QUYẾT ĐỊNH

VỀ\r\nVIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC\r\nTRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1975 - 2015

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa\r\nphương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng\r\n11 năm 2011;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày\r\n07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và\r\ngiao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Quyết định số 7109/QĐ-UBND\r\nngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc ban\r\nhành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm\r\nLưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày\r\n11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc tăng cường\r\ncông tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành\r\nphố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ\r\ntại Tờ trình số 3870/TTr-SNV ngày 27 tháng 9 năm 2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay phê duyệt Đề án chỉnh\r\nlý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí\r\nMinh giai đoạn 1975 - 2015.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày\r\nký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc\r\nSở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố, Chủ\r\ntịch Ủy ban nhân dân quận - huyện, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan\r\nchịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN\r\nTHÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1975 - 2015
\r\n(Kèm theo Quyết định số 5663/QĐ-UBND\r\nngày 24 tháng 10 năm\r\n2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)

I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH\r\nHÌNH:

Trong thời gian qua, Ủy ban nhân dân\r\nthành phố đã có nhiều quan tâm, chỉ đạo triển khai thực hiện các biện pháp tăng\r\ncường quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động tại các cơ\r\nquan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Nhưng do diện tích kho lưu trữ tại Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ có hạn nên chưa thể thu thập\r\ntài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Do đó, Ủy ban nhân dân\r\nthành phố đã chỉ đạo đầu tư xây dựng công trình Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành\r\nphố đồng thời ban hành danh mục xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp\r\nlưu tài liệu và danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu\r\ntrữ Lịch sử thành phố.

Qua thống kê, số lượng tài liệu còn tồn\r\nđọng chưa chỉnh lý, sắp xếp ở các cơ quan, tổ chức là trên 240.000 mét giá.\r\nTrang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu và chưa đúng tiêu chuẩn quy định,..\r\nTuy nhiên, việc triển khai thực hiện các biện pháp nhằm giải quyết dứt điểm\r\ntình trạng tài liệu tồn đọng chưa được thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm\r\nđúng mức. Từ đó, dẫn đến tình trạng khi công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử hoàn thành không thể thu thập tài liệu về để tổ chức bảo\r\nquản và sử dụng được.

Nhằm chuẩn bị nguồn tài liệu của các\r\ncơ quan, tổ chức đủ tiêu chuẩn và điều kiện để thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử thành phố khi đưa vào sử dụng, yêu cầu đặt ra cần có giải pháp xử lý tình trạng\r\nhồ sơ, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố, góp\r\nphần tăng cường quản lý tài liệu tại lưu trữ cơ quan và Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử thành phố.

II. HIỆN TRẠNG TÀI\r\nLIỆU, KHO LƯU TRỮ VÀ NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN\r\nĐỊA BÀN THÀNH PHỐ:

1. Hiện trạng\r\ncông tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ của các sở, ban, ngành trên địa bàn thành phố:

a) Tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử thành phố:

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử\r\nthành phố bảo quản 13 phông lưu trữ, có hơn 2.680 mét giá tài liệu. Trong đó,\r\ncó các phông như: phông Chưởng khế Pháp, Chưởng khế Sài Gòn, phông Hội đồng\r\nnhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố từ năm\r\n1976 - 2001 và một số phông của các cơ quan đã giải thể. Hồ sơ, tài liệu từng\r\nbước được chỉnh lý sắp xếp và có mục lục tra tìm phục vụ tốt cho công tác khai\r\nthác, nghiên cứu, sử dụng; tài liệu từ năm 2007 sẽ chỉnh lý, hoàn thiện dần\r\ntrong những năm tiếp theo.

b) Tài liệu tại các sở, ban, ngành,\r\nquận - huyện:

Theo quy định của Luật Lưu trữ, trong\r\nthời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục\r\nnguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu đảm bảo theo tiêu chuẩn\r\nvà điều kiện để giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm\r\nLưu trữ lịch sử. Do đó, tất cả hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc\r\nsơ bộ trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực cần được thẩm định, rà soát, xác định\r\nlại thời hạn bảo quản và lựa chọn lập mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh\r\nviễn để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

Tuy nhiên, theo số liệu tổng hợp từ\r\nbáo cáo kết quả khảo sát tài liệu lưu trữ tại 512/707 cơ quan, tổ chức thuộc\r\nnguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, tài liệu lưu trữ tại các\r\ncơ quan, tổ chức được hình thành trong quá trình hoạt động từ sau năm 1975 đến\r\nnay như sau:

- Tổng số tài liệu lưu trữ hiện đang\r\nbảo quản tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2016 (bao gồm cả tài liệu hiện đang bảo\r\nquản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố): 232.894,68 mét giá;

+ Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh:\r\n59.843,12 mét giá;

+ Chỉnh lý sơ bộ: 65.315,24 mét giá;

+ Chưa chỉnh lý: 107.736,30 mét giá.

- Tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý tại\r\ncác cơ quan, tổ chức

+ Tại các sở, ban, ngành Thành phố:\r\n39.742 mét giá;

+ Tại các cơ quan ngành dọc: 24.730\r\nmét giá;

+ Tại các cơ quan cấp huyện:\r\n37.298,30 mét giá;

+ Tại các cơ quan, tổ chức khác:\r\n5.966 mét giá.

Tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ\r\nchức trong thời gian dài có nguyên nhân chủ yếu do thiếu sự quan tâm, chỉ đạo của\r\nThủ trưởng đơn vị về việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ\r\nquan; bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo, bồi dưỡng\r\nnghiệp vụ chỉnh lý; thường xuyên thay đổi nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ,...

2. Hiện trạng\r\nKho Lưu trữ:

Qua khảo sát, kho lưu trữ tài liệu tại\r\nnhiều cơ quan, tổ chức chưa được bố trí hoặc có nhưng diện tích chật hẹp, không\r\nđược tổ chức sắp xếp một cách khoa học. Một số cơ quan, tổ chức thuê kho bên\r\nngoài để bảo quản tài liệu nhưng thiếu\r\ntrang thiết bị bảo quản, phương tiện phòng cháy, chữa cháy; thiếu cán bộ quản lý, kiểm tra thường xuyên, định kỳ kho lưu trữ,... nên dễ\r\ngặp nguy cơ cháy nổ hay mối mọt xâm hại làm hư hỏng, ảnh hưởng đến\r\nsự an toàn và tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.

a) Kho Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ\r\nlịch sử thành phố:

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử\r\nthành phố đang thuê mặt bằng tại Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận với\r\ndiện tích sàn là 730 m² để làm kho lưu trữ, bảo quản tài liệu hiện\r\ncó của Trung tâm Lưu trữ lịch sử, gồm các phông như: phông Lưu trữ Đô thành Sài\r\nGòn; phông Chưởng khế Pháp; phông Chưởng khế Sài Gòn; phông Hội đồng nhân dân\r\nthành phố, phông Ủy ban nhân dân thành phố; phông Văn phòng Hội đồng nhân dân\r\nvà Ủy ban nhân dân thành phố; phông Ban Cải tạo Công thương nghiệp tư bản tư\r\ndoanh thành phố; phông Ban Quản lý người tị nạn thành phố;\r\nphông Ban Khai hoang xây dựng vùng kinh tế mới thành phố; phông Ban Quản lý Khu\r\ny tế kỹ thuật cao; phông Công ty Dịch vụ Việt kiều và Xuất nhập khẩu tại chỗ\r\nCosevina; phông Sở Lương thực và phông Ban Thi đua - Khen thưởng thành phố.

Kho Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử thành phố hiện có chưa thể thu thập, cập nhật tài liệu của 707 cơ quan, tổ\r\nchức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo Quyết định\r\nsố 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban\r\nhành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm\r\nLưu trữ lịch sử.

Năm 2016, Trung tâm Lưu trữ lịch sử\r\nthành phố được khởi công xây dựng với quy mô công trình 18 tầng, tổng diện tích\r\nsàn xây dựng 20.000m² dự kiến năm 2019 sẽ hoàn thành, là nơi thu thập\r\nvà bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp\r\nlưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

b) Kho Lưu trữ các sở, ban, ngành:

Mặt bằng làm việc tại các sở, ban,\r\nngành hiện còn hạn chế nên việc bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ gặp nhiều\r\nkhó khăn và chưa được quan tâm, đầu tư đúng mức, trang thiết bị bảo quản hồ sơ\r\nnhư giá (kệ), hộp đựng hồ sơ, máy móc các công cụ phục vụ cho công tác lưu trữ\r\ncòn thiếu, tài liệu còn tích đống, bó gói rất nhiều. Sự quan tâm, chỉ đạo công\r\ntác này của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức còn hạn chế dẫn đến không thu thập\r\ntài liệu vào Lưu trữ cơ quan, không thực hiện tốt chức năng Lưu trữ cơ quan, có\r\nnguy cơ mất mát, làm hư hỏng tài liệu có giá trị.

c) Kho Lưu trữ quận, huyện:

Hầu hết trụ sở của Ủy ban nhân dân quận\r\n- huyện đã được đầu tư xây dựng khang trang với quy mô tương đối lớn, tuy nhiên\r\nchưa xây dựng hạng mục kho lưu trữ để bảo quản tài liệu, dẫn đến tình trạng quản\r\nlý tài liệu thiếu tập trung thống nhất, khó thực hiện việc lựa chọn và giao nộp\r\nvào Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Hiện nay, Ủy ban nhân dân quận - huyện đã triển\r\nkhai đầu tư xây dựng kho lưu trữ theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố.

Một số quận - huyện đã bố trí kho để\r\nthu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ tập trung cấp huyện như: Quận 2, 3, 10, 11,\r\nBình Tân, Tân Phú, Gò Vấp, Thủ Đức, huyện Hóc Môn, Nhà Bè, Củ Chi; Quận 7, 8,\r\nhuyện Bình Chánh đang tiến hành xây dựng kho lưu trữ và còn lại đang lập dự án\r\nđầu tư xây dựng kho lưu trữ.

Diện tích kho lưu trữ tại một số quận\r\n- huyện còn hạn chế, chủ yếu bảo quản tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban\r\nnhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Đa số tài liệu chưa được chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh\r\nnên chưa thể tổ chức thu thập, bảo quản tại lưu trữ cơ\r\nquan và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố. Ngoài ra, tại các quận, huyện\r\nđã xây dựng, bố trí được kho lưu trữ nhưng phương án tổ chức, nhân sự quản lý\r\nvà hoạt động chuyên môn nghiệp vụ còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc.

3. Hiện trạng\r\nnhân sự làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức:

Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại\r\ncác cơ quan, tổ chức còn thiếu và yếu về chuyên môn nghiệp vụ. Các chế độ chính\r\nsách đối với công chức, viên chức phụ trách lưu trữ chưa được sự quan tâm đúng mức;\r\nngười làm công tác lưu trữ còn kiêm nhiệm công việc khác nên không có nhiều thời\r\ngian để tập trung chuyên môn cho công tác lưu trữ.

Người làm công tác lưu trữ có chuyên\r\nmôn nghiệp vụ ở các cơ quan thường xuyên thay đổi hoặc luân chuyển, bố trí công\r\ntác đến các phòng, ban khác hoặc chuyển công tác sang cơ quan khác có mức thu\r\nnhập ổn định hơn dẫn đến tình trạng thiếu hụt người làm công tác lưu trữ có\r\ntrình độ chuyên môn tại các cơ quan, tổ chức.

Do một số yếu tố nêu trên nên thời\r\ngian qua việc tiếp nhận người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ vào làm\r\nviệc tại các cơ quan, tổ chức gặp rất nhiều khó khăn. Sinh viên ngành lưu trữ tốt\r\nnghiệp vào làm việc trong các cơ quan, tổ chức chưa có kinh nghiệm thực tế nên\r\nviệc hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ\r\nquan cho cán bộ các phòng, ban chuyên môn chưa được tiến hành; cán bộ chuyển\r\ncông tác hoặc nghỉ việc, nghỉ hưu chưa tổ chức bàn giao hồ sơ, tài liệu về bộ\r\nphận lưu trữ,...

Trình độ chuyên môn của người làm\r\ncông tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn thiếu và yếu về nghiệp vụ, phải\r\nkiêm nhiệm nhiều việc khác nên không thể thực hiện việc chỉnh lý khối lượng tài\r\nliệu tồn đọng lớn từ năm 1975 đến nay. Các cơ quan, tổ chức bố trí từ một đến\r\nhai người làm công tác lưu trữ chỉ có khả năng cập nhật, chỉnh lý, sắp xếp được\r\nkhối tài liệu hiện hành, không thể chỉnh lý khối lượng tài\r\nliệu tồn đọng trong nhiều năm trước và tài liệu của các phòng, ban giao nộp về\r\nkho lưu trữ. Do đó, để tổ chức thực hiện phân loại, sắp\r\nxếp, chỉnh lý, xác định giá trị và lựa chọn để bảo quản tại lưu\r\ntrữ cơ quan, giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố và hủy tài liệu hết\r\ngiá trị cần có sự quan tâm chỉ đạo và đầu tư\r\nkinh phí của Ủy ban nhân dân thành phố cũng như Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị.

III. NỘI DUNG, NHIỆM\r\nVỤ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG:

1. Về cơ sở\r\npháp lý, trách nhiệm trong quản lý và chỉnh lý tài liệu:

a) Cơ sở pháp lý:

- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm\r\n2011;

- Luật Đấu thầu ngày 26 tháng 11 năm\r\n2013;

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29\r\ntháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý\r\ntài liệu giấy;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26\r\ntháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý\r\ntài liệu giấy;

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng\r\n9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp\r\nhồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19\r\ntháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc\r\nban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04\r\ntháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt Kế hoạch\r\ntriển khai thi hành Luật Lưu trữ;

- Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09\r\ntháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về một số biện pháp\r\nđể giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố\r\nHồ Chí Minh;

- Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30\r\ntháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Danh mục\r\ncác cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;

- Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11 tháng\r\n9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc tăng cường công\r\ntác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ\r\nChí Minh.

b) Trách nhiệm trong quản lý tài liệu\r\nvà chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

- Điều 6 Luật Lưu trữ quy định “Người\r\nđứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách\r\nnhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc\r\nthu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về\r\ncông tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”.

- Điều 15 Luật Lưu trữ quy định “Người\r\nđứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu\r\nthuộc phạm vi quản lý”.

- Điều 25 Luật Lưu trữ quy định “Người\r\nđứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị,\r\nphương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ,\r\nbảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ”.

2. Mục tiêu:

a) Phấn đấu từ năm 2018 đến năm 2022\r\nhoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tại các cơ quan, tổ\r\nchức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

b) Khi Dự án xây dựng Trung tâm Lưu\r\ntrữ lịch sử thành phố hoàn thành đưa vào sử dụng, tiến hành công tác chuẩn bị\r\nsong song với công tác xây dựng công trình:

- Triển khai thực hiện chỉnh lý, phân\r\nloại sắp xếp tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.

- Phối hợp lựa chọn, xác định giá trị\r\ntài liệu, thẩm định Mục lục chuẩn bị cho công tác thu thập tài liệu có giá trị\r\nlịch sử của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử\r\nthành phố.

3. Nhiệm vụ trọng\r\ntâm chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Để tổ chức thực hiện việc chỉnh lý\r\ntài liệu lưu trữ cần xác định cơ quan, tổ chức để đầu tư chỉnh lý, thời gian và\r\nnguồn kinh phí thực hiện:

a) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cần\r\nxác định trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

- Xác định trách nhiệm và tổ chức thực\r\nhiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm quản lý tốt nguồn tài liệu hình thành\r\ntrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Thực hiện việc lựa chọn tài liệu và\r\ngiao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định.

- Chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc thực\r\nhiện chỉnh lý bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu\r\ncó).

b) Xác định thời gian thực hiện chỉnh\r\nlý:

Do khối lượng tài liệu tồn đọng nhiều,\r\nkinh phí đầu tư lớn nên việc phân bổ kinh phí chỉnh lý được chia theo lộ trình\r\nvà tổ chức lựa chọn hàng năm từ 05 - 07 cơ quan, đơn vị để cấp kinh phí cho phù hợp.

c) Các cơ quan, tổ chức cần được chỉnh\r\nlý:

Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu được\r\nchia thành 04 nhóm như sau:

Nhóm 1: Cơ quan sở, ban, ngành thành\r\nphố.

Nhóm 2: Cơ quan, tổ chức ngành dọc.

Nhóm 3: Tổ chức doanh nghiệp, Hội quỹ\r\nvà đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố.

Nhóm 4: Các cơ quan, đơn vị cấp huyện.

d) Phương án lựa chọn đầu tư các nhóm\r\ncơ quan thuộc nguồn nộp lưu:

- Nhóm các sở, ban, ngành thành phố\r\nđược Ủy ban nhân dân thành phố xem xét phê duyệt thời gian và cấp kinh phí tổ\r\nchức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

- Nhóm các cơ quan, tổ chức ngành dọc\r\nthành phố: căn cứ vào Đề án này, xây dựng kế hoạch báo cáo cơ quan cấp trên trực\r\ntiếp để được phê duyệt và cấp kinh phí thực hiện.

- Nhóm các tổ chức doanh nghiệp, Hội\r\nquỹ và đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố: Xây dựng kế hoạch và cân đối kinh phí\r\ncủa tổ chức để thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

- Nhóm cơ quan, tổ chức quận - huyện:\r\nỦy ban nhân dân quận - huyện chỉ đạo xây dựng kế hoạch và cân đối nguồn kinh\r\nphí của quận, huyện để phê duyệt và tổ chức thực hiện.

4. Nhiệm vụ cụ thể\r\nchỉnh lý tài liệu lưu trữ:

a) Phê duyệt theo thời gian, cấp kinh\r\nphí và tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của 35 cơ\r\nquan, tổ chức thuộc nhóm các cơ quan sở, ban, ngành thành phố.

b) Tổng kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn\r\nđọng của 35 cơ quan, tổ chức ước tính 114.571.902.800 đồng (Một trăm mười\r\nbốn tỷ năm trăm bảy mươi mốt triệu chín trăm lẻ hai nghìn tám trăm đồng) được dự\r\ntoán theo quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 và\r\nThông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ (Phụ lục\r\nđính kèm).

c) Lộ trình và kinh phí chỉnh lý tài\r\nliệu tồn đọng:

- Định kỳ hàng năm, Ủy ban nhân dân\r\nthành phố cân đối ngân sách và cấp kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ nguồn\r\nkinh phí chi không thường xuyên cho từ năm đến bảy cơ quan, đơn vị để thực hiện\r\nchỉnh lý tài liệu tồn đọng.

- Lộ trình thực hiện chỉnh lý tại các\r\ncơ quan, tổ chức như sau:

+ Năm 2018: Ủy ban nhân dân thành phố,\r\nSở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Kế\r\nhoạch và Đầu tư, Thanh tra thành phố;

+ Năm 2019: Sở Văn hóa và Thể thao, Sở\r\nTài nguyên và Môi trường, Sở Quy hoạch - Kiến trúc, Ban Thi đua - Khen thưởng,\r\nChi cục Kiểm lâm, Chi cục Phòng chống tệ nạn xã hội, Thanh tra xây dựng thuộc Sở\r\nXây dựng;

+ Năm 2020: Sở Thông tin và Truyền\r\nthông, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Công\r\nThương, Sở Khoa học và Công nghệ, Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp thành phố và\r\nBan Tôn giáo;

+ Năm 2021: Sở Xây dựng, Sở Du lịch,\r\nBan Quản lý Đầu tư - Xây dựng Khu Đô thị mới Thủ Thiêm,\r\nBan Quản lý Khu Công nghệ cao thành phố, Ban Quản lý các Khu chế xuất và Công\r\nnghiệp thành phố, Chi cục Quản lý thị trường, Lực lượng Thanh niên xung phong.

+ Năm 2022: Sở Giao thông Vận tải, Sở\r\nY tế, Ủy ban về người Việt Nam ở nước ngoài, Chi cục Bảo vệ thực vật, Ban Quản\r\nlý Đầu tư và Xây dựng Khu đô thị mới Nam thành phố, Ban Quản lý Đường sắt đô thị.

5. Yêu cầu, tổ chức\r\nquản lý chất lượng chỉnh lý hồ sơ tài liệu

a) Tăng cường trách nhiệm trong công\r\ntác quản lý chất lượng, hiệu quả chỉnh lý:

- Căn cứ Luật Đấu thầu và các văn bản\r\nhướng dẫn về công tác đấu thầu, các cơ quan, tổ chức tiến hành lựa chọn đơn vị\r\nđể ký kết hợp đồng chỉnh lý tài liệu đúng quy định của nhà nước và báo cáo kết\r\nquả lựa chọn nhà thầu về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức không được sử\r\ndụng kinh phí chỉnh lý tài liệu được cấp vào các mục đích khác.

b) Về lựa chọn đơn vị thực hiện dịch\r\nvụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

- Các cơ quan, tổ chức cần thẩm định\r\nnăng lực chuyên môn của các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ trước khi ký kết hợp\r\nđồng dịch vụ. Trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến Chi cục\r\nVăn thư - Lưu trữ về năng lực chuyên môn của đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức gửi về Chi cục\r\nVăn thư - Lưu trữ một bộ hồ sơ (bản sao) gồm: Hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ,\r\nPhương án thực hiện dịch vụ lưu trữ, Hồ sơ năng lực (trường hợp cơ quan, tổ chức\r\nthẩm định năng lực chuyên môn của đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ) để kiểm tra,\r\ngiám sát trong quá trình thực hiện hợp đồng.

- Trước khi ký nghiệm thu hợp đồng với\r\nđơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị Chi cục\r\nVăn thư - Lưu trữ phối hợp, kiểm tra kết quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm đảm\r\nbảo chất lượng, hiệu quả của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

c) Điều kiện, tiêu chuẩn về kết quả\r\nchỉnh lý

Hồ sơ, tài liệu sau khi được chỉnh lý\r\nphải đáp ứng các nội dung chủ yếu sau:

- Có mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và\r\ncông cụ thống kê, tra cứu;

- Có danh mục tài liệu loại ra của\r\nphông hoặc khối tài liệu chỉnh lý (nếu có);

- Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn phải đánh\r\nsố tờ, ghi mục lục văn bản và chứng từ kết thúc.

IV. TỔ CHỨC THỰC\r\nHIỆN

1. Các cơ quan, tổ chức:

a) Xây dựng kế hoạch, kinh phí thực\r\nhiện trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và tổ chức thực hiện việc\r\nchỉnh lý tài liệu tồn đọng theo nội dung và tiến độ thời gian của Đề án.

b) Chịu trách nhiệm quản lý, theo\r\ndõi, kiểm tra để công tác chỉnh lý tài liệu đảm bảo chất lượng, hiệu quả.

c) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo\r\ntiến độ và kết quả chỉnh lý theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

d) Tổ chức nghiệm thu đưa vào sử dụng\r\ncó hiệu quả, tiếp thu kế thừa thành quả chỉnh lý để tiếp tục thực hiện tốt chức\r\nnăng, nhiệm vụ và vai trò lưu trữ cơ quan. Tổ chức cho công chức, viên chức thực\r\nhiện việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, chấm dứt tình trạng hồ sơ\r\nđược hình thành trong quá trình hoạt động không được lập dẫn đến tồn đọng.

2. Sở Nội vụ:

a) Triển khai thực hiện Đề án này đồng\r\nthời hướng dẫn các cơ quan xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

b) Giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ\r\ntrì thẩm định, xác định tình hình thực tế tài liệu; tham mưu phối hợp với Sở\r\nTài chính thẩm định trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét phê duyệt và cấp\r\nkinh phí cho các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu tồn\r\nđọng.

c) Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác\r\nchỉnh lý cho Ủy ban nhân dân thành phố; đề xuất khen thưởng các cơ quan, tổ chức\r\nthực hiện tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đồng thời đề xuất phê bình, kiểm\r\nđiểm các cơ quan, tổ chức thực hiện chưa tốt công tác này.

3. Sở Tài chính:

a) Hàng năm, tham mưu Thường trực Ủy\r\nban nhân dân thành phố cân đối, bố trí kinh phí từ nguồn kinh phí không thường\r\nxuyên để thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng và mua sắm trang thiết bị, vật tư\r\nbảo quản tài liệu sau khi chỉnh lý tại các sở, ban, ngành.

b) Phối hợp Sở Nội vụ hướng dẫn các\r\ncơ quan, tổ chức lập dự trù kinh phí công tác chỉnh lý tài liệu.

c) Hướng dẫn các nhóm cơ quan, tổ chức\r\ntại Đề án này sử dụng nguồn kinh phí không thường xuyên để tổ chức chỉnh lý tài\r\nliệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

d) Chủ trì và phối hợp với Sở Nội vụ\r\nthẩm định và trình Ủy ban nhân dân thành phố duyệt cấp kinh phí chỉnh lý tài liệu\r\ntồn đọng tại các cơ quan, tổ chức theo nội dung và tiến độ của Đề án./.