Kính gửi:

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Bộ Nội vụ hướng dẫn các Bộ, ngành, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 như sau:

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử.

Xây dựng, sửa đổi bổ sung và ban hành mới các văn bản về văn thư, lưu trữ cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của Bộ, ngành, UBND tỉnh để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bố trí biên chế chuyên trách, bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức theo đúng quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm của Bộ Nội vụ về quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư; Tăng cường biên chế để đảm bảo cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện có hiệu quả chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

- Đối với Bộ, ngành, cần tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý về việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Nội dung kiểm tra tập trung vào việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đặc biệt là công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, việc số hóa tài liệu lưu trữ và thực hiện việc giám sát, kiểm tra chất lượng của hồ sơ, tài liệu sau khi được chỉnh lý. Số lượng các đơn vị được kiểm tra trong năm 2018 phấn đấu đạt 50 - 70% trên tổng số các đơn vị.

+ Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu;

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

a)Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. Ở địa phương, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản.

3. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ Cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

b) Lập và thực hiện các kế hoạch, đề án nâng cấp phông, tu bổ - phục chế tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ phù hợp với điều kiện của Bộ, ngành, địa phương.

II. CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Tổ chức Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ.

3. Các cơ quan, tổ chức cần bố trí đủ kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ. Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý đầu tư kinh phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định tại khoản 3, mục III của Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Đề nghị các Bộ, ngành, UBND các tỉnh căn cứ văn bản hướng dẫn này và tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018./.

- Như trên;
- Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Bộ trưởng (để b/c);
- TTrg. Triệu Văn Cường;
- Văn phòng Bộ, Vụ. Tổng hợp;
- Cổng thông tin điện tử Bộ Nội vụ;
- Lưu: VT, CVTLTNN (10b).

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Triệu Văn Cường