Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

I. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

b) Xây dựng ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Tuyển dụng và bố trí đủ biên chế bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước; tăng cường biên chế để đảm bảo cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện tốt chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

- Thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

Xây dựng Kế hoạch và thực hiện thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với một số cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh (nhất là đối với các đơn vị còn diễn ra tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói). Đồng thời tiến hành thanh tra, kiểm tra về các nội dung:

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư

+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

+ Quản lý và sử dụng con dấu.

+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

e) Thực hiện cấp chứng chỉ hành nghề và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Xây dựng kế hoạch để thu tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức khác nhau: Trưng bày, triển lãm, viết bài, Xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử.

- Tăng cường sự phối hợp giữa Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức tăng cường bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.

khoản 3, mục III của Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ.

Trong năm 2017, UBND các tỉnh tập trung quản lý, chỉ đạo thực hiện 02 nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

2. Đối với các tỉnh chưa có kho Lưu trữ lịch sử thực hiện theo Luật Lưu trữ; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ và chưa đưa dự án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng vào kế hoạch đầu tư công trung hạn giai đoạn 2016-2020, cần bổ sung vào kế hoạch đầu tư công trung hạn hàng năm theo hướng dẫn tại Nghị định số 77/2015/NĐ-CP ngày 10/9/2015 của Chính phủ để làm căn cứ thực hiện theo Quyết định 40/2015/QĐ-TTg ngày 14/9/2015 của Thủ tướng Chính phủ.