BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO
VÀ DU LỊCH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1688/QĐ-BVHTTDL

Hà Nội, ngày 25 tháng 04 năm 2017

- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng Đặng Thị Bích Liên;
- Lưu: VT, VP, CNTT. DAQ 40

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Đặng Thị Bích Liên

Ngoài các loại văn bản trên, Bộ sẽ ban hành bổ sung danh mục các loại văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử theo từng giai đoạn, áp dụng cho các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm QLVBĐH của Bộ.

Các loại văn bản không thuộc quy định tại Khoản 1 Điều 6, khi phát hành văn bản bắt buộc phải gửi kèm văn bản điện tử qua phần mềm QLVBĐH tương ứng nội dung văn bản giấy.

1. Văn bản, hồ sơ có tính mật, tối mật và tuyệt mật thuộc Danh mục bí mật nhà nước, các đơn thư khiếu nại, tố cáo, các thông tin nhạy cảm (những thông tin liên quan đến lĩnh vực dân tộc, tôn giáo, đối ngoại chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền) hoặc những tài liệu mang tính chất khiêu dâm, đồi trụy không được cập nhật, lưu trữ và xử lý trên phần mềm QLVBĐH.

2. Định dạng tài khoản của CBCCVC sử dụng phần mềm QLVBĐH (người dùng):

b) Tài khoản của đơn vị sẽ được đặt theo tên viết tắt của đơn vị và hậu tố _vhttdl, không sử dụng khoảng trắng. Ví dụ: Trung tâm Công nghệ thông tin tài khoản sẽ là: ttcntt_vhttdl.

Việc lưu trữ văn bản điện tử phải thực hiện theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm QLVBĐH tạm ngừng hoạt động hoặc không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử thì người sử dụng phần mềm trong cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:

2. Thông báo ngay cho Trung tâm Công nghệ thông tin để được hướng dẫn, khắc phục sự cố.

TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN QUẢN LÝ VÀ ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM

1. Trung tâm Công nghệ thông tin:

b) Cấp phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và phân quyền sử dụng phần mềm QLVBĐH theo quy trình nghiệp vụ do Văn phòng Bộ cung cấp; quản lý tài khoản đơn vị sử dụng, người dùng; quản trị hệ thống danh mục trong phần mềm QLVBĐH; sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong nội bộ cơ quan, đơn vị;

d) Xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác triển khai, nhân rộng phần mềm QLVBĐH tới các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ;

2. Văn phòng Bộ:

b) Phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin thực hiện theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm QLVBĐH theo quy định của Quy chế này;

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng phần mềm QLVBĐH

a) Sử dụng phần mềm QLVBĐH trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của cơ quan, đơn vị;

c) Yêu cầu các tổ chức trực thuộc khi trình hồ sơ tới các cấp có thẩm quyền, phải gửi kèm văn bản điện tử song song cùng văn bản giấy trong năm 2017 và tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường mạng;

2. Các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm QLVBĐH có trách nhiệm tuân thủ theo hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm Công nghệ thông tin và Văn phòng Bộ.

Điều 12. Trách nhiệm của CBCCVC tham gia sử dụng phần mềm QLVBĐH

a) Sử dụng phần mềm QLVBĐH theo tài khoản đã được cấp để giải quyết công việc được giao; xử lý đúng theo quy trình được cơ quan, đơn vị quy định, chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên phần mềm qua tài khoản sử dụng đã được cấp;

c) Khi sử dụng phần mềm QLVBĐH phải tuân thủ sự hướng dẫn nghiệp vụ của Văn phòng Bộ.

a) Sử dụng phần mềm QLVBĐH để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ các nguồn; số hóa, khai báo các thông số văn bản đi do cơ quan, đơn vị ban hành, chuyển văn bản cho các cơ quan, đơn vị liên quan; phát hành văn bản theo chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị;

Khoản 2 Điều 5 và Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện công tác báo cáo tình hình sử dụng phần mềm QLVBĐH theo định kỳ 06 tháng và 01 năm (hoặc theo yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo Bộ) về Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch qua Trung tâm Công nghệ thông tin.

1. Trên cơ sở kết quả kiểm tra và tổng hợp báo cáo, Trung tâm Công nghệ thông tin tham mưu, đề xuất Lãnh đạo Bộ các hình thức khen thưởng đối với những cơ quan, đơn vị và cá nhân ứng dụng có hiệu quả phần mềm QLVBĐH.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Trung tâm Công nghệ thông tin chủ trì, tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này. Tham mưu, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt kinh phí hàng năm cho việc duy trì, nâng cấp, mở rộng phần mềm QLVBĐH trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

3. Vụ Kế hoạch, Tài chính hướng dẫn, bố trí nguồn kinh phí cho các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện công tác quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm QLVBĐH của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch theo quy định pháp luật hiện hành.

5. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ phản ánh về Trung tâm Công nghệ thông tin để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định./.