QUYẾT ĐỊNH

BAN\r\nHÀNH KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẾN NĂM\r\n2025

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa\r\nphương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng\r\n11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một\r\nsố điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP\r\nngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số\r\n09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số\r\nđiều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV\r\nngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu\r\ntrữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ\r\ntại Tờ trình số 3871/TTr-SNV ngày 27 tháng 9 năm 2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết\r\nđịnh này Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đến\r\nnăm 2025.

Điều 2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố, Chủ tịch\r\nỦy ban nhân dân quận, huyện căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao và nội dung Kế\r\nhoạch này để xây dựng chương trình, kế hoạch cụ thể, nhằm triển khai thực hiện\r\nđạt hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày\r\nký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám\r\nđốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân\r\ndân quận, huyện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẾN NĂM 2025
\r\n(Ban hành kèm theo Quyết định số 5484/QĐ-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2017 của Chủ tịch\r\nỦy ban nhân dân thành phố)

I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ,\r\nLƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ

1. Những mặt làm được

a) Trong những năm qua, lãnh đạo các\r\ncơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố đã có sự chuyển biến về nhận thức, cách\r\nnhìn mới về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, góp phần khẳng định vị\r\ntrí, vai trò và sự tự tin của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác\r\nvăn thư, lưu trữ.

b) Hoạt động quản lý nhà nước về công\r\ntác văn thư, lưu trữ đã được đẩy mạnh, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn\r\nnghiệp vụ góp phần thúc đẩy công tác văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nền nếp.

c) Các cơ quan, tổ chức đã quan tâm đầu\r\ntư cơ sở vật chất, đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ và chú trọng\r\ntrong công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu\r\ntrữ cho đội ngũ công chức, viên chức.

2. Những mặt hạn chế

a) Hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng\r\ndẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Nhà nước chưa đầy đủ, đồng bộ; Các chế độ,\r\nchính sách của ngành còn thiếu hoặc chưa sửa đổi phù hợp dẫn đến tình trạng nhiều\r\ncông chức, viên chức chưa thật sự an tâm công tác, muốn chuyển ra khỏi ngành.

b) Công tác quản lý tài liệu lưu trữ\r\ntại các cơ quan, tổ chức còn nhiều hạn chế nhất là việc lập hồ sơ, giao nộp tài\r\nliệu vào Lưu trữ cơ quan chưa được chú trọng hồ sơ, tài liệu tồn đọng và mất\r\nmát, hư hỏng tài liệu có giá trị.

c) Khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng\r\ntại các cơ quan, tổ chức chưa được chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu còn nhiều,\r\ndẫn đến việc tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu chưa đạt hiệu quả cao.

d) Việc ứng dụng công nghệ thông tin\r\nvào công tác văn thư, lưu trữ chưa được triển khai đồng bộ,\r\nchưa có phần mềm dùng chung trong quản lý văn bản đến, văn bản đi cho các loại\r\nhình cơ quan, tổ chức. Chế độ thông tin, báo cáo ở một số cơ quan, tổ chức còn\r\nchậm nên khó khăn trong công tác thống kê, tổng hợp.

đ) Đa số các cơ quan, tổ chức đều bố trí\r\nKho Lưu trữ hồ sơ, tài liệu nhưng chưa đảm bảo diện tích và các phương tiện,\r\ntrang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu dẫn đến tình trạng tài liệu dễ bị hư hỏng.

II. QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN\r\nNGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẾN NĂM 2025

1. Quan điểm

a) Phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ\r\nThành phố Hồ Chí Minh phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội\r\nThành phố đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2025 và phù hợp với Quy hoạch ngành\r\nVăn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 của Bộ Nội vụ; phục vụ tốt\r\nviệc nghiên cứu lịch sử và hoạt động thực tiễn.

b) Xây dựng ngành Văn thư, Lưu trữ\r\nthành phố thực hiện thành công các mục tiêu chiến lược phát triển của thành phố,\r\nngành Nội vụ thành phố; tạo cơ sở vững chắc, bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất\r\ncao trong hoạt động văn thư, lưu trữ tại địa phương.

2. Mục\r\ntiêu

a) Mục tiêu chung

- Quản lý thống nhất công tác văn\r\nthư, lưu trữ trên địa bàn thành phố; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá\r\ntrị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.

- Định hướng sự phát triển của công\r\ntác văn thư, lưu trữ tại thành phố đến năm 2025, nhằm góp phần cung cấp thông\r\ntin làm căn cứ để các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các\r\nnguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của thành phố, qua đó\r\ngóp phần thực hiện hiệu quả mục tiêu chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của\r\nThành phố Hồ Chí Minh.

- Tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, hoàn chỉnh\r\nđể quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại thành phố; làm căn cứ cho\r\ncác cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự\r\nán đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc\r\nhuy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực; tập trung triển khai thực hiện các\r\nhoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nhất là công tác quản lý tài liệu tại các\r\ncơ quan, tổ chức đảm bảo đúng quy định.

b) Mục tiêu cụ thể

- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm\r\npháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công\r\ntác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển của thành phố; tổ chức bộ máy\r\nvăn thư, lưu trữ từ thành phố đến phường, xã, thị trấn đủ điều kiện thực hiện\r\nchức năng quản lý và hoạt động thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ.

- Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức\r\nlàm công tác văn thư, lưu trữ chuẩn mực, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ,\r\nđảm bảo yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp\r\nhóa, hiện đại hóa và hội nhập; hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý\r\nnhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu\r\nquả tài liệu lưu trữ.

- Nghiên cứu và ứng dụng khoa học\r\ncông nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác\r\nvăn thư, lưu trữ.

III. NỘI DUNG CHỦ\r\nYẾU PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐẾN NĂM 2025

1. Xây dựng văn bản quy phạm pháp\r\nluật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm\r\nđiều chỉnh công tác quản lý thống nhất hoạt động văn thư, lưu trữ trong tình\r\nhình mới (kèm theo Phụ lục)

100% cơ quan, tổ chức ban hành đày đủ\r\ncác văn bản về văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục\r\nhồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản.

2. Dự báo các chỉ tiêu ngành văn\r\nthư, lưu trữ

a) Công tác văn thư sẽ bảo đảm\r\ncác chỉ tiêu cơ bản:

- 100% cơ quan, tổ chức thuộc thành\r\nphố thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định và cán bộ,\r\ncông chức, viên chức lập hồ sơ công việc đối với tài liệu truyền thống (tài liệu\r\ngiấy).

- 100% các cơ quan, tổ chức thuộc\r\nthành phố triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống Thư điện tử\r\n(Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ\r\nbảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; có trên 70% cơ quan, tổ chức trên\r\nđịa bàn thành phố ứng dụng phần mềm chữ ký điện tử và trên 90% văn bản, tài liệu\r\nđược giao dịch điện tử giữa các cơ quan, tổ chức.

- 100% cán bộ, công chức và 50% viên\r\nchức tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố sử dụng Thư điện tử phục vụ\r\ncông việc.

- 100% các cơ quan Sở, ngành, Ủy ban\r\nnhân dân quận, huyện triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến\r\nvà điều hành lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng, nhằm nâng cao hiệu quả\r\nquản lý, điều hành và giải quyết công việc, cải cách hành chính và lề lối làm\r\nviệc của cơ quan, tổ chức.

b) Về công tác lưu trữ

Tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ\r\nquan, Lưu trữ lịch sử thành phố theo đúng các quy định của Luật Lưu trữ và các\r\nvăn bản hướng dẫn thi hành Luật. Duy trì, nâng cấp và hoàn thiện hệ thống công\r\ncụ tra cứu tài liệu truyền thống theo hướng hiện đại hóa phục vụ quản lý, khai\r\nthác sử dụng tài liệu trong ngành.

- Tại Lưu trữ lịch\r\nsử thành phố

+ Về số lượng tài liệu bảo quản tại\r\nLưu trữ lịch sử khoảng 49.500 mét giá, trong đó có khoảng 18.000.000 trang tài\r\nliệu được số hóa.

+ 100% tài liệu thu thập về được chỉnh\r\nlý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử Thành phố Hồ Chí Minh.

+ 30% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử\r\ndụng; 10% hồ sơ, tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng;\r\nbình quân hàng năm, phục vụ cho trên 300 lượt người/năm đến khai thác sử dụng,\r\ntrong đó thông tin tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp\r\ntrên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử\r\ndụng của công chúng.

- Tại các cơ quan, tổ chức: 20 - 30%\r\nhồ sơ, tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng, tài liệu được công bố, giới thiệu\r\ntrong nhân dân, bình quân hàng năm, phục vụ cho khoảng 10.000\r\nlượt người/năm đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Về tổ chức bộ máy và nhân sự

a) Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ\r\nđiều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ\r\ntrong phạm vi thành phố, quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ lịch sử thành phố\r\nvà thực hiện dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật; xây dựng\r\nngành Văn thư, Lưu trữ hiện đại, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác văn\r\nthư, lưu trữ, nâng cao năng lực quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu\r\nquả tài liệu lưu trữ của thành phố.

b) Xây dựng đội ngũ công chức, viên\r\nchức ngành Văn thư, Lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng,\r\nđảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ\r\nlý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển và quá trình hội nhập quốc tế của\r\nngành.

- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành\r\nphố

Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố đảm bảo đủ biên chế thực hiện chức năng quản\r\nlý nhà nước về văn thư, lưu trữ; giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân\r\ndân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.

- Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực\r\nthuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố\r\nđi vào hoạt động ổn định và phát triển. Tuyển dụng, bố trí đủ biên chế cho\r\nTrung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đảm bảo tổ chức thực hiện hoạt động chuyên\r\nnghiệp về lưu trữ lịch sử của thành phố như: thu thập, chỉnh lý, xác định giá\r\ntrị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Tại các cơ quan, tổ chức thành phố:\r\nKiện toàn bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, bố\r\ntrí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ\r\nđảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định và thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm\r\nvụ công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

- Tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện:\r\nTùy theo quy mô hoạt động các cơ quan, tổ chức cấp huyện sắp xếp bố trí người\r\nphụ trách văn thư, lưu trữ phù hợp và theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định,\r\nthực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu\r\ntrữ của cơ quan.

- Tại phường, xã, thị trấn: bố trí\r\nngười phụ trách công tác văn thư, lưu trữ phù hợp, đảm bảo hoạt động văn thư,\r\nlưu trữ của cơ quan.

4. Hệ thống cơ sở vật chất

Ngân sách Nhà nước đảm bảo kinh phí\r\ncho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao\r\ngồm các nội dung:

a) Đầu tư xây dựng cải tạo, nâng cấp\r\nhệ thống kho tàng

- Xây dựng mới Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử thành phố đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phục vụ quản lý và tổ chức sử dụng tốt\r\ntài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố.

- Xây dựng hệ thống Kho Lưu trữ cơ\r\nquan tại các sở, ngành thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện đáp ứng yêu cầu kỹ\r\nthuật phục vụ bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

- Bố trí, xây dựng, cải tạo nâng cấp\r\nhệ thống Kho Lưu trữ tại phường, xã, thị trấn.

b) Mua sắm trang thiết bị và tổ chức\r\nsố hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử (giai đoạn 1 và các giai đoạn tiếp\r\ntheo) theo hạng mục được duyệt.

c) Chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các\r\ncơ quan, tổ chức

- Hoàn thành Kế hoạch công tác chỉnh\r\nlý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 tại các cơ quan, tổ chức.

- Xây dựng Đề án và tổ chức thực hiện\r\ncông tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa\r\nbàn thành phố giai đoạn 1975 - 2015.

d) Thu thập, sưu tầm tài liệu

- Xây dựng Đề án, Kế hoạch thu thập,\r\nsưu tầm tài liệu trung hạn, ngắn hạn đảm bảo quản lý toàn diện, đầy đủ các nguồn\r\ntài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm trên địa bàn thành phố.

- Thường xuyên xây dựng kế hoạch và tổ\r\nchức thu thập tài liệu theo chuyên đê, cập nhật, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại\r\ncác Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử thành phố.

đ) Tu bổ, phục chế, bồi nền tài liệu;\r\nlập bản sao bảo hiểm và số hóa tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu\r\ntrữ lịch sử thành phố.

e) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu\r\nlưu trữ

- Nghiên cứu công bố, giới thiệu tài\r\nliệu lưu trữ

- Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu\r\ntrữ

- Tổ chức cấp bản sao và chứng thực\r\nlưu trữ

- Tổ chức các phòng đọc điện tử phục\r\nvụ độc giả và phục vụ, cung cấp tài liệu số, tài liệu điện\r\ntử trên mạng internet.

g) Ứng dụng công\r\nnghệ thông tin và các hoạt động phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.\r\nĐồng thời, đảm bảo kinh phí cho các cơ quan, tổ chức thực hiện các yêu cầu cơ bản\r\nsau:

- Nghiên cứu xây dựng các phần mềm ứng\r\ndụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ dùng chung cho cơ quan,\r\ntổ chức tại cơ quan, tổ chức thành phố.

- Xây dựng website 2.0 (Trang thông\r\ntin điện tử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử) để tổ chức sử dụng và phát huy giá\r\ntrị tài liệu lưu trữ lịch sử, công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử phục\r\nvụ công chúng có nhu cầu về nghiên cứu, và quản lý tài liệu\r\nlưu trữ điện tử.

IV. GIẢI PHÁP PHÁT\r\nTRIỂN

1. Đổi mới quản lý nhà nước về\r\nlĩnh vực văn thư, lưu trữ

a) Triển khai các văn bản quy phạm\r\npháp luật và chỉ đạo quản lý, tổ chức hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách,\r\ntiêu chuẩn nghiệp vụ, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế kỹ thuật về văn\r\nthư, lưu trữ; chức danh, tiêu chuẩn của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ.

b) Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý\r\nnhà nước về văn thư, lưu trữ tại thành phố, đổi mới phương pháp quản lý, nâng\r\ncao năng lực, hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý về văn thư, lưu trữ.

c) Tăng cường phối hợp giữa các cơ\r\nquan, tổ chức trong và ngoài nước trong hoạt động văn thư, lưu trữ.

d) Đổi mới chính sách, cơ chế để phát\r\ntriển lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đặc biệt chú ý các chính sách về tuyển dụng, sử\r\ndụng và đãi ngộ đối với nhân lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ.

2. Đổi mới và nâng cao nhận thức về\r\nvai trò của ngành Văn thư, Lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến\r\ncán bộ, công chức, viên chức, các tầng lớp nhân dân về vai trò, vị trí của công\r\ntác văn thư, lưu trữ, nhất là giá trị của tài liệu lưu trữ. Từ đó, tăng cường\r\ntrách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức.

Thông qua hình thức thông tin, tuyên\r\ntruyền việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của\r\ntoàn xã hội, mang tính xã hội; đặt “Phương hướng phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ” là một trong những nội dung cơ bản của phát triển bền vững.

b) Việc nâng cao nhận thức về giá trị\r\ncủa tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, góp phần nâng cao ý thức trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo\r\nđiều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu; tích cực tuyên truyền, vận\r\nđộng các cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng hoặc ký gửi tài liệu có giá trị,\r\nquý hiếm tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

c) Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức,\r\nviên chức văn thư, lưu trữ bằng các hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác\r\nvăn thư, lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường\r\nchuyên nghiệp và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng.

3. Ứng\r\ndụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ

Đẩy mạnh công tác ứng dụng khoa học\r\ncông nghệ vào lĩnh vực văn thư, lưu trữ thông qua xây dựng các phần mềm ứng dụng,\r\ntổ chức số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ tra cứu phục vụ tốt việc bảo\r\nquản, quản lý lưu trữ thông tin số, tài liệu điện tử trên môi trường mạng theo\r\nquy định, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của thành phố. Đồng thời, tăng\r\ncường công tác bảo mật phần mềm trong công tác văn thư, lưu trữ.

4. Đảm bảo cơ sở vật chất cho phát\r\ntriển ngành Văn thư, Lưu trữ

Căn cứ vào nhu cầu quản lý nhà nước về\r\nvăn thư, lưu trữ, nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ; các nội dung quy hoạch về\r\ncơ sở vật chất, các cơ quan, tổ chức có liên quan trình cấp có thẩm quyền phê\r\nduyệt các Đề án, Kế hoạch, bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo nhu cầu phát triển\r\nngành Văn thư, Lưu trữ.

5. Đẩy mạnh công tác phối hợp,\r\nliên kết và hợp tác về hoạt động văn thư, lưu trữ

Tăng cường công tác phối hợp, liên kết\r\nvà hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài có trình độ đào tạo,\r\ncông nghệ hiện đại, tiên tiến để từng bước tiếp thu kinh\r\nnghiệm, chuyển giao công nghệ văn thư, lưu trữ đáp ứng nhu cầu trong công tác\r\nquản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa và\r\nhiện đại hóa, nhất là tạo điều kiện cho việc xây dựng đưa Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử đi vào hoạt động và trở thành cơ quan Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phát triển mạnh.

6. Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động\r\ndịch vụ lưu trữ

Nghiên cứu quy hoạch mạng lưới hoạt động\r\ndịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố; xây dựng các chính sách ưu đãi tạo điều\r\nkiện thuận lợi mở rộng xã hội hóa hoạt động dịch vụ lưu trữ; huy động các nguồn\r\nlực trong xã hội cùng tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ nhằm tạo bước phát triển\r\nmới trong nhận thức về việc bảo quản tài liệu lưu trữ, nhất là các tài liệu\r\nquý, hiếm để phục vụ nghiên cứu và phục vụ đời sống xã hội.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Tổ chức triển khai thực hiện Quyết\r\nđịnh ban hành Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh\r\nđến năm 2025.

b) Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc\r\nthực hiện Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ đã được phê duyệt. Tổng hợp\r\nbáo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân thành phố.

c) Chủ trì phối hợp với các sở, ban\r\nngành liên quan xây dựng và trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt các đề\r\nán, dự án để đảm bảo nhu cầu về cơ sở vật chất và kinh phí cho công tác văn\r\nthư, lưu trữ theo nội dung của Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ thành\r\nphố.

d) Xây dựng hoàn thành công trình\r\nTrung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố; tổ chức thực hiện hoạt động tốt chức năng\r\nlưu trữ lịch sử của thành phố.

2. Sở Tài chính

a) Thẩm định, tổng hợp, đề xuất Ủy\r\nban nhân dân thành phố bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ của các cơ\r\nquan, tổ chức theo kế hoạch, đề án được Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức sử\r\ndụng kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ và trong\r\nphạm vi quản lý.

3. Các sở, ngành Thành phố

a) Triển khai thực hiện các nội dung\r\nphát triển ngành phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế công tác văn thư,\r\nlưu trữ của cơ quan, tổ chức mình: xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công\r\ntác văn thư, lưu trữ hàng năm trên cơ sở chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố,\r\nhướng dẫn của Sở Nội vụ.

b) Chỉ đạo thực hiện công tác văn\r\nthư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có); đẩy mạnh việc ứng dụng\r\ncông nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; chủ động đề xuất cấp có thẩm\r\nquyền phê duyệt kinh phí đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp mở rộng phòng, kho\r\nđủ diện tích và mua sắm các trang thiết bị để bảo vệ, bảo\r\nquản an toàn tài liệu, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu\r\nlưu trữ.

c) Bố trí, bổ sung nhân sự làm công\r\ntác văn thư, lưu trữ, đảm bảo đúng chuyên môn nghiệp vụ, hoàn thành tốt các nhiệm\r\nvụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

d) Đề xuất cấp có thẩm quyền phê duyệt\r\nkinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

đ) Thực hiện lập hồ sơ công việc,\r\ngiao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định; tổ\r\nchức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu\r\nlưu trữ có thời gian bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; thực hiện công tác\r\nbảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả\r\ntài liệu lưu trữ.

e) Xây dựng dự toán và bố trí kinh\r\nphí cho hoạt động văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị hàng năm.

4. Ủy ban nhân dân quận, huyện

a) Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo,\r\ntriển khai thực hiện Kế hoạch phát triển ngành Văn thư - Lưu trữ tại các cơ\r\nquan, tổ chức trực thuộc và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn\r\ntheo quy định; đảm bảo thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch đề ra về văn thư,\r\nlưu trữ ở địa phương.

b) Phòng Nội vụ quận, huyện tham mưu Ủy\r\nban nhân dân quận, huyện chỉ đạo việc thực hiện các nội dung phát triển ngành\r\nVăn thư - Lưu trữ từ nay đến năm 2025 phù hợp với tình hình thực tế tại địa\r\nphương; hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức\r\ntrong phạm vi quản lý; đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác\r\nvăn thư, lưu trữ; chú trọng nội dung lập hồ sơ công việc; xây dựng dự toán, bố\r\ntrí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ hàng năm; bố trí, cải tạo, nâng cấp\r\nmở rộng kho (phòng) để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu\r\nlưu trữ, thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý, xác định giá\r\ntrị tài liệu, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố./.