BỘ THÔNG TIN VÀ
TRUYỀN THÔNG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

V/v: Hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho các dự án dùng chung theo Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg

Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2008

Nơi nhận:
- Như trên;
- Phó Thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân (để b/c);
- Bộ KH-ĐT, Bộ TC (để phối hợp);
- Bộ trưởng (để b/c);
- Lưu VT, KHTC, Cục ƯDCNTT.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Nguyễn Minh Hồng

STT

Tên chức năng

Mô tả chi tiết

1

2

2.1

2.2

2.3

2.4

- VB trong hạn đã xử lý.

- VB trong hạn chưa xử lý

- VB quá hạn đang xử lý.

- VB đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý VB bằng ngày hiện tại)

Cho phép ghi vết xử lý VB

2.5

Tra cứu VB theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý

3

3.1

- Tạo lập dự thảo VB đi

- Thẩm tra VB đi

- Cho phép ghi vết xử lý VB

3.2

- Tự động cập nhật các thông tin VB đi

- Nhập nội dung toàn văn VB đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét VB)

4

4.1

4.2

- Công việc trong hạn đang xử lý

- Công việc quá hạn đã phân xử lý

Cho phép lưu lại toàn bộ các thông tin trao đổi giữa các thành viên liên quan đến công việc trong quá trình xử lý.

4.3

4.4

5

- Tạo lập VB nội bộ.

- Chuyển Văn thư cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thống báo, cần xin ý kiến

- Và các chức năng khác

6

6.1

- Lập thư mục lưu hồ sơ công việc

- Phân quyền thư mục HSCV

6.2

- Tạo lập HSCV: HS xử lý văn bản, HS giải quyết công việc, HS soạn thảo VB, HS văn bản liên quan, HS theo dõi hồi báo, …

- Phân quyền HSCV

- Cập nhật kết quả xử lý HSCV

7

7.1

7.2

- Theo thời gian

8

9

STT

Nội dung yêu cầu

Yêu cầu chung

1

Phải tuân thủ các yêu cầu quy định pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ; phù hợp các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ trên thực tế (định hướng áp dụng quy trình cải cách hành chính theo ISO 9001:2000)

2

Cho phép tự định nghĩa các chu trình lưu chuyển văn bản đi, đến và nội bộ

3

Phải có kiến trúc, thiết kế mở để dễ dàng nâng cấp đáp ứng sự mở rộng về quy mô của tổ chức, công việc, dẫn tới mở rộng mức độ nghiệp vụ, số lượng người tham gia hệ thống, dung lượng lưu trữ dữ liệu

4

Có quy chế quản lý, sử dụng, khai thác, vận hành hệ thống đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc bảo mật và an toàn dữ liệu, chống được sự thâm nhập trái phép vào hệ thống

5

Hệ thống được thiết kế, xây dựng và triển khai phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về kết nối hệ thống, tích hợp dữ liệu, đặc tả dữ liệu và truy xuất thông tin quy định tại quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT, 20/2008/QĐ-BTTTT

Yêu cầu kỹ thuật

6

Đáp ứng khả năng cài đặt trong những hệ thống mạng có phân vùng bảo mật nhiều lớp, có khả năng tích hợp và xác thực thông qua các hệ thống danh bạ điện tử như AD, LDAP

7

Có khả năng kết nối và gửi nhận dữ liệu qua mạng diện rộng, tối thiểu đáp ứng với các hạ tầng đường truyền khác nhau như Dial-up

8

Mô hình hệ thống phải cho phép khả năng cài đặt theo mô hình máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu

9

Mô hình hệ thống phải cho phép khả năng triển khai mở rộng thêm các điểm kết nối vào hệ thống để gửi nhận văn bản dễ dàng và nhanh chóng mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống

10

Mô hình hệ thống phải có khả năng cài đặt theo mô hình máy chủ chính và máy chủ sao lưu (mô hình hệ thống cluster) để đảm bảo cơ chế cân bằng tải, sao lưu dữ liệu tức thời giữa các máy chủ chính và máy chủ sao lưu

11

Có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất

12

Có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố

13

Cung cấp các báo cáo vận hành hệ thống

Yêu cầu về lưu trữ dữ liệu

14

CSDL phải có khả năng lưu trữ dữ liệu với dung lượng lớn, tính ổn định cao

15

Có khả năng lưu trữ được nhiều dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc được lưu trữ dưới dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản, dữ liệu phim, ảnh, âm thanh)

16

Đáp ứng khả năng tìm kiếm toàn văn (full text search) trong toàn bộ các CSDL.

Khuyến nghị cả trong các tệp đính kèm toàn bộ nội dung văn bản

Yêu cầu về an toàn, bảo mật

17

Đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật thông tin theo nhiều mức: mức mạng, mức xác thực người sử dụng và mức CSDL

Yêu cầu về giao diện

18

Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng. Bố cục giao diện hợp lý giúp cho các thao tác nhập và tra cứu dữ liệu nhanh và thuận tiện

19

Các chức năng sử dụng phải được thiết kế phong phú, đầy đủ, và được bố trí hợp lý trên giao diện đáp ứng phục vụ tất cả các nhu cầu quản lý và xử lý văn bản của cơ quan

20

Với mỗi người dùng sẽ hiển thị các chức năng tương ứng với phần việc chuyên trách của mình, giúp người dùng sử dụng dễ dàng và hiệu quả. Ngoài ra còn có các chức năng nhắc việc cần làm tương ứng với nhiệm vụ của mỗi đối tượng khi đăng nhập vào hệ thống

Yêu cầu về trao đổi và tích hợp

21

Đảm bảo nguyên tắc cung cấp dữ liệu đầu ra cho các hệ thống thông tin khác và chấp nhận đầu vào từ các hệ thống thông tin khác theo chuẩn XML để phục vụ quá trình trao đổi thông tin

STT

Nội dung yêu cầu

Yêu cầu kỹ thuật

1

Đáp ứng khả năng cài đặt và vận hành tốt trên nhiều môi trường hệ điều hành nền cơ bản như hệ điều hành MS Windows Server, Linux,…

2

Đáp ứng mô hình Web-based, cài đặt hệ thống phần mềm và các CSDL trên máy chủ. Người dùng truy cập và khai thác phần mềm thông qua các trình duyệt web

3

Tương thích với các trình duyệt Web thông dụng

4

Đáp ứng yêu cầu mã hóa dữ liệu trên đường truyền khi trao đổi dữ liệu giữa các điểm trong hệ thống và giữa hệ thống với các hệ thống thông tin khác trên mạng diện rộng, chuẩn mã hóa trên đường truyền căn cứ theo quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT, 20/2008/QĐ-BTTTT

5

Đáp ứng cơ chế theo dõi, giám sát thông tin truy nhập của người sử dụng theo phiên làm việc để phục vụ công tác chuẩn đoán và sửa chữa lỗi khi hệ thống gặp sự cố bất thường

Yêu cầu về lưu trữ dữ liệu

6

Đáp ứng cơ chế lưu trữ, khai thác CSDL theo thời gian để giảm tải dung lượng, tuy nhiên vẫn đảm bảo cơ chế tìm kiếm, tra cứu dữ liệu thông suốt trên toàn bộ các CSDL

Yêu cầu về an toàn, bảo mật

7

Hệ thống phải đáp ứng khả năng bảo mật tại mức chứng thực của các máy chủ trong hệ thống

8

Toàn bộ các dữ liệu cần quản lý phải được lưu trong CSDL hoặc thư mục, được mã hóa và phân quyền truy cập chặt chẽ

Yêu cầu về giao diện

9

Có cung cấp tối đa các loại dữ liệu danh mục, hỗ trợ cho các thao tác nhập liệu và tìm kiếm dữ liệu nhanh và chính xác. Tự động hóa tối đa các quá trình thao tác với dữ liệu

Yêu cầu về trao đổi và tích hợp

10

Cung cấp các dữ liệu đầu ra theo chuẩn XML để phục vụ công tác lập báo cáo theo quy định hiện hành, theo quy định nội bộ của cơ quan, đồng thời cung cấp dữ liệu theo các khuôn dạng thống nhất phục vụ quy trình trao đổi thông tin với các hệ thống khác.

Cấu trúc dữ liệu của tệp XML được xác định tùy thuộc vào nhu cầu trao đổi thông tin của các hệ thống.

Thủ tục trao đổi thông tin giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành với các hệ thống thông tin khác cần có sự thỏa thuận và thống nhất trước khi tiến hành kết nối các hệ thống.

Ví dụ: khuôn dạng để trao đổi với các hệ thống khác có cấu trúc như sau:

1. Thông tin gốc, các thông tin dạng tệp và thông tin quản lý được đóng thành gói, có thể ở dạng zip hoặc gzip (theo quy định tại Quyết định 19/2008/QĐ-BTTTT, 20/2008/QĐ-BTTTT)

2. Sử dụng các giao thức trao đổi bên ngoài như S/MINE (theo quy định tại Quyết định 19/2008/QĐ-BTTTT, 20/2008/QĐ-BTTTT) để truyền dữ liệu tới hệ thống khác

3. Và ngược lại

STT

Nội dung yêu cầu

Yêu cầu chung

1

Phải thiết kế hệ thống máy chủ thư điện tử theo mô hình Front-End và Back-End để có thể mở rộng theo cả chiều dọc (tăng năng lực của đơn thể thiết bị) lẫn chiều ngang (tăng năng lực bằng thêm thiết bị).

Tât cả các thành phần đều phải có khả năng tăng năng lực theo chiều ngang.

2

Phải có quy hoạch cách đặt tên tài khoản người sử dụng một cách khoa học, đảm bảo người sử dụng dễ nhớ

3

Phải có quy hoạch tên miền theo phân cấp của mô hình tổ chức trong Bộ/Tỉnh hoặc sử dụng chung một tên miền cho dịch vụ thư nhưng phải quản lý người sử dụng theo phân cấp cơ quan, tổ chức bằng cách sử dụng dịch vụ thư mục LDAP.

Tham khảo phụ lục 01, phần (c)

4

Hệ thống máy chủ thư điện tử cần hỗ trợ cả 2 hình thức truy cập vào hộp thư: sử dụng phần mềm email client và sử dụng WebMail

5

Hệ thống máy chủ thư điện tử cần hỗ trợ sử dụng các chuẩn SMTP, POP3, IMAP4, HTTPS

7

Cho phép truy cập và quản trị từ xa bằng SSH hoặc HTTPS

8

Cung cấp giao diện quản trị đồ họa (GUI) cho phép khả năng quản trị tập trung toàn hệ thống

Yêu cầu kỹ thuật cho phần mềm thư điện tử

9

Cung cấp các chức năng trong mục (2.2a)

10

Có cơ chế xác thực truy nhập vào hệ thống máy chủ thư điện tử, định hướng sử dụng chữ ký số

11

Có cơ chế đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu trên đường truyền giữa phần mềm thư điện tử và hệ thống máy chủ thư điện tử

Yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống máy chủ phục vụ dịch vụ thư điện tử

12

Đáp ứng khả năng mở rộng mô hình triển khai khi cần thiết, có thể triển khai thêm các máy chủ Back-End để tăng dung lượng hay do số người sử dụng tăng lên mà không làm ảnh hưởng đến người sử dụng và hệ thống

13

Đáp ứng khả năng cài đặt các máy chủ Front End theo mô hình hệ thống Cluster đảm bảo cơ chế cân bằng tải, sao lưu dữ liệu tức thời giữa các máy chủ Front End

14

Đáp ứng khả năng cài đặt các máy chủ Back End hỗ trợ cơ chế chia sẻ (shared storage) để quản lý chung ổ đĩa lưu giữ hộp thư người sử dụng

15

Cơ chế chia tải cho từng dịch vụ như SMTP, POP3, IMAP, HTTP …

16

Hỗ trợ mailing list cho người sử dụng đăng ký sử dụng và có quyền quản trị riêng cho mỗi mailing list. Có thể hạn chế chỉ cho phép các tài khoản trong mailing list mới gửi được cho mailing list

117

Yêu cầu cho tính năng bổ sung cho MTA

Kiểm soát chức năng trung chuyển thư (relay) bằng địa chỉ hoặc dải địa chỉ IP. Kiểm soát relay qua các danh sách đen (black-list). Người quản trị có thể can thiệp vào back-list khi cần thiết. Có khả năng cập nhật black-list tự động trong đó có thể tự động nhận DNS Real-time black hole list.

Hạn chế sử dụng cơ chế trung chuyển mở - open relay

Khuyến khích sử dụng cơ chế SMTP trung chuyển thư đảm bảo – secured SMTP mail relay

Có khả năng xác thực đối với người sử dụng (SMTP authentication). Có khả năng kiểm soát relay dựa trên thông tin xác thực

Cho phép hiệu chỉnh thời gian tối đa thư được lưu trữ trong queue và Có khả năng gỡ bỏ một hoặc nhiều thư riêng lẻ ra khỏi queue.

Phải hỗ trợ khả năng thông báo lỗi theo chuẩn tương thích Delivery Status Notification

18

Hệ thống thư điện tử phải có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và trực tuyền

19

Hệ thống thư điện tử phải có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố

20

Hệ thống thư điện tử được thiết kế để ghi và lưu trữ đầy đủ nhật ký (logfile) của thành phần hệ thống và có cơ chế thống kê và báo cáo về năng lực hiện tại (performance) của hệ thống

Yêu cầu về lưu trữ dữ liệu

21

CSDL phải có khả năng lưu trữ dữ liệu với dung lượng lớn, tính ổn định cao.

22

Cho phép định nghĩa hạn mức dung lượng (Quota) cho từng nhóm, người quản trị nhóm có thể định nghĩa Quota cho từng thành viên của nhóm và điều khiển quota dựa trên kích thước mailbox, dựa trên số lượng thư, dựa trên kích thước thư

23

Sử dụng Bộ ký tự và mã hóa thống nhất trong toàn bộ hệ thống theo tiêu chuẩn unicode Tiếng Việt TCVN 6909:2001

Yêu cầu về an toàn, bảo mật

24

Hệ thống phải đáp ứng khả năng bảo mật theo các mức: mạng, xác thực người sử dụng và CSDL

25

Có Firewall đặt giữa 2 hệ thống máy chủ Front End và Back End

26

Hệ thống phải được thiết kế để có khả năng chống Virus

Hệ thống phải có khả năng thông báo cho người gửi hoặc người nhận về thông tin thư điện tử có nhiễm virus

Hệ thống phải có biện pháp cho phép cập nhật các mẫu virus định kỳ (có thể cấu hình được)

27

Hệ thống phải được thiết kế để có khả năng chống và lọc spam

Hệ thống phải có khả năng phát hiện các thư spam theo các tiêu chí có thể được cấu hình bởi người quản trị

Hệ thống phải có biện pháp cho phép cập nhật các mẫu spam định kỳ (có thể cấu hình được) hoặc bất thường (do người quản trị)

STT

Nội dung yêu cầu

Yêu cầu chung

1

Hệ thống phải hỗ trợ nhiều tên miền ảo (virtual domain). Phải hỗ trợ phân cấp quản trị cho từng tên miền. Cho phép đặt tên tài khoản hộp thư trùng nhau trên các tên miền khác nhau. Mỗi tên miền cần có một địa chỉ thư đại diện (postmaster) riêng và một địa chỉ thư người quản trị (admininistrator) riêng.

Yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống máy chủ phục vụ dịch vụ thư điện tử

2

Mô hình mạng triển khai hệ thống máy chủ thư điện tử bao gồm: vùng ngoài ( Public Zone), vùng DMZ ( DeMilitarized Zone ) và vùng an toàn (Safety Zone ), vùng công việc ( Working Zone )

3

Các máy chủ Front End được đặt trong vùng DMZ

4

Các máy chủ AD/LDAP, máy chủ Back End hoạt động trong vùng an toàn.

Yêu cầu về an toàn, bảo mật

5

Có cơ chế chứng thực của các máy chủ trong hệ thống

Nhóm chức năng của phần mềm cổng lõi

Người sử dụng có khả năng thay đổi màu sắc, giao diện nền, phông chữ hoặc chọn một mẫu hiển thị có sẵn. Việc tùy biến phụ thuộc hoàn toàn về phía người sử dụng

Áp dụng cơ chế phân quyền truy cập theo vai trò dựa trên quy trình công việc xuyên suốt trong hệ thống cổng lõi và tầng các dịch vụ ứng dụng

Thông qua chức năng tích hợp cung cấp các chức năng khác phục vụ hoạt động xây dựng cổng, tích hợp các thành phần thông tin trình bày trên các màn hình hiển thị thông tin, đồng thời quy định các khu vực thông tin sẽ hiển thị trên mẫu trang.

Đồng thời cho phép xuất bản thông tin theo chuẩn RSS 2.0, khuyến nghị áp dụng chuẩn ATOM 1.0 cho các dịch vụ ứng dụng trong hệ thống.

Nhóm chức năng cung cấp dịch vụ ứng dụng hành chính công

Nhóm chức năng cung cấp dịch vụ tương tác trực tuyến, tiện ích

b) Các chức năng nên có