện Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị và phải được lập thành biên bản;

đ) Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng;

- Tờ trình và Bản thuyết minh kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm định của đơn vị, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định huỷ tài liệu;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

e) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 38. Quản lý hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể

1. Trường hợp đơn vị, tổ chức được chia, tách thành nhiều đơn vị, tổ chức mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị, tổ chức cũ được chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định. Đối với hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức nào thì do đơn vị, tổ chức đó tiếp nhận.

2. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị, tổ chức được sáp nhập vào một đơn vị, tổ chức khác hoặc thành lập mới đơn vị, tổ chức thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị, tổ chức cũ phải chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định. Đối với hồ sơ tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức mới nào thì do đơn vị, tổ chức đó tiếp nhận.

3. Trường hợp đơn vị, tổ chức giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị, tổ chức đó phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định.

Điều 39. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

Mục 3: BẢO QUẢN, THỐNG KÊ, GIAO NỘP TÀI LIỆU

Điều 40. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị.

2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

3. Hồ sơ, tài liệu phải được bảo quản trong hộp (cặp) có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp trên giá để thuận tiện khai thác và di chuyển khi cần thiết.

4. Kho lưu trữ phải được đặt ở địa điểm thông thoáng, xa nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi; xa xăng, dầu và các chất dễ cháy khác.

5. Kho lưu trữ phải được xây dựng chắc chắn, trang bị đầy đủ các thiết bị phòng, chống cháy, nổ theo tiêu chuẩn quy định.

6. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định hiện hành.

Điều 41. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tổng hợp báo cáo thống kê về công tác lưu trữ hàng năm, đột xuất theo quy định của pháp luật và yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2. Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm gửi báo cáo thống kê (theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) về Lưu trữ cơ quan trước ngày 30 tháng 12 hàng năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Lưu trữ cơ quan.

Điều 42. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu

1. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

2. Việc giao, nhận tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ.

Mục 4: TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 43. Thẩm quyền, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan

1. Thẩm quyền giải quyết yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan

a) Bộ trưởng cho phép cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ mang theo tài liệu lưu trữ phục vụ học tập, công tác ở nước ngoài và cho phép các tổ chức, cá nhân nước ngoài sử dụng tài liệu có liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp (trừ những tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật thuộc danh mục tài liệu bí mật của Bộ hoặc các tài liệu quý, hiếm khác);

b) Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ giải quyết các yêu cầu xin cung cấp các thông tin về cá nhân cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ đã nghỉ hưu khi cá nhân đó có đơn yêu cầu;

c) Chánh Văn phòng Bộ giải quyết cho cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ thuộc lĩnh vực công tác của đơn vị khác (trừ quy định tại điểm a, b khoản này) khi có văn bản đề nghị của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân;

d) Trưởng Phòng Lưu trữ, Văn phòng Bộ giải quyết cho cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng tài liệu thuộc lĩnh vực công tác của đơn vị mình khi có văn bản đề nghị của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan

a) Cán bộ, công chức, viên chức có nhu cầu mang tài liệu phục vụ công tác, học tập ở nước ngoài; tổ chức, cá nhân nước ngoài yêu cầu cung cấp tài liệu liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp phải có văn bản đề nghị. Văn bản đề nghị phải có ý kiến của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định;

b) Cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ đã nghỉ hưu có yêu cầu được cung cấp thông tin về cá nhân đó thì phải có đơn đề nghị, trình Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ xem xét, giải quyết;

c) Cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác phải xuất trình Thẻ công chức, viên chức hoặc Giấy chứng minh nhân dân cho Lưu trữ cơ quan.

Trường hợp mượn hồ sơ, tài liệu nghiên cứu tại phòng làm việc hoặc mượn hồ sơ tài liệu của đơn vị, tổ chức khác vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức trình Chánh Văn phòng Bộ phê duyệt. Thời gian mượn không quá 02 (hai) ngày và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

d) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm đăng ký, theo dõi việc khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan.

Điều 44. Các hình thức sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan.

2. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp.

3. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

4. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ.

Điều 45. Quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan

Việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo Quyết định số 912/QĐ-VP ngày 17/6/2015 của Chánh Văn phòng Bộ ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan Bộ.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 46. Khen thưởng và xử lý kỷ luật

1. Đơn vị, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Đơn vị, tổ chức, cá nhân nào vi phạm các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 47. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế báo cáo Lãnh đạo Bộ.

2. Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, cấp mới, thu hồi, gia hạn chữ ký số của đơn vị, tổ chức, cá nhân.

3. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp tới cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị, tổ chức mình.

4. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế trên.

5. Khuyến khích các đơn vị, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký số./.