HƯỚNG DẪN

VIỆC GIAO NỘP, TIẾP NHẬN TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

- Thực hiện Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06-12-2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng khóa XI về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, trực tiếp là Khoản 1 (Điều 8), Khoản 1 (Điều 12) và Điều 14,

1- Phạm vi Điều chỉnh và đối tượng áp dụng

- Tài liệu của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện theo quy định của Ban Bí thư Trung ương Đảng.

2- Nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ

- Chỉ giao nộp, tiếp nhận những tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và 70 năm thuộc Danh Mục tài liệu nộp lưu của cơ quan, tổ chức.

3- Yêu cầu đối với tài liệu lưu trữ giao nộp

b) Có Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ giao nộp. Mục lục hồ sơ là công cụ để quản lý, tra cứu nội dung, thành Phần tài liệu và cố định trật tự hồ sơ, đơn vị bảo quản của phông hoặc phân phông lưu trữ. Cấu tạo một quyển Mục lục hồ sơ gồm các thành Phần:

- Tờ Mục lục bên trong: Là bản chỉ dẫn cấu tạo và các Chương Mục của Mục lục hồ sơ, giúp cho việc tra tìm được dễ dàng, thuận tiện.

- Bảng chữ viết tắt: Dùng để giải thích rõ những chữ cái viết tắt trong Mục lục hồ sơ. Tất cả các chữ viết tắt trong Mục lục hồ sơ đều phải được giải thích đầy đủ để tạo Điều kiện thuận tiện cho việc tra tìm nghiên cứu. Các chữ viết tắt được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái.

+ Bảng kê hồ sơ, đơn vị bảo quản được làm thống nhất theo Chương trình Microsoft Office.Excel..

+ Tên các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ trong Mục lục hồ sơ phải đúng với phương án phân loại. Số hồ sơ, tên hồ sơ, số tài liệu, số trang tài liệu, ngày tháng bắt đầu, kết thúc của tài liệu trong hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ phải đúng với các yếu tố ghi trên bìa hồ sơ.

(Mẫu Mục lục hồ sơ tài liệu Lưu trữ giao nộp và hướng dẫn cách ghi - Phụ lục số 1).

- Lịch sử đơn vị hình thành phông là văn bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của cơ quan, cá nhân đã hình thành nên phông lưu trữ. Nội dung của văn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông phải mô tả được Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức, bộ máy của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan, tổ chức và sự thay đổi về cơ cấu tổ chức ở từng giai đoạn, nguyên nhân dẫn đến thay đổi tổ chức. Và làm rõ nội dung những hoạt động chính của cơ quan, tổ chức qua từng thời kỳ, chế độ văn thư cơ quan.

- Lịch sử phông là văn bản mô tả tóm tắt tình hình, tài liệu trong phông. Những nội dung cần đề cập trong văn bản gồm tên phông, số lượng tài liệu, ngày tháng giới hạn của tài liệu, quá trình giao nộp và thành Phần, nội dung tài liệu, tình trạng vật lý và mức độ thiếu đủ của phông tài liệu giao nộp.

- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu là văn bản dự kiến những tài liệu cần lưu (vĩnh viễn, có thời hạn) và những tài liệu đã hết giá trị của cơ quan, tổ chức. Khi xác định thời hạn bảo quản của tài liệu hoặc từng nhóm tài liệu phải căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản mẫu và các tài liệu hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu khác do Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành và thực tế tài liệu của cơ quan, tổ chức.

- Các công cụ tra cứu cần thiết như Danh Mục tài liệu mật, Danh Mục tài liệu đã giải mật, Danh Mục tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi hình (nếu có);...

(Mẫu Danh Mục tài liệu ảnh - Phụ lục số 3).

d) Tài liệu phải có giá trị bảo quản vĩnh viễn, 70 năm và phản ánh đầy đủ, chính xác chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chính của cơ quan, tổ chức.

- Cơ quan, tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, sắp xếp khoa học tài liệu và lựa chọn các hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thống kê thành Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ giao nộp.

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức họp, xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ giao nộp và trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hồ sơ tài liệu lưu trữ giao nộp.

- Đóng gói, vận chuyển hồ sơ tài liệu lưu trữ đến địa điểm giao nộp và làm các thủ tục giao nộp.

- Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ và thống nhất với cơ quan, tổ chức về loại hình tài liệu, số lượng tài liệu, thành Phần tài liệu, thời gian, địa điểm giao nộp tài liệu lưu trữ.

- Thẩm định, rà soát Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ giao nộp và các văn bản hồ sơ phông của cơ quan, tổ chức gửi xin ý kiến. Tổ chức kiểm tra thực tế các hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức dự kiến giao nộp và xây dựng báo cáo kết quả thẩm định, kiểm tra.

- Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu lưu trữ.

- Cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu lưu trữ và Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng cử cán bộ trực tiếp giao, nhận hồ sơ tài liệu lưu trữ.

- Sau khi giao, nhận xong hồ sơ tài liệu lưu trữ, lập biên bản giao, nhận hồ sơ tài liệu lưu trữ thành 3 bản, trong đó cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu lưu trữ giữ 1 bản và Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng giữ 2 bản. Biên bản giao, nhận hồ sơ tài liệu lưu trữ phải có đầy đủ chữ ký của cán bộ giao nộp, cán bộ tiếp nhận và xác nhận của cơ quan, tổ chức giao nộp, cơ quan tiếp nhận tài liệu lưu trữ.

- Lập hồ sơ về việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ. Hồ sơ gồm:

+ Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ giao nộp.

+ Danh Mục tài liệu mật, tài liệu lưu trữ đã giải mật (nếu có).

+ Danh Mục các cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ, Mục lục tài liệu (cơ sở dữ liệu Lotus Notes hoặc tệp Excel hoặc Word).

+ Biên bản giao, nhận hồ sơ tài liệu lưu trữ.

7- Tổ chức thực hiện

- Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Nơi nhận:
- Các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy trực thuộc Trung ương,
- Các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương,
- Cục Lưu trữ,
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG




Bùi Văn Thạch

Phụ lục số 1:

Mẫu: MỤC LỤC HỒ SƠ

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
--------------------------

MỤC LỤC HỒ SƠ
……(1)

THBQ: Vĩnh viễn

Hà Nội, tháng... năm.,.(5).

1- Ghi tên phông hoặc phân phông và ghi thời gian của hồ sơ tài liệu lưu trữ.

3- Ghi số Mục lục hoặc số thứ tự các quyển Mục lục hồ sơ của phông (nếu phông đó có nhiều quyển Mục lục hồ sơ), Mục này cán bộ quản lý Phông Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử của TW Đảng ghi.

5- Ghi địa điểm, tháng, năm lập Mục lục hồ sơ.